What does the department of accounts payable do in a 3-way match process, and why is it important?

Three-way match, an accounts payable task, is a process of comparing purchase orders (POs), receipts, and supplier invoices to check for any discrepancies and ensure data accuracy before payment. A 3-way invoice match helps prevent overpayments, fraud, and errors, ensuring financial control and cost-efficiency.

How does Precoro automate the 3-way match?

Precoro centralizes purchase orders, receipts, and invoices and automatically compares them during the three-way matching process to detect discrepancies. In addition, Precoro is the best OCR software for invoice processing, making it easy to extract all the relevant invoice data in a few seconds with 95% accuracy. As a result, our 3-way match software highlights discrepancies, sends real-time alerts, and automates workflows to resolve issues, saving time and reducing manual effort.

What happens if a discrepancy is found during the three-way match?

If a mismatch is detected, our 3-way match software flags the document for review and notifies the relevant users. Everyone involved in the intake-to-pay process can collaborate directly within Precoro to investigate and resolve the issue. Whether it’s incorrect pricing, quantities, or incomplete deliveries, all of the issues can be sorted out with the internal team or suppliers within our procurement centralization platform.

Can Precoro’s 3-way match software integrate with my accounting system?

Good news — it can! Precoro seamlessly integrates with popular accounting software like QuickBooks, Xero, and others. Integrating accounting systems with OCR software like Precoro, the AP department can ensure that only verified invoices are processed for payment, maintaining accuracy and preventing duplicate or unauthorized payments.

How does the 3-way match improve financial transparency?

Precoro provides full traceability of matched and verified invoices, helping businesses maintain a clear record of approved transactions. When it comes to accounts payable, OCR software like Precoro plays a key role in timely invoice processing. The AP teams use our OCR software to ensure compliance with internal controls and audit requirements, offering peace of mind for the stakeholders and promoting trust among them.

What is procure-to-pay software?

Procure-to-pay software is a business tool that enables organizations to automate their procurement operations, from creating a purchase requisition to issuing payment. Usually, P2P software solutions streamline the order-to-invoice process, spend management, approval workflows, supplier relationships, and more.

What is the difference between procure-to-pay software and accounts payable software?

Procure-to-pay software solutions encompass a broader range of procurement activities, including creating purchase requisitions, purchase order management, invoice processing, receiving required goods, and issuing payments. An accounts payable system focuses specifically on processing invoices and handling vendor payments.

What is the importance of procure-to-pay software solutions?

Procure-to-pay solutions help businesses track purchases, streamline the creation and approvals of purchase orders and other related documents, unlock savings, and keep records for audits. As a result, employees avoid manual data entry errors, unauthorized purchases, maverick spending, and approval bottlenecks.

What are the benefits of a procure-to-pay system?

The benefits of a procure-to-pay solution include more efficient workflows for requesting and approving, better accuracy for procurement documents, complete visibility into all purchases and expenses, stronger supplier relationships, efficient contract management, and procurement compliance throughout the departments.

What features should businesses look for in procure-to-pay software solutions?

Businesses can get the best value from software that comes with multi-level approval workflows, expense control, inventory management, automatic 2- and 3-way matching, supplier relationship management, and easy-to-use templates for purchase requests, purchase orders, invoices, and receipts.

How does a P2P software work?

Procure-to-pay software provides users with a range of modules and features that allow users to easily complete the following steps in the system: Requisition: Employees create and submit purchase requisitions for needed items or services. Approval: The requisitions go through an approval workflow, where managers review and approve them. Purchase order: Once approved, procurement managers can convert purchase requisitions into purchase orders (POs) and send them to suppliers. Receiving: Upon delivery, the appointed users create receipts and verify them against the POs. Invoice matching: Supplier invoices are automatically matched with their POs and receipts to ensure accuracy. Payment: Approved invoices are processed for payment, completing the transaction.

Aumente la eficiencia de costos con la coincidencia triple automatizada por IA y OCR

¡Precoro está aquí para trabajar mientras usted se toma un café! Deje que nuestro software de coincidencia triple procese las facturas de los proveedores y las compare con las órdenes de compra y los recibos. Utilizando el extractor de datos personalizado de Google impulsado por IA, Precoro no solo lee la información, sino que literalmente aprende a entender la estructura de los documentos.

