Erfahren Sie mehr über die Bedeutung der Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen. Lernen Sie praktische Strategien kennen, um Ihre Ausgaben zu managen und in nachhaltiges Wachstum zu investieren.

Definition: Kostenkontrolle ist der Prozess, die Unternehmensausgaben durch laufende Planung, Nachverfolgung und Anpassung im Einklang mit den Budgeterwartungen zu halten. Sie umfasst die Festlegung von Kostenzielen, die Überwachung der tatsächlichen Ausgaben, deren Vergleich mit Prognosen oder Budgets sowie die frühzeitige Identifizierung von Abweichungen. Wenn die Ausgaben die Erwartungen übersteigen oder Ressourcen ineffizient eingesetzt werden, werden Korrekturmaßnahmen ergriffen, um die Kosten wieder unter Kontrolle zu bringen. Das Ziel der Kostenkontrolle ist nicht einfach die Ausgabenkürzung, sondern die Reduzierung von Verschwendung, die Verbesserung der Effizienz und der Schutz der Rentabilität, ohne Qualität, Betrieb oder Geschäftsleistung zu beeinträchtigen.

Angesichts der aktuellen makroökonomischen Entwicklungen, mit steigender Inflation und instabilen Zinssätzen, konzentrieren sich Unternehmen mehr denn je darauf, Einsparungen zu erzielen und Kosten zu senken. Unternehmen priorisieren für 2025 Wachstum und Expansion, haben aber Schwierigkeiten, Margensteigerungen mit neuen Investitionen in Einklang zu bringen. Eine aktuelle Umfrage von Boston Consulting Group ergab, dass die Befragten im Jahr 2024 nur 48 % ihrer Kosteneinsparungsziele erreichen konnten.

Was ist also die Lösung? Wie steigern Sie den Umsatz Ihres Unternehmens und holen gleichzeitig das Beste aus jedem ausgegebenen Euro heraus? Die Antwort liegt auf der Hand: Kostenkontrolle. Eine umfassende Strategie, die sowohl Kostensenkung als auch Kostenoptimierung kombiniert, geht nicht nur darum, Kosten zu kürzen – es geht darum, klug zu investieren. Dieser Artikel beleuchtet die Vorteile und Herausforderungen der Kostenkontrolle und wie Beschaffungssoftware dazu beitragen kann, Ihre Initiative zum Leben zu erwecken.

Bedeutung der Kostenkontrolle

Kostenkontrolle, auch bekannt als Ausgabenkontrolle, bezeichnet die Praxis, Ausgaben zu analysieren, zu überwachen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass jeder ausgegebene Euro Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringt. Betrachten Sie es als die Möglichkeit, Ihr Geld für Sie arbeiten zu lassen. Die Kostenkontrolle hilft Ihnen auch, die Fallstricke der Kostensenkung zu vermeiden und die Produktqualität bei reduzierten Ausgaben aufrechtzuerhalten.

Durch den Vergleich Ihrer Ausgaben mit Ihrem geplanten Budget können Sie Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifizieren, Lieferantenbeziehungen verbessern und unnötige Einkäufe eliminieren. Die Definition der Kostenkontrolle umfasst folgende Schritte:

• Budgetplanung

Ein klar definiertes Budget dient als Grundlage für die Kostenkontrolle. Beginnen Sie damit, vergangene Budgets und Ausgabendaten zu prüfen, um zu bestimmen, was funktioniert hat und was verbessert werden könnte.

Aber verweilen Sie nicht zu lange bei historischen Informationen. Begründen Sie stattdessen jede Ausgabe und identifizieren Sie deren Zweck. Dieser Prozess wird als Zero-Based Budgeting bezeichnet und ist eine der effektivsten Kostenkontrollmethoden. Legen Sie schließlich messbare und erreichbare Ziele fest, die Ihr Unternehmen innerhalb eines klaren Zeitrahmens erreichen kann.

• Kommunikation mit Stakeholdern

Die verantwortlichen Teams müssen die Budgetgrenzen und die gewünschten Ergebnisse für das Unternehmen klar verstehen. Offene Kommunikation sichert die Unterstützung aller Beteiligten und stellt sicher, dass alle Abteilungen auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Planen Sie regelmäßige Check-in-Meetings und bleiben Sie offen für Fragen, Bedenken und Vorschläge.

