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Beschaffungsmanagement: Grundlagen, Vorteile und Best Practices

Q: Wie unterscheidet sich das Beschaffungsmanagement bei kleinen, mittleren und großen Unternehmen?

In kleinen Unternehmen ist die Beschaffung in der Regel einfach und wird oft von Finanz- oder Betriebsabteilungen ohne ein dediziertes Team verwaltet. In mittleren Unternehmen sollte der Prozess strukturierter sein, da mehr Abteilungen unabhängig einkaufen und das Finanzwesen eine bessere Kontrolle über Genehmigungen, Lieferanten und Budgets benötigt. In Großunternehmen muss die Beschaffung oft mehrere Einheiten unterstützen, sodass sich der Fokus auf Standardisierung, Compliance, Lieferanten-Governance und Systemintegration verschiebt.

Q: Was sind die größten Risiken im Beschaffungsmanagement, und wie können Sie sie mindern?

Zu den größten Risiken gehören vertragsfremde Einkäufe, schwache Genehmigungskontrolle, schlechte Lieferantenüberwachung, schlechte Daten, Betrugsexposition und geringe Ausgabentransparenz. Der beste Weg, diese Risiken zu reduzieren, ist die Durchsetzung von Genehmigungsregeln vor dem Einkauf, die Kontrolle des Lieferantenzugangs, die frühzeitige Überprüfung von Budgets und das Verbinden von Dokumenten in einem System mit klaren Audit-Trails und Berichten.

Q: Wie lange dauert es, ein Beschaffungsmanagementsystem erfolgreich zu implementieren?

Die Implementierungszeit hängt von der Unternehmensgröße, der Workflow-Komplexität, der Anzahl der Einheiten, der Datenmigration und den Integrationen ab. Ein mittelständisches Unternehmen mit einem Standard-Setup kann oft in 2-8 Wochen live gehen, während ein komplexerer Rollout in der Regel länger dauert.

16 Apr 2026

Inhaltsverzeichnis

Svitlana Mysak Content Writer bei Precoro

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Leitfaden zum Beschaffungsmanagement: Grundlagen, Vorteile und Best Practices

Definition: Beschaffungsmanagement ist der gesamte Prozess der Planung von Einkäufen, der Auswahl von Lieferanten, der Aushandlung von Konditionen und des Kaufs der Waren oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen benötigt. Über die reine Bestellung hinaus umfasst es auch das Lieferantenmanagement, die Kostenkontrolle, die Risikoreduzierung und die Einhaltung von Richtlinien, damit Ihr Team mit mehr Transparenz und weniger kostspieligen Fehlern einkaufen kann.

Ein klarer Ansatz für das Beschaffungsmanagement ist heute wichtiger denn je. Heutzutage geht es bei Einkäufen weniger darum, dass Mitarbeiter effizient sind, sondern vielmehr darum, dass sie flexibel und widerstandsfähig gegenüber Störungen sind. Handelskriege und geopolitische Ereignisse haben die Beschaffung weitaus anspruchsvoller gemacht und Teams dazu gebracht, der Strukturierung des Prozesses sowohl intern als auch extern mehr Aufmerksamkeit zu schenken.

Dieser Leitfaden behandelt, was Beschaffungsmanagement umfasst, wie man es angeht und wo die richtigen Tools einen praktischen Unterschied machen.

Was ist Beschaffungsmanagement?

Beschaffungsmanagement ist im Kern ein komplexes Geflecht aus Strukturen und Richtlinien, das einen korrekten Einkaufsablauf aus Sicht des Unternehmens durchsetzen soll. Die Beschaffung selbst kann nicht nur durch eine einzelne Aktion der Bestellung beschrieben werden. Die Bestellung beginnt typischerweise mit der Anforderung, erfordert eine separate Genehmigung und wird dann von Lieferung, Rechnung und endgültiger Zahlung gefolgt. Jede dieser Phasen erfordert ein sorgfältiges Management und die richtige Strategie.

Was bedeutet Beschaffungsmanagement eigentlich?

Wie Sie die Beschaffung verwalten, korreliert direkt mit Ihrem Verständnis von Beschaffung. Ohne ein klares Konzept im Kopf bewegen Sie die Zahnräder, ohne zu wissen, was sie eigentlich tun.

Beschaffung ist der Prozess der Beschaffung der Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen für seinen Betrieb benötigt. Beschaffungsaktivitäten und -bedürfnisse variieren je nach Unternehmensstruktur und Geschäftszielen, aber drei Haupttypen gelten in allen:

Direkte Beschaffung bezieht sich auf alle Käufe, die zur Herstellung eines Produkts erforderlich sind. Beispiele sind Rohstoffe, Produktionsausrüstung oder sogar Verpackungskosten. Diese Käufe wirken sich direkt auf den Erfolg der Produktion und deren Kosten aus.
Indirekte Beschaffung befasst sich mit dem Kauf von Artikeln zur Unterstützung des täglichen Betriebs des Unternehmens. Diese Waren beziehen sich nicht direkt auf die Fertigung, sondern auf deren unterstützende Vorgänge. Bürobedarf ist ein gutes Beispiel für indirekte Beschaffung: Er ist im täglichen Betrieb des Unternehmens unverzichtbar, wirkt sich aber nicht auf die Produktion des verkauften Artikels aus und wird nicht in dessen Endpreis einbezogen.
Dienstleistungsbeschaffung umfasst die Beschaffung von Dienstleistungen, die von Personen erbracht werden, wie z. B. eine Beratung. Sie kann sowohl direkt als auch indirekt sein: Wenn die Dienstleistung das, was der Kunde erhält, beeinflusst, ist sie direkt; wenn sie eher den Betrieb unterstützt, ist sie indirekt.

Das Verhältnis von direkter zu indirekter Beschaffung variiert stark je nach Branche und Nische, in der Sie tätig sind. Im Allgemeinen können indirekte Ausgaben zwischen 15 % und 40 % der gesamten Unternehmensausgaben liegen.

Unabhängig davon, wie Ihre Organisation funktioniert, streben Sie den höchsten ROI und die größtmögliche Vorhersehbarkeit bei der Beschaffung von Artikeln und Dienstleistungen an. Das Beschaffungsmanagement ist der strategische Ansatz zum Aufbau dieses organisierten Workflows. Sein Ziel ist es, die Beschaffung hochwertiger Waren und Dienstleistungen von zugelassenen Lieferanten innerhalb eines festgelegten Budgets und Zeitrahmens zu ermöglichen.

Als sekundäres, aber nicht weniger wichtiges Ziel zielt es darauf ab, die vollständige Kontrolle darüber zurückzugewinnen, wie Einkäufe im gesamten Unternehmen erfolgen. Das Beschaffungsmanagement sollte nicht nur erfassen, wer kauft, sondern auch, was sie kaufen, von wem, zu welchem Preis und unter welchen Bedingungen. Und es sollte nicht auf eine einzige Funktion beschränkt sein: Verwalten bedeutet, wichtige Prozesse wie Sourcing, Anforderung, Bestellung, Beschleunigung, Inspektion und Abgleich zu überwachen.

Warum ist Beschaffungsmanagement entscheidend für den Geschäftserfolg?

Leistungsstarke Teams können das Neunfache des Ertrags ihrer Beschaffungsinvestitionen erzielen. Sehen wir uns an, wie sich die Auswirkungen des Beschaffungsmanagements intern widerspiegeln:

Ihr Einkauf hat eine feste Struktur. Ein verantwortungsvoller Ansatz mit klaren Richtlinien bietet ein wesentliches Rückgrat für den Einkaufsprozess. Ohne ordnungsgemäßes Management könnten Mitarbeiter beispielsweise einkaufen, ohne anzufordern, und Rechnungen können eintreffen, wenn niemand den Einkauf überhaupt genehmigt hat. Mit dem Beschaffungsmanagement werden sie jedoch direkt an die Genehmiger weitergeleitet, die wiederum für Bestellungen in ihrer spezifischen Kategorie oder ihrem Team verantwortlich sind.
Jeder Einkauf ist sichtbar. Beschaffungsmanagement mit ordnungsgemäß zugewiesenen Rollen und einem zentralen System zur Unterstützung gibt Ihnen Transparenz über die gesamten Ausgaben. Sie sollten sehen können, wer was und zu welchen Kosten in Ihrer Organisation kauft. Ein solcher Überblick öffnet auch die Tür für eine einfachere Identifizierung von doppelten oder unautorisierten Ausgaben.
Sie gewinnen Einfluss auf die Ausgaben. Mit dem Beschaffungsmanagement steuern Ihre Ausgaben nicht die Einkäufe im nächsten Quartal – Sie tun es. Allein eine zentralisierte Übersicht hilft, Lieferanten zu vergleichen und Einkäufe desselben Lieferanten über mehrere Standorte hinweg zu bündeln. Ihr Team kann beispielsweise eine Verhandlungsmöglichkeit erkennen, wenn das Einkaufsvolumen einen niedrigeren Preis rechtfertigt. Fügen Sie die Struktur des Beschaffungsmanagements hinzu, und Sie haben einen durchgesetzten Prozess, der für Sie arbeitet.