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La coincidencia triple está en el núcleo del control financiero y la precisión

Con nuestro software de coincidencia triple, su departamento de cuentas por pagar puede comparar documentos fácilmente e instantáneamente verificar si hay discrepancias entre los bienes ordenados, recibidos y facturados. Pruebe Precoro — ¡deje los pagos excesivos y fraudes en el pasado!

Verificación de órdenes de compra

Con Precoro, todas sus órdenes de compra están seguramente almacenadas en un solo lugar y están inmediatamente disponibles para la coincidencia triple. Deje que Precoro encuentre automáticamente las órdenes de compra relevantes y las analice para obtener la información del pedido. Manténgase siempre seguro de lo que se ordenó, en qué condiciones y a qué precio.

Confirmación de recibos

Solo toma unos segundos crear un recibo a partir de la orden de compra en Precoro. Cuando es momento de la coincidencia triple, el equipo de cuentas por pagar consulta al departamento de recepción para la confirmación de la entrega del pedido. Utilice Precoro para la centralización de compras y comunique con todos los involucrados en línea en tiempo real — la coincidencia triple nunca ha sido tan fácil.

Validación de facturas

Precoro ayuda a las empresas a asegurarse de que solo pagan lo que realmente deben pagar. Nuestro software de coincidencia triple ofrece seguridad y certeza de que la información en la factura es idéntica a la de la orden de compra. Utilizamos tecnología OCR impulsada por un extractor personalizado con IA generativa, por lo que las facturas de los proveedores se procesan literalmente en unos pocos clics.

Aplicando IA donde realmente importa

Para el equipo de Precoro, la IA no es solo una palabra de moda. Estamos constantemente siguiendo los últimos desarrollos tecnológicos para implementarlos y ayudar a nuestros clientes a mejorar su proceso de adquisiciones. ¡Precoro es el mejor software OCR que lleva la productividad de los equipos de cuentas por pagar a un nuevo nivel!

OCR

Automatización

Datos holísticos

OCR de la máxima precisión

Nos hemos asociado con Google y ahora ofrecemos a los clientes de Precoro tecnología OCR impulsada por un extractor personalizado con IA generativa. Nuestra tecnología no solo lee sus facturas — las entiende.

Reconocimiento Óptico de Caracteres impulsado por IA de Google
Reconocimiento completo del diseño del documento con todos los detalles clave extraídos
Aprendizaje constante sobre la estructura de sus documentos
Recordando las elecciones de su equipo para cada campo
Reconocimiento instantáneo con un 95% de precisión

Automatización para los flujos de trabajo más eficientes

Con la funcionalidad avanzada de automatización, nuestro software de coincidencia triple liberará sus manos de una gran cantidad de tareas para que pueda concentrarse en actividades estratégicas. Con los formularios de documentos personalizados de Precoro y flujos de aprobación flexibles, puede estar seguro de que cada documento será enviado por un camino diseñado de manera única.

La estructura del documento se adapta automáticamente en tiempo real basada en la información ingresada actualmente
Flujos de aprobación paralelos y secuenciales
Notificaciones instantáneas a través del canal de comunicación de su elección
Consistencia en todos los documentos interconectados

Datos holísticos para confianza en cada paso

Precoro es una excelente herramienta para recopilar, analizar y organizar sus datos de adquisiciones. Asegura que su equipo de adquisiciones, especialistas en cuentas por pagar y otros interesados relevantes puedan acceder a cualquier información sobre la gestión de ingresos, compras o el progreso de la coincidencia triple — completa, comprensiva y en tiempo real.

Paneles personalizables para visualización instantánea de datos
Integración con Power BI
Informes personalizables con más de 150 puntos de entrada de datos
Creación y envío automáticos de informes

Precoro está atento para proteger sus finanzas

Nuestro software de coincidencia triple es una herramienta confiable para encontrar discrepancias en documentos relacionados con las adquisiciones. ¡Precoro es el mejor software OCR para el procesamiento de facturas y la detección de datos cuestionables, asegurando que el departamento de cuentas por pagar siempre esté notificado a tiempo!

