Definition: Eine Informationsanfrage (englisch: Request for Information, kurz RFI) ist ein formelles Dokument, das verwendet wird, um schriftliche Informationen einzuholen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Im Beschaffungswesen nutzen Unternehmen eine Informationsanfrage, um sich über Lieferanten, ihre Leistungsfähigkeit, Produkte, Dienstleistungen, Preisansätze und ihre Eignung zu informieren – noch bevor eine detailliertere Beschaffungsphase beginnt. Ihr Hauptzweck besteht darin, Unsicherheiten zu reduzieren, die Kommunikation zu verbessern und Entscheidungsträgern zu helfen, Optionen zu vergleichen oder offene Fragen vor einem Kauf, einer Vertragsunterzeichnung oder einer Projektplanänderung zu klären.

Projekten fehlt es in der Anfangsphase häufig an etwas – sei es Hardware, Software oder Dienstleistungen. Eine Informationsanfrage im Beschaffungsprozess hilft dabei, diese Lücke zu schließen. Der Prozess beginnt, wenn Sie potenzielle Lieferanten über eine Informationsanfrage kontaktieren, um sie in den Auswahlprozess einzubeziehen. Der Haken daran: Fehlt Ihrer Informationsanfrage Klarheit, Professionalität oder eine benutzerfreundliche Struktur, werden Lieferanten sie möglicherweise schlicht ignorieren.

Wenn Sie es leid sind, von Lieferanten keine Antwort zu erhalten, ist es an der Zeit, die Bedeutung der Informationsanfrage im Beschaffungswesen tiefergehend zu verstehen, Vorlagen und reale Anwendungsfälle zu erkunden und Ihren RFI-Prozess auf ein neues Niveau zu heben.

Was ist eine Informationsanfrage?

Eine Informationsanfrage (Request for Information, RFI) ist im Beschaffungswesen ein formelles Dokument, das Unternehmen verwenden, um gezielt Informationen über bestimmte Produkte oder Dienstleistungen von potenziellen Lieferanten einzuholen.

Obwohl eine Informationsanfrage gelegentlich mit einem Vertrag verwechselt wird, handelt es sich dabei um zwei völlig verschiedene Dinge. Die Informationsanfrage ist der erste Schritt, um zu prüfen, ob Lieferanten die für ein Projekt benötigten Materialien oder Dienstleistungen anbieten können. Mit ihrer Hilfe stellen Sie fest, welcher Lieferant Ihre Fristen und sonstigen Projektanforderungen erfüllen kann – noch bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen.

Informationsanfragen werden in der Regel an mehrere Lieferanten gleichzeitig versandt. Sie helfen dabei, die Marktoptionen einzugrenzen, den eigenen Bedarf auf Basis des Lieferantenfeedbacks zu schärfen und geeignete Partner zu identifizieren.

Informationsanfrage vs. Angebotsanfrage (RFP): Was ist der Unterschied?

Eine Angebotsanfrage (RFP) ist von Natur aus ein deutlich detaillierteres und formelleres Dokument als eine Informationsanfrage. Während die Informationsanfrage grundlegende Informationen über die Leistungsfähigkeit eines Lieferanten einholt, fordert die Angebotsanfrage detaillierte Konzepte dazu an, wie ein Lieferant ein Projekt umsetzen oder einen Auftrag erfüllen möchte. Sie geht auf Strategie, Methodik, Problemlösungsansätze und mögliche Herausforderungen ein.

Vereinfacht ausgedrückt stellt die Informationsanfrage die Frage: „Was können Sie leisten?" Die Angebotsanfrage hingegen fragt: „Wie genau werden Sie es umsetzen, und was kostet es?" Angebotsanfragen werden bei komplexen, hochwertigen Projekten eingesetzt und erfordern einen erheblichen Zeit- und Vorbereitungsaufwand.

In Precoro können Sie eine Angebotsanfrage entweder manuell erstellen oder aus einer Bestellanforderung umwandeln – das spart Zeit und reduziert die manuelle Dateneingabe erheblich.