Diese internen Veränderungen sind nicht die einzigen Gründe, warum Sie die Beschaffung verwalten sollten. Die Welt, in der die Beschaffung tätig ist, hat sich verändert, von rasanter Automatisierung bis hin zu Risiken in Bereichen, die einst stabil schienen:

KI-Einführung ist die neue Normalität. Die Einsatzrate von KI im Beschaffungssektor ist auf 43 % gewachsen. Unternehmen, die sich noch auf papierbasierten Einkauf verlassen, fallen sowohl im Wettbewerb als auch operativ zurück. Bevor Sie KI implementieren, denken Sie jedoch daran, dass sie nur so präzise ist wie die Struktur dahinter. Wenn die Beschaffung nicht ordnungsgemäß verwaltet, nicht zentralisiert ist und keine klaren Leitplanken hat, wird die Automatisierung höchstwahrscheinlich scheitern.
Risiko geht über Lieferunterbrechungen hinaus. Unterbrechungen sind nach wie vor eine der größten Befürchtungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind. Das aktuelle geopolitische Klima birgt jedoch andere Risiken, die ebenso schädlich oder sogar weitaus schädlicher sein können als Unterbrechungen. Cybersicherheit ist eine der größten Sorgen, gefolgt von Handelskriegen, Rezession und den Auswirkungen von KI. Jeder neue Lieferant bringt potenzielle Risiken mit sich, und es ist Aufgabe der Beschaffung, diese zu handhaben und angemessen zu mindern.
ESG ist umsetzungsorientiert. Berichte allein reichen nicht mehr aus: Unternehmen müssen nachweisen, wie sie beschaffen und welche Auswirkungen ihre Produktion auf die Umwelt hat. Mit dem Inkrafttreten der EU-Entwaldungsverordnung und dem California Climate Corporate Data Accountability Act sollten Organisationen in der Lage sein, ihre Emissionen und Beschaffungspraktiken offenzulegen. Dies erfordert klare, strukturierte Daten – etwas, das ohne ordnungsgemäßes Beschaffungsmanagement nicht erreicht werden kann.
Geschäftsstrukturen werden komplexer. Allein im Jahr 2025 waren 485 Familienunternehmen an M&A-Aktivitäten beteiligt. Trotz turbulenter Bedingungen wachsen Unternehmen, sei es durch Expansion oder Konsolidierung. Jede Veränderung fügt eine Schicht von Lieferkettenprozessen hinzu, die Struktur und Leitplanken erfordern. Wenn unverwaltet, kann sich der Einkauf schnell fragmentieren und zu Verlusten führen.
Kostendruck lässt keinen Raum für Fehler. Bei instabiler Inflation und steigenden Preisen haben Unternehmen zwei Optionen: entweder die Prozesse ad hoc beibehalten und den Schaden in Kauf nehmen oder sie ordnungsgemäß strukturieren und verwalten.

Beschaffungsmanagement ist entscheidend, weil es Struktur, Transparenz und Kontrolle über Ausgaben schafft und Unternehmen hilft, Risiken, Kosten und steigende Komplexität effektiv zu steuern.

Drei Säulen des Beschaffungsmanagements

Es gibt drei Säulen einer Beschaffungsmanagementstrategie: Prozess, Menschen und Papierkram, bekannt als das 3P-Framework. Wenn Sie planen, einen strukturierten Ansatz für Ihren Einkauf aufzubauen, berücksichtigen Sie alle drei.

1. Säule: Prozess

Prozesse sind der Kern der Managementstrategie, der die gesamte Funktion in Bewegung hält. Es sind etablierte Workflows, denen Ihr Team bei jeder Beschaffungsaktion folgt, von der Einreichung einer Anfrage bis zur Bestätigung der Auftragslieferung oder der Bezahlung.

Prozesse sind nicht auf Ihre Organisation beschränkt: Externe Stakeholder wie Lieferanten sind ebenfalls daran beteiligt, sei es durch Onboarding oder regelmäßige Leistungsbewertungen. Richtig durchgeführt, stellen Prozesse sicher, dass Zeit und Geld dorthin gehen, wo sie hingehören, und dass Geschäftsziele ohne unnötige Verschwendung erreicht werden.

2. Säule: Menschen

Kein Prozess kann ohne Entscheidungsträger ausgeführt werden – die Menschen, sowohl interne als auch externe Stakeholder. Dazu können gehören:

Beschaffungsfachleute, die den Prozess gestalten, Lieferanten verwalten und den Einkauf steuern
Abteilungsleiter und Budgetverantwortliche (IT, Betrieb, Marketing usw.), die Bedürfnisse definieren und Ausgaben genehmigen
Finanz- und Buchhaltungsteams, die den Cashflow überwachen
Rechts- und Compliance-Teams, die Verträge prüfen und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen
Lieferanten und Anbieter, die Waren und Dienstleistungen liefern

Stellen Sie für diese Säule ein Team von Fachleuten zusammen, die ihr Bestes geben, um die entworfene Beschaffungsstrategie zum Leben zu erwecken. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten qualifiziert und auf das ausgerichtet sind, was Sie erreichen möchten. Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen sollten klar definiert, schriftlich dargestellt und einvernehmlich vereinbart sein.

3. Säule: Papierkram

Obwohl allgemein als Papierkram bekannt, wäre die dritte Säule treffender als Dokumentation zu beschreiben. Die anderen Säulen, Menschen und Prozesse, sind stark darauf angewiesen, da sie sorgfältig dokumentiert werden müssen, um vollständige Transparenz zu gewährleisten. Diese Aufzeichnungen sollten zugänglich sein, ohne dass ein Mitarbeiter Hunderte von Ordnern nach dem richtigen Bericht durchsuchen muss.

Der Papierkram selbst ist langsam am Aussterben, da Unternehmen auf automatisierte und KI-gesteuerte Beschaffungslösungen umstellen, die sowohl manuelle Arbeit reduzieren als auch tiefere Einblicke in die Ausgaben bieten können. Mit regulärem Papierkram müssen Sie beispielsweise mehrere Dokumente manuell prüfen, um die Ausgaben in mehreren Kategorien aus dem letzten Quartal zu vergleichen. KI-Beschaffungssoftware wie Precoro fasst diese Zahlen in einem einzigen Dashboard zusammen und liefert schnelle Erkenntnisse mit einem KI-Assistenten.

Was sind die wichtigsten Phasen des Beschaffungsprozesses?

Ein gut entwickelter Prozess bestimmt den Erfolg von Beschaffungsaktivitäten. Jede Organisation arbeitet anders, und keine zwei Beschaffungsprozesse sehen gleich aus. Es gibt jedoch gemeinsame Meilensteine, mit denen die meisten Teams beginnen und sie an ihre eigene Struktur anpassen können.

1. Bedarfserkennung und Abstimmung mit den Geschäftszielen

Um einen Einkauf anzufordern, müssen Sie genau wissen, was das Unternehmen derzeit benötigt und wie kritisch es ist. Bestimmen Sie, welche Produkte oder Dienstleistungen das Unternehmen benötigt und wie sie zur Erreichung der Geschäftsziele beitragen.

Listen Sie nicht einfach Artikel auf – gehen Sie dies mit gründlicher Recherche an. Geben Sie das Projekt an, zu dem diese Bedürfnisse gehören, ob es sich um aktuelle, dringende oder zukünftige Vorgänge handelt. Geben Sie dann genau an, was benötigt wird, und legen Sie einen realistischen Empfangszeitrahmen fest, der für Ihre Ziele noch funktionieren würde. Schließlich weisen Sie verantwortlichen Mitarbeitern in jeder Phase des Einkaufsprozesses Rollen zu.

2. Lieferantenrecherche, -bewertung und -auswahl

Um den richtigen Anbieter oder Lieferanten zu finden, können Sie entweder Ihr bestehendes Lieferantennetzwerk überprüfen oder neue Anbieter recherchieren. Nachdem Sie Ihre Optionen auf ausgewählte Anbieter eingegrenzt haben, können Sie einen formelleren Beschaffungsprozess beginnen, indem Sie eine RFP oder eine RFQ versenden.

Eine RFP hilft, wenn Sie eine breitere Lösung benötigen und Anbieter über Fähigkeiten und Dienstleistungen hinweg vergleichen möchten. Eine RFQ funktioniert besser, wenn der Umfang bereits klar ist und das Hauptziel darin besteht, Preise und kommerzielle Bedingungen zu vergleichen.

Berücksichtigen Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis, die Lieferbedingungen und die Fähigkeit des Lieferanten, Ihr Unternehmen langfristig zu unterstützen. Je nach Ihrem Betriebsmodell ist auch Flexibilität wichtig, insbesondere wenn Sie einen Lieferanten benötigen, der sich an Marktveränderungen anpassen oder bereit ist, Bedingungen neu zu verhandeln.

3. Vertragsverhandlungen mit ausgewählten Lieferanten

Nachdem Sie sich auf einen Lieferanten geeinigt haben, ist es an der Zeit, eine Vereinbarung auszuhandeln, die für beide Parteien funktioniert. Sie beginnt in der Regel mit dem Eingang von Angeboten mehrerer Lieferanten. Die Parteien treten in Verhandlungen ein, in denen alle Anforderungen und Erwartungen kommuniziert, vereinbart und schriftlich festgehalten werden sollten. Die Bedingungen werden dokumentiert und schließlich in einem rechtsverbindlichen Vertrag formalisiert.

4. Ausgabe und Genehmigung der Bestellanforderung (falls relevant)

Basierend auf der Größe der Organisation, der Anzahl der Abteilungen sowie der Art oder den Schwellenwerten für Einkäufe kann der Workflow des Unternehmens die Bestellanforderung als separaten Schritt enthalten. Wenn Mitarbeiter den Bedarf an einem Produkt oder einer Dienstleistung erkennen, können sie einen Einkauf im Namen des Unternehmens anfordern. Sie wird genehmigt, und erst dann wird eine Bestellung ausgegeben.

Unternehmen verwenden möglicherweise keine Bestellanforderungen und lassen Mitarbeiter Bestellungen direkt ausgeben oder sogar sofort mit Firmenkarten einkaufen. Dies ist typisch für bestimmte unkritische Kategorien wie Bürobedarf oder Reisekosten oder für Einkäufe unter einem bestimmten Schwellenwert.

5. Ausgabe und Genehmigung der Bestellung

Sobald die Anforderung genehmigt ist, muss das Unternehmen diese Bedürfnisse dem Anbieter mitteilen, was über die Bestellung erfolgt. Dieses Dokument enthält Produkt- oder Dienstleistungsspezifikationen, den genauen Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen und muss von beiden Parteien – dem Käufer und dem Verkäufer – bestätigt werden.

6. Rechnungsgenehmigung

Sobald die Bestellung bestätigt ist, stellt der Lieferant eine Rechnung aus. Der verantwortliche Mitarbeiter, in der Regel im Kreditorenteam, sollte sie prüfen, bestätigen und mit der Bestellung abgleichen, bevor er sie im Buchhaltungssystem erfasst. Bei Bedarf können Änderungen angefordert werden. Je nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen (Transaktionen können vor- oder nachbezahlt werden) kann die Rechnungsverarbeitung entweder vor der Lieferung oder danach erfolgen.

7. Lieferbestätigung und Prüfung

Der Anbieter wird die Produkte oder Dienstleistungen gemäß den Vertrags- und Bestellbedingungen liefern. Die Käuferseite sollte bereit sein, eine Lieferung entgegenzunehmen, sie zu dokumentieren, zu bestätigen und zeitnah zu verarbeiten, damit die benötigten Produkte oder Dienstleistungen rechtzeitig zum Einsatz kommen.

