Bestellprozess—Der ultimative Leitfaden

Ein umfassender Leitfaden zu den Schritten des Bestellprozesses, den besten Optimierungsmethoden und den Möglichkeiten, wie Bestellungen Ihre Geschäftsabläufe und Ausgaben verbessern können.

Die manuelle Verwaltung von Bestellungen kann kostspielig sein. Laut APQC kostet die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Bestellung zwischen 50 und 150 US-Dollar, wobei die durchschnittlichen Kosten bei etwa 100 US-Dollar liegen. Diese Kosten summieren sich schnell, insbesondere in größeren Unternehmen.

Durch die Automatisierung des Bestellprozesses können Unternehmen diese Kosten erheblich senken, manchmal sogar auf nur wenige Dollar pro Bestellung. Das bedeutet nicht nur eine Kostenersparnis, sondern auch eine Freisetzung wertvoller Zeit und Ressourcen, sodass sich die Teams auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Angesichts der erheblichen Auswirkungen eines effektiven Bestellprozesses ist es von entscheidender Bedeutung, die einzelnen Schritte zu verstehen und zu wissen, wie man sie optimieren kann. Wir haben ein einfaches Flussdiagramm für den Bestellprozess erstellt, das Sie durch die wichtigsten Phasen führt.

Was ist eine Bestellung im Beschaffungswesen?

Bevor wir uns näher mit dem Bestellvorgang befassen, wollen wir uns noch einmal vor Augen führen, was eine Bestellung ist. Eine Bestellung (oder PO) ist ein offizielles Dokument, das ein Käufer an einen Lieferanten sendet, um den Kauf zu bestätigen, und das alle erforderlichen Informationen dazu enthält.

Der Bestellvorgang beginnt mit der Ermittlung eines Bedarfs und geht dann mit der Erstellung und Genehmigung einer Bestellanforderung weiter. Als Nächstes werden in einer Bestellung die Artikel, Mengen, Preise und Lieferbedingungen aufgelistet, und das System sendet sie an den Lieferanten. Nach der Annahme liefert der Lieferant die Waren oder Dienstleistungen.

Der Käufer erhält die Bestellung, prüft sie auf Richtigkeit und Qualität und führt dann einen Dreifachabgleich durch, indem er die Bestellung, den Wareneingangsbericht und die Lieferantenrechnung vergleicht, um die Zahlung zu autorisieren. Danach wird die Bestellung geschlossen und alle Unterlagen werden zur späteren Verwendung gespeichert.

Wir werden später in diesem Artikel noch näher darauf eingehen, warum Unternehmen Bestellungen verwenden, aber schauen wir uns zunächst einmal an, was eine Bestellung genau enthalten sollte:

• Bestelldatum und eine Bestellnummer
• Informationen über einen Käufer und einen Lieferanten (vollständige Kontaktdaten beider Parteien, einschließlich der Hauptansprechperson, E-Mail-Adresse, Anschrift und Telefonnummer)
• Bestelldetails (Artikelbeschreibungen, Menge, Stückpreis und Gesamtkosten)
• Zahlungsinformationen und Zahlungsbedingungen (Fälligkeitstermine, Rabatte (falls vorhanden), Steuerangaben und vereinbarte Zahlungsbedingungen)
• Versandart (falls zutreffend)
• Liefertermin und -adresse
• Rechnungsadresse
• Unterschriften von autorisierten Mitarbeitern zur Gewährleistung der Einhaltung und Rechenschaftspflicht (falls erforderlich)
• Alle zusätzlichen vertraglichen Vereinbarungen, Garantiebestimmungen oder Rückgabebedingungen, die für die Bestellung gelten.

