Wie Sie die richtige Beschaffungssoftware auswählen: Funktionen, Vorteile und Anbieter

Jedes Unternehmen beschafft kontinuierlich Waren und Dienstleistungen. Ohne die richtigen Systeme lassen sich diese Ausgaben schnell nur noch schwer nachverfolgen, kontrollieren oder genau dokumentieren. Beschaffungssoftware schafft hier Abhilfe und ersetzt fragmentierte Einkaufspraktiken durch strukturierte, nachvollziehbare Arbeitsabläufe, auf die sich Finanz- und Beschaffungsteams tatsächlich verlassen können.

Dieser Leitfaden behandelt alle für die Auswahlentscheidung relevanten Aspekte: Kernfunktionen, Bereitstellungsmodelle, Kostenbewertung, Compliance-Vorteile sowie einen Vergleich der derzeit führenden Anbieter auf dem Markt. Im Mittelpunkt steht dabei das Ziel, Entscheidungsträgern aus den Bereichen Beschaffung und Finanzen eine konkrete und relevante Orientierungshilfe an die Hand zu geben — ganz gleich, ob es um die Anschaffung eines neuen Systems oder um die Ablösung eines Systems geht, das den Anforderungen nicht mehr gerecht wird.

Was versteht man unter Beschaffungssoftware und warum ist sie für den Beschaffungsprozess wichtig?

Für Unternehmen, die ein transparentes und optimiertes Beschaffungssystem anstreben, hat sich Beschaffungssoftware zu einer unverzichtbaren Komponente des Geschäftsbetriebs entwickelt. Da der Beschaffungsprozess eine kontinuierliche Interaktion zwischen Finanzabteilung, operativen Abteilungen und Lieferanten beinhaltet, ist die Auswahl einer geeigneten Beschaffungssoftware keine rein technische, sondern eine strategische Entscheidung.

Was ist unter dem Begriff "Beschaffungssoftware" zu verstehen?

Beschaffungssoftware ist eine digitale Lösung, die alle Einkaufsprozesse eines Unternehmens optimiert und automatisiert. Es handelt sich um eine zentrale Plattform, die den gesamten Prozess abdeckt — von internen Bestellanforderungen über die Kommunikation mit Lieferanten bis hin zur Auftragsabwicklung, Rechnungsbearbeitung und Zahlung.

Beschaffungslösungen, die diesen gesamten Prozess abdecken, werden in der Regel als „Procure-to-Pay“-Plattformen (P2P) bezeichnet; es gibt jedoch auch andere Optionen, die denselben Namen tragen, sich jedoch auf bestimmte Phasen des Prozesses konzentrieren (Beschaffung, Lieferantenmanagement usw.).

Welche Ziele verfolgt ein modernes Procurement-System im Einkauf?

Ein modernes Beschaffungssystem basiert auf mehreren miteinander verknüpften Zielen, die über die bloße Beschleunigung der Auftragsabwicklung hinausgehen.

• Kostenkontrolle — Durchsetzung von Budgets und Genehmigungsgrenzen vor der Ausgabe, anstatt nachträglich Abgleiche vorzunehmen
• Prozessstandardisierung — Ersatz von Ad-hoc-Einkäufen durch einheitliche, wiederholbare Arbeitsabläufe in allen Abteilungen
• Lieferantentransparenz — Pflege genauer, aktueller Lieferantendaten, die bessere Verhandlungen und eine bessere Risikobewertung ermöglichen
• Durchsetzung von Compliance — Sicherstellung, dass Käufe, die gegen Richtlinien verstoßen, automatisch markiert oder blockiert werden
• Datengestützte Entscheidungsfindung — Erstellung von Ausgabenanalysen, auf deren Grundlage Beschaffungsteams in Echtzeit handeln können

Warum sollten Unternehmen ihre Beschaffung mit moderner Beschaffungssoftware optimieren?

Manuelle Beschaffungsprozesse (mit Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten und Genehmigungen auf Papier) verursachen unnötige Reibungsverluste, die bei steigendem Umfang schnell an Ausmaß zunehmen. Diese Probleme verlangsamen den Beschaffungsprozess, machen ihn anfälliger für Fehler und erschweren die Prüfung erheblich — wodurch Unternehmen sowohl finanziellen als auch Compliance-Risiken ausgesetzt sind.

Moderne Beschaffungslösungen versuchen, dieses Problem direkt anzugehen, indem sie die zeitaufwändigsten Tätigkeiten automatisieren und bestimmte Kontrollen einführen, die für den Endnutzer zwar nicht sichtbar, für die Einhaltung von Vorschriften und die Transparenz jedoch von enormer Bedeutung sind. Viele Unternehmen berichten von kürzeren Bearbeitungszeiten nach der Einführung von Beschaffungssoftware, weniger Fällen von unkontrollierten Ausgaben und weniger Streitigkeiten mit Lieferanten. Im Gegenzug gewinnen sie die Transparenz, die alle Finanz- und Compliance-Teams von Anfang an benötigt haben.

Welche Kernfunktionen sollte eine Beschaffungssoftware für effiziente Beschaffungsprozesse besitzen?

Da nicht alle Beschaffungslösungen gleich aufgebaut sind, hängt der Unterschied zwischen einem einfachen Einkaufstool und einer umfassenden Beschaffungsplattform oft von einer kleinen Auswahl entscheidender Funktionen ab. Die Fähigkeit, zu erkennen, welche Funktionen absolut unverzichtbar sind, kann ein Unternehmen davor bewahren, ein Produkt zu erwerben, das vom ersten Tag an teure Umgehungslösungen erfordern würde.

Welche Funktionalitäten deckt eine Beschaffungssoftware für Bedarfserfassung und Bestellung ab?

Der erste Schritt in jedem Beschaffungsprozess besteht darin, den Beschaffungsbedarf zu ermitteln und diesen Bedarf in einen strukturierten, nachverfolgbaren Auftrag umzuwandeln. Eine Beschaffungslösung kann dies mithilfe eines vernetzten Funktionspakets bewältigen und so manuelle Übergaben überflüssig machen.

Zu den Kernfunktionen in diesem Bereich gehören in der Regel:

• Verwaltung von Bestellanforderungen — Mitarbeiter reichen ihre Bestellanforderungen über ein standardisiertes Formular ein, das diese automatisch je nach Abteilung, Kategorie oder Wert weiterleitet
• Erstellung von Bestellungen — Genehmigte Bestellanforderungen werden automatisch in Bestellungen umgewandelt, wodurch manuelle Dateneingaben und Übertragungsfehler reduziert werden
• Katalogverwaltung — Vorab genehmigte Lieferantenkataloge, aus denen Mitarbeiter Artikel im Rahmen der Richtlinien auswählen können, ohne bei jeder Transaktion die Beschaffungsabteilung einzubeziehen
• Dreifachabgleich — Automatischer Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung, der Unstimmigkeiten vor der Zahlungsfreigabe kennzeichnet
• Budgetprüfungen — Echtzeit-Validierung anhand des verfügbaren Budgets zum Zeitpunkt der Anforderung, nicht erst im Nachhinein

In Kombination verändern diese Funktionen den Bestellprozess grundlegend und verwandeln ihn von einer unzusammenhängenden Abfolge von E-Mails und Genehmigungen in einen einzigen, nachvollziehbaren Teil des Beschaffungsprozesses.

Welche Rolle spielen Lieferantenmanagement und Lieferantendaten in einer Beschaffungssoftware?

Das Lieferantenmanagement ist wahrscheinlich der am meisten vernachlässigte Aspekt von Beschaffungssoftware. Die Qualität der Lieferantendaten wirkt sich direkt auf die Qualität der Einkaufsentscheidungen aus. Ohne ein zentrales System zur Verwaltung all dieser Daten sind sie in der Regel über zahlreiche Tabellenkalkulationen, E-Mail-Posteingänge und das Wissen einzelner Teammitglieder verstreut.

Eine leistungsfähige Beschaffungsplattform bietet einen übersichtlichen Speicherort für strukturierte Lieferanteninformationen, an dem Kontaktdaten, Vertragsbedingungen, Leistungshistorie, Konformitätszertifikate und Risikoeinstufungen an einem Ort gespeichert werden. Auf diese Weise können Beschaffungsteams fundiertere Beschaffungsentscheidungen treffen, die auf Fakten statt auf Gewohnheiten basieren.

Wie wichtig sind automatisierte Genehmigungsworkflows in einer Beschaffungssoftware?

Einer der Hauptgründe für Verzögerungen bei Beschaffungsprozessen sind Genehmigungsengpässe. Der gesamte Einkaufszyklus muss unterbrochen werden, wenn Genehmigungen davon abhängen, die richtige Person zu finden, E-Mails weiterzuleiten oder darauf zu warten, dass jemand aus dem Urlaub zurückkehrt. Dies veranlasst Mitarbeiter zudem dazu, nach Wegen zu suchen, um den Kontakt mit diesem Prozess ganz zu vermeiden.

Automatisierte Genehmigungsprozesse lösen dieses Problem, indem sie Anfragen nach festgelegten Regeln (Einkaufswert, Abteilung, Ausgabenkategorie, Lieferantentyp) an die richtigen Genehmiger weiterleiten.

Die Beschaffungssoftware ermöglicht eine automatische Eskalation an den nächsten Genehmiger, falls Verzögerungen auftreten. Sie führt einen lückenlosen Prüfpfad für jede Entscheidung und stellt sicher, dass Einkäufe ohne die erforderliche Genehmigung nicht fortgesetzt werden können. Dies ist eine besonders wichtige Funktion für Unternehmen, die an mehreren Standorten oder in mehreren Geschäftsbereichen tätig sind — Situationen, in denen informelle Genehmigungsprozesse besonders schwer zu kontrollieren sind.

Welche Reporting-, Analyse- und Integrationsmöglichkeiten werden benötigt?