8. Drei-Wege-Abgleich

Um Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung abzustimmen, führen Teams einen Drei-Wege-Abgleich durch und vergleichen Bestellung, Beleg und Rechnung. Bei Abweichungen werden die Dokumente zur Anpassung zurückgesendet. Sobald das Empfangsteam Mängel feststellt, kann es auch entweder einen Ersatz oder eine alternative geeignete Lösung anfordern.

9. Zahlungsfreigabe

Wenn der Drei-Wege-Abgleich als erfolgreich bestätigt wird, zahlt der Käufer den Verkäufer, und die Einkaufstransaktion ist abgeschlossen. Die Zahlungsfreigabe umfasst in der Regel eine abschließende Überprüfung des Rechnungsbetrags, des Fälligkeitsdatums, der Zahlungsbedingungen, der Steuerangaben und der Bankdaten, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Bei hochwertigen Zahlungen kann auch eine endgültige Genehmigung durch einen Beschaffungsleiter erforderlich sein.

10. Aufzeichnungen führen

Aufzeichnungen über die Transaktion und die Lieferantenleistung sollten aus mehreren Gründen archiviert werden. Sie schaffen einen Audit-Trail, den das Unternehmen später benötigen kann. Sie machen auch Nachbestellungen schneller, da eine frühere Transaktion als Referenz viel schneller ist als ein Neustart. Und mit der Zeit werden diese Daten zur Grundlage für die Analyse, wie Beschaffungsprozesse funktionieren und ob das Team seine KPIs erreicht.

Welche Arten von Beschaffungsstrategien gibt es?

Eine Beschaffungsstrategie ist ein langfristiger Plan, der definiert, wie das Unternehmen die benötigten Waren und Dienstleistungen kauft. Sie legt klare Prioritäten fest, was eingekauft werden soll, welche Anbieter zu nutzen sind, wann gekauft werden soll und unter welchen Bedingungen, sodass Beschaffungsentscheidungen Hand in Hand mit Geschäftszielen gehen. Die Strategie legt auch die Regeln hinter diesen Entscheidungen fest, wie Lieferantenstandards, Budgetgrenzen und Compliance-Anforderungen.

Was ist Strategic Sourcing, und wann sollten Sie es verwenden?

Strategic Sourcing ist ein zukunftsorientierter, strukturierter Ansatz zur Lieferantenauswahl, der den Wert von Einkaufsentscheidungen maximiert, indem Ausgaben und Markttrends analysiert werden. Im Gegensatz zum traditionellen Sourcing, das sich oft auf das Finden des niedrigsten Preises konzentriert, priorisiert es die Gesamtbetriebskosten (Wartung, Kosten im Zeitverlauf, Support, Schulung usw.).

Eine der Hauptstärken des Strategic Sourcing ist sein Fokus auf Geschäftsprioritäten. Es richtet Einkaufsentscheidungen an langfristigen Unternehmenszielen aus und berücksichtigt auch das Risiko, dass der Lieferant später Probleme verursachen kann.

Um die beste Option zu bestimmen, betrachtet Strategic Sourcing mehrere Faktoren, die weit über die internen Prozesse des Unternehmens hinausgehen:

Ausgabenanalyse: Zeigt, was das Unternehmen kauft und wo Sie Möglichkeiten konsolidieren können.
Marktforschung: Hilft der Beschaffung, Lieferantenoptionen, Preistrends, Marktbedingungen und externe Risiken zu verstehen.
RFx-Vergleiche: RFPs und RFQs werden verwendet, um Lieferanten basierend auf Preis, Fähigkeiten und kommerziellen Bedingungen zu vergleichen.
Vertragsgestaltung: Legt den kommerziellen und rechtlichen Rahmen der Lieferantenbeziehung fest, einschließlich Preisgestaltung, Serviceerwartungen, Zahlungsbedingungen und Risikoverteilung.
Lieferantenbeziehungsmanagement: Konzentriert sich darauf, wie das Unternehmen nach der Auswahl mit Lieferanten zusammenarbeitet und welche Kosten – sei es zeitlich oder finanziell – dabei zu erwarten sind.
Risikomanagement: Hilft, Risiken im Zusammenhang mit Lieferantenabhängigkeit oder Marktvolatilität zu identifizieren.

Strategic Sourcing ist nützlich, wenn der Einkauf bedeutend genug ist, um eine tiefere Analyse zu rechtfertigen, was typischerweise in einer der folgenden Situationen geschieht:

Der Einkauf hat direkte Auswirkungen auf die Produktion oder das Kundenerlebnis, bei denen ein schneller Lieferantenvergleich nicht ausreicht.
Die Gesamtkosten sind wichtiger als der Stückpreis, da Wartung und Mängel eine günstigere Option im Laufe der Zeit weitaus teurer machen können.
Der Einkauf wiederholt sich häufig genug, dass die Konsolidierung des Volumens bessere Bedingungen oder eine stärkere Lieferantenbeziehung freischalten könnte.

Strategic Sourcing ist ein strategischer Ansatz zur Lieferantenauswahl, der langfristigen Wert, Gesamtkosten und Risiken berücksichtigt und sich besonders für wichtige, wiederkehrende oder geschäftskritische Einkäufe eignet.

Wie unterscheidet sich zentralisierte Beschaffung von dezentralisierter Beschaffung?

Zentralisierte Beschaffung ist die Beschaffungsstruktur, in der ein Team oder eine Funktion den Einkauf für das gesamte Unternehmen verwaltet. Im Gegensatz dazu bedeutet dezentralisierte Beschaffung, dass einzelne Geschäftseinheiten oder Abteilungen einen Teil oder den gesamten Einkauf verwalten. Unternehmen greifen häufig auch auf einen hybriden oder zentral gesteuerten Ansatz zurück, bei dem ein zentralisiertes Team für kritische Entscheidungen und die Governance-Struktur verantwortlich ist, während lokale Teams ihre eigenen Entscheidungen innerhalb dieser definierten Regeln treffen können.

Das verwendete Modell kann je nachdem unterschiedlich sein, ob es sich um direkte oder indirekte Beschaffung handelt. Bei der direkten Beschaffung bevorzugen Unternehmen ein zentralisiertes Modell, wobei 75 % es bereits verwenden. Indirekte Beschaffung kann mit Vor-Ort-Bedürfnissen fragmentierter werden, daher ist sie gleichmäßiger aufgeteilt: 55 % dezentralisieren indirekte Einkäufe, während 45 % auf ein zentralisiertes Team setzen.

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Modellen liegt in ihrer Verteilung der Kontrolle. In einem zentralisierten Modell stammen Lieferantenentscheidungen, Richtlinien, Verträge und oft Genehmigungen von der Zentrale, einem einzigen Team, das alle Ausgaben überwacht. In einem dezentralisierten Modell haben lokale Teams mehr Befugnisse, Lieferanten basierend auf ihren Bedürfnissen auszuwählen und zu genehmigen.

Zentralisierung ist die beste Option, wenn Sie eine vollständige Transparenz der Unternehmensausgaben über Teams und Einheiten hinweg benötigen. Auf diese Weise sieht das zentrale Team das Gesamtbild, kann Ausgaben im gesamten Unternehmen vergleichen und Einkäufe wo möglich konsolidieren. Auch die Strategie profitiert davon, da sie auf vollständigen Daten und nicht nur auf ausgewählten Abteilungen beruht.

Dezentralisierung hingegen bietet mehr Spielraum für Vor-Ort-Entscheidungen. Nicht jede Situation erfordert die Genehmigung einer höheren Instanz. Wenn lokale Teams mehr Freiheit erhalten, eigene Entscheidungen zu treffen, können sie schneller auf dringende Bedürfnisse reagieren und Entscheidungen treffen, die tatsächlich die Kundennachfrage oder Vorschriften widerspiegeln, was ein zentrales Team möglicherweise nicht immer sieht.

Beide Modelle haben auch ihre Kompromisse. Wenn jeder Einkauf standardisiert ist, kann die Zentralisierung den Einkaufsprozess erheblich verlangsamen und sogar den Betrieb stören. Im Gegenzug kann eine dezentralisierte Struktur mit zu viel Entscheidungsspielraum es schwieriger machen, Einsparmöglichkeiten zu erkennen, oder aufgrund von Kommunikationssilos zu Doppelkäufen führen.

Für die meisten Unternehmen mit mehreren Einheiten ist die hybride Beschaffung das realistischste Setup. Ein zentrales Team kann größere Einkäufe abwickeln, während lokale Teams das kaufen, was sie innerhalb der Leitplanken benötigen. Beschaffungssoftware ist hier besonders nützlich. Precoro bietet ein zentrales Dashboard mit vollständiger Transparenz der Ausgaben und ermöglicht gleichzeitig rollenbasierten Zugriff, Genehmigungs-Workflows und Budgets für separate Einheiten.

Wann sollten Sie globales vs. lokales Sourcing in Betracht ziehen?

Globales Sourcing ist eine Beschaffungsstrategie, bei der Unternehmen Waren oder Dienstleistungen hauptsächlich von Lieferanten im Ausland kaufen. Unternehmen wählen es in der Regel, um Zugang zu niedrigeren Kosten oder zu Materialien und Technologien zu erhalten, die in ihrem Heimatland nicht verfügbar sind. In einigen Fällen öffnet globales Sourcing die Tür zu breiteren Lieferantenmärkten oder einer größeren Produktionskapazität.

Lokales Sourcing bezieht sich auf einen strategischen Ansatz, bei dem von Lieferanten im selben Land eingekauft wird, in dem das Unternehmen tätig ist. Die Vorlaufzeit ist in der Regel kürzer, es ist einfacher, Lieferung und Betrieb miteinander zu koordinieren, und auch die Risiken wie Verzögerungen sind geringer.

Ähnlich wie bei der Debatte zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung verlassen sich Unternehmen nicht auf einen einzigen Sourcing-Ansatz, sondern verwenden eine Mischung aus beiden. Sie setzen oft auf Dual-Sourcing und haben einen lokalen Ersatzlieferanten für Artikel, die typischerweise aus dem Ausland geliefert werden.

Die Wahl zwischen globalem und lokalem Sourcing hängt letztendlich davon ab, was Sie bereit sind zu opfern: Kosten, Vorlaufzeit oder Lieferantenfähigkeit. Wählen Sie globales Sourcing, wenn niedrigere Kosten oder Lieferantenexpertise längere Vorlaufzeiten und höheres Risiko aufwiegen, und wählen Sie lokales Sourcing, wenn Geschwindigkeit und Versorgungskontinuität wichtiger sind.