Informationsanfrage vs. Preisanfrage (RFQ): Was ist der Unterschied?

Eine Preisanfrage (RFQ) kommt dann zum Einsatz, wenn Sie genau wissen, was Sie benötigen und wie es umgesetzt werden soll – und Ihr Hauptanliegen der Preis ist. Im Gegensatz zur Informationsanfrage oder Angebotsanfrage konzentriert sich die Preisanfrage ausschließlich auf die Einholung von Kosteninformationen von potenziellen Lieferanten.

Versenden Sie eine Preisanfrage, sobald Ihre Projektanforderungen und alle Details zu Qualität, Menge und Lieferung feststehen. Das Ziel ist der Preisvergleich. Wählen Sie die Option, die Ihren Anforderungen am besten entspricht und gleichzeitig kosteneffizient ist.

Informationsanfrage, Angebotsanfrage oder Preisanfrage: Wie wähle ich aus und wann setze ich was ein?

Die Entscheidung zwischen einer Informationsanfrage, Angebotsanfrage oder Preisanfrage hängt vom Projektstand und davon ab, wie klar die potenziellen Lösungen bereits sind:

Informationsanfrage (RFI): Kommt in der Anfangsphase der Beschaffung zum Einsatz. Geeignet, wenn viele Lieferanten in Frage kommen oder die Herausforderung noch nicht klar umrissen ist. Der Prozess verschafft einen Überblick über verfügbare Lieferanten, ihre allgemeinen Leistungsfähigkeiten und ihr Angebot. Nehmen Sie die Informationsanfrage ernst – sie ist ein grundlegender erster Schritt zur Vorauswahl.

Angebotsanfrage (RFP): Folgt direkt auf die Vorauswahl der Lieferanten mittels Informationsanfrage. In dieser Phase werden Erkenntnisse gesammelt und Lieferanten eingeladen, ihre Lösungsansätze einzureichen. Angebotsanfragen fördern die Zusammenarbeit und helfen dabei, die Lieferantenauswahl weiter einzugrenzen. Sie eignen sich besonders dann, wenn das Problem klar ist, aber innovative Lösungen der Lieferanten gefragt sind.

Preisanfrage (RFQ): Kommt zum Einsatz, sobald alle Details feststehen. Sie konzentriert sich auf präzise Kosten-, Termin- oder Kompatibilitätsangaben. Lieferanten antworten auf klar definierte Anforderungen – kreative Eigenleistung ist nicht erforderlich. Setzen Sie Preisanfragen ein, um Budgets zu finalisieren oder bestehende Systeme abzugleichen.

Wann sollte man eine Informationsanfrage einsetzen?

Greifen Sie auf eine Informationsanfrage zurück, wenn Sie neue Materialien oder Dienstleistungen benötigen. Wenn Sie sie an mehrere potenzielle Lieferanten versenden, können Sie Ihre Auswahl eingrenzen, die beste Entscheidung treffen und alle Details dokumentieren. Liefert ein Lieferant ein Produkt, das Ihren Anforderungen nicht entspricht, können Sie die Informationsanfrage oder Angebotsanfrage als Referenz heranziehen, um die fehlenden Anforderungen aufzuzeigen.

Die Informationsanfrage spielt auch im Bauwesen eine wichtige Rolle, da dort große Mengen an Materialien wie Holz oder Zement benötigt werden. Aber auch viele andere Branchen verlassen sich auf Informationsanfragen, um Materialien zu beschaffen.

IT-Abteilungen nutzen Informationsanfragen, um die beste Computer-Hardware oder Projektmanagement-Software zu finden. Im Gesundheitswesen werden Informationsanfragen eingesetzt, um wichtige Verbrauchsmaterialien zu beschaffen. Eine Werbeagentur versendet eine Informationsanfrage, um Marketingtools zu evaluieren.

Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, eine Informationsanfrage zu versenden – auch wenn es nur an ein oder zwei Lieferanten geht. Dieses Vorgehen vermittelt den Eindruck eines Wettbewerbs und motiviert Unternehmen, ihr bestes Angebot zu unterbreiten.