Hier ist ein Beispiel für eine typische Bestellung:

Der Bestellvorgang umfasst mehrere Konformitätsprüfungen und Genehmigungsschritte, um sicherzustellen, dass Bestellungen effizient und pünktlich bearbeitet werden. Hier sind die üblichen Schritte:

• Erstellen Sie eine Bestellung
• Versenden Sie mehrere Angebotsanfragen (RFQs)
• Prüfen Sie die Angebote und wählen Sie einen Lieferanten aus
• Verhandeln Sie den Vertrag und stellen Sie die Bestellung aus
• Nehmen Sie die Waren oder Dienstleistungen entgegen
• Nehmen Sie die Rechnung entgegen und überprüfen Sie sie (3-Wege-Abgleich)
• Genehmigen Sie die Rechnung und leisten Sie die Zahlung
• Führen Sie Aufzeichnungen
• Schließen Sie die Bestellung ab

Warum ist eine Bestellung im Beschaffungsprozess wichtig?

Bestellungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Ablaufdiagramms des Einkaufsprozesses eines Unternehmens und können Unternehmen dabei helfen, die Budgetkontrolle zu verbessern. Hier sind die Vorteile der Verwendung von Bestellungen:

• Sie helfen dabei, klare Erwartungen an Lieferanten zu formulieren, die Kommunikation mit Anbietern zu verbessern und sicherzustellen, dass ein Unternehmen das erhält, was es benötigt.
• Als rechtsverbindliche Dokumente können Bestellungen nach ihrer Genehmigung durch Lieferanten beide Parteien vor unbefriedigenden Ergebnissen schützen.
• Sie ermöglichen die Nachverfolgung der Kaufhistorie, vermeiden Doppelkäufe oder unerwartete Rechnungen und verhindern unkontrollierte Ausgaben.
• Bestellungen erhöhen die Finanzkontrolle und liefern Nachweise für die Prüfung von Transaktionen.

Was ist der Bestellvorgang?

Der Bestellvorgang (PO) ist eine strukturierte Methode, mit der Unternehmen Waren und Dienstleistungen von Lieferanten kaufen. Er umfasst die Einreichung einer Kaufanforderung, die Einholung von Genehmigungen, die Ausstellung einer Bestellung, deren Versand an den Lieferanten, den Empfang und die Überprüfung der Waren oder Dienstleistungen sowie die Durchführung der Zahlung. Dieser organisierte Arbeitsablauf trägt dazu bei, dass jeder Kauf ordnungsgemäß genehmigt, dokumentiert und nachverfolgt wird, wodurch Fehler und das Betrugsrisiko reduziert werden.

Der PO-Workflow ist ein wichtiger Bestandteil des größeren Beschaffungsprozesses. Die Beschaffung umfasst den gesamten Prozess des Erwerbs von Waren und Dienstleistungen, von der Suche nach Lieferanten über die Aushandlung von Verträgen bis hin zur Verwaltung des Lagerbestands. Der PO-Prozess ist der operative Kern, in dem Einkäufe angefordert, nachverfolgt und verwaltet werden, um sicherzustellen, dass alles organisiert bleibt und das Budget eingehalten wird.

Der Prozess ist am effektivsten, wenn er anhand klarer, wiederholbarer Schritte durchgeführt wird, die die Beschaffung leiten. Ein solider Bestellprozess garantiert, dass alle beteiligten Parteien über die erforderlichen Ressourcen und Genehmigungen verfügen, um die richtigen Produkte in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien zu bestellen. Außerdem wird ein strukturierter Workflow für Kaufgenehmigungen und Dokumentation eingerichtet, während umfassende Aufzeichnungen aller Transaktionen zur Unterstützung der Budgetierung, Ausgabenüberwachung und zukünftigen Analyse geführt werden.

Wie funktioniert der Bestellvorgang?

Der Bestellvorgang kann je nach Größe, Struktur und Ausgabenbedarf eines Unternehmens variieren. In der Regel umfasst er jedoch die folgenden Schritte:

• Erstellung der Bestellung
• Genehmigung der Bestellung
• Versand der Bestellung an den Lieferanten
• Verbindlicher Vertrag
• Erhalt der Waren oder Dienstleistungen
• Dreifachabgleich
• Abschluss der Bestellung

Der Bestellvorgang umfasst mehrere Konformitätsprüfungen und Genehmigungs-/Eingabeschritte, um sicherzustellen, dass Bestellungen effizient und pünktlich bearbeitet werden. Hier sind die üblichen Schritte:

Schritt 1. Erstellung einer Bestellung (PO)

In den meisten Fällen beginnt der Beschaffungsprozess damit, dass ein Mitarbeiter eine Bestellanforderung (PR) einreicht, die dann von wichtigen Stakeholdern wie Abteilungsleitern und dem CFO genehmigt werden muss.

