Software de órdenes de compra centrado en el cliente

Dependiendo de la estructura de la empresa y los procedimientos establecidos, las POs pueden ser emitidas por miembros del equipo de adquisiciones o compras, oficiales de operaciones, gerentes de departamento o de proyecto, y miembros del departamento de finanzas o contabilidad. Es mejor usar software de órdenes de compra para simplificar la creación de documentos, obtener aprobaciones rápidas y un seguimiento confiable.

Una orden de compra debe incluir lo siguiente:

• Número de PO
• Fecha de creación
• Fecha de entrega
• Nombre y dirección del comprador
• Nombre y dirección del vendedor
• Dirección de facturación
• Dirección de envío
• Tipo de artículo
• Número de producto, número de modelo, o SKU
• Cantidad ordenada
• Precio de los productos o servicios
• Monto total a pagar
• Términos de pago

Un número de orden de compra es un número de referencia único asignado a cada orden de compra dentro del sistema de PO de una empresa. Ayuda a los interesados a rastrear e identificar el estado de la orden.

Aunque es posible crear una orden de compra en Excel, usar software de órdenes de compra en línea es un enfoque más eficiente. En Excel, los usuarios diseñan una plantilla con campos relevantes como descripciones de artículos, cantidades, precios e información del proveedor. Luego, ingresan y actualizan manualmente los detalles para cada compra, lo cual puede consumir mucho tiempo y ser propenso a errores, especialmente cuando se trata del proceso de aprobación y seguimiento de las órdenes de compra.

• Orden de Compra Estándar (PO o SPO) para compras únicas o poco frecuentes.
• Orden de Compra Global (BPO) para compras recurrentes que ocurren a intervalos regulares.
• Orden de Compra Planificada (PPO) para pedidos recurrentes que ocurren a intervalos irregulares.
• Orden de Compra por Contrato (CPO) para compras complejas o de alto valor para delinear los términos y condiciones bajo los cuales se emitirán las POs en el futuro.

El software de órdenes de compra (software de PO) es un tipo de herramienta empresarial digital diseñada para ayudar a las empresas a centralizar y automatizar la creación, aprobación, seguimiento y gestión de órdenes de compra y documentos relacionados.

Un buen software de órdenes de compra ayuda a los usuarios a crear rápidamente órdenes de compra con menús desplegables, así como catálogos de artículos y proveedores. La empresa también puede configurar pasos de aprobación para enviar solo documentos autorizados a vendedores o proveedores. Luego, los usuarios pueden rastrear la orden dentro del sistema de PO y ver si ha sido aprobada, recibida o pagada. El software de gestión de órdenes de compra también almacena todas las órdenes de compra y las hace recuperables para los usuarios en cualquier momento.

Usar software de órdenes de compra tiene varias ventajas clave, tales como: menos errores humanos, acceso remoto a órdenes de compra, aprobaciones de documentos simplificadas, almacenamiento de documentos para una trazabilidad de auditoría, conciliación automática de 3 vías y control de costos mejorado.

Las características imprescindibles para el software de gestión de PO incluyen:

• Conversión de solicitudes de compra en órdenes de compra
• Flujos de trabajo de aprobación multinivel
• Búsqueda fácil de las facturas y recibos relacionados
• Conciliación automática de 2 y 3 vías
• La capacidad de filtrar órdenes de compra
• Estados de PO visibles

También es importante asegurarse de que el software de automatización de órdenes de compra sea fácil de usar, esté regularmente actualizado y respaldado por un servicio al cliente receptivo.

El mejor software de órdenes de compra, como Precoro, simplifica y acelera significativamente el proceso de compra con módulos para facturas, recibos, presupuestos, gastos, gestión de proveedores, catálogos de artículos, gestión de inventarios e informes. Al elegir un software de gestión de órdenes de compra que maneje todas estas tareas, las empresas pueden lograr la máxima eficiencia. Este enfoque también ahorra tiempo y dinero al eliminar la necesidad de implementar y gestionar múltiples herramientas separadas.