• Ausgabenverfolgung

Als Nächstes überwachen Beschaffungsteams die Ausgaben, um Unstimmigkeiten und Diskrepanzen in ihrer Ausgabenhistorie zu identifizieren, wie nicht genehmigte Ausgaben, doppelte Einkäufe und Budgetüberschreitungen.

Dieser Prozess kann manuell durchgeführt oder mit Ausgabenmanagementsoftware wie Precoro beschleunigt werden, die Nutzer automatisch über überbudgetierte Bestellungen informiert. Eine frühzeitige Erkennung solcher Probleme hilft zu bestimmen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind und welche Lücken geschlossen werden müssen.

• Budgetabstimmung mit den Ausgaben

Jetzt ist es an der Zeit, die Ausgaben Ihres Unternehmens mit dem geplanten Budget zu vergleichen. Konzentrieren Sie sich dabei sowohl auf Über- als auch auf Unterausgaben – sie erzählen eine unterschiedliche Geschichte. Überausgaben weisen auf eine schlechte Budgetplanung, potenzielle Scope-Creep (wenn sich der Projektumfang nach dem Start ändert) oder unvorhergesehene Kosten hin.

Unterausgaben mögen wie ein Gewinn erscheinen, sind aber auch ein Symptom für zugrundeliegende Projektprobleme, wie Verzögerungen, verpasste Wachstumschancen oder sogar mangelhafte Qualitätskontrolle.

• Korrekturmaßnahmen

Sobald Sie die Probleme identifiziert haben, ist es Zeit, sie zu beheben. Das Ziel ist einfach: Bereiche identifizieren, in denen die Kosten außer Kontrolle geraten, und Wege finden, sie zu minimieren. Um diese Bedenken zu überwinden, implementieren Sie Minderungsmaßnahmen, darunter Zero-Based Budgeting und Abweichungsanalyse. Lesen Sie weiter unten mehr über Kostenkontrolllösungen.

Kostenkontrolle ist keine einmalige Lösung. Die Wiederholung dieses Prozesses viertteljährlich oder jährlich hilft, die Grundursachen für Kostenüberschreitungen und Inkonsistenzen mit der Ausgangsbasis zu identifizieren.

Kostenkontrolle vs. Kostenmanagement

Sowohl Kostenkontrolle als auch Kostenmanagement befassen sich mit der Überwachung und Optimierung von Ausgaben, weshalb diese Begriffe häufig verwechselt werden. Das Hauptziel der Kostenkontrolle besteht darin, sicherzustellen, dass die Ausgaben des Unternehmens innerhalb des Budgets bleiben, Gewinne zu steigern und Bereiche aufzuzeigen, die Korrekturmaßnahmen erfordern. Da die Maßnahmen als Reaktion auf gefundene Probleme implementiert werden, ist Kostenkontrolle reaktiv.

Kostenmanagement hingegen ist proaktiver. Es umfasst Ressourcenplanung (Menschen, Ausrüstung und Materialien für ein Projekt), Kostenschätzung (ungefähre Kosten), Budgetierung und schließlich die Kontrolle der Kosten.

Kostenmanagement erstreckt sich über das gesamte Projekt, von Anfang bis Ende, mit dem Ziel, Herausforderungen zu antizipieren und zu verhindern, bevor sie auftreten. Während alle Teammitglieder zum Kostenmanagement beitragen, sind in der Regel Buchhaltungs- und Beschaffungsmanager für die Kostenkontrolle zuständig.

Es lässt sich sagen, dass Kostenkontrolle im Wesentlichen ein entscheidender Teil des Kostenmanagements ist. Kurz gesagt: Während Kostenkontrolle die Ausgaben im Einklang mit dem Budget hält, bestimmt Kostenmanagement, wie hoch das Budget sein soll und wohin es fließen soll. Hier sind die Hauptunterschiede zwischen den beiden:

Kostenkontrolle vs. Kostensenkung

Im Bestreben, ihre Einsparziele zu erreichen, konzentrieren sich Unternehmen oft darauf, Kosten und unnötige Ausgaben zu kürzen. Wenn sorgfältig geplant, kann Kostensenkung dazu beitragen, Gewinne zu steigern und eine effizientere Ressourcennutzung zu fördern.

Obwohl Kostensenkung wichtig ist, ist sie keine einmalige Lösung und möglicherweise nicht die beste Option für jeden. Tatsächlich verzeichneten 35 % der Unternehmen, die ihre Ausgaben im Jahr 2023 gekürzt haben, eine Rückkehr der Kosten. Darüber hinaus berichteten etwa 27 % der Organisationen, dass die Kürzung von Kosten ihr Unternehmenswachstum und ihre Aktivitäten tatsächlich behindert hat.