Nach der Genehmigung der PR ist der nächste Schritt im Ablaufdiagramm des Beschaffungsprozesses die Auswahl eines Lieferanten. In einigen Fällen kann in der PR bereits ein Lieferant angegeben sein, wenn dieser vorab genehmigt wurde oder der bevorzugte Anbieter für den Artikel oder die Dienstleistung ist. In anderen Fällen muss das Unternehmen jedoch möglicherweise einen neuen Lieferanten auswählen, beispielsweise im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens.

Sobald der Lieferant ausgewählt ist, erstellt das Beschaffungsteam (in größeren Unternehmen) oder eine bestimmte Person, z. B. ein Finanz- oder Betriebsleiter (in kleineren Unternehmen), eine Bestellung auf der Grundlage der genehmigten Bestellanforderung.

Bei wiederkehrenden Einkäufen kann eine Bestellung oft direkt ohne Bestellanforderung erstellt werden. Dies vereinfacht den Beschaffungsprozess für Routinebestellungen und gewährleistet dennoch eine ordnungsgemäße Dokumentation.

Schritt 2. Genehmigung der Bestellung

Nachdem die Bestellung erstellt wurde, durchläuft sie einen Genehmigungsprozess, an dem die zuständigen Stellen innerhalb des Unternehmens beteiligt sind. Wer genau die Bestellung genehmigen muss, hängt vom Genehmigungsworkflow des Unternehmens ab, der je nach Faktoren wie Unternehmensgröße, Hierarchie, Ausgabenschwellenwerten und Art des Einkaufs variieren kann.

Beispiel:

• In einem kleinen Unternehmen muss die Bestellung möglicherweise nur vom Betriebs- oder Finanzleiter genehmigt werden.
• In einem großen Unternehmen durchläuft sie möglicherweise mehrere Ebenen, wie z. B. den Abteilungsleiter, den Einkaufsleiter und den Finanzdirektor, bevor sie endgültig genehmigt wird.
• Bei hochpreisigen Anschaffungen sind möglicherweise zusätzliche Genehmigungen erforderlich, z. B. vom CFO oder CEO, um die Übereinstimmung mit den strategischen Prioritäten sicherzustellen.
• Für bestimmte Ausgabenkategorien, wie IT oder Marketing, muss die Bestellung möglicherweise vom zuständigen Abteilungsleiter oder einem kategoriespezifischen Manager genehmigt werden.

Schritt 3. Versand der Bestellung an den Lieferanten

Sobald die Bestellung genehmigt wurde, kann das Unternehmen sie an den Lieferanten senden. In einigen Fällen nutzen Unternehmen Online-Beschaffungssysteme mit Lieferantenportalen, in die sie die Bestellung direkt hochladen, während sie in anderen Fällen das Dokument einfach per E-Mail versenden.

Schritt 4. Verbindlicher Vertrag

Unabhängig von der Methode stellt das Versenden der Bestellung eine formelle Verpflichtung zum Kauf der in der Bestellung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen dar. Der Lieferant prüft dann die Bestellung und akzeptiert sie entweder unverändert oder fordert gegebenenfalls Anpassungen an. Nach der Annahme wird die Bestellung zu einem verbindlichen Vertrag, der sicherstellt, dass beide Parteien sich über die Bedingungen einig sind.

Schritt 5. Erhalt der Waren oder Dienstleistungen

Sobald die gelieferten Artikel geprüft wurden und den Anforderungen entsprechen, besteht der nächste Schritt im Einkaufsablauf darin, den Erhalt durch Ausstellung einer Wareneingangsbestätigung (GRN) oder eines ähnlichen Dokuments offiziell zu bestätigen. Der Erhalt dient als offizielle Bestätigung, dass die Artikel gemäß der Bestellung (PO) geliefert wurden.