Beschaffungssoftware schafft durch Transparenz einen hohen Mehrwert, doch dies ist nur möglich, wenn die Berichtstools leistungsfähig genug sind, um umsetzbare Erkenntnisse zu liefern. Die Berichtsebene sollte in der Lage sein, eine detaillierte Ausgabenanalyse nach Lieferanten, Kategorien, Abteilungen und Zeiträumen bereitzustellen (zusammen mit der Verfolgung der Budgetauslastung und der Compliance-Quoten).

Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden können, ermöglichen es den Beschaffungs- und Finanzteams, Probleme zu erkennen, bevor sie zu ernsthaften Schwierigkeiten werden. Ebenso wichtig ist die Integrationsfähigkeit, da isoliert betriebene Beschaffungssoftware doppelte Dateneingaben und einen hohen Aufwand für den Abgleich verursacht.

Die wichtigsten Integrationspunkte sind:

• ERP-Systeme (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) — für die Synchronisierung von Finanzdaten und die Buchung im Hauptbuch
• Buchhaltungssoftware (QuickBooks, Xero, NetSuite) — für den Abgleich von Rechnungen und Zahlungen
• HR-Systeme — für Mitarbeiterdaten, die Zuordnung zu Kostenstellen und die Verwaltung von Genehmigungshierarchien
• E-Procurement-Plattformen und Lieferantennetzwerke — für die elektronische Übermittlung von Bestellungen und den Empfang von Rechnungen
• SSO und Identitätsanbieter — für eine sichere, zentralisierte Benutzerzugriffsverwaltung

Wie unterscheiden sich cloudbasierte und On-Premises-Systeme?

Die Art und Weise, wie die Beschaffungssoftware bereitgestellt wird, wirkt sich auch auf ihre Kostenstruktur, den IT-Aufwand und die Geschwindigkeit aus, mit der ein Unternehmen die Lösung implementieren kann. Sowohl cloudbasierte als auch lokal installierte Lösungen haben ihre berechtigten Anwendungsfälle, und die am besten geeignete Option hängt von der Größe des Unternehmens, der technischen Infrastruktur und den rechtlichen Rahmenbedingungen ab.

Welche Vorteile bieten cloudbasierte Beschaffungslösungen für die Digitalisierung?

Es gibt einen Grund, warum sich cloudbasierte Beschaffungssoftware in den letzten Jahren zum vorherrschenden Bereitstellungsmodell entwickelt hat. In diesem Fall wird die Beschaffungslösung vom Anbieter gehostet und gewartet, wodurch das interne IT-Team des Unternehmens von der Last der Infrastruktur entlastet wird. Dadurch können Unternehmen die Lösung wesentlich schneller in Betrieb nehmen als bei einer herkömmlichen lokalen Implementierung.

Zu den wichtigsten Vorteilen cloudbasierter Beschaffungslösungen zählen:

• Schnellere Implementierung — Es ist keine Anschaffung von Servern oder Einrichtung einer internen Infrastruktur erforderlich; die Bereitstellung erfolgt innerhalb von Wochen statt Monaten
• Automatische Updates — Der Anbieter stellt kontinuierlich neue Funktionen und Sicherheitspatches bereit, sodass die Beschaffungssoftware ohne geplante Ausfallzeiten stets auf dem neuesten Stand bleibt
• Zugänglichkeit — Benutzer können von jedem Ort und jedem Gerät aus auf das System zugreifen, was besonders für verteilte Teams und Remote-Einkaufsworkflows von großem Vorteil ist
• Geringere Vorlaufkosten — Kapitalausgaben werden durch eine vorhersehbare Abonnementgebühr ersetzt, was die Budgetplanung vereinfacht
• Skalierbarkeit — Zusätzliche Benutzer, Unternehmenseinheiten oder Module können ohne Hardwareänderungen oder umfangreiche IT-Projekte hinzugefügt werden

Wann ist eine komplexe On-Premises-Lösung sinnvoller?

Man sollte nicht vergessen, dass die Beliebtheit cloudbasierter Lösungen nicht bedeutet, dass die lokale Alternative veraltet oder ineffektiv ist. Es gibt nach wie vor viele Szenarien, in denen diese Methode eine Überlegung wert oder sogar vorzuziehen ist, zum Beispiel:

• Die Organisation unterliegt Vorschriften, die vollständige Datenhoheit vorschreiben, und kann daher nicht auf von Dritten gehostete Umgebungen zurückgreifen
• Die bestehende IT-Infrastruktur ist bereits umfangreich, und das interne Team verfügt über die Kapazitäten, das System zu verwalten und zu warten
• Es sind tiefgreifende, maßgeschneiderte Integrationen mit Altsystemen erforderlich, die eine SaaS-Plattform nicht ohne erhebliche Abstriche leisten kann
• Langfristige Berechnungen der Gesamtbetriebskosten sprechen für den Kauf gegenüber einem Abonnement, typischerweise in sehr großen Unternehmen mit stabilen, vorhersehbaren Anforderungen

Kurz gesagt: Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, mit sensiblen staatlichen Daten umgehen oder strenge Anforderungen an den Datenstandort erfüllen müssen, empfinden Cloud-basierte Lösungen häufig als unzureichend für ihre Bedürfnisse oder Compliance-Verpflichtungen — und genau hier kommen lokale Lösungen ins Spiel.

Was bedeutet das SaaS-Modell für Automatisierung, Sicherheit und Kosten?

Das SaaS-Bereitstellungsmodell wirkt sich in drei für die Käufer besonders wichtigen Aspekten auf die Beschaffung von Software aus. Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich zwischen SaaS- und On-Premise-Lösungen in der Praxis:

Das SaaS-Modell bietet den meisten potenziellen Nutzern von Beschaffungssoftware auf dem heutigen Markt einen einfacheren, besser planbaren Weg mit geringerem Risiko — insbesondere dann, wenn ein dringender Bedarf an Automatisierung und schneller Implementierung besteht.

Welche Fragen sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Beschaffungssoftware stellen?

Wird die Beschaffungssoftware ohne einen strukturierten Bewertungsprozess ausgewählt, besteht stets die Gefahr, dass zu viel oder zu wenig gekauft wird.

Zu viel zu kaufen bedeutet, für Funktionen zu bezahlen, die das Unternehmen niemals nutzen wird, während zu wenig zu kaufen sich auf eine Lösung bezieht, deren Funktionen bereits im ersten Jahr nach der Einführung nicht mehr ausreichen werden.

Glücklicherweise lassen sich beide Risiken erheblich verringern, wenn vor der endgültigen Entscheidung für einen Anbieter die richtigen Fragen gestellt werden.

Welche Geschäftsanforderungen und Beschaffungsprozesse müssen abgebildet werden?

Der Bewertungsprozess sollte stets intern beginnen und nicht mit Anbietervorführungen. Das Unternehmen muss sich zunächst ein klares Bild von seinen eigenen Prozessen machen, bevor eine Beschaffungslösung geprüft wird. Dazu gehört das Wissen darüber, welche Prozesse funktionieren, welche nicht und welche bald ausgebaut werden müssen.

Wichtige Fragen, die vor der Kontaktaufnahme mit Anbietern zu klären sind:

• Welche Beschaffungsprozesse werden derzeit manuell abgewickelt, und welche sind am zeitaufwendigsten oder fehleranfälligsten?
• Wie viele Nutzer benötigen Zugriff, verteilt auf wie viele Abteilungen, Standorte oder juristische Personen?
• Welche Genehmigungshierarchien gibt es, und wie komplex sind die Ausnahmen?
• Gibt es kategoriespezifische Anforderungen — zum Beispiel bei der Beschaffung von Dienstleistungen, Investitionsausgaben oder indirekten Gütern –, die eine spezielle Behandlung erfordern?
• Wie sieht der aktuelle Lieferantenstamm aus, und wie werden die Lieferantendaten derzeit gepflegt?
• Welche Compliance- oder Audit-Anforderungen muss die Beschaffungssoftware unterstützen?

Indem ein Unternehmen diese Fragen im Vorfeld klärt, kann es sicherstellen, dass die Bewertung von den tatsächlichen organisatorischen Anforderungen bestimmt wird, anstatt sich von den überzeugendsten Verkaufsargumenten der Anbieter leiten zu lassen.

Wie prüfen Sie Skalierbarkeit, Performance und effiziente Prozesse?

Die Skalierbarkeit wird bei der Auswahl von Beschaffungssoftware oft außer Acht gelassen, da Unternehmen dazu neigen, das System anhand ihrer aktuellen Größe zu bewerten, anstatt ihre erwarteten Wachstumsparameter zu berücksichtigen. Eine Plattform, die 500 Bestellungen pro Monat bewältigen kann, kann bei der Verarbeitung von 5.000 Bestellungen pro Monat erhebliche Leistungseinbußen verzeichnen — und ein Plattformwechsel nach dem Wachstum ist wesentlich teurer, als von Anfang an die richtige Lösung zu wählen.

Unternehmen sollten bei der Softwarebewertung dokumentierte Nachweise für die Leistungsfähigkeit bei hoher Auslastung anfordern, anstatt sich allein mit den Angaben des Anbieters zufrieden zu geben. Zu den relevanten Indikatoren zählen hier:

• Systemreaktionszeiten bei Spitzenauslastung
• Maximale Anzahl gleichzeitig aktiver Benutzer
• Wie die Beschaffungssoftware mit Umgebungen mit mehreren Unternehmenseinheiten oder Währungen umgeht

Darüber hinaus ist es immer ratsam, sich zu erkundigen, wie neue Geschäftsbereiche oder Tochtergesellschaften integriert werden und ob dieser Prozess intern abgewickelt werden kann (oder die Einbindung eines Dienstleisters erfordert).

Welche Integrationen mit ERP, Buchhaltung und E-Procurement ermöglichen eine nahtlose Automatisierung?

Die Qualität der Integration ist wahrscheinlich der häufigste Grund für Enttäuschungen nach der Implementierung. Eine Beschaffungssoftwareplattform, die keine sauberen Datenaustausch mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem des Unternehmens ermöglicht, erfordert eine manuelle Abstimmung. Die Notwendigkeit einer manuellen Abstimmung macht wiederum einen Großteil der Vorteile der Automatisierung zunichte.