Behandeln Sie dies jedoch nicht als „Entweder-oder"-Entscheidung. Lieferantendiversifizierung, ein Trend, der seit 2025 weiter wächst, ist hier der Schlüssel. Bauen Sie ein flexibles, multiregionales Netzwerk auf, in dem spezialisierte Kategorien von globalen Lieferanten bezogen werden, während lokale Teams kritische Einkäufe abwickeln.

Was sind die Vorteile von Single- vs. Multi-Sourcing?

Single Sourcing ist eine Beschaffungsstrategie, bei der ein Unternehmen ein Produkt, Material oder eine Dienstleistung von einem einzigen Lieferanten bezieht, obwohl andere Optionen existieren. Beispielsweise entscheidet sich ein Unternehmen aufgrund einer langfristigen Partnerschaft oder besserer Vertragsbedingungen dafür, seine gesamte Ausrüstung von einem einzigen Lieferanten statt von fünf zu beziehen.

Multiple Sourcing bezieht sich auf einen Ansatz, bei dem dieselbe Nachfrage von mehreren Lieferanten anstatt nur von einem bezogen werden kann. Es ist das Kernprinzip der Lieferantendiversifizierung. Ein Lehrbuchbeispiel für Multi-Sourcing wäre Procter & Gamble, das sich zuvor auf einen Anbieter für seine IT-Dienstleistungen verlassen hat, sie aber auf mehrere Anbieter verteilt hat.

Hinweis: Single Sourcing sollte nicht mit Sole Sourcing verwechselt werden, einem Szenario, in dem ein Unternehmen auf einen einzigen Lieferanten zurückgreift, weil es keine alternativen Optionen gibt. Beim Single Sourcing existieren andere Optionen, aber eine Option ist vorzuziehen.

Single Sourcing hat folgende Vorteile:

* Verhandlungsmacht. Ihr Unternehmen wird als Kunde für den Lieferanten, der den größten Teil des Volumens abwickelt, wertvoller. Im Gegenzug haben Sie stärkere Argumente, um niedrigere Preise oder bessere Bedingungen auszuhandeln.

Einfaches Lieferantenmanagement. Ein Lieferant bedeutet einen Hauptansprechpartner und eine Reihe von Leistungserwartungen. Es ist weniger Koordination erforderlich, und die Kommunikation ist im Allgemeinen viel einfacher.
Weniger Aufwand. Der gesamte Lieferantenlebenszyklus kann recht zeitaufwendig sein. Sie verbringen viel Zeit mit administrativen Aufgaben wie Onboarding, Vertragsprüfung und Nachverfolgungen, die sich auf mehrere Anbieter verteilen. Mit einem Lieferanten erledigen Sie diesen Prozess einmal.
Konsistente Qualitätsstandards. Ein einziger Lieferant liefert vorhersehbare Ergebnisse mit der erwarteten Qualität. Mehrere Lieferanten könnten unterschiedliche Produktionspraktiken anwenden, was die Qualität Ihres Produkts inkonsistent macht. Dieser Faktor ist besonders wichtig für Kategorien, in denen eine bestimmte Qualität erwartet wird.
Eine tiefere Partnerschaft. Ein Lieferant, mit dem Sie langfristig zusammengearbeitet haben, ist in der Regel eher bereit, in die Beziehung zu investieren. Sie sind viel offener für die Lösung von Problemen oder die Überarbeitung von Sourcing-Strategien. Sie können sogar frische Anregungen zu Ihrem Produkt geben.

Sich ausschließlich auf Single Sourcing zu verlassen, hat auch seine Kompromisse:

Höhere Abhängigkeit von einem Lieferanten. Es gibt keine Sicherung, wenn dieser Lieferant plötzlich die Lieferung verzögert oder bankrottgeht. Jedes Problem wirkt sich sofort auf Ihre gesamte Versorgung mit diesem Artikel oder dieser Dienstleistung aus.
Geringere Flexibilität. Die Fähigkeiten Ihres Produkts gehen nur so weit wie die Kapazität dieses einen Lieferanten. Wenn Sie dringende Änderungen benötigen, könnten diese schwieriger umzusetzen sein, da nur dieser eine Anbieter diese Einkaufskategorie abdeckt.
Schwächeres Benchmarking. Sofern Sie nicht bewusst die Marktpreise und Servicelevel im Auge behalten, erhalten Sie möglicherweise ein verzerrtes Bild davon, was die Waren tatsächlich kosten oder wie sie funktionieren.
Weniger Wettbewerbsdruck. Wenn ein Lieferant weiß, dass er der einzige Anbieter ist, ist er möglicherweise weniger geneigt, Bedingungen zu verbessern oder bessere Preise anzubieten.
Wechseln wird mit der Zeit schwieriger. Je tiefer die Integration mit dem Anbieter, desto kostspieliger und komplexer wird es, bei Bedarf den Lieferanten zu wechseln.

Wenn Ihre Hauptpriorität darin besteht, Konsistenz in der Lieferkette zu gewährleisten oder den Verwaltungsaufwand zu minimieren, ist Single Sourcing der richtige Weg. Wenn jedoch Flexibilität entscheidend ist, sollten Sie Dual- oder Multi-Sourcing in Betracht ziehen.

Da wir uns angesehen haben, wie Single Sourcing dazu beitragen könnte, Ihre Lieferkette zu stärken, sehen wir uns nun an, was Multiple Sourcing bieten kann:

Risikoreduzierung. Das Risiko ist nicht in einem einzigen Lieferanten konzentriert. Wenn ein Anbieter auf Probleme stößt, hat das Unternehmen immer noch andere Lieferanten, sodass der Schaden geringer ist.
Versorgungskontinuität. Mehr als einen Lieferanten zu haben, kann Unternehmen helfen, mit der Nachfrage Schritt zu halten und Umsatzeinbußen durch Engpässe zu reduzieren. Wenn beispielsweise ein Artikel plötzlich in der Nachfrage steigt, kann die Beschaffung dieses Volumen auf mehrere Anbieter verteilen, anstatt es auf einen einzigen anzuhäufen.
Stärkeres Preis-Benchmarking. Mit mehreren Lieferanten haben Sie eine vielfältige Sicht auf die Marktpreise. Sie können Angebote vergleichen und durch Verhandlung besserer Bedingungen vermeiden, im Laufe der Zeit zu viel zu zahlen.
Mehr Wettbewerbsdruck. In diesem Szenario wissen Lieferanten, dass sie nicht die einzige Option sind, sodass Sie als Käufer die Oberhand haben. Mit smartem Beschaffungsmanagement können Sie den Wettbewerb zwischen Anbietern fördern und Kosten sparen.
Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten. Ein Lieferant kann beim Preis stark sein, ein anderer bei technischer Expertise oder Produktqualität. Multi-Sourcing bietet Ihnen das Beste aus beiden Welten: Jeder Lieferant deckt das ab, worin er am besten ist.

Herausforderungen, denen Sie mit mehreren Lieferanten begegnen können, sind:

Fragmentierte Nachfrage. Jeder Lieferant deckt einen kleineren Anteil der Gesamtnachfrage ab, was bedeutet, dass es weniger Chancen auf Konsolidierung oder Mengenrabatte gibt.
Schwer zu prognostizieren und zuzuteilen. Ihr Team muss für jeden Beschaffungsmanagementplan entscheiden, wie viel Volumen an jeden Lieferanten geht. Eine schlecht durchdachte Aufteilung der Einkäufe kann zu Engpässen oder Verzögerungen führen.
Kontinuierlicher Lieferantenvergleich. Um das Beste aus Multi-Sourcing herauszuholen, müssen Sie aktiv Preise und Servicelevel zwischen Anbietern vergleichen. Welcher liefert am schnellsten und kann Preisspitzen abdecken? Welcher hat einen besseren Preis, aber eine längere Vorlaufzeit? Sie müssen diese Faktoren immer berücksichtigen, wenn Sie mit mehreren Anbietern arbeiten.
Standardisierungsherausforderungen. Anbieter verwenden möglicherweise unterschiedliche Materialien und Prozesse oder haben auf administrativer Ebene sogar unterschiedliche Dokumentationsstandards. Sprechen Sie diese Unterschiede vorab an, sonst riskieren Sie Inkonsistenzen sowohl beim Produkt als auch bei der Berichterstattung.
Kontrollaufwand. Jeder zusätzliche Lieferant fügt einen weiteren Vertrag und einen Datensatz hinzu, den Sie pflegen müssen. Wenn die Beschaffung keine einzige Quelle der Wahrheit für diese Details hat, wissen die Mitarbeiter möglicherweise nicht einmal, von wem sie kaufen sollen, und die Ausgaben können sich schnell fragmentieren.

Multiple Sourcing ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Lieferkette mit Backup-Optionen und spezialisierter Expertise zu stärken. Wenn das Hauptziel jedoch Konsistenz ist, benötigen Sie mehr Disziplin in der gesamten Lieferkette, was hier ein starkes Beschaffungsmanagement ins Spiel bringt.

Wie Sie zwischen Single- und Multi-Sourcing wählen

Im Allgemeinen wurde Multi-Sourcing im aktuellen geopolitischen Klima als Best Practice angesehen. Die Risiken sind so hoch wie nie zuvor, und Flexibilität bedeutet automatisch, dass Ihr Unternehmen widerstandsfähig ist. Single Sourcing hat jedoch immer noch seinen Platz, insbesondere in stabileren und geringwertigen Kategorien (z. B. Reinigungsmittel, Verpackungen, Büromaterialien). Das Ziel ist dort, den Vereinbarungswert zu maximieren und die Versorgung konsistent zu halten.

Multi-Sourcing ist nützlich, wenn eine Versorgungsunterbrechung das Geschäft ernsthaft beeinträchtigen könnte. Bewerten Sie das Risikoniveau für jede Kategorie: Hochrisikokategorien (z. B. Rohstoffe, Spezialkomponenten) benötigen in der Regel mehrere Lieferanten.

Wie kann Just-in-Time-Beschaffung Ihrem Unternehmen nützen?

Just-in-Time-Beschaffung ist eine Bestandsoptimierungsstrategie, bei der Waren oder Dienstleistungen nur dann gekauft werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Anstatt einen großen Lagerbestand zu haben, fordert das Unternehmen alle Materialien oder Komponenten erst dann an und bestellt sie, wenn der Betrieb sie benötigt. Es ist ein Gegenstück zur Just-in-Case-Beschaffung, die einen zusätzlichen Materialpuffer aufbaut, um sich vor Lieferunterbrechungen zu schützen.