Schritt 6. Drei-Wege-Abgleich

Nachdem die Waren oder Dienstleistungen geliefert und geprüft wurden, besteht der nächste wichtige Schritt im Bestellprozess darin, sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, bevor die Zahlung erfolgt. Hier kommt das Three-Way-Matching ins Spiel, ein Begriff aus der PO-Rechnungsbearbeitung, bei dem die Bestellung, der Wareneingang und die erhaltene Rechnung miteinander verglichen werden.

Wenn der Lieferant beispielsweise 90 statt der bestellten 100 Einheiten liefert oder der auf der Rechnung angegebene Preis höher ist als vereinbart, kann das Unternehmen diese Probleme kennzeichnen und mit dem Lieferanten klären, bevor die Zahlung freigegeben wird.

Letztendlich stellt der Drei-Wege-Abgleich sicher, dass das Unternehmen nur für das bezahlt, was tatsächlich bestellt, erhalten und in der richtigen Menge und zum richtigen Preis in Rechnung gestellt wurde. Er dient als Schutz vor Fehlern, Betrug oder Missverständnissen und bietet einen soliden Prüfpfad, der zum finanziellen Schutz des Unternehmens beiträgt.

Schritt 7. Abschluss der Bestellung und Aufbewahrung der Unterlagen

Wenn die Daten auf allen Dokumenten übereinstimmen, wird die bestätigte Rechnung zur Zahlung an die Finanzabteilung weitergeleitet. Mit der Zahlung ist der Bestellungsablauf abgeschlossen. Die Bestellung wird dann zusammen mit den zugehörigen Dokumenten (Rechnung, Wareneingangsbeleg und Zahlungsdetails) gespeichert und zu Dokumentationszwecken archiviert. Dies ist aus mehreren wichtigen Gründen unerlässlich:

• Die Aufzeichnungen dienen als Dokumentationsnachweis für Audits und helfen dem Unternehmen nachzuweisen, dass Zahlungen für legitime, korrekt bepreiste und korrekt gelieferte Waren oder Dienstleistungen geleistet wurden.
• Eine ordnungsgemäße Dokumentation gewährleistet die Einhaltung interner Richtlinien, Steuervorschriften und gesetzlicher Anforderungen und erleichtert die Beilegung potenzieller Streitigkeiten oder Ansprüche.
• Diese Aufzeichnungen können als Referenz für zukünftige Bestellungen beim gleichen Lieferanten oder zur Überprüfung historischer Ausgabendaten bei Budgetentscheidungen oder Verhandlungen mit Lieferanten nützlich sein.
   

Hier finden Sie ein Flussdiagramm für Bestellungen, das Sie durch den Prozess führt.

Gelegentlich erhält ein Unternehmen einen Kundenauftrag, der zu groß ist, um ihn mit dem verfügbaren Lagerbestand zu erfüllen. Eine sofortige Auffüllung des Lagerbestands würde eine erhebliche Finanzspritze erfordern, was nicht immer möglich ist. In solchen Fällen suchen Unternehmer Unterstützung bei der Finanzierung von Bestellungen.

Ablauf des Bestellprozesses

Schauen wir uns das Ablaufdiagramm für den Bestellvorgang genauer an und fassen wir die genauen Schritte zusammen, die ein Unternehmen durchführen muss, um eine Bestellung zu bearbeiten und die erforderlichen Produkte zu kaufen.

Was sind also die erforderlichen Schritte im Bestellprozess?

• Erstellen Sie eine Bestellanforderung.
• Erstellen Sie eine Bestellung.
• Geben Sie eine Ausschreibung (RFP) heraus.
• Bewerten Sie Lieferantenangebote und wählen Sie einen Anbieter aus.
• Verhandeln Sie die Vertragsbedingungen mit dem ausgewählten Lieferanten.
• Senden Sie eine Bestellung an einen Lieferanten.
• Erhalten Sie eine bestätigte Bestellung.
• Nehmen Sie die gelieferte Bestellung entgegen.
• Erhalten Sie eine Rechnung und führen Sie einen Dreifachabgleich durch.
• Leisten Sie eine Zahlung.
• Erfassen Sie eine Bestellung.
• Schließen Sie eine Bestellung ab.