Während beide Methoden darauf abzielen, Kosten zu optimieren und Unternehmenseinsparungen zu erzielen, unterscheiden sich ihre Ansätze. Kostenkontrolle überwacht Ausgaben und stellt sicher, dass sie mit dem festgelegten Budget übereinstimmen. Kostensenkung hingegen zielt darauf ab, Kosten durch strategische Entscheidungen zu senken, ohne die Produktqualität zu verringern.

Zum Beispiel möchte das Unternehmen seine Produktpalette erweitern, aber die Aufnahme einer neuen Produktion könnte das Budget für die bestehende Produktlinie belasten. In diesem Fall könnte das Unternehmen auslagern oder zu einem günstigeren Lieferanten wechseln, um Kosten zu senken. Gewissermaßen kann Kostensenkung als Korrekturmaßnahme der Kostenkontrolle dienen, da Unternehmen häufig Ausgaben kürzen, nachdem sie während des Prozesses unnötige Kosten identifiziert haben.

Arten von Ausgaben, die von der Kostenkontrolle betroffen sind

Um Ihre Kosten zu kontrollieren, müssen Sie sie verstehen. Die meisten Geschäftsausgaben lassen sich in verschiedene Typen unterteilen, und jeder wirkt sich unterschiedlich auf den Geschäftsbetrieb aus. Jeder Typ erfordert seinen eigenen Ansatz.

Direkte Kosten

Direkte Kosten fallen, ihrem Namen entsprechend, in den Bereich der direkten Beschaffung. Diese Ausgaben lassen sich direkt mit der Herstellung der Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens verknüpfen. Direkte Kosten sind leicht nachzuverfolgen, da sie üblicherweise mit einem Kostenobjekt verbunden sind: einem bestimmten Produkt, einer Dienstleistung oder sogar einer Abteilung.

Beispiele für direkte Kosten umfassen:

• Materialien für die Produktherstellung
• An Mitarbeitende gezahlte Löhne
• Ausrüstung für die Produktion
• Versandkosten im Zusammenhang mit Produktion oder Produktverkäufen

Indirekte Kosten

Indirekte Ausgaben hingegen werden im Rahmen der indirekten Beschaffung verwaltet. Auch bekannt als Gemeinkosten, umfassen sie Ausgaben, die den Geschäftsbetrieb unterstützen. Solche Aufwendungen sind schwieriger nachzuverfolgen, da sie nicht direkt mit dem Produkt oder der Dienstleistung des Unternehmens verbunden sind.

Beispiele für indirekte Kosten umfassen:

• Miete für Lager- oder Produktionsgebäude
• Computer und Software
• Büromaterial
• Reisekosten
• An Berater und ausgelagerte Arbeitskräfte gezahlte Löhne

Fixkosten

Fixausgaben ändern sich während eines festgelegten Zeitraums nicht, der oft durch eine vertragliche Vereinbarung gebunden ist. Sie werden nicht durch die Anzahl der vom Unternehmen verkäuften oder produzierten Waren beeinflusst. Solche Kosten sind typischerweise wiederkehrend und nicht direkt mit der Produktherstellung verbunden.

Beispiele für Fixkosten umfassen:

• Leasing- und Mietzahlungen
• Grundsteuern
• Feste Arbeitskosten
• Zinskosten

Variable Kosten

Variable Kosten hingegen schwanken je nach Anzahl der verkäuften oder produzierten Waren. Je mehr Produkte das Unternehmen verkäuft, desto höher die variablen Kosten. Sie lassen sich direkt auf das Produkt oder die Dienstleistung des Unternehmens zurückführen, was diese Ausgaben in der Regel direkt macht. Dennoch sind variable Kosten aufgrund ihrer sich ständig ändernden Natur schwieriger zu berechnen und zu budgetieren.

Beispiele für variable Kosten umfassen:

• Versand- und Lieferkosten für Produkte
• Rohstoffe und Vorräte
• Verpackung
• Verkaufsprovisionen
• Löhne und Überstundenvergütung

Zusammen bilden Fixkosten und variable Kosten die Gesamtkosten Ihres Unternehmens.