Bei der Bewertung von Anbietern hinsichtlich ihrer Integrationsfähigkeit wird dringend empfohlen, über die reine Funktionsliste hinauszugehen und die folgenden Fragen zu stellen:

• Handelt es sich um eine native Integration in unser ERP-System oder wird ein Middleware-Tool eines Drittanbieters verwendet?
• Wie werden die Daten zwischen den Systemen abgebildet, und wer verwaltet diese Zuordnung, wenn eines der Systeme aktualisiert wird?
• Wie sieht die Fehlerbehandlung aus, wenn eine Synchronisierung fehlschlägt — wird der Fehler angezeigt, protokolliert und kann eine Benachrichtigung ausgelöst werden?
• Unterstützt die Beschaffungssoftware den Datenaustausch in Echtzeit oder erfolgt dieser batchweise mit einer Verzögerung?
• Entstehen zusätzliche Kosten für die Aktivierung bestimmter Integrationen?

Die Antworten auf diese Fragen werden weitaus mehr Aufschluss über die tatsächliche Integrationsqualität geben als jede Standardpräsentation eines Anbieters zum Thema Integration.

Wie überprüfen Sie Anbieter-Referenzen, Support und SLA?

Anbieterreferenzen und Service Level Agreements (SLA) gehören zu den am wenigsten genutzten Instrumenten bei der Auswahl von Beschaffungssoftware. Referenzen sind notwendig, um zu zeigen, wie sich der Anbieter nach Vertragsunterzeichnung verhält, während SLAs festlegen, welche Rechtsmittel dem Unternehmen zur Verfügung stehen, falls etwas schiefgeht.

Es ist zudem zu beachten, dass sowohl Anbieter, die nur zögerlich Referenzen nennen, als auch solche, die ihre SLA-Bedingungen nicht konkretisieren können, ebenfalls wichtige Hinweise auf ihre Arbeitsweise geben. Solche Signale sollten äußerst ernst genommen werden.

Wie bewerten Sie Kosten, ROI und potenzielle Kosteneinsparungen?

Die Entscheidung für eine Beschaffungssoftware erfordert ein echtes finanzielles Engagement. Wenn man vor der Unterzeichnung einen vollständigen Überblick über alle Kosten hat, hilft dies Unternehmen erheblich dabei, ihre Budgets zu schonen, und erleichtert es zudem, die Gesamtwirtschaftlichkeit des Vorhabens intern zu begründen.

Welche Kostenarten (Lizenz, Implementierung, Wartung) sind zu beachten?

Die Abonnementgebühr ist nur ein Teil der Gesamtkosten für Beschaffungssoftware. In der Regel lassen sich fünf verschiedene Kostenkategorien für Beschaffungssoftware unterscheiden, wobei jede Kategorie von Anfang an eine eigene Zeile im Budget erhalten sollte.

Eine detaillierte Aufschlüsselung der Preise für alle fünf Kategorien ist vorzuziehen, da dies hilft, Fallstricke wie niedrige Lizenzgebühren (die möglicherweise durch hohe Implementierungskosten ausgeglichen wurden) zu vermeiden.

Wie ermitteln Sie den erwarteten Return on Investment?

Die Kapitalrendite von Beschaffungssoftware ergibt sich aus zwei Faktoren:

• Kostensenkung
• Zeitersparnis

Beide lassen sich messen und erfordern zudem einen Ausgangswert.

Der erste Schritt sollte stets darin bestehen, den aktuellen Stand des Unternehmens zu dokumentieren. Dazu gehören unter anderem die Anzahl der Stunden, die wöchentlich für manuelle Bestellungen aufgewendet werden, die Kosten für den Rechnungsabgleich in Form von Arbeitszeit, der prozentuale Anteil der Gesamtausgaben, der außerhalb der genehmigten Kanäle getätigt wird, und so weiter. All diese Zahlen sind in einem Unternehmensumfeld bereits vorhanden; sie müssen lediglich der Übersichtlichkeit halber zusammengetragen werden.

Sobald die Ausgangsbasis klar ist, werden Anbieter-Benchmarks wesentlich relevanter und nützlicher. Die meisten Unternehmen verzeichnen bereits im ersten Jahr eine spürbare Senkung der Bearbeitungskosten pro Bestellung. Der Return ist in der Regel am schnellsten, wenn die nicht genehmigten Ausgaben hoch sind, die Genehmigungszyklen jedoch langsam sind (diese beiden Bedingungen treten häufig bei Unternehmen auf, die manuelle Prozesse bereits hinter sich gelassen haben).

Welche Risiken und versteckten Kosten können während der Einführung entstehen?

In der Umsetzungsphase geraten Budgets am ehesten aus dem Ruder. Glücklicherweise sind die Gründe dafür gut dokumentiert und meist vermeidbar. Zu den häufigsten Beispielen für versteckte Kosten zählen:

Die häufigsten versteckten Kosten:

• Scope Creep — Die Anforderungen erweitern sich nach Vertragsunterzeichnung
• Datenmigration — Die Bereinigung und Übertragung von Altdaten dauert länger als erwartet
• Integrationslücken — Schnittstellen, die eine individuelle Entwicklung erfordern, um ordnungsgemäß zu funktionieren
• Geringe Akzeptanz — Wiederholte Schulungszyklen, weil Nutzer das System umgehen
• Anpassungsschulden — Konfigurationen, die bei Software-Updates nicht mehr funktionieren
• Parallelbetrieb — Gleichzeitiger Betrieb alter und neuer Systeme während der Umstellung

Die Beschaffungssoftware selbst ist selten die Ursache für Kostenüberschreitungen, doch der damit verbundene Umsetzungsplan ist oft dafür verantwortlich. Ein detaillierter Projektplan mit festen Meilensteinen muss vor Vertragsunterzeichnung ausgehandelt werden, nicht erst danach.

Welche Vorteile bringt Beschaffungssoftware für Prozesse und Compliance?

Die geschäftlichen Vorteile von Beschaffungssoftware gehen weit über eine schnellere Bearbeitung von Bestellungen hinaus. Unternehmen, die spezielle Beschaffungslösungen einsetzen, stellen durchweg Verbesserungen in den Bereichen Transparenz, Compliance und Teamproduktivität fest. Dies umfasst oft auch Bereiche, die zu Beginn des Projekts gar nicht als verbesserungswürdig angesehen wurden.

Wie kann Beschaffungssoftware Transparenz und Kostenkontrolle verbessern?

Einer der vielleicht unmittelbarsten Vorteile von Beschaffungssoftware ist der verbesserte Einblick in die Ausgaben des Unternehmens. Sobald jede Kaufanforderung, jede Genehmigungsentscheidung und jede Lieferantenrechnung in demselben zentralen System verarbeitet wird, erhalten die Führungskräfte in den Bereichen Finanzen und Beschaffung einen Echtzeit-Überblick darüber, wohin das Geld fließt (aufgeschlüsselt nach Abteilung, Lieferant, Kategorie und Zeitraum).

Ein solches Maß an Transparenz ist mit manuellen Prozessen praktisch unmöglich zu erreichen, ganz gleich, wie diszipliniert das Bearbeitungsteam auch sein mag.

Kostenkontrolle ergibt sich direkt aus Transparenz. Durch die Durchsetzung von Budgetgrenzen bereits bei der Anforderung hilft Beschaffungssoftware, überhöhte Ausgaben zu verhindern, anstatt diese frühestens bei der Monatsabschlussabstimmung aufzudecken.

Die Konsolidierung der Lieferanteninformationen verschafft dem Unternehmen zudem eine bessere Verhandlungsposition und stärkt die Lieferantenbeziehungen insgesamt. Unternehmen, die ihre Gesamtausgaben für einen bestimmten Lieferanten über alle Geschäftsbereiche hinweg überblicken können, haben eine deutlich stärkere Verhandlungsposition als solche, bei denen die Ausgabeninformationen über verschiedene Abteilungen verstreut sind, und können so ihre Beschaffungskosten gezielt senken.

Inwiefern unterstützt sie Compliance, Audit-Fähigkeit und Risikomanagement?

Die Einhaltung von Vorschriften ist einer der wenigen Bereiche, in denen sich der Nutzen von Beschaffungssoftware nur schwer quantifizieren lässt, der jedoch bei einer Prüfung schnell deutlich wird. Alle im System durchgeführten Aktionen werden protokolliert, mit einem Zeitstempel versehen und einem bestimmten Benutzer zugeordnet. So steht der vollständige Verlauf jeder Beschaffungsentscheidung auf Abruf zur Verfügung, ohne dass dieser zuvor anhand von E-Mails und Tabellenkalkulationen rekonstruiert werden muss.

Weitere Vorteile von Beschaffungssoftware sind:

Welche Produktivitäts- und Zeitgewinne sind realistisch?

Die Produktivitätsvorteile von Beschaffungssoftware kommen vor allem in den Teams zum Tragen, die zuvor mit einem hohen Aufkommen an manuellen Beschaffungsaufgaben betraut waren. Beschaffungsfachleute, Finanzteams und Abteilungsleiter, die früher Genehmigungswege per E-Mail durchlaufen mussten, haben nun Zeit für wertschöpfendere Aufgaben (Lieferantenentwicklung, Ausgabenstrategie, abteilungsübergreifende Planung).

Zu den realistischen Vorteilen, von denen Unternehmen nach der Einführung von Beschaffungssoftware häufig berichten, gehören:

• Deutliche Verkürzung der Bearbeitungszeit für Bestellungen — in den meisten Fällen von Tagen auf Stunden
• Schnellere Rechnungsfreigabeprozesse und eine effizientere Rechnungsverarbeitung dank automatisiertem Drei-Wege-Abgleich
• Weniger Streitfälle mit Lieferanten aufgrund übersichtlicherer und einheitlicherer Bestellunterlagen
• Geringerer Zeitaufwand für die Vorbereitung von Audits dank vollständiger, leicht zugänglicher Transaktionsdaten
• Weniger unkontrollierte Ausgaben, da die Durchsetzung von Richtlinien automatisch statt manuell erfolgt

Diese Vorteile verstärken sich zudem im Laufe der Zeit, da sich die Teams zunehmend mit dem System vertraut machen und die bestehenden Arbeitsabläufe im Beschaffungsprozess optimieren.