Ein häufiges Problem bei der JIC-Beschaffung ist, dass sie Mittel verwendet, um Bestände einzukaufen, die im Wesentlichen in den Regalen liegen und keinen aktiven Wert bieten. Bei der JIT-Methode hingegen kaufen Sie näher an der tatsächlichen Nachfrage, sodass dieses Geld strategischer eingesetzt werden kann.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Just-in-Time-Beschaffung auf genauen Bedarfsprognosen aufbaut. Wenn die Nachfrage steigt und die Prognose dies nicht zeigte, riskiert Ihr Unternehmen Engpässe und verliert Gewinne von potenziellen Kunden. Auch Ihre Lieferantenbeziehungen sind wichtig: JIT bedeutet, dass der Anbieter angeforderte Waren oder Dienstleistungen pünktlich für die Produktion liefern kann.

Die JIT-Beschaffung bietet mehrere konkrete Vorteile:

Niedrigere Lagerkosten. Überschüssige Bestände nehmen Platz weg, müssen transportiert und sorgfältig gehandhabt werden, was alles sowohl Geld als auch Ressourcen kostet. Je weniger Bestand Sie haben, desto niedriger sind die Lager- und Gemeinkosten.
Stärkerer Cashflow. Das Unternehmen gibt nur dann Geld aus, wenn der Bedarf entsteht. Schnelllebige Unternehmen brauchen jeden Dollar, daher hält die Verwendung nur in Bedarfszeiten den Cashflow in Bewegung.
Weniger Verschwendung. Wenn Sie es nicht verwenden, kann zusätzlicher Bestand schnell beschädigt werden, ablaufen, veraltet sein oder einfach unnötig werden. Verderbliche Waren oder schnell wechselnde saisonale Kategorien werden zu Verlusten, wenn Sie mehr kaufen, als Sie benötigen.
Bessere Prozessdisziplin. JIT erfordert eine engere Koordination zwischen Beschaffung, Betrieb und Lieferanten. Dieser Druck zwingt das Unternehmen, aktuelle Routinen zu verbessern, was wiederum den gesamten Einkaufsprozess stärkt.
Bessere Raumnutzung. Überschüssige Bestände verbrauchen Lagerraum, der für aktuelle Zwecke genutzt werden kann.

Diese Vorteile machen die Just-in-Time-Beschaffung nicht automatisch besser, aber sie zeigen auf, was Sie in Ihrer aktuellen Beschaffungsstrategie verbessern können. Das Unternehmen muss im Wesentlichen nur den notwendigen Bestand halten und eine zuverlässige Lieferkette aufbauen, die keinen zusätzlichen Puffer erfordert.

Was sind die Hauptvorteile eines effektiven Beschaffungsmanagements?

Sie können die Beschaffung im laufenden Betrieb handhaben – das ist die reaktive Strategie, nach der viele Unternehmen leben. Es ist jedoch ein recht kurzsichtiger Ansatz, der langfristig nicht nachhaltig ist. Strategisches Beschaffungsmanagement hingegen hat unbestreitbare Vorteile.

Wie steuert und reduziert das Beschaffungsmanagement Kosten?

Gut verwaltete Beschaffung korreliert direkt mit dem Maß an Kontrolle, das Sie über den Einkauf haben, was wiederum zur Kostensenkung beiträgt. Mit klaren Bedarfsdaten, durchgesetzten internen Leitplanken und konsolidierten Bestellungen haben Sie beispielsweise bereits einen großen Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die ihr Beschaffungsmanagement nicht steuern. Zahlen beweisen das: 96 % der Top-Beschaffungsteams haben ihre Kosteneinsparungen erreicht oder übertroffen.

Das Beschaffungsmanagement verlagert die Kontrolle nach vorne, um Probleme früher im Prozess und nicht erst in der Rechnungs- oder Zahlungsphase zu verhindern. Klare Budgetgrenzen und ein geführter Erfassungsprozess stellen sicher, dass die Beträge geprüft werden, bevor Geld gebunden wird. Die größten Einsparungen ergeben sich aus Konsolidierungsmöglichkeiten: Mengenrabatte mit niedrigerem Stückpreis, organisierte Einkäufe über Teams hinweg im selben Lieferfenster.

Kann Beschaffungsmanagement Lieferantenbeziehungen verbessern?

Verbesserte Lieferantenbeziehungen sind eines der größten positiven Ergebnisse, die Sie erzielen können, wenn Sie die Beschaffung effektiv verwalten. Mit klar dargelegten Beschaffungsprozessen wird die Kommunikation klar, und die Erwartungen werden für beide Seiten definiert. Darüber hinaus plant das Team Einkäufe im Voraus, anstatt sich auf Ad-hoc-Einkäufe zu verlassen.

Risiken, die in der Regel mit Lieferantenbeziehungen verbunden sind, sinken ebenfalls, teilweise aufgrund von Zentralisierung und Standardisierung, den Kernprinzipien des Beschaffungsmanagements. Sie reduzieren Silos zwischen Lieferanten und internen Teams, sodass jeder klar weiß, wo er steht und was jede Partei benötigt. Beschaffung macht das Lieferantenmanagement im Wesentlichen zu einem fortlaufenden Prozess statt zu einer Reihe isolierter Transaktionen. Teams können die Nachfrage genauer prognostizieren, die Leistung verfolgen, vereinbarte Bedingungen durchsetzen und Probleme früher lösen.

Welche Rolle spielt die Beschaffung bei der Risikominderung?

Das Beschaffungsteam hat einen direkten Einfluss auf die Risikominderung, hauptsächlich weil es mit Drittparteienbeziehungen zu tun hat, einer der größten Risikokategorien. Jeder Lieferant kann Ihr Unternehmen verschiedenen Risiken aussetzen, von Unterbrechungen bis hin zu Cybersicherheitsproblemen. Jede dieser Bedrohungen muss mit klaren Anreizen verhindert werden. Versorgungskontinuität steht weit oben auf der Prioritätenliste, und es ist die Aufgabe des Beschaffungsmanagements, dies sicherzustellen.

Wie gewährleistet das Beschaffungsmanagement Qualität und Compliance?

Mit verwaltetem Beschaffungsmanagement erhalten Sie ein klares Set von Prozessen und Strukturen. Diese Struktur stellt wiederum sicher, dass Compliance- und Qualitätsstandards eingehalten werden und nicht ausschließlich vom Glück abhängen. Tatsächlich ist letzteres weitaus häufiger, als Sie denken: 79 % der Unternehmen neigen dazu, Compliance-Prüfungen zu überspringen, wenn sie einem Kunden oder Lieferanten vertrauen. Mit anderen Worten, informelle Beziehungen überlagern in den meisten Fällen die Prozesse.

Dieses Szenario sollte in einem effektiven Beschaffungsmanagement nicht passieren. Ein verwalteter Beschaffungsprozess schafft die Zeit und Struktur, um eine grundlegende Überprüfung ordnungsgemäß durchzuführen. Teams können definieren, was sie benötigen, Lieferanten prüfen, Optionen vergleichen, Vertragsbedingungen prüfen und festhalten, was genehmigt wurde und warum. Die Beschaffung konzentriert sich darauf, ob Lieferanten zuverlässig liefern können und ob das Unternehmen diese Leistung misst.

Ein effektives Beschaffungsmanagement hilft, dies zu erreichen, indem es Lieferantenprüfungen, Vertragsbedingungen, Genehmigungspfade und Dokumentenpfade standardisiert. Es stärkt auch die internen Kontrollen, die wichtig sind, da die Beschaffung ein inhärentes Compliance-Risiko trägt.

Welchen Einfluss hat die Beschaffung auf das Cashflow-Management?

Die Beschaffung kontrolliert zwei wichtige Hebel des Working Capital: wie viel Bargeld in Beständen gebunden wird und wann Bargeld durch Lieferantenzahlungen das Unternehmen verlässt. Sie kontrolliert auch genau, wann Geld in eine der Kategorien fließt. Kaufen Sie zu früh oder zu oft – Geld wird für unnötige Ausgaben gebunden, die im Regal stehen bleiben. Kaufen Sie zu spät, und Sie haben mit Verzögerungen zu kämpfen.

Es gibt drei wichtige Wege, auf denen die Beschaffung den Cashflow schützt:

Verhandelt Bedingungen, die das Unternehmen in eine bessere finanzielle Position bringen.
Nutzt Bedarfs- und Vorlaufzeitinformationen, um den Bestand ohne unnötigen Überschuss zu planen.
Verhindert Ausgabenleckagen durch genehmigte Lieferanten und klare Workflows mit Transparenz über alle verfügbaren Bestellungen.

Ein effektives Beschaffungsmanagement bietet Ihnen vorhersehbare Cashflows und weniger Fehler oder Abweichungen in der Kreditorenbuchhaltung. Schlecht gehandhabte Beschaffung hingegen zwingt das Unternehmen allein durch die Natur ihrer Prozesse, mehr Bestand als nötig zu führen und sich häufig mit Aufschlägen, Strafgebühren oder überteuerten Lieferungen auseinanderzusetzen.

Wie kann die Beschaffung Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen?