Informationsanfrage bei wiederkehrender Beschaffung

Da eine Informationsanfrage allgemeine Lieferanteninformationen sammelt, nutzen manche Unternehmen RFI-Vorlagen, um Lieferantenprofile für wiederkehrende Beschaffungsprojekte aufzubauen. So können Berater für Mitarbeiterleistungen diesen Ansatz beispielsweise anwenden, um die besten Anbieter für ihre Kunden zu identifizieren. In diesem Fall hilft die Informationsanfrage dabei, gespeicherte Daten effizient zu durchsuchen und schnell eine Vorauswahlliste für die Angebotsanfrage zu erstellen.

Da die Lieferantenprofile bereits alle notwendigen allgemeinen Informationen enthalten, kann die nachfolgende Angebotsanfrage kompakt gehalten werden und sich gezielt auf den aktuellen Bedarf des Unternehmens konzentrieren.

Wesentliche Bestandteile einer Informationsanfrage

Um potenzielle Lieferanten vorzuselektieren, enthält eine Informationsanfrage im Beschaffungswesen in der Regel folgende Informationen:

• Überblick und Zielsetzung der Informationsanfrage
• Projektumfang und spezifische Anforderungen
• Schlüsselfragen und gewünschte Informationen
• Vorgaben für Format und Einreichung der Antwort
• Wichtige Termine und Einreichungsfrist
• Kontaktdaten für Rückfragen und weitere Erläuterungen

Informationsanfragen dienen der Erhebung erster Daten. Dem Wesen nach stellen sie gezielte Fragen, die Lieferanten dazu auffordern, ihre Leistungsfähigkeit, bisherige Erfahrungen, Produkte, Dienstleistungen und grobe Kostenvorstellungen darzulegen.

Wie funktioniert der RFI-Prozess?

Das für die Informationsanfrage zuständige Beschaffungsteam erarbeitet den Fragenkatalog, der anschließend folgende Schritte durchläuft – veranschaulicht anhand eines realen Branchenbeispiels:

1. Bedarfsermittlung

Angenommen, Ihr Unternehmen organisiert große Open-Air-Festivals und benötigt einen zuverlässigen Zeltverleih. Der bisherige Lieferant erfüllt die Anforderungen nicht mehr, sodass Sie nach einem neuen Anbieter suchen, der langlebige Zelte und exzellenten Kundenservice bietet.

2. Ausfüllen der RFI-Vorlage

Nun beginnt die Recherchephase. Sie suchen nach potenziellen Zeltverleihen und stoßen auf einige vielversprechende Anbieter. Bevor Sie deren Ausstattung prüfen oder weitere Gespräche führen, senden Sie eine übersichtliche Informationsanfrage mit Ihren Festivaldetails und Zeltanforderungen. Jeder Anbieter erhält dasselbe Formular mit einer Antwortefrist, um Verzögerungen zu vermeiden.

3. Erste Rückmeldungen der Lieferanten

Mehrere Lieferanten haben geantwortet. Einer ist auf kleine Veranstaltungen spezialisiert und scheidet aus. Zwei oder drei zeigen jedoch Potenzial – einer bietet wasserdichte Zelte an, ein anderer überzeugt durch herausragende Kundenbewertungen.

4. Versand von Preisanfragen für weitere Informationen

Um die Kosten zu vergleichen, senden Sie an die drei infrage kommenden Anbieter eine Preisanfrage mit Ihrem Budget und dem geschätzten Zeltbedarf.

5. Zweite Rückmeldungen der Lieferanten

Die Lieferanten antworten mit Angeboten. Zwei übersteigen Ihr Budget, einer liegt jedoch innerhalb Ihrer finanziellen Möglichkeiten. Sie führen eine abschließende Recherche durch, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

6. Entscheidungsfindung

Der verbleibende Zeltverleih erfüllt alle Anforderungen. Sie finalisieren die Details und sichern sich einen verlässlichen Lieferanten, der einen reibungslosen Festivalbetrieb garantiert.

Wie schreibt man eine Informationsanfrage?