Wie unterstützt Precoro Unternehmen bei der Automatisierung von Beschaffungsprozessen?

Transparenz, Compliance, Kostenkontrolle, Produktivität — all die oben genannten Vorteile lassen sich nur dann realisieren, wenn die Beschaffungssoftware, für die sich ein Unternehmen entscheidet, genau auf dessen Bedürfnisse und Schwachstellen zugeschnitten ist. Der moderne Markt für Beschaffungssoftware bietet eine große Auswahl an Lösungen, von schlanken Tools bis hin zu umfangreichen Unternehmensplattformen. Precoro ist eine Lösung, die bewusst einen Mittelweg zwischen diesen beiden Extremen einschlägt, und schon allein aus diesem Grund lohnt es sich, sie näher zu betrachten.

Precoro ist eine cloudbasierte Beschaffungslösung, die auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist, die bereits über den manuellen Einkauf hinausgewachsen sind, aber weder die Kosten noch die Komplexität von Plattformen der Enterprise-Klasse benötigen. Sie deckt den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus ab und ist so konzipiert, dass sie schnell einsatzbereit ist, ohne auf langwierige Implementierungsprojekte angewiesen zu sein.

Die Balance zwischen Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit ist das, was Precoro vom Rest des Marktes unterscheidet. Als Beschaffungssoftware ist Precoro für Nicht-Einkäufer wirklich zugänglich: Abteilungsleiter und Budgetverantwortliche können Anfragen stellen, Genehmigungen nachverfolgen und Ausgaben überprüfen, ohne dass über eine grundlegende Einführungsschulung hinausgehende Schulungen erforderlich sind.

Diese Akzeptanz ist entscheidend, denn Beschaffungssoftware, die von den Mitarbeitern gemieden wird, liefert keinen der versprochenen Vorteile.

Kernfunktionen, die Precoro für die Beschaffungsautomatisierung bietet:

• Bestellanforderungs- und Bestellmanagement — Strukturierte Workflows, die E-Mail-basierte Bestellungen vollständig überflüssig machen
• Dreifachabgleich — Automatischer Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen mit Kennzeichnung von Abweichungen
• Budgetüberwachung — Echtzeit-Einblick in die Budgetausnutzung auf Abteilungs- und Projektebene
• Lieferantenmanagement — Zentralisierte Lieferantendatenbank mit Dokumentenspeicherung und Leistungsüberwachung
• Genehmigungsworkflows — Konfigurierbare mehrstufige Genehmigungsketten mit automatischer Eskalation
• Berichte und Analysen — Ausgaben-Dashboards und exportierbare Berichte über alle Beschaffungsaktivitäten hinweg
• Integrationen — Native Anbindungen an QuickBooks, Xero, NetSuite und andere gängige Finanztools

Es eignet sich hervorragend für Unternehmen, die einen ausgefeilten Beschaffungsprozess benötigen, ohne sich jedoch auf eine mehrjährige Softwareeinführung festlegen zu wollen.

Wie läuft die Implementierung und wie meistern Sie Change Management?

Selbst die am besten geeignete Beschaffungssoftware wird hinter den Erwartungen zurückbleiben, wenn ihre Implementierung nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird. Die technische Einrichtung ist nur ein Teil des Prozesses, und es ist ebenso wichtig (wenn auch schwieriger zu planen), die Mitarbeiter dazu zu bringen, die Lösung korrekt und konsequent zu nutzen.

Welche Implementierungsphasen sind typisch?

Die meisten Implementierungen von Beschaffungssoftware folgen einem strukturierten Ablauf. Die Einzelheiten variieren je nach Anbieter und Unternehmensgröße, doch die Kernphasen sind einheitlich.

• Erkundung und Umfangsfestlegung — Definition der Anforderungen, Erfassung bestehender Prozesse, Ermittlung von Integrationspunkten und Vereinbarung des Projektumfangs mit dem Anbieter
• Konfiguration — Einrichtung von Genehmigungsworkflows, Benutzerrollen, Budgetstrukturen und Lieferantendaten innerhalb der Plattform
• Integration — Anbindung der Beschaffungssoftware an ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systeme; Test der Datenflüsse in beide Richtungen
• Datenmigration — Übertragen Sie Lieferantendaten, offene Bestellungen und historische Daten aus Altsystemen
• Benutzerakzeptanztests (UAT) — Schlüsselanwender testen reale Szenarien anhand definierter Akzeptanzkriterien vor der Inbetriebnahme
• Schulung — Rollenbasierte Schulungen für alle Benutzergruppen vor dem Start
• Inbetriebnahme — Das System geht in Betrieb, in der Regel mit einer parallelen Laufphase für kritische Prozesse
• Hypercare — Intensiver Support durch den Anbieter in den Wochen unmittelbar nach der Inbetriebnahme, um Probleme schnell zu beheben

Für jede Phase sollte ein konkreter Verantwortlicher, ein Termin und klare Abschlusskriterien festgelegt werden, bevor die nächste Phase beginnen kann.

Wie planen Sie Benutzer-Schulungen und Akzeptanzförderung?

Benutzerschulungen sind niemals eine einmalige Angelegenheit. Eine einzige Schulung vor der Einführung reicht selten aus, um eine einheitliche Nutzung der neuen Lösung im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Effektive Schulungspläne sind immer rollenbasiert. Ein Abteilungsleiter, der für die Einreichung von Bestellanforderungen zuständig ist, benötigt andere Anweisungen als ein Finanzmitarbeiter, der Rechnungen abstimmt. Schulungen sollten kurz und szenariospezifisch gehalten werden — allgemeine Durchgänge führen dazu, dass die Teilnehmer schnell das Interesse verlieren, während Beispiele aus dem realen Arbeitsablauf die Aufmerksamkeit viel eher bis zum Ende aufrechterhalten.

Die Akzeptanz lässt sich nicht allein durch Schulungen erreichen. Es ist wichtig, frühzeitig interne Fürsprecher in jeder Abteilung zu identifizieren, da diese die Ansprechpartner für Fragen der Kollegen zur Software sein werden. Wenn diese Personen von der Beschaffungssoftware überzeugt sind, überträgt sich dieses Vertrauen auch auf andere.

Eine Kombination aus internen Fürsprechern und klarer interner Kommunikation über die Veränderung und deren Auswirkungen auf die täglichen Abläufe ist der beste Weg, um das Thema Akzeptanz als Ganzes anzugehen.

Welche Meilensteine und KPIs sollten Sie für die Einführung setzen?

Um den Erfolg einer Implementierung zu messen, müssen die Ziele vor der Inbetriebnahme und nicht erst danach festgelegt werden. Die folgenden KPIs bieten einen soliden Ausgangsrahmen:

Diese Kennzahlen sollten 30, 60 und 90 Tage nach der Inbetriebnahme erfasst werden. Es ist wichtig, etwaige Defizite frühzeitig anzugehen, sobald sich Muster abzeichnen — zu diesem Zeitpunkt lassen sie sich in der Regel viel leichter beheben als später.

Welche Anbieter und Lösungen gibt es auf dem Markt?

Es stimmt, dass der Markt für Beschaffungssoftware groß und vielfältig ist. Zu wissen, wie man sich darin richtig zurechtfindet, anstatt einfach auf den Anbieter zu reagieren, der sich als Erster meldet, ist ein guter Weg, um eine gut durchdachte Software von einer zu unterscheiden, die innerhalb eines Jahres nach der Inbetriebnahme Probleme bereiten wird.

Welche Kriterien helfen bei der Shortlist von Anbietern?

Die Vorauswahl ist ein Prozess, bei dem die gesamte Marktauswahl auf eine überschaubare Gruppe von Anbietern reduziert wird, die eine ernsthafte Prüfung wert sind. Fehlen definierte Kriterien, wird dieser Prozess zu einem Wettstreit um Markenbekanntheit und die jüngste Verkaufsinteraktion (beides sind keine verlässlichen Faktoren).

Kriterien, die für die Vorauswahl maßgeblich sein sollten:

• Bereitstellungsmodell — Cloud, lokal oder hybrid; muss mit den IT-Richtlinien und den tatsächlichen Infrastrukturbedingungen im Einklang stehen
• Geeignet für die Unternehmensgröße — Manche Plattformen sind für den Einsatz in Großunternehmen konzipiert und erweisen sich für kleinere Organisationen als zu schwerfällig; anderen fehlt die Tiefe, die größere Unternehmen benötigen
• Funktionsumfang — Deckt die Plattform die spezifischen Beschaffungsprozesse ab, die das Unternehmen benötigt, ohne dass umfangreiche Anpassungen erforderlich sind?
• Integrationskompatibilität — Lässt sich die Plattform nahtlos mit den bereits vorhandenen ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systemen verbinden?
• Gesamtbetriebskosten — Kosten für Lizenzen, Implementierung, Schulung und laufenden Support im Rahmen des Budgets
• Stabilität des Anbieters — Wie lange ist der Anbieter bereits tätig und wie sieht seine Kundenbindung aus?
• Implementierungszeitplan — Ist der erwartete Zeitrahmen für die Inbetriebnahme angesichts der internen Kapazitäten des Unternehmens realistisch?

Anbieter, die nicht in der Lage sind, alle sieben Fragen zufriedenstellend zu beantworten, sollten gar nicht erst zur Vorführphase zugelassen werden.

Welche Unterschiede gibt es zwischen Nischenanbietern und großen Plattformen?

Die Entscheidung zwischen einer spezialisierten Lösung und einer großen, aus mehreren Modulen bestehenden Plattform ist einer der wichtigsten Entscheidungspunkte im gesamten Auswahlprozess. Beide Ansätze haben ihre jeweiligen Stärken und Schwächen, wobei die richtige Wahl stark von der Komplexität der Organisation und der langfristigen Strategie abhängt.