Precios y totales incorrectos

¿Se pregunta de dónde provino el total en la factura del proveedor? Durante una coincidencia triple con una herramienta de automatización confiable, el equipo de cuentas por pagar lo sabrá de inmediato.

Cantidad de IMPUESTO incorrecta

¿El proveedor eligió la tarifa de IMPUESTO incorrecta para su pedido internacional? No se preocupe, ¡Precoro notificará al equipo de cuentas por pagar!

Artículos repetidos o faltantes

¿Parece que falta algo en la factura o un artículo está listado dos veces? Nuestro software de coincidencia triple verificará la orden de compra y el recibo para confirmar.

Recibo faltante

¿El departamento de recepción no ha emitido el documento de confirmación? Inmediatamente verá que falta el recibo.

Volumen inexacto o artículos dañados

¿Hay algo mal con la entrega? Compararemos el recibo con la orden de compra y le informaremos.

Documentos duplicados

¿El proveedor envió la factura dos veces? No se preocupe, Precoro se asegurará de que solo pague por la correcta.

Disfrute de los beneficios de la coincidencia triple confiable

Evite errores y mejore la rentabilidad

Impulse el resultado final de su empresa previniendo pérdidas financieras. Incluya la coincidencia triple automatizada de órdenes de compra, recibos y facturas en sus flujos de trabajo de adquisiciones y olvídese de facturas fraudulentas, errores humanos y pagos duplicados.

Mantenga las finanzas transparentes y prepárese para una auditoría

Las empresas financieramente responsables realizan la coincidencia triple en las adquisiciones para estar preparadas para la revisión del auditor. Los auditores buscan activamente discrepancias en los registros financieros de la empresa, por lo que tener los documentos coincidentes y evaluados puede definitivamente acelerar el proceso y contribuir a la credibilidad de la empresa.

Mejore las relaciones con los proveedores

Realice sesiones de coincidencia triple regularmente y construya relaciones de confianza con sus vendedores y proveedores. Con nuestro software OCR para cuentas por pagar y el Portal de Proveedores, la cooperación en las facturas se vuelve conveniente, abierta y eficiente en tiempo. Reconocer el problema y cooperar para actuar sobre él es la base para relaciones proveedoras productivas a largo plazo.

Precoro es un cambio radical para todos los equipos involucrados

En las adquisiciones, el proceso de coincidencia triple es un esfuerzo de equipo. Para que el proceso de coincidencia se ejecute sin problemas y a tiempo, todos los involucrados deben desempeñar su papel. ¡Precoro ayudará en cada paso del camino!

Equipo de compras

Las capacidades de automatización de Precoro facilitan la creación de solicitudes de compra y órdenes, el seguimiento de sus estados en línea y su vinculación posterior con los recibos y facturas. El equipo de compras puede acceder fácilmente a las órdenes de compra relevantes en cualquier momento, adjuntar documentos o dejar comentarios para que cualquier problema se resuelva directamente en Precoro.

Nuestro software de coincidencia triple ofrece una visión detallada de todo el proceso de recepción a pago y ayuda a centralizar su gestión.

Departamento de inventario

Cuando el equipo de inventario recibe e inspecciona el pedido, puede transmitir rápidamente la cantidad y calidad de los artículos a todos los involucrados creando un recibo en Precoro. Ya sea que los bienes se entreguen en su totalidad o parcialmente, el departamento de inventario puede especificar todos los detalles en el recibo mientras lo crea fácilmente desde la orden de compra en Precoro.

Para prevenir pagos injustificados, los gerentes de adquisiciones pueden configurar nuestro software de coincidencia triple para prevenir el pago de facturas hasta que se coincidan adecuadamente con el recibo.

Equipo de cuentas por pagar

Con Precoro, el departamento de cuentas por pagar puede emitir los pagos con confianza sin perder horas en la investigación de facturas. Después de recibir la factura del proveedor, el software OCR la escanea y extrae datos relevantes. Luego, Precoro realiza un proceso de coincidencia triple automático y notifica a todos los involucrados sobre cualquier discrepancia.

Para cuando se realiza el pago por cuentas por pagar, la coincidencia triple está completada y la factura está verificada.