Das Format einer Informationsanfrage variiert branchenübergreifend nur wenig, da hauptsächlich grundlegende Informationen abgefragt werden. Die meisten Informationsanfragen umfassen mindestens vier Hauptabschnitte.

1. Grundlegende Angaben zur Anfrage

Eine Informationsanfrage erfordert den Namen Ihres Unternehmens, den Namen des Lieferanten sowie das Datum. Halten Sie oben auf der Seite Platz für diese Angaben frei. Falls zutreffend, sollten Sie auch relevante Projektdaten und Fristen angeben, damit der Lieferant weiß, bis wann er antworten soll. Dieser Abschnitt kann zudem folgende Angaben enthalten:

• Referenznummer der Informationsanfrage
• Datum der Weiterleitung der Informationsanfrage
• Projektname und Projektnummer
• Antwortfrist

2. Zweckbeschreibung

Fassen Sie in diesem Abschnitt zusammen, was Sie vom Unternehmen benötigen. Geben Sie dabei auch Kontext zu Ihrem eigenen Unternehmen: Informationen über die beteiligte Abteilung, grundlegende Kundendaten und die Unternehmensmission. Beispielsweise könnte Ihr Marketingteam recyceltes Papier benötigen, um Umweltziele zu erfüllen – ein Detail, das für Ihr Projekt entscheidend sein könnte und daher hier vermerkt werden sollte.

3. Projektzusammenfassung

Nach der Zweckbeschreibung geben Sie eine Zusammenfassung des Projekts: Erläutern Sie, warum Sie es durchführen, welchen Zeitrahmen Sie vorsehen und welche Ziele Sie verfolgen. Falls Sie Diagramme, Grafiken oder andere Dokumente beifügen möchten, weisen Sie hier darauf hin – so stellen Sie sicher, dass der Empfänger Ihre Anhänge prüft.

4. Antwortbereich für den Lieferanten

Beschriften Sie die untere Hälfte des Dokuments mit „Antwort" und lassen Sie etwa eine halbe Seite frei, damit der Empfänger direkt antworten oder ein separates Dokument beifügen kann. Dieser Platzhalter ist ein Zeichen guter Geschäftsführung. Informieren Sie die Lieferanten außerdem darüber, wie und bis wann sie antworten sollen und wann sie eine Rückmeldung von Ihnen erwarten können.

So gestalten Sie Ihre Informationsanfrage wirkungsvoll

Nachfolgend finden Sie Tipps, wie Sie eine wirkungsvolle Informationsanfrage verfassen:

• Seien Sie präzise. Vage Fragen führen zu vagen, wenig hilfreichen Antworten. Direkte, konkrete Fragen liefern verwertbare Rückmeldungen.
• Halten Sie die Anfrage kurz. Eine Informationsanfrage ist kein ausuferndes Dokument. Fragen Sie ausschließlich nach Informationen, die für Ihre Entscheidung relevant sind.
• Geben Sie Lieferanten ausreichend Zeit. Eine Informationsanfrage ist zwar weniger aufwendig als eine Angebotsanfrage oder Preisanfrage – dennoch benötigen Lieferanten Zeit für aussagekräftige Antworten. Zwei bis vier Wochen sind üblich.
• Verwenden Sie eine einheitliche Vorlage. Standardisierte Informationsanfragen erleichtern den Lieferantenvergleich und verhindern den Aufwand, der durch uneinheitliche Formate entsteht.
• Fügen Sie bei Bedarf visuelle Hilfsmittel ein. In Branchen wie dem Bauwesen können Diagramme oder Bilder Missverständnisse reduzieren und zu relevanteren Antworten beitragen.

Beispiele und Vorlagen für Informationsanfragen

Anstatt bei null anzufangen, empfiehlt es sich, auf eine bewährte Vorlage zurückzugreifen. Nutzen Sie die nachstehenden Beispiele und starten Sie den Beschaffungsprozess sofort.

Vorlagen für Informationsanfragen können auf folgenden Websites heruntergeladen werden:

• ClickUp bietet professionelle RFI-Vorlagen für eine reibungslose Lieferanten- und Anbieterkommunikation.