Häufige Herausforderungen im Bestellvorgang

Der Bestellvorgang kann sehr mühsam sein, wenn er nicht sorgfältig durchdacht ist. Es gibt einige häufige Fallstricke, in die Unternehmen oft tappen und die zu Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und Kopfzerbrechen führen. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, auf die Sie während der einzelnen Schritte des Bestellvorgangs achten sollten:

Inkonsistente Prozesse

Wenn verschiedene Abteilungen oder Teams ihre eigenen Ansätze für den Prozess der Bestellungserstellung festlegen, kann dies zu Verwirrung, Verzögerungen und Fehlern führen. Stellen Sie sich beispielsweise ein Szenario vor, in dem eine Abteilung Bestellungen auf der Grundlage einer einfachen E-Mail-Bestätigung genehmigt, während eine andere detaillierte Unterlagen und mehrere Unterschriften verlangt. Oder wenn eine Abteilung einen Kauf genehmigt, ohne die Budgetgrenzen zu berücksichtigen. Diese Inkonsistenz erschwert die Nachverfolgung von Bestellungen, führt zu einer mangelnden Abstimmung zwischen den Beteiligten und führt häufig zu Problemen wie nicht genehmigten Käufen oder versäumten Fristen.

Mangelnde Sichtbarkeit

Ohne ein zentralisiertes System für den Beschaffungsprozess ist es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wo sich jede Bestellung im Prozess befindet. Diese mangelnde Transparenz macht es für Teams schwierig zu wissen, was bestellt wurde, was genehmigt wurde und ob die Einkäufe im Rahmen des Budgets bleiben. Wenn beispielsweise mehrere Abteilungen dasselbe Produkt bestellen, ohne zu wissen, was andere bereits bestellt haben, kann dies zu Überbeständen und unnötigen Ausgaben führen. 

Genehmigungsverzögerungen

In größeren Unternehmen kann der Genehmigungsprozess für Bestellungen schnell zu einem Engpass werden, der zu frustrierenden Verzögerungen führt. Wenn mehrere Personen eine Bestellung genehmigen müssen, kann es leicht zu Verzögerungen kommen, wenn ein Genehmiger nicht verfügbar ist oder die Genehmigungsschritte nicht klar sind. Eine einzige versäumte oder verzögerte Genehmigung kann den gesamten Zeitplan für die Bearbeitung von Bestellungen durcheinanderbringen und zu Lieferengpässen, Produktionsstillständen oder Unzufriedenheit bei den Kunden führen, insbesondere in schnelllebigen Branchen.

Kopfzerbrechen beim Lieferantenmanagement

Die Auswahl und Verwaltung der richtigen Lieferanten ist ein wichtiger Teil des Beschaffungsprozesses. Wenn Ihre Lieferantendaten jedoch veraltet sind, schaden Sie sich damit selbst. Möglicherweise bestellen Sie bei einem Lieferanten, der Ihnen nicht mehr den besten Preis bietet, oder schlimmer noch, bei einem, der nicht rechtzeitig liefern kann.

Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Bestellung für ein Produkt, das Sie schnell benötigen, und stellen dann fest, dass Ihr Lieferant die Lieferzeiten geändert hat, ohne dass jemand seine Informationen aktualisiert hat. Plötzlich sitzen Sie da und warten auf Waren, die schon gestern hätten da sein sollen! Wenn Ihre Lieferantendaten nicht auf dem neuesten Stand sind, kann es außerdem passieren, dass Sie versehentlich das falsche Produkt oder die falsche Menge bestellen, was zu Rücksendungen und zusätzlichen Kosten führt.

Probleme bei der Technik-Integration

Der Umstieg von einem manuellen Ansatz auf automatisierte oder elektronische Beschaffungssysteme kann schwierig sein, insbesondere wenn es darum geht, neue Technologien in Ihre bestehenden Tools zu integrieren, um einen reibungslosen Beschaffungsprozess zu schaffen. Wenn beispielsweise das neue Bestellsystem nicht gut mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert ist, kann es zu Problemen wie doppelten Bestellungen, Verzögerungen bei der Bearbeitung und Fehlern in der Berichterstattung kommen. Dies kann zu Frustration und Fehlern führen, aber mit sorgfältiger Planung lassen sich Integrationsprobleme überwinden oder ganz vermeiden.