Es ist wichtig, noch einmal zu betonen, dass keine der beiden Optionen der anderen absolut überlegen ist. Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern und überschaubaren Beschaffungsanforderungen ist beispielsweise mit einer spezialisierten Plattform deutlich besser bedient als mit einem System, das für multinationale Konzerne entwickelt wurde.

Wie vergleichen Sie Funktionsumfang, Referenzen und Preismodelle?

Ein aussagekräftiger Anbietervergleich erfordert einen strukturierten Ansatz, der über das hinausgeht, was eine Demo bieten kann. Demos sind naturgemäß inszeniert: Sie präsentieren jede Software von ihrer besten Seite und werden von jemandem geleitet, der genau weiß, wo man klicken muss — und wo nicht.

Der zuverlässigste Vergleichsprozess basiert auf einer Kombination aus drei verschiedenen Faktoren:

• Eine detaillierte Anforderungs-Scorecard, die von jedem Anbieter unabhängig erstellt wird
• Gespräche mit bestehenden Kunden vergleichbarer Größe und Komplexität
• Eine Berechnung der Gesamtbetriebskosten, die mindestens einen Zeitraum von drei Jahren abdeckt

Wenn es speziell um die Prüfung von Preismodellen geht, ist es wichtig, darauf zu achten, wie sich die Kosten skalieren.

Bestimmte Beschaffungslösungen berechnen die Kosten pro Benutzer, wobei die Softwarekosten mit zunehmender Einführung rapide steigen. Andere Lösungen berechnen Pauschalpreise je nach Software-Stufe, was im Vergleich zwar besser planbar ist, aber möglicherweise auch Funktionen umfasst, die das Unternehmen nicht benötigt. Es gibt auch volumenbasierte Preisgestaltung, bei der die Kosten an die Anzahl der Bestellungen oder Rechnungen gekoppelt sind, was mit dem Wachstum des Unternehmens zu unerwarteten Kostensteigerungen führen kann.

Hier ist eine praktische Checkliste für diese abschließende Vergleichsphase:

• Hat jeder Anbieter denselben Anforderungskatalog ausgefüllt und wurde die Bewertung anhand derselben Kriterien vorgenommen?
• Wurden für jeden Anbieter auf der Auswahlliste mindestens zwei Referenzkunden kontaktiert?
• Wurde für jede Option eine dreijährige Gesamtbetriebskostenrechnung (TCO) erstellt, die alle variablen Kostenkomponenten berücksichtigt?
• Wurde der Vertrag auf Klauseln zur automatischen Verlängerung, Preisindexierungsklauseln und Kündigungsbestimmungen geprüft?
• Wurde der Implementierungsplan geprüft und schriftlich vereinbart, bevor ein Vertrag unterzeichnet wurde?

Beste Beschaffungssoftware für unterschiedliche Unternehmensanforderungen

Der folgende Abschnitt enthält eine Analyse der führenden Beschaffungssoftwarelösungen, die im Jahr 2026 auf dem Markt verfügbar sind. Zu jedem System wurden die wichtigsten Funktionen, bekannte Einschränkungen und echte Kundenbewertungen aufgeführt, um Entscheidungsträgern eine praktische Orientierungshilfe zu bieten. Die aufgeführten Anbieter decken eine Vielzahl von Unternehmensgrößen, Bereitstellungsmodellen und funktionalen Schwerpunkten ab — von spezialisierten Plattformen für den Mittelstand bis hin zu umfassenden Unternehmenssuiten.

Precoro

Precoro ist eine cloudbasierte Procure-to-Pay-Lösung, die speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde, die mehr Struktur benötigen als Tabellenkalkulationen bieten, aber weniger als das, was vollwertige Unternehmensanwendungen zu bieten haben. Die Plattform deckt den gesamten Einkaufszyklus ab — von Bestellanforderungen über Bestellungen und Genehmigungen bis hin zur Budgetierung und Rechnungsabgleich — und das alles über eine einzige, benutzerfreundliche Oberfläche.

Die schnelle Implementierung ist ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal, das Precoro von komplexeren Lösungen abhebt. Die meisten Unternehmen sind innerhalb weniger Wochen voll einsatzfähig. Die Integrationsliste von Precoro deckt zudem die meisten gängigen Finanztools ab, darunter QuickBooks, Xero und NetSuite — was für viele Unternehmen, bei denen die Kontenverknüpfung wichtig ist, ein starkes Verkaufsargument darstellt.

Kundenbewertungen:

• Capterra — 3.8/5 Punkten, basierend auf 88 Nutzerbewertungen
• G2 — 4.1/5 Punkten, basierend auf 788 Nutzerbewertungen

Vorteile:

• Das KI-gestützte Scannen von Rechnungen und der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen reduzieren den manuellen Erfassungsaufwand und helfen den Finanzteams, Unstimmigkeiten noch vor der Zahlungsfreigabe zu erkennen.
• Dank flexibler Genehmigungsworkflows können Teams Rechnungen nach Abteilung, Standort, Betrag, Lieferant, Budget oder benutzerdefinierten Regeln weiterleiten, ohne auf die IT angewiesen zu sein.
• Das Lieferantenportal reduziert den Schriftverkehr mit Lieferanten, da diese ihre Rechnungen einreichen und ihre eigenen Daten direkt aktualisieren können.

Nachteile:

• Precoro ist möglicherweise mehr, als sehr kleine Teams benötigen, wenn sie lediglich einfache Bestellungen erstellen oder Genehmigungsvorgänge nachverfolgen möchten.
• Für die Ersteinrichtung müssen außerdem Genehmigungsregeln, Budgets, Lieferanten und Zuordnungslogik definiert werden, bevor die Plattform ihren vollen Nutzen entfalten kann. Das ist nicht übermäßig komplex, aber Unternehmen mit unklaren oder uneinheitlichen Prozessen müssen möglicherweise zunächst ihre Arbeitsabläufe standardisieren.
• Die Bestandsfunktionen eignen sich gut für die Beschaffungs-bezogene Bestandsübersicht, den Wareneingang und interne Umlagerungen, sind jedoch nicht darauf ausgelegt, ein spezielles Lagerverwaltungssystem zu ersetzen.

Preise:

Das Preismodell von Precoro ist relativ einfach und umfasst drei Preisstufen:

• Core — ab $499 pro Monat bei jährlicher Abrechnung; bietet grundlegende Beschaffungsfunktionen wie automatisierte Genehmigungen und Drei-Wege-Abgleich sowie Ausgaben- und Lieferantenmanagement, eine Reihe von Integrationen (Xero, QuickBooks, Slack) und Berichtsanalysen.
• Automation — ab $999 pro Monat bei jährlicher Abrechnung; erweitert die vorherige Stufe um KI-gestützte AP-Automatisierung, Eingangsmanagement, PunchOut-Kataloge, Echtzeit-Budgetverfolgung, KI-Assistent, SSO-Unterstützung und mehr.
• Für die Enterprise-Stufe liegen keine öffentlichen Preisinformationen vor, sie bietet jedoch zusätzliche Integrationen, erweiterte Administrationsfunktionen, keine Begrenzung der Nutzerzahl und Datenschutz auf Unternehmensniveau.

Es gibt außerdem ein spezielles AP-Automatisierungspaket ab $499 pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Es deckt den Bedarf an Rechnungsautomatisierung ab, einschließlich Rechnungserfassung, Genehmigungsworkflows, Budgetprüfungen, Lieferantenmanagement und Buchhaltungsintegrationen, jedoch ohne die Beschaffungsschicht.

Kundenbewertungen (Originalschreibweise):

• Anthony S. — Capterra — “Previously, we were a ControlHub customer and with CH abruptly getting shut down, we moved over to Precoro. Overall, the experience was fairly smooth. We went from signing the contract to go-live in 15 days. Integrations are easy to setup, the implementation consultant [sensitive content hidden] helped us get bulk data imported into our account in time for go-live and made sure our go-live was a success.”
• Blaine L. — G2 — “I really appreciate the simplicity and user-friendliness of Precoro's interface. Everything is in predictable places, which makes navigating the software straightforward and intuitive. It's impressive how organized the process of sending purchase orders to suppliers has become with Precoro, streamlining the procurement workflow significantly. I also found the initial setup to be very easy, which made the transition smooth and hassle-free. Furthermore, I've found extracting order reports for internal replenishment to be quite efficient with Precoro. Overall, these aspects contribute to a positive and effective user experience with the platform.”

Persönliche Meinung des Autors:

Precoro besetzt eine besonders interessante Marktnische: Es ist leistungsfähig genug für wachsende Unternehmen, ohne jedoch den Implementierungsaufwand mit sich zu bringen, der Unternehmensplattformen in dieser Größenordnung unpraktisch macht. Die Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal; die Akzeptanz ist in der Regel höher, wenn das System keinen nennenswerten Schulungsaufwand erfordert.

Gleichzeitig könnten Unternehmen mit hochkomplexen Beschaffungsstrukturen oder umfangreichen Anforderungen an die ERP-Anpassung die Flexibilität der Plattform im Laufe der Zeit als begrenzt empfinden. Passt das Unternehmensprofil jedoch zu den Fähigkeiten der Plattform, wird sie zu einer der ausgewogensten Optionen, die derzeit im Mittelstandssegment verfügbar sind.

SAP Ariba

SAP Ariba ist eine der am weitesten verbreiteten Beschaffungsplattformen im Unternehmensmarkt und deckt mit ihrem End-to-End-Ansatz die Bereiche Beschaffung, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und Procure-to-Pay ab. Das Tool wurde für große, komplexe Organisationen entwickelt, die über viele Niederlassungen, Regionen und Währungen hinweg tätig sind. Es profitiert zudem erheblich von der Integration in das umfassendere SAP-Ökosystem.