Ein effektives Beschaffungsmanagement kann über Ihre internen Prozesse hinaus von Vorteil sein. Mit sorgfältiger Planung können Sie sich mehrere Schritte vor die Struktur und Marktstellung Ihres Wettbewerbers setzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie die Beschaffung dies tun kann:

Schnellere Reaktion auf Nachfrageänderungen. Eine effektive Beschaffung kann ihre Kategorie verlagern oder Ausgaben mit minimalem Schaden umverteilen, falls es zu Störungen kommt. Eine solche schnelle Reaktion bringt sie in eine bessere Position als langsamere Unternehmen, die länger zur Anpassung benötigen und dabei Gewinne verlieren.
Bessere Preisdisziplin. Die Beschaffung erzwingt Kontrollen, die sofort Einsparungen bringen und Mitarbeiter durch den richtigen Einkaufsweg führen. Konsolidierung über Einheiten hinweg, Mengenpreisbedingungen und vorab genehmigte Kataloge tragen alle dazu bei, dass Ihre Bedienungskosten niedriger sind als die Ihrer Wettbewerber, die sich auf fragmentierten Einkauf verlassen.
Zuverlässigere Versorgung. Selbst wenn die Lieferkette aus irgendeinem Grund ins Stocken gerät, sollte ein guter Beschaffungsprozess eingebaute Backup-Optionen und Überwachungsmaßnahmen haben, die kritische Lieferungen sichern. Während andere noch versuchen, Materialien zu finden, kann das Unternehmen weiterhin liefern, was die Kunden brauchen.
Stärkerer Cashflow. Ihr Unternehmen ist in einer stärkeren Position, wenn Sie mit mehr Kontrolle einkaufen, die durch die Beschaffung gegeben ist. Wenn Bestellungen richtig getaktet sind und Sie keinen Überschuss an Beständen haben, haben Sie mehr Bargeld zur Verfügung, um zu investieren, zu expandieren oder Margen in turbulenten Zeiten zu schützen.
Frühzeitiger Zugang zu Lieferantenfähigkeiten. Die Beschaffung ist oft die erste Funktion, die Lieferantenänderungen, Kapazitätsverschiebungen, neue Geschäftsmodelle und neue Produktoptionen sieht. Wenn sie gut funktioniert, erhält das Unternehmen früher Zugang zu besseren Bedingungen und Fähigkeiten als Wettbewerber, die die Beschaffung rein als Verwaltung behandeln.

Beschaffung verschafft einen Wettbewerbsvorteil, indem sie schnellere Reaktionen, niedrigere Kosten, stabile Lieferketten und bessere finanzielle Kontrolle ermöglicht.

Welchen Herausforderungen stehen Organisationen im Beschaffungsmanagement gegenüber?

Ein gutes Beschaffungsmanagement sollte auch aktuelle Lücken in Ihrem Prozess aufdecken, die zu einer Herausforderung werden können, wenn Sie versuchen, sie auszugleichen. Jeder schnelle Wechsel von reaktivem Einkauf zu einem reifen, verwalteten Workflow legt diese Lücken offen und macht sie schwerer zu ignorieren. Das spricht nicht automatisch von Misserfolg. Sie haben es einfach mit Reibungen zu tun, die für ein schnell wachsendes, reifendes Unternehmen typisch sind.

Wie verwalten Sie Lieferantenrisiken und -abhängigkeiten?

Die vielleicht größte Herausforderung im Beschaffungsmanagement ist die Balance zwischen Effizienz und Resilienz. Sie müssen lernen, mit Kompromissen umzugehen. Beispielsweise könnte Single Sourcing Ihnen einen besseren Deal bieten, aber Sie riskieren eine Überabhängigkeit von diesem Anbieter. Befolgen Sie die nächsten Schritte, um Lücken in Ihrer Lieferkette zu vermeiden.

1. Wissen Sie, wo Sie exponiert sind.

Listen Sie die Lieferanten auf, die am wichtigsten sind, was Sie von ihnen kaufen, wie schwer diese Artikel zu ersetzen sind, wie lange ein Ersatz dauern würde und was passieren würde, wenn dieser Lieferant unerwartet ausfällt. Finden Sie alle Abhängigkeiten – diese stellen typischerweise die größten Risiken dar. Jede Überabhängigkeit von einem Lieferanten oder einem kritischen Material erfordert einen separaten Mitigationsplan.

2. Reihen Sie Lieferanten nach Geschäftsauswirkungen.

Verteilen Sie Ihre Ressourcen weise. Selbst wenn der Lieferant ein hohes Risiko darstellt, sollten Sie nicht sofort daran arbeiten, die mit ihm verbundenen Risiken zu mindern. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die das Geschäft am stärksten beeinflussen können, wie z. B. Anbieter kritischer Materialien, Logistikanbieter, die die gesamte Lieferkette unterstützen, Outsourcing-Firmen, die Wartung für Server bereitstellen usw. Wenn einer von diesen plötzlich ausfällt, könnten wesentliche Teile des Betriebs vollständig zum Erliegen kommen und Tausende an Verlusten kosten.

Kategorisieren Sie Lieferanten basierend auf Kritikalität und Risikoniveau mit der Kraljic-Matrix. Teilen Sie Anbieter in vier Gruppen ein: kritische Artikel, die ein enges Lieferantenmanagement benötigen; Hebelartikel, bei denen Sie auf bessere Bedingungen drängen können; Engpassartikel, bei denen Backup-Optionen wichtig sind; und unkritische Artikel, die routinemäßige Einkäufe sind und am besten mit einfachen Prozessen gehandhabt werden.

3. Verfolgen Sie eine definierte Liste von Warnsignalen jeden Monat.

Beobachten Sie Vorlaufzeiten, pünktliche Lieferung, Erfüllungsrate, Qualitätsprobleme, plötzliche Preissprünge, Rechnungsstreitigkeiten, finanziellen Druck, Eigentümerwechsel und wiederholt nicht eingehaltene Verpflichtungen. Ein Lieferant fällt selten aus dem Nichts aus, also überwachen Sie alle Änderungen in seiner Leistung.

4. Setzen Sie Kontrollen direkt im Einkaufsprozess durch.

Beschaffungsrichtlinien sind notwendig und müssen verteilt werden. Aber letztendlich werden die meisten Mitarbeiter sie nicht prüfen, bevor sie einen Einkauf tätigen. Zentralisieren Sie zunächst Ihre Beschaffung in einer automatisierten Software, die intuitiv und für jeden Mitarbeiter leicht verständlich ist.

Dieses System wird Ihre einzige Quelle der Wahrheit für den Einkauf sein. Suchen Sie dann nach Möglichkeiten, Kontrollen vor der Rechnungsphase durchzusetzen. Fügen Sie zusätzliche Genehmigungen für bestimmte Schwellenwerte hinzu, aktivieren Sie Warnungen für Verlängerungen oder Hinweise auf Mehrausgaben. Solche einfachen Funktionen bedeuten, dass Ihr Team nicht selbst daran denken muss, sondern vollständig durch den Prozess geführt wird.

5. Überprüfen Sie die Lieferantenabhängigkeit auf Kategorieebene.

Sie können zehn Lieferanten für dieselben Materialien haben und dennoch abhängig sein, wenn sie sich alle in derselben Region befinden oder über dieselbe Route reisen. Berücksichtigen Sie deren Standort, Route, Finanzhistorie und allgemeine Lieferkettentrends, die die Lieferung stören könnten.

6. Erstellen Sie einen Mitigationsplan für kritische Lieferanten.

Entscheiden Sie für kritische Lieferanten im Voraus, wer den Anruf entgegennimmt, wenn sie ausfallen, welche Kunden oder Standorte Priorität haben und wie viel Bestand Sie zur Abdeckung benötigen. Dieser Plan sollte klar und detailliert sein, da er höchstwahrscheinlich unter Druck verwendet wird.

Was sind häufige Compliance- und regulatorische Herausforderungen?

Mit zusätzlichen Einheiten und einer wachsenden Struktur wird die Beschaffung anspruchsvoller. Teams stehen unter Druck durch interne und externe Vorschriften und müssen Lücken in ihren Kontrollen schließen, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Hier sind die Probleme, die Sie in Bezug auf Compliance erwarten können:

Maverick-Spend: Ein komplizierter Beschaffungsprozess kann Teams dazu führen, außerhalb genehmigter Richtlinien einzukaufen und Sie mit einer plötzlichen Rechnung für einen nicht ausgehandelten Preis zurückzulassen.
Schlechte Vertragstransparenz: Das Beschaffungsteam kann leicht Verpflichtungen oder Verlängerungen verpassen, wenn ihre Vereinbarungen ohne klare Verantwortung in verschiedenen Systemen gespeichert sind.
Häufige regulatorische Änderungen: Vorschriften werden strenger, da sich das geopolitische und ökologische Klima ändert. Teams haben möglicherweise Schwierigkeiten, ohne klare Struktur Schritt zu halten.
Cybersicherheitsbedrohungen: Cybervorfälle, die sich nahezu verdoppelt haben, legen sensible Daten offen und setzen Sie dem Risiko von Betrug und Datenschutzverletzungen aus.
Lieferanten-Compliance-Risiko: Jeder Lieferant bringt seine eigenen Risiken und Herausforderungen mit, mit denen Ihr Team zusätzlich zu seinen eigenen Vorschriften umgehen muss.

Diese Herausforderungen zeigen, wie komplex und risikobehaftet Compliance in der Beschaffung heute ist.

Wie können Sie eine eingeschränkte Sichtbarkeit in der Lieferkette überwinden?

Die Beschaffungsleistung korreliert direkt mit dem Maß an Transparenz, das Sie haben. Zu wenig, und Ihr Team verpasst leicht die Warnsignale. Zu viel für den falschen Mitarbeiter, und die Berichte werden mit unnötigen Daten überfrachtet. Der größte Übeltäter sind fragmentierte Daten, die über Tools verteilt sind, auf die nicht jeder Zugriff hat. Solche Silos trennen ein Team während des gesamten Beschaffungsmanagementprozesses vom anderen und blockieren sie daran, wichtige Informationen zu sehen.

Eines der ersten Ziele von Beschaffungsmanagern ist es, mehr Transparenz darüber zu gewinnen, was und wie Sie einkaufen. Zentralisierung ist hier der Schlüssel: Indem Sie alle Daten an einem Ort hinzufügen, schaffen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit, die jedes Team ohne Silos nutzen kann.

Was verursacht Maverick-Spend, und wie verhindern Sie es?

Maverick-Spend wird sichtbarer, sobald die Beschaffung verwaltet wird, ist aber nicht unbedingt einfacher zu eliminieren. Es wird oft durch eine Diskrepanz zwischen formalen Prozessen und der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams verursacht. Wenn Mitarbeiter beispielsweise dringende Einkäufe benötigen, der offizielle Prozess jedoch mehrere Genehmigungsschritte vom Hauptsitz erfordert, werden sie ihn höchstwahrscheinlich umgehen. Dieser Workflow ist einfach von der Realität vor Ort getrennt und muss für solche Fälle angepasst werden.

Ein weiterer Grund ist der schlechte Zugang zu genehmigten Lieferanten. Wenn allein die Suche nach dem richtigen Anbieter Stunden dauert, werden Mitarbeiter oft mit dem Lieferanten gehen, den sie bereits kennen, oder mit der schnellsten verfügbaren Option. Die Richtlinie ist da, aber konformes Einkaufen erfordert mehr Aufwand als ein vertragsfremder Einkauf. Finden Sie ein System, das allen Beteiligten einfachen Zugang zu Lieferanten- und Artikelkatalogen bietet.