Halbvariable Kosten

Ausgaben, die teils fix und teils variabel sind, fallen unter halbvariable Kosten. Beispielsweise haben Mitarbeitende zwar ein monatliches Gehalt, können aber je nach Leistung eine Verkaufsprovision erhalten. Das Gehalt ist fix, während die Provision je nach Verkaufsvolumen variiert, was diese Ausgabe halbvariabel macht.

Weitere Beispiele umfassen:

• Stromplan mit Verbrauchsaufschlag
• Telefonrechnungen mit Verbrauchsaufschlag
• Wartungskosten
• Überstunden- und Provisionsvergütung
• Versicherung mit zusätzlichem Deckungsschutz

Vorteile der Kostenkontrolle

Die Bedeutung der Kostenkontrolle geht über finanzielle Gewinne und Umsätze hinaus. Die Kontrolle über Ihre Ausgaben kann in vielen Bereichen Ihres Unternehmens einen großen Unterschied machen, vom Lieferantenmanagement bis hin zur betrieblichen Effizienz.

Wenn Sie Ihre Ausgaben managen, können Sie in das investieren, was wirklich zählt, wie Ausrüstungsupgrades, Mitarbeiterprämien oder Geschäftserweiterungen. Hier ist, warum sich Unternehmen auf Kostenkontrolle konzentrieren:

• Kosteneinsparungen

Ordnungsgemäß implementierte Kostenkontrollstrategien können dem Unternehmen helfen, Ausgabenleckagen zu reduzieren, Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu finden und weniger für Bedürfnisse mit niedriger Priorität auszugeben, was wiederum die Rentabilität verbessert. Wenn Ihr Unternehmen zu viel ausgibt, kann Kostenkontrolle Preisabweichungen erkennen.

Anschließend können Sie diese Daten nutzen, um zu verstehen, welche Entscheidung Sie treffen sollten: mit Lieferanten über Rabatte verhandeln, Ausrüstung wechseln oder die Produktion eines Produkts mit geringer Nachfrage einstellen. Wenn beispielsweise die Stromrechnung des Unternehmens monatlich steigt, erwägen Sie den Wechsel zu kostengünstigeren Lichtquellen wie LEDs.

• Finanzielle Flexibilität

Niedrigere Ausgaben und mehr Einsparungen geben Ihnen mehr Spielraum, Mittel in neue Projekte zu investieren und Ressourcen in Bereiche zu lenken, die die Geschäftsziele vorantreiben. Darüber hinaus kann das Unternehmen, wenn es plötzlich mit unerwarteten Herausforderungen konfrontiert wird (Rezession, Störungen in der Lieferkette oder Geräteausfälle), die Kosten schnell mit minimalen Schäden decken. Finanziell flexible Unternehmen sind auch eher in der Lage, Rentabilitätschancen zu nutzen.

• Finanzprognose

Das Verständnis Ihrer Ausgaben und der Budgetgrenzen Ihres Unternehmens hilft Ihnen, für die Zukunft zu planen und erreichbare Ziele zu setzen. Mit der zusätzlichen finanziellen Flexibilität und den Einsparungen können Unternehmen sich auf zukünftige Hürden vorbereiten und dabei ein klares Bild ihrer potenziellen Einnahmen und verfügbaren Ressourcen haben. Regelmäßig angewendet kann Kostenkontrolle ein großartiges Werkzeug sein, um eine langfristige Finanzprognose zu entwickeln.

• Wettbewerbsvorteil

Effektive Kostenkontrolle kann Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Kürzen Sie Ausgaben oder verhandeln Sie bessere Konditionen mit Lieferanten, um Ihren Kunden niedrigere Preise oder andere Anreize wie kostenlosen Versand oder Rabatte anzubieten. Eine bewährte Erfolgsbilanz gut durchgeführter Kostenkontrolle könnte Ihnen einen Vorsprung gegenüber anderen Unternehmen in wettbewerbsintensiven Branchen wie dem Baugewerbe verschaffen.

• Risikomanagement

Kostenkontrolle gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die Kostenstruktur des Unternehmens, wo Sie potenzielle Risiken erkennen können, bevor sie tatsächlich eintreten. Dies gilt nicht nur für externe Faktoren wie Marktbedingungen oder wirtschaftliche AbschwUnge, sondern geht auch tiefer in interne Prozesse.