Der größte Vorteil der Plattform (ihre Tiefe) ist zugleich ihr größtes Einstiegshindernis. Die Implementierungsdauer wird in Monaten berechnet, die Gesamtkosten sind erheblich, und es sind ein erfahrener Implementierungspartner oder dedizierte interne Ressourcen erforderlich, um den vollen Nutzen der Lösung realisieren zu können.

Kundenbewertungen:

• Capterra — 3.8/5 Punkten, basierend auf 88 Nutzerbewertungen
• G2 — 4.1/5 Punkten, basierend auf 788 Nutzerbewertungen

Vorteile:

• Deckt den gesamten Beschaffungszyklus auf einer einzigen Plattform ab, von der Beschaffung über die Vertragsabwicklung bis hin zur Zahlung.
• Lässt sich nativ in SAP ERP integrieren und eliminiert so den in Umgebungen mit mehreren Systemen üblichen Aufwand für die Datensynchronisation.
• Unterstützt globale Beschaffungsabläufe über mehrere Unternehmenseinheiten hinweg, unter Berücksichtigung verschiedener Währungen, Sprachen und regulatorischer Rahmenbedingungen.

Nachteile:

• Die Implementierung erfordert durchweg einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand sowie die Einbindung erfahrener Partner, bevor sich ein Mehrwert einstellt.
• Die Benutzeroberfläche weist eine steile Lernkurve auf, was die Akzeptanz in Teams außerhalb des Beschaffungswesens verlangsamt.
• Kleinere Unternehmen finden es schwierig, die Gesamtbetriebskosten im Verhältnis zum tatsächlich genutzten Funktionsumfang zu rechtfertigen.

Preise:

SAP verfügt über eine eigene Preisseite für seine Funktionen im Bereich Ausgabenmanagement, die jedoch kaum Klarheit hinsichtlich der Preisgestaltung bietet. Für das SAP Strategic Procurement-Paket gibt es einen Grundpreis ($2.420 pro Monat und Benutzer), doch ist unklar, ob dieses Paket SAP Ariba umfasst.

Ariba wird in den Namen zweier Add-ons erwähnt, die auf einen bestehenden Preisplan aufgesetzt werden können: das SAP Ariba Direct Materials Sourcing Add-on und das SAP Ariba E-Tendering Add-on für den öffentlichen Sektor, doch für keinen dieser Pläne ist ein konkreter Preis angegeben.

Kundenbewertungen (Originalschreibweise):

• Emma B. — Capterra — “My overall experience with SAP Ariba is a positive one. I had some teething issues getting set up and logged in, but now that has been resolved, it is very easy and intuitive to use. It is easy to navigate through tasks and provides a document trial for financial records.”
• Jeet S. — G2 — “It provides transparency and scalability into compliance, supplier risk and sustainability management. It also enhances buyers, supplier, and user experience by bringing in a digital transformation to the supply chain. Easy to use both from end-user and admin point of view.”

Persönliche Meinung des Autors:

SAP Ariba ist nach wie vor eine der funktionsreichsten Beschaffungslösungen auf dem Markt, insbesondere für große Unternehmen, die bereits in das SAP-Ökosystem investiert haben. Die Tiefe der Funktionen im Bereich Sourcing und Lieferantenmanagement lässt sich von den meisten Mitbewerbern in gleichem Umfang nur schwer erreichen.

Allerdings sind auch die Probleme der Lösung gut dokumentiert. Kleinere Organisationen oder Unternehmen ohne eigene Beschaffungsabteilung tun sich schwer, SAP Ariba aufgrund der Kombination aus Kosten und Komplexität zu rechtfertigen. Auch die Berichte zur allgemeinen Benutzererfahrung sprechen von einer Lösung, die auf Leistungsstärke und nicht auf Einfachheit ausgelegt ist.

Coupa

Coupa ist eine vielseitige Plattform für das Ausgabenmanagement in Unternehmen, die über herkömmliche Beschaffungsfunktionen hinausgeht und auch Bereiche wie Spesenabrechnung, Rechnungsstellung und Lieferkettenmanagement abdeckt. Die Hauptzielgruppe sind mittelständische bis große Unternehmen, und der Großteil der Marketingmaßnahmen der Plattform konzentriert sich auf das Konzept der vollständigen Transparenz der Ausgaben. Coupa verspricht den Verantwortlichen in den Bereichen Finanzen und Beschaffung einen zentralen Überblick über alle Ausgabenkategorien des Unternehmens.

Die Plattform ist bekannt für ihre Analysefunktionen und ein Lieferantennetzwerk, das die elektronische Rechnungsstellung und die Zusammenarbeit bei Bestellungen in großem Maßstab ermöglicht. Der modulare Aufbau von Coupa ermöglicht es Unternehmen, zunächst die Kernfunktionen des Beschaffungswesens zu implementieren und im Laufe der Zeit auf angrenzende Ausgabenkategorien auszuweiten.

Kundenbewertungen:

• Capterra — 4.0/5 Punkten, basierend auf 126 Nutzerbewertungen
• G2 — 4.2/5 Punkten, basierend auf 561 Nutzerbewertungen

Vorteile:

• Bietet einen einheitlichen Überblick über Beschaffung, Ausgaben und Rechnungsstellung auf einer einzigen Plattform für das Ausgabenmanagement.
• Die Analyse- und Berichtsebene liefert umsetzbare Erkenntnisse zu den Ausgaben, die die meisten Konkurrenzplattformen in dieser Tiefe nicht bieten.
• Das Lieferantennetzwerk ermöglicht den elektronischen Austausch von Bestellungen und Rechnungen in großem Umfang und reduziert so den manuellen Kommunikationsaufwand mit Lieferanten erheblich.

Nachteile:

• Aufgrund der Lizenz- und Implementierungskosten ist die Plattform für viele mittelständische Unternehmen unerschwinglich.
• Unternehmen mit überschaubaren Beschaffungsanforderungen zahlen häufig für Module und Funktionen, die sie nie vollständig nutzen.
• Die Komplexität der Konfiguration erfordert dedizierte interne Ressourcen oder externe Berater, um die Plattform nach der Inbetriebnahme effektiv zu verwalten.

Preise:

Coupa veröffentlicht auf seiner offiziellen Website keine Preisinformationen, bietet jedoch über das „Coupa Partner Xchange“-Programm eine Vielzahl von Partnern an, über die je nach Standort des Unternehmens und anderen Faktoren verschiedene Coupa-Produkte bezogen werden können.

Kundenbewertungen (Originalschreibweise):

• Mai M. — Capterra — “Overall, it has been a true asset and a helpful tool with very specific clients who are incredibly important to my small business!”
• Jacup J. — G2 — “the system can feel slow and clunky at times especially when navigating between modules or uploading receipts through the mobile app It’s powerful but not always the most seamless experience Also some suppliers find the portal confusing which sometimes delays transactions on their end.”

Persönliche Meinung des Autors:

Eine der größten Stärken von Coupa ist die Breite seiner Vision für das Ausgabenmanagement. Es ist eine der am besten durchdachten Lösungen auf dem Markt, wenn es darum geht, Unternehmen anzusprechen, die eine einzige Plattform benötigen, die gleichzeitig Beschaffung, Spesenabrechnung und Rechnungsstellung abdeckt. Auch die Analysefunktionen sind leistungsstark genug, um in den meisten Bewertungen als herausragender Vorteil hervorzustechen.

Kosten und Komplexität sind hier die größten Kompromisse. Coupa erfordert sowohl auf Lizenz- als auch auf Implementierungsebene ein erhebliches Engagement und erhebliche Investitionen. Unternehmen, die nicht mehr als die Kernfunktionen der Beschaffung benötigen, könnten am Ende für Funktionen bezahlen, die sie gar nicht nutzen.

Tipalti

Tipalti ist eine Plattform zur Automatisierung von Finanzprozessen, deren Schwerpunkt auf der Kreditorenbuchhaltung, der Zahlung an Lieferanten und der Einhaltung steuerlicher Vorschriften liegt (wodurch sie sich in gewisser Weise von herkömmlichen Beschaffungslösungen abhebt). Es handelt sich um eine hervorragende Lösung zur Automatisierung der Zahlungsabwicklung im Beschaffungszyklus, einschließlich der Abwicklung globaler Massenzahlungen, der Lieferantenanbindung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über verschiedene Währungen und Rechtsräume hinweg.

Tipalti kommt am besten in Unternehmen zur Geltung, die große Mengen an Lieferantenzahlungen abwickeln und eine lückenlose Compliance auf internationalen Märkten benötigen. Es handelt sich nicht um eine vollständige Procure-to-Pay-Lösung, sondern um ein spezialisiertes Tool für den Bereich des Beschaffungswesens, der für die finanzielle Abwicklung zuständig ist.

Kundenbewertungen:

• Capterra — 4.5/5 Punkten, basierend auf 173 Nutzerbewertungen
• G2 — 4.5/5 Punkten, basierend auf 397 Nutzerbewertungen

Vorteile:

• Automatisiert weltweite Lieferantenzahlungen in verschiedenen Währungen und Rechtsräumen und gewährleistet dabei eine lückenlose Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Die Einbindung von Lieferanten und die Erfassung von Steuerunterlagen erfolgen direkt über die Plattform, wodurch sich der manuelle Aufwand im Finanzbereich erheblich reduziert.
• Die Fehlerquote bei Zahlungen sinkt messbar, da vor jedem Zahlungszyklus automatisch Validierungs- und Compliance-Prüfungen durchgeführt werden.

Nachteile:

• Die Plattform deckt den vorgelagerten Beschaffungsprozess nicht ab — Bestellanforderungen, Genehmigungen und die Verwaltung von Bestellungen fallen nicht in ihren Anwendungsbereich.
• Unternehmen, die eine einzige End-to-End-Beschaffungslösung suchen, müssen Tipalti mit einer separaten Einkaufsplattform kombinieren.
• Die Berichtsfunktionen, die über Zahlungs- und Compliance-Daten hinausgehen, sind im Vergleich zu Mitbewerbern mit einer vollständigen Beschaffungssuite begrenzt.