Berücksichtigen Sie außerdem, ob Ihre Zentralisierung zu starr ist. Ein einziger Prozess für jede Einheit berücksichtigt nicht die Besonderheiten der Einkaufsbedürfnisse jedes Teams. Beispielsweise benötigen ein Lager und eine Baustelle unterschiedliche Schwellenwerte und Genehmigungsgeschwindigkeiten. Mitarbeiter sollten den Prozess nicht umgehen müssen, um zu bekommen, was sie brauchen.

Wie gehen Sie mit Preisvolatilität und Marktschwankungen um?

Beschaffungsteams arbeiten jetzt unter ständigem Kostendruck und Marktunsicherheit. Das Beschaffungsmanagement klärt den Nebel und bringt jedes Marktrisiko an die Oberfläche. Volatilität oder Unterbrechungen allein sind nicht die größte Herausforderung – sie werden erwartet und sind in vielen Fällen unvermeidlich. Die Reaktion des Unternehmens hier ist viel wichtiger.

Die Beschaffung muss um jede Unterbrechung herum planen, um die mit dem Management aufgebaute Struktur zu unterstützen. Prognosen müssen präzise sein, die Lieferantenbasis sollte diversifiziert sein, und jedes Risiko muss auf seine Auswirkungen hin abgewogen werden. Das Team braucht auch eine Möglichkeit, zu verfolgen, wer was, von welchem Lieferanten und zu welchem Preis kauft, damit es plötzliche Erhöhungen erkennen kann, bevor sie sich im Unternehmen ausbreiten. Ohne diese Maßnahmen setzen Sie sich mehr Schaden aus und riskieren, im Wettbewerb den Halt zu verlieren.

Welche Kommunikationsbarrieren bestehen zwischen Stakeholdern?

Die Beschaffung umfasst ein ganzes Netzwerk von Stakeholdern, von Anforderern und Abteilungsleitern bis hin zu Lieferanten und der Führungsebene, und ihre Abstimmung ist eine ständige Herausforderung. Die Gründe, warum die Kommunikation zwischen Stakeholdern scheitern kann, sind:

Unterschiedliche Systeme. Die Beschaffung und andere Abteilungen halten Informationen oft in separaten Tools, sodass niemand gleichzeitig das vollständige Bild hat.
Kein klarer Verantwortlicher. Menschen wissen nicht, wer genehmigen, aktualisieren oder nachfassen soll, sodass Anfragen ins Stocken geraten.
Unterschiedliche Prioritäten. Der Betrieb kümmert sich um Geschwindigkeit, das Finanzwesen um Kontrolle, die Beschaffung um Richtlinien, und die Rechtsabteilung um Risiken. Wenn niemand diese Prioritäten frühzeitig abstimmt, entsteht später Konflikt.
Unklare Prozesse. Mitarbeiter wissen nicht immer, welche Schritte zu befolgen sind, wann die Beschaffung einzubeziehen ist oder was als Ausnahme gilt.
Informelle Kommunikationskanäle. Entscheidungen werden in Threads vergraben, und Menschen verpassen Updates, Genehmigungen oder Änderungen.
Keine Echtzeitdaten. Bis ein Team die Informationen erhält, hat sich der Lieferantenpreis geändert, das Budget hat sich verschoben oder die Bestellung ist bereits aufgegeben.

Diese Barrieren laufen auf das Fehlen eines gemeinsamen Beschaffungsprozesses mit ausreichend Kontext und klarer Verantwortung hinaus. Sobald er entwickelt ist, informieren Sie jeden Stakeholder über seine wichtigsten Schritte und weisen Sie je nach Rolle erforderliche Berechtigungen und Verantwortlichkeiten zu.

Warum ist mangelnde Transparenz eine Herausforderung im Beschaffungsmanagement?

Teams können nicht kontrollieren, was sie nicht verfolgen können. Selbst mit etablierten Beschaffungsprozessen erhalten Ihre Mitarbeiter nicht das Maß an Transparenz, das sie benötigen, wenn die Daten unvollständig oder nicht leicht zugänglich sind. Dieser Mangel an Transparenz bedeutet auch, dass sie nicht genug Kontext haben, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Ohne einen klaren Überblick über die Beschaffung in jeder Einheit können sich vertragsfremde oder nicht konforme Ausgaben schnell an Ihren Leitplanken vorbeischleichen und bis zum Monatsabschluss unbemerkt bleiben. Transparenz ist auch für Lieferanten wichtig: Zentralisierte, klare Daten bedeuten faire Leistungsbewertungen und Lieferantenauswahlpraktiken.

Das Beschaffungsmanagement selbst ist auf Transparenz angewiesen, um effektiv zu funktionieren. Alle Kontrollen werden automatisch geschwächt, und die Risiken steigen, wenn Sie keinen vollständigen Überblick darüber haben, wer was, von wo und zu welchen Kosten kauft.

Warum werden Beschaffungsprozesse selbst dann ineffizient, wenn sie verwaltet werden?

Manchmal sind Workflows, die auf dem Papier gut aussehen, in der Praxis völlig unbrauchbar. Ja, das Beschaffungsmanagement bringt Struktur, aber es kann auch Komplexität einführen. Ein schlecht gestalteter Prozess, der nicht mit den Teams vor Ort abgeklärt wurde, kann Ihren Einkauf verlangsamen. Übermanagement ist möglich und kann Ihr Team in Grenzen einsperren, die für sie nicht funktionieren.

Die Lösung besteht darin, den Prozess so zu gestalten, dass klar definierte Rollen und automatisierte Routineschritte vorhanden sind, aber dennoch genug Spielraum für Teams besteht, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Er sollte auch allen Beteiligten klar gemacht werden, sei es durch Schulungen oder Leitfäden. Jeder Schritt muss intuitiv und geführt sein, damit sich Teams auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können, anstatt zu versuchen, den Prozess zu verstehen.

Was sind Best Practices für ein erfolgreiches Beschaffungsmanagement?

Um eine starke Beschaffungsmanagementrichtlinie zu entwickeln, müssen Sie eine Reihe von Methoden aufbauen, die für Ihr Unternehmen am besten funktionieren. Diese Maßnahmen sollten direkt in den Prozess eingebettet sein, da sie nur dann effektiv sind, wenn sie regelmäßig angewendet werden.

Wie entwickeln Sie eine umfassende Beschaffungsstrategie?

Die Beschaffungsstrategie ist die Grundlage, auf die sich Ihr Team bei der Verwaltung der Beschaffung verlassen wird. Jeder Einkauf sollte sich in irgendeiner Weise an den Zielen des Unternehmens orientieren und zu seinen Zielsetzungen für diesen Zeitraum beitragen, daher ist es wichtig, ihn zu durchdenken.

Bauen Sie das Fundament mit einer eingehenden Analyse des aktuellen Stands des Einkaufs Ihres Unternehmens auf. Überprüfen Sie, was das Unternehmen kauft und wie der Prozess funktioniert. Konzentrieren Sie sich speziell auf die Stellen, an denen er zusammenbricht. Jedes regelmäßige Auftreten von Doppelungen, verpassten Einsparungen oder Schritten, die das Team verlangsamen, sollte notiert und in Ihrer Strategie berücksichtigt werden.

Als Nächstes stimmen Sie die Beschaffung mit den Geschäftszielen ab. Besprechen Sie mit Stakeholdern, was das Unternehmen jetzt und in den nächsten Jahren von der Beschaffung benötigt. Prüfen Sie dann, ob aktuelle Workflows und das Lieferantennetzwerk diese Ziele unterstützen oder ihnen entgegenwirken.

Stärken Sie Ihre Strategie weiter mit externer Recherche und untersuchen Sie den Markt. Keine Strategie ist vollständig, wenn sie einfach das Umfeld ignoriert, in dem sie operiert. Untersuchen Sie die Trends in Ihrer Branche, den Zustand Ihrer Wettbewerber, mögliche Störungen am Horizont und Sourcing-Strategien. Diese Informationen können Ihnen helfen, die Nachfrage in naher Zukunft zu bestimmen und potenzielle Risiken weit vor Ihrer Betroffenheit zu erkennen.

Verwandeln Sie Theorie in Praxis mit messbaren Zielen. Setzen Sie Ziele mit Zahlen, Verantwortlichen und Fristen. Beispielsweise ist „Mehr sparen" vage und unverbindlich. Ein besseres Beispiel wäre: „Maverick-Spend in zwei Quartalen um 20 % reduzieren, indem genehmigte Lieferanten durchgesetzt werden." Sie geben ein klares Ziel mit einer Zahl, einem Zeitrahmen und einer Methode zur Erreichung an.

Begleiten Sie diese Ziele mit praktischen Beschaffungsrichtlinien. Legen Sie klare Regeln für Genehmigungen, Budgetschwellen, Einkaufstypen und Ausnahmen fest. Beraten Sie sich mit Stakeholdern aus anderen Abteilungen – die Beschaffung kann ohne Input von Teams, die näher am Geschehen sind, keine funktionierende Strategie aufbauen. Die Richtlinie selbst sollte leicht zugänglich und regelmäßig aktualisiert sein.

Unterstützen Sie die Strategie mit der richtigen Software. Wenn Anforderungen, Genehmigungen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets in E-Mails und Tabellenkalkulationen liegen, wird die Strategie scheitern. Ein zentralisiertes System gibt der Beschaffung Kontrolle, bessere Daten und einen einheitlichen Prozess im gesamten Unternehmen.

Worauf sollten Sie beim Aufbau starker Lieferantenpartnerschaften achten?

Der größte Fehler, den Unternehmen in Bezug auf Lieferanten machen, ist, jede Partnerschaft als transaktional zu behandeln. Kosten sind wichtig, aber wenn Sie planen, langfristig mit einem Anbieter zu arbeiten, müssen Sie über den Preis hinausschauen. Berücksichtigen Sie ihre Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Probleme im Laufe der Zeit gemeinsam zu lösen. Mit gemeinsamer Zusammenarbeit zwischen Käufern und Lieferanten können Qualitätsprobleme 40-60 % schneller gelöst werden. Starke Partnerschaften können auch neue, innovative Ideen für Ihr Produkt einbringen. Die Time-to-Market wird um 30-40 % verkürzt, einfach weil die Teams auf beiden Seiten beitragen.