Hier ist eines der Kostenkontrollbeispiele: Wenn Sie feststellen, dass die Maschinenwartungskosten steigen, können Sie die Ausrüstung wechseln oder regelmäßige Wartungschecks planen, um teure Reparaturen zu vermeiden.

• Verbesserte Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung

Bei der Implementierung unternehmensweiter Kostenkontrolllösungen kommen Abteilungen und Teams zusammen, um ihre Perspektiven abzustimmen und Ideen auszutauschen. Obwohl Zusammenarbeit möglicherweise nicht das Hauptziel ist, schafft Kostenkontrolle eine Plattform, auf der Mitarbeitende abteilungsübergreifend offen ihre Bedenken äußern können.

Eine zweite Meinung kann Ihnen helfen sicherzustellen, dass der Kostenkontrollplan alle Problembereiche angeht und alle Lücken schließt. Darüber hinaus können Sie mit mehr Informationen eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welche Kosten zu senken, zu investieren oder umzuverteilen sind.

• Nachhaltige Entwicklung

Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto größer wird der Bedarf an umfassenden Kostenkontrollstrategien. Neben dem Fokus auf finanzielle Vorteile müssen Unternehmen ihr Kostenmanagement an die Veränderungen des Marktes anpassen. Wenn Sie verstehen, wo Sie Kosten kürzen und in welche Ressourcen Sie investieren sollten, schaffen Sie eine solide Grundlage für ein nachhaltiges Geschäftsmodell. Wenn jede Ihrer Entscheidungen gut begründet und durch Kostenkontrolldaten gestützt ist, ist Ihr Unternehmen auf dem Weg zum langfristigen Erfolg.

Herausforderungen der Kostenkontrolle und Lösungen

Kostenkontrolle kann schwierig zu implementieren sein, insbesondere für Unternehmen ohne klares Budget oder Ausgabenmanagementsystem. Hier sind einige der häufigen Herausforderungen, mit denen Unternehmen im Kostenkontrollprozess konfrontiert sind, sowie Lösungen zu ihrer Bewältigung.

• Mehrere Datenquellen

Finanzdaten sind oft über verschiedene Plattformen und Tools verteilt, die das Unternehmen nutzt, sei es Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder einfache Tabellenkalkulationen in Excel. Die Datenerfassung kann schnell zu einem mühsamen, zeitaufwändigen Prozess werden. Ohne alle Informationen an einem Ort könnten die Ergebnisse der Kostenkontrolle ungenau und fehlerbehaftet sein.

Lösung: Implementieren Sie Beschaffungssoftware, die Informationen aus mehreren Datenquellen in einem einzigen Dashboard zentralisiert. Precoro beispielsweise ermöglicht es Nutzern, die Datenübertragung mit ERP-, Buchhaltungs- und Geschäftstools einzurichten. Diese Funktion reduziert den Zeitaufwand für die Organisation dieser Informationen erheblich und hilft, ein klares Bild der Unternehmensausgaben zu erhalten.

• Akzeptanz und Widerstand gegen Veränderungen

Bei der unternehmensweiten Kostenkontrolle kann die Anzahl der Stakeholder überwältigend erscheinen. Die Kommunikation der Beschaffungsstrategie an alle Beteiligten ist immer notwendig. Jedoch können zu viele Meinungen schnell Ihre Vision der zu erreichenden Ziele verwässern.

Darüber hinaus stimmen möglicherweise nicht alle Stakeholder mit dem Plan überein. Wenn Sie den Geschäftsbetrieb ändern, können Ihre Bemühungen auf Widerstand stoßen, der den Fortschritt des Kostenkontrollmanagements verlangsamen kann.

Lösung: Halten Sie Stakeholder von Anfang bis Ende über alle Kostenkontrollaktualisierungen informiert. Planen Sie Frage-und-Antwort-Sitzungen, in denen Sie die Vorteile und Herausforderungen der Kostenkontrolle teilen, gestützt durch Daten und Analysen der Unternehmensausgaben. Bieten Sie darüber hinaus Schulungen und Einführungen für Mitarbeitende an, die mit neuen Veränderungen zu kämpfen haben.

• Fehlerhafte Berichte

Finanzunterlagen und Ausgabendaten bilden das Rückgrat der Kostenkontrolle. Berichte sollten präzise Zahlen, Daten und Namen liefern, die alle entscheidend für die Etablierung einer ordnungsgemäßen Kontrolle über Ihre Finanzen sind. Wenn das Unternehmen noch immer auf manuelle Dateneingabe angewiesen ist und alle Daten in einer Tabellenkalkulation speichert, besteht eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit.