Preise:

Tipalti unterteilt seine Preisangebote in zwei große Kategorien: Kreditorenbuchhaltung und Massenzahlungen.

Die Preise für die Kreditorenbuchhaltung umfassen drei Stufen:

• Select — 99 $/Monat: Beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, die selbstständige Registrierung von Lieferanten, ERP-Integrationen, Tools zur Einhaltung steuerlicher Vorschriften und die automatische Überprüfung von Steuernummern
• Advanced — 199 $/Monat: Zusätzlich 2- und 3-Wege-Abgleich, flexible Workflows zur Rechnungsfreigabe, Infrastruktur für inländische Mehrfachbuchungen und dedizierter Kundensupport
• Elevate — individuelle Preisgestaltung: Umfasst alle bisherigen Funktionen sowie Währungsabsicherung, globale Infrastruktur für mehrere Unternehmenseinheiten, Priority-Support und professionelle Dienstleistungen für individuelle ERP-Integrationen

Kundenbewertungen (Originalschreibweise):

• Erin B. — Capterra — “It has been generally positive in regards to accomplishing the goal of automating manual billing/collections and payment workflows and speeding up the invoice process, especially. I'm not sure I would say it's the number one tool out there, but it is a workable solution.”
• Danielle M. — G2 — “I like having the option to classify expenses, use credit cards, share employee expenses, and run a procurement process all in one place, with reports that can be ready in minutes. I think the Settings area isn’t very user-friendly. Also, the Reports area isn’t easy to understand, and I don’t always know what to choose.”

Persönliche Meinung des Autors:

Die Kernfunktionen von Tipalti, wie beispielsweise die Automatisierung von Zahlungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, gehören zu den besten in diesem Bereich, wenn es um Unternehmen geht, die in mehreren Ländern tätig sind. Die Auswirkungen, die Tipalti auf Finanzteams hat, die in manuellen Zahlungsabläufen und Steuerdokumentationen versinken, sind schnell spürbar und messbar.

Der Anwendungsbereich ist die größte Einschränkung von Tipalti. Unternehmen, die eine umfassende Beschaffungslösung mit Bestellanforderungen, Genehmigungen und Lieferantenmanagement suchen, werden feststellen, dass Tipalti in diesen Bereichen zu kurz greift. Daher ist Tipalti ein hervorragendes Spezialtool, das am besten als Teil eines umfassenderen Technologie-Stacks für die Beschaffung und nicht als eigenständige Lösung funktioniert.

Ivalua

Ivalua ist eine Lösung, die den gesamten Beschaffungszyklus abdeckt (von der Lieferantensuche und -auswahl über das Vertragsmanagement bis hin zum Einkauf und zur Rechnungsstellung). Die Plattform ist für ihre umfassende Anpassungsfähigkeit bekannt, wodurch sie sich problemlos an komplexe, branchenspezifische Beschaffungsanforderungen anpassen lässt, die die meisten ihrer Mitbewerber nicht ohne erhebliche Abstriche erfüllen können.

Die Hauptzielgruppe von Ivalua sind große Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors, deren Beschaffungsprozesse tief in regulatorische oder betriebliche Rahmenbedingungen eingebettet sind. Die Flexibilität der Plattform ist zwar ein echter Vorteil, geht jedoch mit einer komplexen Implementierung und einem hohen Ressourcenbedarf einher, wie sie für die meisten hochgradig konfigurierbaren Unternehmenslösungen typisch sind.

Kundenbewertungen:

• Capterra — 3.8/5 Punkten, basierend auf 6 Nutzerbewertungen
• G2 — 4.3/5 Punkten, basierend auf 102 Nutzerbewertungen

Vorteile:

• Bewältigt hochkomplexe, branchenspezifische Beschaffungsanforderungen, denen standardisierte Plattformen nicht ohne Abstriche gerecht werden können.
• Die Konfigurierbarkeit der Module für Beschaffung, Vertrags- und Lieferantenmanagement passt sich den organisatorischen Anforderungen an, anstatt Prozessänderungen zu erzwingen.
• Verfügt über eine solide und gut dokumentierte Erfolgsbilanz im öffentlichen Sektor und in stark regulierten Branchen.

Nachteile:

• Die Implementierung ist zeitaufwendig und ressourcenintensiv und erfordert ein hohes Maß an internem Engagement sowie die Unterstützung durch erfahrene Partner.
• Aufgrund ihrer Komplexität ist die Plattform für Unternehmen ohne eigene Beschaffungsabteilung kaum effektiv zu verwalten.
• Für kleinere und mittelständische Unternehmen dürfte es schwierig sein, die Investitionen zu rechtfertigen, die erforderlich sind, um den vollen Nutzen der Plattform auszuschöpfen.

Preise:

Ivalua veröffentlicht keine genauen gestaffelten Preise für seine Einzelmodule. In der Regel werden die Funktionen als Teil eines umfassenderen Source-to-Pay- oder Spend-Management-Pakets angeboten, wobei die Preise individuell mit jedem Kunden ausgehandelt werden.

Kundenbewertungen (Originalschreibweise):

• Amit P. — Capterra — “Excellent value for money and quick implementation”
• Murad G. — G2 — “Ivalua offers a comprehensive procurement platform with strong features for sourcing, supplier management, and spend analysis. I appreciate the flexibility it provides in configuring workflows and reports, which can be tailored to different categories and organizational needs. The tool also integrates well with other enterprise systems, helping centralize procurement data in one place. Overall, it’s a solid solution for teams that need an end-to-end procurement platform.”

Persönliche Meinung des Autors:

Ivalua punktet vor allem bei Bewertungen, bei denen die Konfigurierbarkeit ein unverzichtbarer Faktor ist — Unternehmen, deren Beschaffungsprozesse nicht eng an Standardvorlagen ausgerichtet sind, haben hier im Vergleich zu den meisten Mitbewerbern mehr Spielraum. Die Erfolgsbilanz der Lösung im öffentlichen Sektor ist besonders gut etabliert.

Der Kompromiss ist derselbe wie bei vielen anderen Unternehmenslösungen: Die Implementierung nimmt Zeit in Anspruch, die Lernkurve ist steil und die Investitionen, die erforderlich sind, um die Lösung voll auszuschöpfen, sind beträchtlich. Es ist eine durchaus gerechtfertigte Lösung für Organisationen, die wirklich diese Tiefe wünschen, aber der Rest des potenziellen Kundenstamms könnte problemlos eine andere Lösung mit schnellerer Implementierung und besser vorhersehbaren Ergebnissen finden.

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud ist eine Beschaffungslösung für Unternehmen, die im Rahmen der bestehenden Cloud-ERP-Suite von Oracle entwickelt wurde. Sie verwaltet die Prozesse in den Bereichen Beschaffung, Einkauf, Lieferantenmanagement und Kreditorenbuchhaltung gemeinsam in derselben Umgebung. Die Lösung von Oracle richtet sich an größere Unternehmen, die bereits mit dem Oracle-Ökosystem arbeiten, wo die enge Integration zwischen den Modulen für Beschaffung, Finanzen und Lieferkette zu erheblichen Prozesseffizienzen führen kann.

Die Plattform bietet die Tiefe und Skalierbarkeit eines Oracle-Unternehmensprodukts, verbunden mit der damit einhergehenden Komplexität bei der Implementierung. Oracle Procurement Cloud kann zwar weiterhin als eigenständige Beschaffungslösung eingesetzt werden, entfaltet ihre volle Effizienz jedoch erst im Kontext einer umfassenderen Oracle-ERP-Umgebung.

Kundenbewertungen:

• Capterra — 4.2/5 Punkten, basierend auf 5 Nutzerbewertungen
• G2 — 4.1/5 Punkten, basierend auf 38 Nutzerbewertungen

Vorteile:

• Ermöglicht eine nahtlose Integration in Oracle ERP und schafft so eine einheitliche Datenumgebung für die Bereiche Beschaffung, Finanzen und Lieferkette.
• Lässt sich zuverlässig auf große, globale Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und komplexen Anforderungen an Beschaffung und Compliance skalieren.
• Die Module für Beschaffung und Lieferantenmanagement bieten eine unternehmensweite Funktionalität, die auch bei hohen Transaktionsvolumina zuverlässig funktioniert.

Nachteile:

• Unternehmen außerhalb des Oracle-Ökosystems haben es deutlich schwerer, die Anschaffung gegenüber stärker spezialisierten Wettbewerbern zu rechtfertigen.
• Die Implementierung erfordert einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand, bevor die Plattform einen nennenswerten betrieblichen Nutzen bietet.
• Bei der Benutzererfahrung steht die funktionale Tiefe im Vordergrund und nicht die Benutzerfreundlichkeit, was außerhalb der zentralen Beschaffungsteams zu Akzeptanzproblemen führt.

Preise:

Auf der Website von Oracle finden sich keine konkreten Preisangaben zu Oracle Procurement Cloud oder ähnlichen Angeboten.

Kundenbewertungen (Originalschreibweise):

• Samantha F. — G2 — “Efficiency has been obtained especially in the AP module with invoice processing and with payments.”
• Prakash D. — G2 — “Cloud based application, Scalable, Adaptive and modern interface”

Persönliche Meinung des Autors:

Unternehmen, die bereits auf das Oracle-Ökosystem setzen, werden die Oracle Procurement Cloud als logische und gut integrierte Option empfinden, deren großer Vorteil im nahtlosen Datenfluss zwischen dem Beschaffungswesen und der gesamten ERP-Umgebung liegt. Die funktionale Tiefe in den Bereichen Sourcing und Lieferantenmanagement ist auf Unternehmensebene kaum zu übertreffen.

Ohne den Kontext eines umfassenderen Oracle-Ökosystems ist das Wertversprechen dieser Plattform deutlich weniger überzeugend. Die Implementierungsanforderungen sind erheblich, und es gibt zahlreiche Alternativen auf dem Markt, die denselben Nutzen im Beschaffungsbereich bieten, jedoch mit deutlich geringerem technologischen Aufwand verbunden sind.

