Contrôle sans effort des achats avec le logiciel de gestion des achats

• Identifier le besoin en biens ou services.
• Créer une demande d'achat et l'envoyer pour approbation.
• Transformer la demande d'achat en bon de commande et l'envoyer pour approbation (si nécessaire).
• Recevoir les biens ou services et créer un reçu.
• Recevoir et rapprocher la facture avec le bon de commande associé.
• Approuver et payer la facture.
• Conserver des enregistrements pour l'audit.

Source-to-pay (S2P) est un terme plus large qui se réfère au processus d'approvisionnement de bout en bout, depuis le sourcing stratégique (sélection des fournisseurs et négociation des contrats) jusqu'aux paiements. Procure-to-pay (P2P) fait référence à une partie spécifique du processus S2P, à savoir la demande, la commande, la réception et le paiement aux fournisseurs.

• Gérer des opérations d'approvisionnement décentralisées ou mondiales.
• Visibilité limitée pour les parties prenantes sur les étapes de l'approvisionnement.
• Saisie de données incomplète.
• Factures frauduleuses ou en double.
• Relations complexes avec les fournisseurs et mauvaise performance des vendeurs.
• Perte de documents d'approvisionnement.
• Dépenses excessives et achats non contrôlés.
• Prévision de la demande et maintien des niveaux de stock appropriés.

Lorsque les entreprises choisissent d'adopter un logiciel d'achat à paiement, elles peuvent efficacement relever tous ces défis, mais il est important de s'assurer que le système est intégré aux outils existants et facile à utiliser.

L'appariement en trois voies est le processus de vérification d'une facture fournisseur en la comparant avec le bon de commande associé et le reçu. Cette étape est importante pour confirmer que les détails dans les trois documents correspondent avant d'approuver le paiement. L'appariement en trois voies est effectué automatiquement dans le logiciel d'achat à paiement.

Le logiciel d'achat à paiement est un outil commercial qui permet aux organisations d'automatiser leurs opérations d'approvisionnement, de la création d'une demande d'achat à l'émission du paiement. Habituellement, les solutions logicielles P2P rationalisent le processus de commande à la facturation, la gestion des dépenses, les workflows d'approbation, les relations avec les fournisseurs et plus encore.

Les solutions logicielles d'achat à paiement couvrent une gamme plus large d'activités d'approvisionnement, incluant la création de demandes d'achat, la gestion des bons de commande, le traitement des factures, la réception des biens nécessaires et l'émission des paiements. Un système de comptabilité fournisseurs se concentre spécifiquement sur le traitement des factures et la gestion des paiements aux fournisseurs.

Les solutions procure-to-pay aident les entreprises à suivre les achats, à rationaliser la création et les approbations des commandes d'achat et autres documents associés, à débloquer des économies et à conserver des enregistrements pour les audits. En conséquence, les employés évitent les erreurs de saisie manuelle des données, les achats non autorisés, les dépenses maverick et les goulots d'étranglement dans les approbations.

Les avantages d'une solution d'achat à paiement incluent des flux de travail plus efficaces pour la demande et l'approbation, une meilleure précision des documents d'approvisionnement, une visibilité complète sur tous les achats et dépenses, des relations fournisseurs renforcées, une gestion efficace des contrats et la conformité aux achats dans tous les départements.

Les entreprises peuvent obtenir le meilleur rapport qualité-prix avec des logiciels qui comprennent des flux de travail d'approbation à plusieurs niveaux, le contrôle des dépenses, la gestion des stocks, l'appariement automatique en 2 et 3 voies, la gestion des relations fournisseurs, et des modèles faciles à utiliser pour les demandes d'achat, les bons de commande, les factures et les reçus.

Le logiciel d'achat à paiement fournit aux utilisateurs une gamme de modules et de fonctionnalités qui leur permettent de compléter facilement les étapes suivantes dans le système :

• Requête : Les employés créent et soumettent des demandes d'achat pour les articles ou services nécessaires.
• Approbation : Les demandes passent par un flux de travail d'approbation, où les gestionnaires les examinent et les approuvent.
• Bon de commande : Une fois approuvé, les gestionnaires d'approvisionnement peuvent transformer les demandes d'achat en bons de commande (BC) et les envoyer aux fournisseurs.
• Réception : À la livraison, les utilisateurs désignés créent des reçus et les vérifient par rapport aux BC.
• Rapprochement des factures : Les factures fournisseurs sont automatiquement rapprochées avec leurs BC et les reçus pour assurer l'exactitude.
• Paiement : Les factures approuvées sont traitées pour le paiement, complétant la transaction.