Reale Beispiele, von Unternehmensriesen wie Kodak und JP Morgan bis hin zu gewöhnlichen Staatsbediensteten, zeigen, wie kostspielig Tabellenkalkulationsfehler sein können und manchmal zu einem Verlust von erstaunlichen 10 Milliarden USD führen.

Lösung: Wechseln Sie zu einer automatisierten Kreditorenbuchhaltungsplattform, die Daten aus Rechnungen und Bestellungen abruft und Berichte generiert. Plattformen wie Precoro verwenden den Dreiwegabgleich, um Unstimmigkeiten zwischen Dokumenten zu erkennen. Darüber hinaus können Sie in Precoro visuelle Diagramme, vordefinierte Berichte und benutzerdefinierte Berichte erstellen und die Daten über die Integration mit Power BI in einem leicht verständlichen Format präsentieren.

• Wachsende Kosten der Kostenkontrolle

Einige Kostenkontrollinitiativen, wie Mitarbeiterschulungen oder neue cloudbasierte Beschaffungssoftware, erfordern eine Vorabinvestition. Lösungen, die Ihnen langfristig Geld sparen können, sind möglicherweise sogar teurer als das, was Sie derzeit verwenden.

Da das Unternehmen wächst, benötigt es zudem mehr Ressourcen für seine Kostenkontrollprozesse. Konkret benötigt es zusätzliche Mittel, mehr Mitarbeitende, spezialisierte Tools und vor allem Zeit.

Lösung: Starten Sie mit Ausgabenkontrollinitiativen, die Ihnen sofortige Ergebnisse liefern. Zum Beispiel können Sie klare Budgets festlegen, um die Teams auf einen Weg zu gut verwalteten Finanzen zu bringen. Wenn Sie in neue Ausgabenmanagementsoftware investieren, konzentrieren Sie sich auf skalierbare Lösungen mit differenzierten Preismodellen. Lassen Sie zuerst ein kleines Team das Tool nutzen und sammeln Sie deren Feedback. Wenn die Ergebnisse positiv sind, können Sie zu einem umfassenderen Plan wechseln.

• Externe Faktoren

Selbst wenn Sie einen stabilen Kostenkontrollplan entwickeln, können Faktoren außerhalb der Kontrolle des Unternehmens diesen stören. Eine Umfrage ergab, dass 40 % der Führungskräfte sich auf die Marktstörungen des Jahres 2025 nicht vorbereitet fühlen. Und das ist keine Überraschung – Branchenschwankungen, Währungsfluktuationen und plötzliche Preiserhöhungen können Ihr Kostenmanagementsystem aus dem Gleichgewicht bringen. Globale geopolitische Ereignisse und Naturkatastrophen sind besonders verwüstend, da Unternehmen in diesen schwierigen Zeiten oft mit unerwarteten Kosten konfrontiert werden.

Lösung: Denken Sie bei der Entwicklung eines Kostenkontrollsystems daran, wie Sie Ihr Unternehmen finanziell flexibel machen können. Die einfachste Option besteht darin, einen Notfallplan zu erstellen und eine Barreserve aufzubauen, die Sie zur Deckung unvorhergesehener Ausgaben verwenden können. Bleiben Sie über globale und branchenspezifische Nachrichten informiert und passen Sie die Kostenkontrollmaßnahmen entsprechend an.

KPIs für die Kostenkontrolle

Key Performance Indicators (KPIs) sind quantifizierbare Metriken, die verwendet werden, um den Fortschritt eines Unternehmens bei bestimmten Zielen über einen festgelegten Zeitraum zu messen. KPIs variieren je nach verschiedenen Aspekten des Unternehmens: Beispielsweise wird die Klickrate (CTR) im Marketing häufig verwendet, während sich der Fertigungssektor auf Metriken wie die Energiekosten pro Einheit konzentriert.

