Logiciel de bons de commande axé sur le client

Selon la structure de l'entreprise et les procédures établies, les BC peuvent être émis par les membres de l'équipe d'approvisionnement ou d'achat, les responsables des opérations, les gestionnaires de département ou de projet, et les membres du département de finance ou de comptabilité. Il est préférable d'utiliser un logiciel de bons de commande pour simplifier la création de documents, accélérer les approbations et assurer un suivi fiable.

Un bon de commande doit inclure les éléments suivants :

• Numéro de BC
• Date de création
• Date de livraison
• Nom et adresse de l'acheteur
• Nom et adresse du vendeur
• Adresse de facturation
• Adresse de livraison
• Type d'article
• Numéro de produit, numéro de modèle, ou SKU
• Quantité commandée
• Prix des produits ou services
• Montant total dû
• Conditions de paiement

Un numéro de bon de commande est un numéro de référence unique attribué à chaque bon de commande dans le système de BC d'une entreprise. Il aide les parties prenantes à suivre et identifier le statut de la commande.

Bien qu'il soit possible de créer un bon de commande dans Excel, utiliser un logiciel de bons de commande en ligne est une approche plus efficace. Dans Excel, les utilisateurs conçoivent un modèle avec des champs pertinents tels que les descriptions des articles, les quantités, les prix et les informations sur les fournisseurs. Ensuite, ils entrent et mettent à jour manuellement les détails pour chaque achat, ce qui peut être long et sujet à des erreurs, surtout en ce qui concerne le processus d'approbation et le suivi des bons de commande.

• Bon de commande standard (BC ou SPO) pour des achats ponctuels ou occasionnels.
• Bon de commande global (BPO) pour des achats récurrents qui se produisent à intervalles réguliers.
• Bon de commande planifié (PPO) pour des commandes récurrentes qui surviennent à des intervalles irréguliers.
• Bon de commande contractuel (CPO) pour des achats complexes ou de grande valeur afin de définir les termes et conditions sous lesquels les BC seront émis à l'avenir.

Le logiciel de bons de commande (logiciel de BC) est un type d'outil commercial numérique conçu pour aider les entreprises à centraliser et automatiser la création, l'approbation, le suivi et la gestion des bons de commande et des documents associés.

Un bon logiciel de bons de commande aide les utilisateurs à créer rapidement des bons de commande avec des menus déroulants ainsi que des catalogues d'articles et de fournisseurs. L'entreprise peut également configurer des étapes d'approbation pour envoyer uniquement des documents autorisés aux vendeurs ou fournisseurs. Ensuite, les utilisateurs peuvent suivre la commande dans le système de BC et voir si elle a été approuvée, reçue ou payée. Le logiciel de gestion des bons de commande stocke également tous les bons de commande et les rend récupérables pour les utilisateurs à tout moment.

L'utilisation d'un logiciel de bons de commande présente plusieurs avantages clés, tels que : moins d'erreurs humaines, un accès à distance aux bons de commande, des approbations de documents rationalisées, un stockage des documents pour un audit, un appariement automatique en 3 voies et un meilleur contrôle des coûts.

Les fonctionnalités indispensables pour un logiciel de gestion des BC incluent :

• Conversion des demandes d'achat en bons de commande
• Flux d'approbation à plusieurs niveaux
• Recherche facile des factures et des reçus associés
• Appariement automatique en 2 et 3 voies
• La possibilité de filtrer les bons de commande
• Statuts de BC visibles

Il est également important de s'assurer que le logiciel d'automatisation des bons de commande est convivial, régulièrement mis à jour et soutenu par un service client réactif.

Le meilleur logiciel de bons de commande, comme Precoro, simplifie et accélère considérablement le processus d'achat avec des modules pour les factures, les reçus, les budgets, les dépenses, la gestion des fournisseurs, les catalogues d'articles, la gestion des stocks et les rapports. En choisissant un logiciel de gestion des bons de commande qui gère toutes ces tâches, les entreprises peuvent maximiser leur efficacité. Cette approche permet également de gagner du temps et de l'argent en éliminant le besoin de mettre en place et de gérer plusieurs outils séparés.