ProcurementExpress

ProcurementExpress ist ein schlankes, cloudbasiertes Tool für das Bestellmanagement, das sich an kleine und mittelständische Unternehmen richtet, die grundlegende Einkaufskontrollen benötigen, ohne die Komplexität einer vollständigen Beschaffungsplattform in Kauf nehmen zu müssen. Der Schwerpunkt dieses Tools liegt auf der Erstellung von Bestellanforderungen, Genehmigungsworkflows und der Ausgabenverfolgung. Auf diese Weise werden die wesentlichen Aspekte der Beschaffung abgedeckt, ohne jedoch auf Sourcing, Vertragsmanagement oder ein erweitertes Lieferantenmanagement auszuweiten.

Einfachheit und schnelle Bereitstellung sind die Hauptvorteile von ProcurementExpress: Die Implementierung kann innerhalb weniger Tage abgeschlossen werden, und die Benutzeroberfläche erfordert kaum oder gar keine Schulung. Diese Zugänglichkeit macht das Tool zu einer überzeugenden Option für Unternehmen, die ihre Einkäufe derzeit ausschließlich per E-Mail oder über Tabellenkalkulationen verwalten.

Kundenbewertungen:

• Capterra — 4.7/5 Punkten, basierend auf 421 Nutzerbewertungen
• G2 — 4.7/5 Punkten, basierend auf 61 Nutzerbewertungen

Vorteile:

• Die Lösung lässt sich innerhalb weniger Tage einrichten und erfordert nur minimale Schulungen, sodass auch Teams, die noch keine Erfahrung mit Beschaffungssoftware haben, sofort damit arbeiten können.
• Die übersichtliche Benutzeroberfläche sorgt für einfache Abläufe bei Bestellanforderungen und Genehmigungen, ohne unnötige Komplexität.
• Die Preise sind auch für kleine Unternehmen erschwinglich, die grundlegende Kontrollfunktionen für den Einkauf benötigen, ohne dafür erhebliche Investitionen in Software tätigen zu müssen.

Nachteile:

• Funktionen für das Lieferantenmanagement, die Vertragsabwicklung und ein erweitertes Berichtswesen fehlen auf der Plattform weitgehend.
• Wachsende Unternehmen stoßen tendenziell schneller an die funktionalen Grenzen der Plattform, als dies bei skalierbareren Konkurrenzprodukten der Fall ist.
• Die Integrationsmöglichkeiten sind begrenzt, was mit zunehmenden Anforderungen des Unternehmens zu Datensilos zwischen Beschaffungs- und Finanzsystemen führt.

Preise:

Procurement Express bietet vier separate Preisstufen mit unterschiedlichen Funktionsumfängen, die auf bestimmte Marktsegmente zugeschnitten sind:

• Basic — $415 pro Monat, umfasst eine Selbstbedienungs-Einrichtung für ein einzelnes Unternehmen mit QuickBooks-Integration und grundlegenden Berichtsfunktionen. Unterstützt bis zu $10000 pro Monat.
• Better — $900 pro Monat, kombiniert das vorherige Angebot mit Amazon PunchOuts, Sage 50-Integration und Standard-Berichtsfunktionen. Unterstützt bis zu $1 Mio. pro Monat.
• Best — $2550 pro Monat, bietet einen dedizierten Implementierer sowie Sage 200-Integration, Unterstützung für bis zu 5 Unternehmen, Scan-&-Match-Funktionalität und PunchOuts für über 100 Shops. Unterstützt bis zu $10 Mio. pro Monat.
• Enterprise — die einzige Preisstufe ohne öffentlich bekanntgegebene Kosten, umfasst das gesamte Leistungsspektrum des Unternehmens, einschließlich NetSuite-Integration, Amazon PunchOuts, einem dedizierten Kundenbetreuer, SFTP-Zugang, erweiterter Berichterstellung und mehr. Unterstützt bis zu $50 Mio. pro Monat.

Es fällt möglicherweise eine einmalige Einrichtungsgebühr von etwa 2000 $ an, und alle Tarife erfordern mindestens 10 Nutzer.

Kundenbewertungen (Originalschreibweise):

• Iberly A. — Capterra — “My overall experience with ProcurementExpress.com has been highly positive. The platform provides real-time visibility into company spending and tracks purchases by department, supplier, or category, which greatly improves financial control. It reduces the risk of unauthorized or duplicate purchases and helps manage unexpected expenses by monitoring available contingency funds.”
• Ken G. — G2 — “The ease of use is exceptional. When I need to create categorized expense flows for company reporting, the program allows me to circumvent outside programs and the time it takes to create the detail.”

Persönliche Meinung des Autors:

ProcurementExpress füllt eine ganz bestimmte Marktlücke, die bis heute nicht ausreichend bedient wird. Viele Unternehmen benötigen strukturierte Einkaufskontrollen, sind jedoch noch nicht bereit für den vollständigen Funktionsumfang einer Beschaffungsplattform der Enterprise-Klasse und benötigen diesen auch gar nicht. Dies ist die Zielgruppe, für die ProcurementExpress einen echten Mehrwert bietet.

Allerdings ist die Gesamtkapazität der Plattform auch relativ begrenzt. Viele wachsende Unternehmen werden innerhalb weniger Jahre an die Grenzen der Leistungsfähigkeit dieser Software stoßen, insbesondere in den Bereichen Lieferantenmanagement, Berichtstiefe und Integrationsflexibilität. Daher sollte ProcurementExpress als Ausgangspunkt für ein kleineres Finanz- oder Beschaffungsteam betrachtet werden, nicht als langfristige Investition in die Beschaffungsinfrastruktur.

Kissflow Procurement Cloud

Kissflow Procurement Cloud ist eine flexible, prozessorientierte Beschaffungsplattform, die Teil der umfassenderen Low-Code-Workflow-Suite von Kissflow ist. Sie unterstützt die Bearbeitung von Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferantenmanagement und Rechnungsabwicklung. Die Plattform lässt sich zudem über den zugrunde liegenden Workflow-Builder von Kissflow in hohem Maße anpassen, sodass Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse ohne Vorkenntnisse in der klassischen Softwareentwicklung optimieren können.

Die Zielgruppe der Plattform sind mittelständische Unternehmen, die Wert auf Flexibilität bei den Workflows legen und nach Beschaffungsfunktionen suchen, die sie an bestehende interne Prozesse anpassen können. Die Einbettung von Kissflow Procurement Cloud in ein umfassenderes Workflow-Management-Ökosystem macht die Lösung zudem für Unternehmen interessant, die ihre Beschaffungsprozesse in derselben Umgebung neben anderen organisatorischen Workflows abwickeln müssen.

Kundenbewertungen:

• Capterra — 4.2/5 Punkten, basierend auf 88 Nutzerbewertungen
• G2 — 4.3/5 Punkten, basierend auf 591 Nutzerbewertungen

Vorteile:

• Mit dem Low-Code-Workflow-Builder lassen sich Beschaffungsprozesse ohne Entwicklungsressourcen an bestehende Abläufe anpassen.
• Als Teil der umfassenden Kissflow-Suite verbindet er Beschaffungsworkflows in einer einzigen Umgebung mit anderen betrieblichen Prozessen.
• Er lässt sich leichter an nicht standardisierte Anforderungen von Beschaffungsprozessen anpassen als die meisten spezialisierten Plattformen in einer vergleichbaren Preisklasse.

Nachteile:

• Beschaffungsspezifische Funktionen wie Lieferantenanalysen und Unternehmensintegrationen bleiben hinter denen spezialisierter Beschaffungsplattformen zurück.
• Da der Schwerpunkt der Plattform eher auf dem allgemeinen Arbeitsmanagement liegt, hat sich die Beschaffungsfunktionalität im Vergleich zu spezialisierten Mitbewerbern bisher langsamer entwickelt.
• Unternehmen mit ausgereiften oder komplexen Beschaffungsprozessen werden auf funktionale Einschränkungen stoßen, die Umgehungslösungen oder zusätzliche Tools erfordern.

Preise:

Auf der Website von Kissflow finden sich keine konkreten Preisangaben, jedoch gibt es eine eigene Preisseite, auf der erläutert wird, wie sich der Preis genau zusammensetzt, sowie mehrere Möglichkeiten, ein individuelles Angebot anzufordern.

Kundenbewertungen (Originalschreibweise):

• Mark M. — Capterra — “It's been great. Very pleased with how Kissflow has been able to replaced an ancient internally developed system. Easy to use and AMAZING customer support and service.”
• Saksham A. — G2 — “Kissflow has been a solid tool for managing our workflows, especially in the Procure-to-Pay (P2P) process. It helps us streamline everything from purchase requisitions to approvals, PO generation, and vendor payments—all in one place. The ability to customize forms and automate approvals has really improved our turnaround time. It’s easy for users across departments to collaborate, and tracking the status of requests is super transparent. While it may not have all the depth of a full ERP system, for mid-sized operations, it covers the essentials really well and keeps things efficient.”

Persönliche Meinung des Autors:

Die Anpassbarkeit der Workflows in der Kissflow Procurement Cloud ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal für Unternehmen, deren Beschaffungsprozesse nicht in die Standardvorlagen passen, auf die sich die meisten Plattformen stützen. Die Möglichkeit, Workflows zu konfigurieren, ohne umfangreiche Investitionen in Entwicklungskapazitäten tätigen zu müssen, macht die Lösung deutlich anpassungsfähiger als fast jedes Konkurrenzprodukt auf dem Markt.

Die Tiefe der Plattform ist ihr größter Kompromiss. Die Kissflow Procurement Cloud ist äußerst flexibel, aber in Bezug auf Analytik, Lieferantenmanagement und Unternehmensintegration weniger ausgereift als spezialisierte Beschaffungsplattformen. Sie wäre ideal für Unternehmen, die anpassungsfähige Workflows höher bewerten als spezifische Beschaffungsfunktionen. Für Organisationen mit umfangreichen Beschaffungsanforderungen könnte sie jedoch in wichtigen Bereichen zu kurz greifen.