Die Kostenkontrolle hat ihren eigenen Satz häufig verwendeter Metriken, von denen einige folgende sind:

• Kostenabweichung misst die Differenz zwischen den budgetierten Kosten und den tatsächlich für ein Projekt ausgegeben Kosten.
• Umsatzkosten (COGS), auch bekannt als Herstellungskosten, verfolgen alle Ausgaben, die direkt mit der Herstellung der vom Unternehmen verkäuften Waren verbunden sind. COGS umfasst alle direkten Kosten (Materialien, Arbeit und Versandgebühren), schließt aber indirekte Kosten aus (Marketing, Miete und Nebenkosten).
• Kostenleistungsindex (CPI) misst die Kosteneffizienz Ihres Projekts durch den Vergleich seines Earned Value (EV) und der tatsächlichen Kosten (AC). Wenn das Projekt beispielsweise zu 60 % abgeschlossen ist, bei einem Gesamtbudget von 100.000 USD, beträgt der Earned Value 60.000 USD (0,6 x 100.000 USD = 60.000 USD). Das Unternehmen hat bereits 70.000 USD ausgegeben. Der CPI wird berechnet, indem EV durch AC dividiert wird (60.000 USD / 70.000 USD = 0,8). Ein CPI unter 1,0 deutet auf eine Budgetüberschreitung hin.
• Zielnettogewinn ist der Gewinn, den das Unternehmen in einem festgelegten Zeitraum erzielen möchte. Es ist eine der wichtigsten Zielmetriken in einem Kostenkontrollsystem und wird durch Abzug von fixen und variablen Kosten vom Umsatz gemessen.
• Return on Investment (ROI) misst, wie gut die Investition abgeschnitten hat. Zur Berechnung dieser Metrik dividieren Sie den Wert der Investition durch die Kosten der Investition.
• Kosten pro Einheit beziehen sich auf die Produktionskosten eines einzelnen Artikels. Im Zusammenhang mit COGS werden sie durch Division der gesamten Produktionskosten durch die Anzahl der Einheiten gemessen.
• Bruttogewinnmarge zeigt den Umsatz, den das Unternehmen nach Abzug der Geschäftskosten erzielt hat. Sie wird berechnet, indem COGS vom Nettoumsatz (ohne Rabatte und Rückgaben) abgezogen wird.

Mit den richtigen KPIs können Sie die Ergebnisse Ihrer Kostenkontrollstrategie in konkrete Zahlen umwandeln, die genau zeigen, wie viel Geld Sie verlieren, sparen und investieren. Mit diesen Informationen können Sie die Problembereiche identifizieren und Kostenkontrollmethoden anwenden, um sie anzugehen.

Die besten Kostenkontrollstrategien

Die Verwaltung Ihrer Ausgaben zum Vorteil Ihres Unternehmens kann entmutigend sein. Unternehmen können jedoch verschiedene Kostenkontrollmethoden einsetzen, um ihren Cashflow und ihre finanzielle Stabilität zu verbessern. Ergänzen Sie neben der Kostensenkung Ihr Kostenkontrollarsenal um folgende Techniken.

Überausgaben mit Abweichungsanalyse erkennen

Abweichungsanalyse, ein häufig verwendetes Kostenrechnungsinstrument, vergleicht die budgetierten Kosten mit den tatsächlichen. Basierend auf den Analysedaten können Unternehmen Bereiche finanzieller Diskrepanzen identifizieren, potenzielle Grundursachen untersuchen und eine Lösung entwickeln.

Für beste Ergebnisse sollte die Abweichungsanalyse regelmäßig, entweder monatlich oder viertteljährlich, durchgeführt werden. Diese Häufigkeit hilft, finanzielle Inkonsistenzen frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen.

Prädiktive Analysen für Prognosen nutzen

Prädiktive Analysen sind ein entscheidender Teil der Ausgabenkontrolle, da sie dabei helfen, potenzielle Preisanstiege oder Markttrends vorherzusagen. Sie können historische Daten verwenden, um Muster und Herausforderungen zu identifizieren, die Ihre Kosten beeinflussen.

Wenn beispielsweise der Lieferant die Preise für Materialien während der Produktionshochsaison erhöht hat, kann das Unternehmen einen Festpreisvertrag aushandeln oder das Budget rechtzeitig vorbereiten.

Mit Zero-Based Budgeting klug planen

Zero-Based Budgeting, kurz ZBB, bezeichnet eine Art der Budgetierung, bei der jede Ausgabe für jede neue Periode begründet werden muss. Das Budget beginnt im Wesentlichen bei 0 USD und wird um die monetären Bedürfnisse des Unternehmens für diesen Zeitraum herum aufgebaut, sei es ein Jahr oder ein Monat.

Anstatt das vergangene Budget anzupassen, stützt die Organisation jeden Kostenpunkt auf ihre aktuellen Geschäftsziele. Darüber hinaus zeigt ZBB, wie die Ressourcen des Unternehmens zugewiesen sind.

