Control sin esfuerzo sobre las compras con software de compras a pago

• Identificar la necesidad de bienes o servicios.
• Crear una requisición de compra y enviarla para aprobación.
• Convertir la solicitud de compra en una orden de compra y enviarla para aprobación (si es necesario).
• Recibir bienes o servicios y crear un recibo.
• Recibir y comparar la factura con la orden de compra relacionada.
• Aprobar y pagar la factura.
• Mantener registros para auditoría.

Source-to-pay (S2P) es un término más amplio que se refiere al proceso de adquisición de principio a fin, desde la selección estratégica de proveedores (selección de proveedores y negociación de contratos) hasta realizar pagos. Procure-to-pay (P2P) se refiere a una parte específica del proceso S2P, a saber, la solicitud, el pedido, la recepción y el pago a proveedores.

• Gestionar operaciones de compra descentralizadas o globales.
• Visibilidad limitada para los interesados en las etapas de compra.
• Entrada de datos incompleta.
• Facturas fraudulentas o duplicadas.
• Relaciones complejas con proveedores y mal rendimiento de los vendedores.
• Pérdida de documentos de compra.
• Gastos excesivos y compras descontroladas.

Previsión de demanda y mantenimiento de niveles de inventario adecuados. Cuando las empresas deciden adoptar software de compra a pago, pueden abordar efectivamente todos estos desafíos, pero es importante asegurarse de que el sistema esté integrado con las herramientas existentes y sea fácil de usar.

La conciliación de tres vías es el proceso de verificar una factura de proveedor comparándola con la orden de compra relacionada y el recibo. Este paso es importante para confirmar que los detalles en los tres documentos coincidan antes de aprobar el pago. La conciliación de tres vías se realiza automáticamente en el software de compra a pago.

El software de compra a pago es una herramienta empresarial que permite a las organizaciones automatizar sus operaciones de adquisición, desde crear una requisición de compra hasta emitir el pago. Por lo general, las soluciones de software P2P optimizan el proceso de pedido a factura, la gestión de gastos, los flujos de trabajo de aprobación, las relaciones con proveedores y más.

Las soluciones de software de compra a pago abarcan una gama más amplia de actividades de adquisición, incluyendo la creación de solicitudes de compra, gestión de órdenes de compra, procesamiento de facturas, recepción de los bienes requeridos y emisión de pagos. Un sistema de cuentas por pagar se centra específicamente en el procesamiento de facturas y la gestión de pagos a proveedores.

Las soluciones de procure-to-pay ayudan a las empresas a rastrear compras, agilizar la creación y aprobaciones de órdenes de compra y otros documentos relacionados, desbloquear ahorros y mantener registros para auditorías. Como resultado, los empleados evitan errores en la entrada manual de datos, compras no autorizadas, gastos extravagantes y cuellos de botella en las aprobaciones.

Los beneficios de una solución de compra a pago incluyen flujos de trabajo más eficientes para solicitar y aprobar, mayor precisión en los documentos de adquisición, visibilidad completa de todas las compras y gastos, relaciones más fuertes con los proveedores, gestión eficiente de contratos y cumplimiento de adquisiciones en todos los departamentos.

Las empresas pueden obtener el mejor valor de un software que incluye flujos de trabajo de aprobación multinivel, control de gastos, gestión de inventarios, conciliación automática de 2 y 3 vías, gestión de relaciones con proveedores y plantillas fáciles de usar para solicitudes de compra, órdenes de compra, facturas y recibos.

El software de compra a pago proporciona a los usuarios una gama de módulos y características que permiten a los usuarios completar fácilmente los siguientes pasos en el sistema:

• Solicitud: Los empleados crean y envían solicitudes de compra para los artículos o servicios necesarios.
• Aprobación: Las solicitudes pasan por un flujo de trabajo de aprobación, donde los gerentes las revisan y aprueban.
• Orden de compra: Una vez aprobadas, los gerentes de adquisiciones pueden convertir las solicitudes de compra en órdenes de compra (PO) y enviarlas a los proveedores.
• Recepción: Tras la entrega, los usuarios designados crean recibos y los verifican contra las PO.
• Conciliación de facturas: Las facturas de los proveedores se comparan automáticamente con sus PO y recibos para asegurar la precisión.
• Pago: Las facturas aprobadas se procesan para el pago, completando la transacción.