• Procore stellt kostenlose RFI-Vorlagen speziell für Bauprojekte zur Verfügung.

• Smartsheet bietet kostenlose RFI-Formulare und Vorlagen zum Download in den Formaten Excel, Word und PDF an.

Beispiel einer Informationsanfrage

Informationsanfrage Nr. 7621

• März 2025
  Modernisierung der Klimaanlage im Bürokomplex City Center
  Projekt Nr. 512

Eingereicht an: Michael Reynolds
Eingereicht von: Anna Carter

Beschreibung der Informationsanfrage:

Carter & Söhne Bau sucht einen Lieferanten für gewerbliche Klimaanlageneinheiten zur Modernisierung des Heizungs- und Kühlsystems im Bürokomplex City Center. Benötigt werden energieeffiziente Einheiten, die für eine Bürofläche von rund 4.650 Quadratmetern geeignet sind, mit einer Lieferung zwischen dem 10. und 20. Mai 2025, abhängig vom Installationsfortschritt.

Der Bürokomplex City Center wurde zuletzt im Jahr 2015 renoviert; das Klimasystem entspricht nicht mehr den aktuellen Energieeffizienzstandards. Das Gebäudemanagement, geleitet von Direktorin Sarah Collins, hat eine Anlage angefordert, die sowohl die Energiekosten senkt als auch die Luftqualität verbessert.

Wir benötigen detaillierte Informationen zu verfügbaren Modellen, Preisen, Garantieoptionen und voraussichtlichen Lieferterminen. Der ausgewählte Lieferant sollte außerdem Installationsunterstützung und einen Wartungsplan anbieten. Unser Ziel ist ein reibungsloser Übergang zu einem modernisierten Klimasystem mit minimalen Betriebsunterbrechungen.

Unternehmenshintergrund:

Carter & Söhne Bau ist seit über 20 Jahren auf gewerbliche Gebäudesanierungen und Infrastrukturprojekte spezialisiert. Unser Unternehmen beschäftigt 75 Fachkräfte und hat über 200 regionale Projekte abgeschlossen. Wir setzen auf nachhaltige Baulösungen und arbeiten mit verschiedenen Unternehmens- und Behördenkunden zusammen. Weitere Informationen finden Sie unter www.carterundsöhne.de.

Antwortdatum:
Antwort:

Welche Vorteile bietet eine Informationsanfrage?

Studien zeigen, dass 43% der Organisationen Informationsanfragen in ihren Beschaffungsprozess integrieren. Hier sind die Gründe, warum Unternehmen auf Informationsanfragen setzen:

• Lieferanteneignung prüfen: Mithilfe einer Informationsanfrage finden Sie Lieferanten, die Ihren Projektanforderungen entsprechen, und erstellen eine Vorauswahlliste der besten Optionen.
• Markt verstehen: Informationsanfragen liefern Einblicke in Branchentrends, verfügbare Lösungen und die Leistungsfähigkeit von Lieferanten.
• Risiken minimieren: Die Prüfung von Lieferantenerfahrungen und früheren Projekten hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden.
• Fundierte Entscheidungen treffen: Die Antworten auf Informationsanfragen liefern wichtige Informationen, um schwache Lieferanten auszusortieren und den richtigen Partner zu wählen.

Anwendungsfälle der Informationsanfrage in verschiedenen Branchen

Nachfolgend typische Szenarien aus verschiedenen Branchen, in denen die Informationsanfrage eine Schlüsselrolle spielt:

• IT-Unternehmen: IT-Firmen nutzen Informationsanfragen, um die beste Hardware und Software zu beschaffen, indem sie Einrichtungskosten, Integrationsanforderungen und verfügbaren Support klären.
• Baubranche: Informationsanfragen sind ein zentrales Kommunikationsinstrument im Bauwesen. Sie helfen Auftraggebern, Generalunternehmern und Subunternehmern dabei, Projektanforderungen, Materialspezifikationen und Zeitpläne zu konkretisieren.
• Gesundheitswesen: Vor dem Kauf oder der Modernisierung von Geräten nutzen Gesundheitsdienstleister Informationsanfragen, um Marktlösungen, Kosten und verfügbaren Support zu vergleichen.
• Einzelhandel: Einzelhandelsunternehmen nutzen Informationsanfragen, um Lieferanten für Wiederverkaufsprodukte zu bewerten – etwa hinsichtlich Verfügbarkeit, Abmessungen, Qualität und weiterer Details.
• Finanzdienstleistungen: Finanzorganisationen versenden Informationsanfragen an Anbieter, um Plattformen für Transaktionsverfolgung, Datenverwaltung und Integrationsmöglichkeiten zu vergleichen.

Herausforderungen im RFI-Prozess

Nachfolgend häufige Probleme bei Informationsanfragen im Beschaffungswesen sowie Tipps zu deren Bewältigung:

Mangelnde Klarheit bei den Anforderungen

Unklare Informationsanfragen führen zu irrelevanten Lieferantenantworten und verzögerten Zeitplänen. Ein Bauunternehmen, das umweltfreundliche Materialien sucht, könnte ohne präzise Angaben mit unbrauchbaren Daten überhäuft werden.

Lösung: Führen Sie im Vorfeld Abstimmungsgespräche mit allen Beteiligten. Passen Sie die Anforderungen an, wenn sich Ziele weiterentwickeln. So lassen sich gemeinschaftliche Anforderungen und klare Erwartungen frühzeitig definieren, was unnötige Verzögerungen verhindert.

Überwältigende Anzahl von Lieferantenantworten

Hunderte von Lieferanteneinsendungen können den Auswertungsprozess zum Erliegen bringen – besonders wenn viele davon nicht dem gesuchten Profil entsprechen.

Lösung: Beschaffungsverantwortliche können Einsendungen mithilfe grundlegender Kriterien vorfiltern. Empfehlenswert ist ein strukturiertes Bewertungsverfahren, das Lieferantenantworten nach Kostenaussichten, Nachhaltigkeit, Compliance und weiteren Kriterien gewichtet und einstuft.

Fehlende einheitliche Formate

Unterschiedliche Formate sorgen für Unübersichtlichkeit und erschweren den Vergleich von Lieferantenantworten. Ein Lieferant liefert ausführliche technische Details, ein anderer beschränkt sich auf das Wesentliche.

Lösung: Stellen Sie ein einheitliches Antwortformat zur Verfügung, das Vergleiche deutlich erleichtert. Erstellen Sie ein Leitfadendokument, das potenziellen Lieferanten Ihren Informationsanfrageprozess erläutert, und achten Sie auf konsequente Einheitlichkeit.

Unzureichende Schulung der Mitarbeitenden

Mangelnde Schulung im Umgang mit Informationsanfragen beansprucht Beschaffungsressourcen unnötig. Teams mit wenig Erfahrung in der Entwicklung von Bewertungsmethoden können Schwierigkeiten haben, Lieferantenangebote zu analysieren und einzustufen.

Lösung: Investieren Sie in gezielte Schulungen, um leistungsfähigere Teams für das Informationsanfragemanagement aufzubauen. Halten Sie die Mitarbeitenden regelmäßig über aktuelle Best Practices und Tools auf dem Laufenden.

Zeitdruck bei der Umsetzung

Enge Fristen verleiten Teams dazu, den Informationsanfrageprozess zu überstürzen und wichtige Schritte zu überspringen, was die Qualität beeinträchtigt. Ein Einzelhändler auf der Suche nach einer Softwarelösung unter hohem Zeitdruck könnte beispielsweise entscheidende Eignungsprüfungen auslassen.

Lösung: Planen Sie ausreichend Zeit für jede Projektphase ein. Setzen Sie robuste Projektmanagement-Tools ein, um den Fortschritt zu überwachen, Fristen einzuhalten und Qualitätsstandards zu wahren.

Zurückhaltung qualifizierter Lieferanten

Hochwertige Lieferanten könnten Informationsanfragen ignorieren, wenn sie den Prozess als nicht transparent oder fair wahrnehmen. Dies kann die Anzahl verfügbarer Lieferanten erheblich einschränken.

