Procure-to-Pay-Software für mittelständische Unternehmen mit mehreren Gesellschaften

In unserer Procure-to-Pay-Software reichen Teams Einkaufsanfragen mühelos über geführte Formulare mit benutzerdefinierten Feldern und Dropdowns ein. Integrierte und PunchOut-Kataloge erleichtern die Einhaltung von Vorschriften und den Einkauf bei den richtigen Lieferanten. Anfragen werden automatisch zur Genehmigung weitergeleitet – mit voller Budgettransparenz. Anschließend lassen sie sich automatisch in Bestellungen (POs) umwandeln, mit den richtigen Preisen, Bedingungen und Lieferanten bereits hinterlegt. Zudem können mehrere Anfragen einfach zu einer Bestellung zusammengeführt werden – für einen effizienteren Einkauf und höhere Einsparungen.

Verfolgen Sie jeden Einkauf von Anfang bis Ende. Unser Procure-to-Pay-System bietet vollständige Transparenz über den Bestellstatus und eine klare Dokumentation jedes Schritts. Sie möchten wissen, ob etwas genehmigt, bestellt, geliefert oder bezahlt wurde? Alles ist sofort einsehbar. Probleme lassen sich sofort erkennen, E-Mail-Pingpong entfällt, und die gesamte Bestellhistorie ist jederzeit abrufbar.

Rechnungen werden mithilfe von KI-gestützter OCR erfasst, die den geschäftlichen Kontext versteht und wichtige Informationen wie Rechnungsnummern, Lieferantennamen und Zahlungsbedingungen präzise extrahiert. Unsere Procure-to-Pay-Software erkennt doppelte Rechnungen, führt einen 3-Wege-Abgleich durch und meldet Fehler, um Betrug zu verhindern und Ihre Finanzen zu schützen.

Bezahlen Sie genehmigte Rechnungen direkt in Precoro, ohne zwischen Banking-Portalen wechseln oder Daten erneut eingeben zu müssen. Jede Zahlung wird aus einer vollständig genehmigten Rechnung mit vorausgefüllten Lieferanten-, Betrags- und Bankdaten erstellt, wodurch manuelle Schritte entfallen und das Risiko von Fehlern oder fehlgeleiteten Zahlungen reduziert wird. Integrierte Kontrollen stellen sicher, dass nur validierte Rechnungen bezahlt werden können, sodass jede Transaktion compliant, nachvollziehbar und vollständig auditfähig bleibt.

Weisen Sie Budgets für verschiedene Zeiträume, Abteilungen, Standorte und Projekte zu und verfolgen Sie diese in Echtzeit mit einem Fortschrittsbalken. Unsere Procure-to-Pay-Software zeigt verfügbare Mittel an, wenn Benutzer Einkaufsanfragen, Bestellungen oder Ausgabenerstattungen erstellen und genehmigen. Precoro benachrichtigt Mitarbeitende rechtzeitig, wenn sie ihr Ausgabenlimit erreichen, und kann Anfragen, die dieses überschreiten, automatisch blockieren.

Ersetzen Sie private Auslagen und manuelle Erstattungen durch virtuelle Prepaid-Karten für geschäftliche Einkäufe. Stellen Sie Karten in wenigen Minuten aus und behalten Sie den Überblick über jede Transaktion. Die Finanzabteilung erhält Echtzeit-Transparenz über alle Einkäufe, während Mitarbeiter ohne Aufwand oder Papierkram bezahlen.

Verbinden und arbeiten Sie in Echtzeit mit Lieferanten über das Supplier Portal von Precoro an Ausschreibungen, Bestellungen und Rechnungen. Neue Lieferanten lassen sich schnell über anpassbare Registrierungsformulare und Genehmigungsworkflows integrieren. Darüber hinaus können Sie Verträge und Lieferantendaten sicher in unserer Procure-to-Pay-Software speichern. Bei bald auslaufenden Verträgen erhalten Sie automatisch Benachrichtigungen.

Speichern Sie alle Verträge in einem zentralen Repository und halten Sie sie mit Ihren Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen verknüpft. Der Contract Agent von Precoro extrahiert automatisch wichtige Bedingungen, Verpflichtungen, Verlängerungstermine und Risiken und verwandelt Vereinbarungen in durchsuchbare, strukturierte Daten. Stellen Sie Fragen zu bestimmten Verträgen, vergleichen Sie Bedingungen über mehrere Vereinbarungen hinweg und finden Sie schnell die benötigten Informationen, ohne PDFs manuell prüfen zu müssen. Contract Agent hilft Beschaffungs-, Rechts- und Finanzteams dabei, die Compliance zu wahren, Verhandlungen vorzubereiten und Entscheidungen mit dem vollständigen Vertragskontext zu treffen.

Ihr Team kann direkt auf den Websites der Lieferanten einkaufen – alle Einkäufe bleiben dabei in einer einheitlichen Procure-to-Pay-Lösung. Käufer erhalten aktuelle Preise, Produktinformationen und Verfügbarkeiten – ganz ohne manuelles Hochladen oder veraltete Artikellisten. So wird sichergestellt, dass alle beim richtigen Anbieter zu den richtigen Konditionen einkaufen.

Anstatt Waren zu bestellen, die möglicherweise bereits vorrätig sind, können Mitarbeitende die aktuellen Lagerbestände direkt in der Procure-to-Pay-Software einsehen. Außerdem lassen sich Lageranfragen einfach stellen und verfügbare Artikel schnell entnehmen. Unsere Software dokumentiert alle Lagerentnahmen sicher und sendet bei niedrigem Bestand Benachrichtigungen an die Lagerleitung – damit Sie nie ohne Vorräte dastehen.

Behalten Sie auch unterwegs die Kontrolle mit der mobilen App von Precoro. Überprüfen, genehmigen und verwalten Sie Einkäufe jederzeit und überall mit unserer Procure-to-Pay-Software. Egal ob vor Ort, unterwegs oder im Homeoffice – Sie behalten stets die Übersicht und Kontrolle über den Beschaffungsprozess. Schnell, sicher und dafür gemacht, Ihr Team ohne Verzögerungen voranzubringen.

Wenn Sie alle Beschaffungs- und Ausgabenprozesse in einer Purchase-to-Pay-Lösung verwalten, können Sie ganz einfach auf alle Daten zugreifen und diese analysieren. Erstellen Sie individuelle Berichte mit über 150 Datenpunkten und exportieren Sie diese mit einem Klick im Excel-Format. Ob Lieferantenbewertungen oder Ausgabenanalysen über Organisationseinheiten hinweg – in unserer Procure-to-Pay-Software haben Sie präzise Daten jederzeit griffbereit.