Die besten Möglichkeiten zur Optimierung des Bestellprozesses

Sind Sie bereit, die üblichen Herausforderungen im Bestellprozess zu meistern? Hier sind die besten Vorgehensweisen, die Ihnen dabei helfen können.

Standardisieren Sie Ihren Bestellprozess

Um einen reibungslosen Ablauf der Bestellabwicklung zu gewährleisten, ist es entscheidend, Bestellungen abteilungsübergreifend zu standardisieren. Eine der besten Möglichkeiten hierfür ist die Verwendung einheitlicher Vorlagen, die sicherstellen, dass jede Bestellung die wesentlichen Informationen enthält – wie Lieferantendaten, Mengen, Zahlungsbedingungen und Liefertermine.

Ein einheitliches Dokumentformat für den Bestellprozess erleichtert das Erkennen fehlender Informationen und hilft bei der Nachverfolgung über verschiedene Teams hinweg. Sie können beispielsweise eine Vorlage in der Beschaffungssoftware verwenden, mit der Benutzer die richtigen Optionen aus Dropdown-Menüs für wichtige Details wie Budgetcodes und Adressen auswählen können, wodurch das Fehlerrisiko minimiert wird.

Auch Genehmigungsworkflows müssen standardisiert werden, können jedoch je nach Ersteller der Bestellung, Abteilung oder Auftragsgröße variieren. Eine kleinere Bestellung muss möglicherweise nur vom Teamleiter genehmigt werden, während größere Bestellungen mehrere Genehmigungsstufen erfordern – beispielsweise durch einen Finanzmanager oder einen leitenden Angestellten. Automatisierte Bestellmanagementsysteme können dies optimieren, indem sie die Bestellung anhand voreingestellter Regeln an die richtigen Genehmiger weiterleiten. So ist sichergestellt, dass jeder weiß, wer was wann genehmigen muss, und der Prozess bleibt organisiert und effizient

Sichtbarkeit sicherstellen

Transparenz ist ein entscheidender Faktor, der den Bestellprozess optimiert. Mit einer Beschaffungssoftware können Sie Bestellungen ganz einfach in Echtzeit verfolgen – von der Erstellung über die Genehmigung bis zur Lieferung. Das bedeutet, dass es keine Verwirrung oder versäumte Schritte mehr gibt; alle Beteiligten wissen jederzeit genau, wo die Bestellung steht. Automatisierte Erinnerungen sorgen beispielsweise für einen reibungslosen Ablauf der Genehmigungsworkflows und verhindern Verzögerungen, wenn ein Genehmiger nicht verfügbar ist.

Über die Nachverfolgung hinaus liefert Transparenz wertvolle Erkenntnisse. Mit Beschaffungssoftware können Unternehmen wiederkehrende Probleme wie langsame Genehmigungen oder verspätete Lieferungen erkennen, sodass Sie Maßnahmen ergreifen können, bevor sie zu größeren Problemen werden. Mit Echtzeitdaten und Berichtstools können Sie Lieferanten proaktiv verwalten, Zeitpläne anpassen und bessere Konditionen aushandeln, wodurch Ihr gesamter Beschaffungsprozess effizienter und effektiver wird.

Verbessern Sie den Genehmigungsprozess für Bestellungen

Um Genehmigungen zu beschleunigen und Verzögerungen im Bestellungsablauf zu reduzieren, können Unternehmen Genehmigungsworkflows automatisieren. Durch die Verwendung eines automatisierten Bestellsystems werden Genehmigungshierarchien vordefiniert, und das System leitet Bestellungen automatisch an die richtigen Personen in jedem Schritt weiter.

Wenn beispielsweise ein Finanzmanager nicht verfügbar ist, kann das System die Bestellung automatisch an einen Ersatzgenehmiger weiterleiten, sodass es zu keinen Verzögerungen im Bestellprozess kommt. Dank automatischer Benachrichtigungen und Nachverfolgung können Sie schnell sehen, wo sich eine Bestellung im Genehmigungsprozess befindet, wodurch Engpässe vermieden werden und Bestellungen pünktlich bearbeitet werden können.