Lösung: Schaffen Sie Vertrauen durch transparente Kommunikation und klar definierte Bewertungskriterien, um die Teilnahmebereitschaft zu steigern. Diese Strategie stärkt Beziehungen und schafft eine gute Grundlage für künftige Zusammenarbeit.

Was ist eine Antwort auf eine Informationsanfrage?

Eine Antwort auf eine Informationsanfrage ist schlicht die Rückmeldung des Lieferanten auf Ihre erste Anfrage. Sie liefert Feedback und hilft Ihnen zu beurteilen, ob die Produkte oder Dienstleistungen des Lieferanten Ihren Anforderungen entsprechen. Eine gut strukturierte Antwort auf eine Informationsanfrage ermöglicht dem Beschaffungsteam einen effizienten Vergleich mehrerer Lieferanten und spart Zeit für beide Seiten.

Dem Wesen nach zielt eine Informationsanfrage auf Standardisierung ab – Lieferanten werden dazu angehalten, eine ähnliche Antwortstruktur einzuhalten. Eine typische Antwort auf eine Informationsanfrage enthält folgende Informationen:

• Leistungsfähigkeit und Erfahrung des Unternehmens: Ein kurzer Überblick über die Kompetenzen des Unternehmens und seine bisherigen Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten.
• Leistungsbeschreibung: Eine Beschreibung der angebotenen Leistungen und aller relevanten Erfahrungen im Zusammenhang mit den Anforderungen der Informationsanfrage.
• Quellenangaben: Eine Liste von Referenzen für Daten, Quellen oder Studien, die bei der Erstellung der Antwort verwendet wurden.
• Weitere Informationen: Sonstige relevante Unterlagen, einschließlich Marketingmaterialien oder anderer Dokumente, die die Antwort unterstützen.

Wie wählt man das richtige RFI-Tool aus?

Da Informationsanfragen häufig in der wiederkehrenden Beschaffung eingesetzt werden, stellt sich die Frage, ob es geeignete Automatisierungstools gibt. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht, wie Sie das beste Werkzeug für Informationsanfragen auswählen – beispielsweise für die Baubranche:

Stellen Sie sicher, dass das Tool vollständig automatisiert ist. Viele RFI-Tools verfügen nicht über eine durchgängige vertikale Integration – ohne diese Funktion kann der Prozess ineffizient werden, da Informationsanfragen oft über mehrere Systeme verteilt vorliegen. Das Tool sollte einen zentralisierten Datenzugang und eine zentrale Datenverwaltung für eine einfache Nutzung bieten.

Ein standardisierter Prozess und ein einheitliches Format sind unerlässlich. Legen Sie ein klares RFI-Verfahren für Ihr Projekt fest und informieren Sie alle beteiligten Teams darüber. Achten Sie auf konsequente Einhaltung und verwenden Sie klare, einfache Sprache in den Anfragen.

Beschränken Sie jede Informationsanfrage auf eine einzige Frage. Formulieren Sie klar, welche Information benötigt wird. Achten Sie auf eine Chat-Funktion für eine direkte, sofortige Kommunikation. Alle Teams sollten Echtzeit-Benachrichtigungen und Rückmeldeaufforderungen erhalten. Jede Informationsanfrage sollte eine Frist für die Antwort enthalten.

Die automatisierte Software sollte ein geordnetes Nummerierungs- und Benennungssystem für Informationsanfragen umfassen. Sie sollte Nutzer dazu auffordern, zu prüfen, ob die gewünschten Informationen bereits vorhanden sind – so werden unnötige Anfragen vermieden. Um Verwirrung in letzter Minute zu verhindern, sollte das System Nutzer außerdem dazu auffordern, die Projektunterlagen vor der Einreichung einer Informationsanfrage zu lesen.

Eine zusätzliche Funktion automatisierter Informationsanfragen könnte es Nutzern ermöglichen, dem Architekten oder Ingenieur Lösungsvorschläge zu unterbreiten – was den Prozess vereinfacht und beschleunigt.