Proveedores y vendedores

Por supuesto, el emisor de la factura también participa en la coincidencia triple. Precoro ayuda a simplificar y automatizar la comunicación con los proveedores otorgándoles acceso al Portal del Proveedor dedicado. Los proveedores pueden organizar sus órdenes de compra o solicitudes de propuestas directamente en el Portal y enviar sus facturas a los clientes a través de Precoro.

Si surge alguna pregunta sobre una factura durante la coincidencia triple, se puede resolver convenientemente con los proveedores en línea en el Portal.

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Preguntas frecuentes sobre la coincidencia triple en adquisiciones

¿Qué hace el departamento de cuentas por pagar en un proceso de coincidencia triple y por qué es importante?

¿Cómo automatiza Precoro la coincidencia triple?

¿Qué sucede si se encuentra una discrepancia durante la coincidencia triple?

¿El software de coincidencia triple de Precoro puede integrarse con mi sistema contable?

¿Cómo mejora la coincidencia triple la transparencia financiera?

Aprenda más sobre Precoro

Descubra cómo nuestro software de adquisiciones se compara con otras plataformas, qué características lo hacen destacar y cómo ayuda a los negocios en diferentes industrias a prosperar.

Gestión de gastos

Implementa el mejor software de gestión de gastos para asegurar un control del gasto del 100% y lograr hasta un 5% de ahorros en el presupuesto anual.

Automatización de la gestión de compras

Adopta un software procure-to-pay y simplifica tu jornada laboral — porque no puedes gestionar todo con hojas de cálculo para siempre.

Automatización de cuentas por pagar

Optimiza tus operaciones de cuentas por pagar automatizando procesos manuales con Precoro. Simplifica el procesamiento de documentos y concéntrate en tareas estratégicas.

Gestión de relaciones con proveedores

Simplifica y fortalece la gestión de proveedores. Incorpóralos y evalúalos fácilmente, brindándoles una herramienta conveniente para colaborar.

Gestión de proveedores

Fomenta relaciones más sólidas con los proveedores y accede a mejores acuerdos. Mira cómo Precoro te ayuda a incorporarlos, seguir su rendimiento y mantener todo sincronizado.

Gestión de solicitudes de compra

Utilice un software sencillo para solicitudes de compra, con plantillas intuitivas y flujos de trabajo de aprobación personalizables.

Adquisiciones móviles

Acelera los procesos de adquisición con la aplicación móvil de Precoro. Supervisa fácilmente los gastos, aprueba órdenes y colabora con tu equipo en cualquier lugar.

Gestión de solicitudes

Transforma tus procesos de solicitud y compra con una gestión de solicitudes sin esfuerzos y sin interrupciones.

Coincidencia de tres vías y OCR

Descubre cómo nuestro software de coincidencia de tres vías utiliza el extractor de datos personalizado de Google para procesar facturas y emparejarlas con las órdenes de compra y los recibos.

Proceso de Aprobación de Facturas

Aprueba facturas 3.5 veces más rápido con Precoro. Disfruta de total visibilidad en los documentos y paga solo por las facturas verificadas.

IA en la adquisición

Simplifica tu carga de trabajo de AP y logra una precisión documental impecable con nuestro software de adquisición con IA.

Precoro vs. Procurify

Compara las características y calificaciones de Precoro y Procurify para descubrir cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Precoro vs. Tipalti

Descubre cómo se comparan Precoro y Tipalti con una visión general completa de las características.

Precoro vs. Coupa

Ve lo que Precoro y Coupa tienen para ofrecer a empresas de diversos tamaños.

Precoro vs. Zip

Profundiza en cómo Precoro y Zip abordan los desafíos de compras para empresas con diferentes necesidades.

Precoro vs. Kissflow

Aprende las distinciones entre Precoro y Kissflow y elige lo que se ajuste a tus necesidades.

Precoro vs. Order.co

Explora las diferencias clave en valor y funcionalidad entre Precoro y Order.co.

Descubre cómo Precoro se adapta a los flujos de trabajo de tu equipo

Una demostración personalizada, centrada en los desafíos de tu equipo, guiada por expertos que entienden lo que realmente importa.

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