Automatisieren Sie den Drei-Wege-Abgleichprozess

Für eine schnellere und genauere Rechnungsbearbeitung und Auftragsabwicklung automatisieren Sie den Drei-Wege-Abgleich zwischen Bestellungen, Rechnungen und Belegen. Viele moderne Beschaffungssysteme bieten diese Funktion, die die Details automatisch vergleicht und die Benutzer über festgestellte Unstimmigkeiten informiert.

Wenn beispielsweise die Menge auf einer Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt, markiert das System diese zur Überprüfung, bevor die Zahlung verarbeitet wird. Durch die Automatisierung dieses Schritts im Ablaufdiagramm des Einkaufsprozesses werden manuelle Überprüfungen überflüssig, was Zeit spart und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert. Außerdem wird so sichergestellt, dass Sie niemals zu viel für ein Produkt bezahlen oder für etwas bezahlen, das nie geliefert wurde.

Bestände und Lieferantenbeziehungen proaktiv verwalten

Um den Überblick über Lagerbestände und Lieferantenbeziehungen zu behalten, ist es wichtig, die Lagerbestände proaktiv mit Tools zu verwalten, die sich nahtlos in Ihr Beschaffungssystem integrieren lassen. Ein System wie Precoro mit seinem Bestandsmodul kann Ihre Lagerbestände in Echtzeit verfolgen und Sie automatisch benachrichtigen, wenn diese zur Neige gehen. So lassen sich Last-Minute-Eilaufträge oder Lieferengpässe vermeiden. Die Plattform kann Sie rechtzeitig im Voraus benachrichtigen, sodass Sie genügend Zeit haben, Bestellungen anzupassen und einen konstanten Lagerbestand aufrechtzuerhalten, ohne in letzter Minute nach Lieferungen suchen zu müssen.

Der Aufbau starker Beziehungen zu Lieferanten ist ebenfalls entscheidend für einen reibungslosen Ablauf des Beschaffungsprozesses. Das bedeutet, dass Sie regelmäßig Ihre Bedürfnisse kommunizieren, Bestellungen auf der Grundlage von Produktionsplänen anpassen und bessere Konditionen aushandeln, wenn Ihre Lieferantenbeziehungen wachsen. Das ist einfach, wenn ein Beschaffungssystem es den Benutzern ermöglicht, die Leistung der Lieferanten zu verfolgen und die Einkaufsabläufe zu analysieren. Wenn Sie beispielsweise die Einkäufe pro Kategorie verfolgen, können Sie Großeinkäufe bei bevorzugten Lieferanten tätigen. Außerdem können Sie durch die Überprüfung der Ausgaben pro Lieferant Rabatte mit den Lieferanten aushandeln, mit denen Sie am meisten zusammenarbeiten.

Wählen Sie eine gut integrierte Lösung

Um das volle Potenzial des Beschaffungsprozess-Flussdiagramms auszuschöpfen, integrieren Sie Ihr ausgewähltes Beschaffungssystem mit wichtigen Tools wie ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware und PunchOut-Katalogen. Dadurch entsteht ein besser vernetzter und effizienterer Arbeitsablauf, der die manuelle Dateneingabe überflüssig macht und das Fehlerrisiko in allen Abteilungen verringert.

Wenn Ihr Beschaffungssystem mit Ihrem ERP-System verknüpft ist, wird der Datenfluss optimiert, sodass Bestellungen und Finanzdaten Ihrem Team sofort zur Verfügung stehen. Dies trägt zur Genauigkeit der Budgets bei und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung. Darüber hinaus automatisiert die Integration mit Buchhaltungssoftware Finanzprozesse und gewährleistet eine reibungslose und genaue Synchronisierung von Rechnungen und Zahlungen.

Die Integration zwischen einem Beschaffungssystem und den PunchOut-Katalogen der Lieferanten vereinfacht den Kauf- und Bestellungsprozess weiter, da die Mitarbeiter direkt aus dem Beschaffungssystem heraus auf die relevante Liste der Artikel von vorab genehmigten Lieferanten zugreifen können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Einkäufe den Unternehmensstandards entsprechen, während gleichzeitig der Bestellprozess beschleunigt und Reibungsverluste zwischen der Beschaffung und anderen Teams reduziert werden.