Fortschritt mit Earned Value Management bewerten

Earned Value Management (EVM) verfolgt den Fortschritt eines Projekts und seine Ausrichtung auf Umfang, Budget und Zeitplan. EVM konzentriert sich auf drei Metriken, von denen wir bereits zwei erwähnt haben: Earned Value (EV), Actual Costs (AC) und Planned Value (PV).

Während sich der Earned Value auf tatsächlich abgeschlossene Arbeit bezieht, ist der Planned Value die Arbeit, die bis zu einem festgelegten Zeitpunkt hätte abgeschlossen sein sollen. Diese Metriken helfen Unternehmen, Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um weiteren Schaden zu verhindern.

Kosten durch Outsourcing senken

Outsourcing von externen Spezialisten für nicht strategische Aufgaben ist eine gängige Praxis im Kostenkontrollmanagement. Outsourcing erweist sich oft als kosteneffektiver als die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters für jede Position, da ausgelagerte Arbeitskräfte nicht dieselben Leistungen, Gehälter oder Schulungen benötigen.

Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, aus günstigeren Lohnmärkten auszulagern, wodurch ihre Arbeitskosten gesenkt werden. Diese Praxis reduziert auch indirekte Ausgaben, wie Kosten für Büromaterial oder Ausrüstung.

Mit Kostenkontrollsoftware automatisieren

Unternehmen, die noch immer Tabellenkalkulationen oder veraltete Ausgabenmanagementsysteme verwenden, übersehen möglicherweise die Vorteile automatisierter Beschaffungssoftware.

So kann Kostenkontrollsoftware Ihrem Unternehmen helfen:

• Repetitive Aufgaben automatisieren. Solche Tools helfen Organisationen dabei, repetitive, zeitaufwändige Aufgaben zu erledigen, wie das Erstellen von Bestellungen oder Finanzberichten. Kostenkontrollsoftware verarbeitet auch die Rechnungserfassung mit OCR und spart dem Unternehmen wertvolle Zeit und Aufwand.
• Unnötige Ausgaben erkennen. Einfache, anpassbare Berichte geben Ihnen ein klares Bild davon, wohin Ihr Geld fließt. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, alle Einkäufe im Unternehmen zu verfolgen und zu überprüfen. Darüber hinaus erkennen Tools wie Precoro doppelte Rechnungen und warnen Ihr Team, bevor Ausgabenleckagen auftreten.
• Diskrepanzen in Dokumenten finden. Automatisierte Tools verwenden häufig den Dreiwegabgleich und vergleichen Rechnungen, Bestellungen und Quittungen, um die Genauigkeit von Kaufdokumenten sicherzustellen.
• Das Beste aus Ihren Verträgen herausholen. Mit allen Lieferanteninformationen in der Kostenkontrollsoftware können Sie die Lieferantenleistung verfolgen und Preise vergleichen. Basierend auf diesen Informationen können Sie bessere Konditionen wie Mengenpreise oder Rabatte aushandeln.
• Genehmigungsprozesse beschleunigen. Beschaffungsplattformen ermöglichen es Nutzern, automatisierte Genehmigungsworkflows einzurichten, sodass Sie nicht jeden Mitarbeiter einzeln um Genehmigung kontaktieren müssen. Die Software leitet das benötigte Dokument an die zuständigen Genehmiger weiter, wobei jede Person vollständige Transparenz über den Prozess hat.

Warum die Kontrolle der Kosten wichtig ist

Mit dem sich ständig verändernden Markt ist Kostenkontrolle nicht nur ein Mittel zur Gewinnsteigerung und zum Einhalten des Budgets geworden. Es ist ein Wettbewerbsvorteil, der Ihrem Unternehmen einen Vorsprung im Wettbewerb verschaffen kann. Darüber hinaus ist Kostenkontrolle bei zunehmenden Auswirkungen externer Faktoren auf Unternehmen eine Überlebensstrategie, die langfristiges Unternehmenswachstum sichert.

Kostenkontrolle geht über Kostensenkung und Kosteneinsparungen hinaus. Durch die Optimierung Ihrer Ausgaben können Sie Ressourcen in Bereiche umverteilen, die wirklich wichtig sind, in neue Technologien für Ihr Unternehmen investieren und sich auf verschiedenen Märkten ausweiten.