Warum Automatisierung entscheidend ist

Was unseren Alltag angeht, würden wir wohl kaum eine Waschmaschine gegen ein Waschbrett eintauschen, oder? Aber diese Veränderung erfolgte schrittweise, und ebenso langsam erkennen viele Unternehmen, dass veraltete Methoden wie Tabellenkalkulationen und Papier im Bestellprozess nicht mehr ausreichen.

Sicher, die manuelle Bearbeitung mag wie eine bewährte Methode erscheinen, aber sie hat sich als fehleranfällig und zeitaufwändig erwiesen, ganz zu schweigen von den finanziellen Verlusten, die mit altmodischen Arbeitsabläufen verbunden sind.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und immer mehr Waren oder Dienstleistungen benötigt, wird die Anzahl der Bestellungen und Rechnungen irgendwann zu groß für Ihre Finanzmitarbeiter. An dieser Stelle sollten Sie auf E-Procurement umsteigen und Ihren Bestellprozess in einem zentralisierten System automatisieren.

Die Umstellung Ihrer internen Prozesse mag zunächst entmutigend erscheinen, aber wenn Sie auf eine intuitive und unkomplizierte Bestellsoftware wie Precoro umsteigen, dauert der gesamte Onboarding- und Implementierungsprozess nicht länger als ein paar Wochen.

Hier sind einige Vorteile, die Sie sofort nutzen können, wenn Sie diesen Schritt in Richtung Automatisierung des Beschaffungsprozesses gehen:

• Befreien Sie sich von Papierstapeln oder mehreren Tabellenkalkulationen und der damit verbundenen Ineffizienz.
• Erstellen Sie Bestellungen mit anpassbaren Vorlagen und wandeln Sie diese mit einem Klick direkt aus den Bestellanforderungen um.
• Minimieren Sie die manuelle Dateneingabe durch die Auswahl aus Dropdown-Menüs und Artikel- und Lieferantenkatalogen.
• Richten Sie einen reibungslosen Genehmigungsprozess im System ein, bei dem Bestellungen automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden.
• Sichtbares verfügbares Budget für Anforderer, Einkäufer und Genehmiger.
• Verwalten Sie Ihren Lieferantenbestand, speichern Sie Kontaktinformationen und empfangen Sie Rechnungen an einem Ort.
• Führen Sie automatisch einen 3-Wege-Abgleich durch und synchronisieren Sie Dokumente mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem.

Und vieles mehr.

Effizienz im Bestellprozess zu erreichen ist einfacher als es scheint

Bestellungen oder POs sind Dokumente, die ein Käufer bei der Anforderung einer Bestellung an einen Lieferanten sendet. Sobald sie vom Lieferanten bestätigt wurden, werden sie zu rechtsverbindlichen Verträgen. Die Bestellung sollte eine Beschreibung der angeforderten Waren oder Dienstleistungen, die Menge der Artikel sowie die vereinbarten Preise und Zahlungsbedingungen enthalten.

Der Bestellvorgang ist ein Teilbereich des umfassenderen Beschaffungsprozesses. Er umfasst die folgenden Schritte: Erstellung der Bestellung mit einer zugewiesenen Bestellnummer, Genehmigung, Versand an einen Lieferanten, Wareneingang, 3-Wege-Abgleich, Zahlung und Abschluss der Bestellung. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Anforderungen können die Schritte des Bestellvorgangs variieren.

Zu den Best Practices für die Bestellabwicklung gehören die Einrichtung eines unternehmensweiten Bestellprozesses und dessen Automatisierung mithilfe von Beschaffungssoftware. Die Automatisierung gewährleistet nicht nur vollständige Transparenz und einen genauen Genehmigungsweg, sondern gibt Ihnen auch die volle Kontrolle über Lagerbestände und Budgets. Außerdem spart sie Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit, reduziert den Papierkram und eliminiert kostspielige Fehler nahezu vollständig.