Um festzustellen, ob der Lieferant zukünftige Vorhaben unterstützen kann, fragen Sie ihn direkt und prüfen Sie seine Antworten. Darüber hinaus können Sie Kundenreferenzgespräche anfordern und basierend auf deren Feedback feststellen, ob dieser Anbieter für Sie geeignet ist. Bewerten Sie außerdem den Standort und die Fähigkeiten des Anbieters, um zu sehen, ob er Ihre kommenden Projekte unterstützen kann.

Die besten Partnerschaften brauchen auch Struktur. Richten Sie einen einzigen Ansprechpartner für den Lieferanten und klare Kommunikationskanäle ein, damit Gespräche nicht zwischen Posteingängen verstreut werden. Precoro bietet beispielsweise ein Self-Service-Lieferantenportal, in dem Anbieter mit Ihrem Team kommunizieren und Rechnungen einreichen können. Vereinbaren Sie regelmäßige Check-ins, bei denen Sie sich auf strategische Ziele abstimmen und über Probleme kommunizieren können.

Wie können Sie standardisierte Beschaffungsprozesse implementieren?

Identifizieren Sie, welche Teile des Einkaufsprozesses Ihr Team am häufigsten wiederholen muss. Wenn beispielsweise Mitarbeiter viele Anfragen in unterschiedlichen Formaten und mit fehlenden Informationen senden, ist es Zeit für eine standardisierte Vorlage. Müssen Sie häufig Lieferanten von Grund auf einrichten? Erwägen Sie eine Lösung, bei der sich Anbieter über ein standardisiertes Formular registrieren können.

Legen Sie für jeden dieser Schritte einen klaren Workflow fest, definieren Sie, wer für jede Entscheidung verantwortlich ist, und verwenden Sie standardisierte Formulare, Genehmigungsschwellen, Lieferantenregeln und Dokumentvorlagen über Teams hinweg. Stellen Sie genehmigte Kataloge und Lieferantenlisten in den Prozess selbst ein, sodass konformes Einkaufen einfacher ist als vertragsfremder Einkauf. Es ist am besten, dies digital zu handhaben, da die Standardisierungsregeln dann automatisch angewendet werden können, anstatt sich darauf zu verlassen, dass jeder Mitarbeiter sie sich merkt.

Passen Sie dann den Prozess bei Bedarf an. Halten Sie die Hauptregeln und Kontrollen im gesamten Unternehmen gleich, lassen Sie aber entitätsspezifische Änderungen nur dort zu, wo sie notwendig sind. Stellen Sie sicher, dass Benutzer die genauen Schritte kennen, die sie befolgen müssen. Verfolgen Sie Ausnahmen und überprüfen Sie Schwachstellen wie Genehmigungsverzögerungen oder vertragsfremde Einkäufe. Standardisierung funktioniert am besten, wenn der Prozess klar ist und das System es einfach macht, ihm zu folgen.

Welche KPIs sollten Sie verfolgen, um die Beschaffungsleistung zu messen?

Die Beschaffung generiert viele Daten, die alle zur Verbesserung ihrer Leistung verwendet werden können. Die unten aufgeführten KPIs helfen, genau das zu verfolgen, was die Effizienz Ihres Beschaffungsmanagements beeinflusst:

Bestellzyklusdauer: Wie lange es dauert, eine Anfrage in eine genehmigte Bestellung umzuwandeln. Verwenden Sie sie, um Genehmigungsverzögerungen zu erkennen.
Verwaltete Ausgaben: Wie viel der Unternehmensausgaben durch genehmigte Beschaffungsprozesse läuft. Sie kann verwendet werden, um zu bestimmen, wie viel des Einkaufs das Beschaffungsteam tatsächlich kontrolliert.
Vertragsfremde Ausgaben: Wie viel Geld den genehmigten Prozess umgeht. Hilfreich, um Richtlinienlecks und ungenutzte Lieferantenverträge zu erkennen.
Kosteneinsparungen: Wie viel die Beschaffung Ausgaben durch Verhandlung, Konsolidierung oder andere Maßnahmen reduziert. Verwenden Sie sie, um die Wirksamkeit von Kosteneinsparungsmaßnahmen zu bewerten.
Lieferantenvorlaufzeit: Wie lange Lieferanten nach Auftragserteilung für die Lieferung benötigen. Hilft bei der Planung von Lieferplänen und der Identifizierung von Risiken bei Lieferanten.
Pünktliche Lieferquote: Wie oft Lieferanten zum vereinbarten Datum liefern. Wird oft im Performance-Management verwendet, um zu bestimmen, ob ein Lieferant zuverlässig ist.
Rechnungsausnahmequote: Wie viele Rechnungen den Abgleich nicht bestehen oder Genehmigungsprüfungen passieren. Verwenden Sie sie, um blinde Flecken in Kreditorenprozessen zu finden.

Diese Zahlen sind nur dann wichtig, wenn Sie auf sie reagieren. Überprüfen Sie sie regelmäßig, vergleichen Sie sie im Zeitverlauf und nutzen Sie sie, um die Probleme zu beheben, die die Beschaffung verlangsamen.

Wie führen Sie eine effektive Ausgabenanalyse durch?

Der vielleicht größte Fehler ist es, alle Ausgaben auf einmal zu analysieren, ohne ein klares Verständnis dessen zu haben, was Sie genau erreichen möchten. Beginnen Sie klein und konzentrieren Sie sich auf Daten auf Kategorie- oder Entitätsebene, je nachdem, was Sie benötigen. Befolgen Sie die nächsten Schritte, um ein effektives Framework für die Ausgabenanalyse aufzubauen:

1. Setzen Sie zuerst ein klares Ziel.

Entscheiden Sie, was Sie herausfinden möchten, bevor Sie sich in die Daten vertiefen. Im Allgemeinen erwarten Teams Antworten auf diese drei Fragen aus einer Ausgabenanalyse: Wie viel geben wir aus, mit welchen Lieferanten und bekommen wir, was versprochen wurde. Passen Sie Ihre Ziele von dort aus auf Kosteneinsparungen, schnellere Lieferung usw. an.

2. Wählen Sie die richtigen Datenquellen.

Finden Sie heraus, wo die relevanten Ausgabendaten in Ihrem Unternehmen gespeichert sind. Nützliche Quellen sind oft Ihr Buchhaltungssystem, Hauptbuch, Bank- und Kartendaten, Tabellenkalkulationen, ERP, Gehaltsabrechnung, Spesentools und Beschaffungssoftware.

3. Zentralisieren Sie Daten an einem Ort.

Bringen Sie die Ausgabendaten in einer Datenbank, Tabellenkalkulation oder einem System zusammen, bevor Sie versuchen, sie zu analysieren. Wenn Aufzeichnungen über Abteilungen oder Formate verstreut bleiben, bleibt das Bild unvollständig.

4. Bereinigen und standardisieren Sie die Daten.

Die Ausgabenanalyse hängt von verwendbaren Daten ab. Beheben Sie Inkonsistenzen, die die endgültige Analyse verfälschen könnten, wie doppelte Lieferantennamen, fehlende Felder, inkonsistente Kategorien und unordentliche Formate.

5. Konsolidieren Sie die Ausgaben.

Gruppieren Sie die Daten basierend auf der Frage, die Sie beantworten müssen, sei es nach Lieferant, Kategorie, Vertrag, Standort oder Abteilung. Eine vollständige Sicht macht es einfacher, schwache Kontrollen oder Doppelungen zu erkennen.

6. Verfolgen Sie die KPIs, die zum Ziel passen.

Verwenden Sie Metriken, die helfen, die Frage zu beantworten, mit der Sie begonnen haben. Beispiele sind Einsparungen, Kostenvermeidung, Maverick-Spend, Vertragskonformität, Anforderungs-zu-Bestell-Zeit, Lieferantenvorlaufzeit oder Beitrag zu den Gesamtausgaben.

7. Handeln Sie auf Basis Ihrer Erkenntnisse.

Nutzen Sie die Ergebnisse, um Verträge neu zu verhandeln, Lieferanten zu konsolidieren, Budgets zu aktualisieren, Genehmigungsabläufe zu verbessern oder Kontrollen dort zu verschärfen, wo Geld leckt. Ein Bericht allein verbessert die Beschaffung nicht.

Welche Rolle spielt funktionsübergreifende Zusammenarbeit in der Beschaffung?

Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen schützt Ihr Unternehmen direkt vor Silos und verbindet Ihren Einkauf mit den tatsächlichen Geschäftsbedürfnissen. Selbst wenn Ihre Beschaffung zentralisiert ist und von einem einzigen Team bearbeitet wird, benötigt dieses Team dennoch Input vom Finanzwesen zu Budgets und Cash-Auswirkungen, vom Betrieb zu Dringlichkeit und tatsächlichem Bedarf, von der Rechtsabteilung zu Vertragsbedingungen und Risiken sowie von der IT oder Sicherheit. Die Entscheidungen, die das Beschaffungsteam trifft, werden dann aktiv von allen Seiten und nicht nur aus der Einkaufsperspektive informiert.

Funktionsübergreifende Zusammenarbeit sollte früh im Prozess stattfinden, um widersprüchliche Prioritäten zu vermeiden. Die Teams sollten vorzugsweise ein gemeinsames System haben, in dem sie verfügbaren Bestand sehen, Einkäufe von vorab genehmigten Lieferanten anfordern und Anfragen einreichen können.

Wie können Sie kontinuierliche Verbesserung in der Beschaffung sicherstellen?

Überprüfen Sie die Leistung nach einem festen Zeitplan und verknüpfen Sie sie mit klaren KPIs. Verfolgen Sie wichtige Metriken und vergleichen Sie Ergebnisse im Zeitverlauf, um zu finden, wo der Prozess zusammenbricht oder wo Lieferanten unterdurchschnittlich abschneiden.

Anstatt Probleme von Fall zu Fall zu beheben, zielen Sie auf Ihre Prozesse ab. Die meisten Probleme deuten darauf hin, dass etwas im aktuellen Workflow nicht funktioniert. Wenn Sie beispielsweise eine Genehmigungsverzögerung bemerkt haben, ziehen Sie die Einrichtung von Genehmigungs-SLAs in Betracht. Halten Sie regelmäßige Reviews mit Stakeholdern ab, um über deren Bedürfnisse auf dem Laufenden zu bleiben, und halten Sie den Prozess aktuell, wenn sich die Prioritäten ändern.

Was sind die besten Wege zur Verbesserung des Beschaffungsmanagements?

Es gibt immer Raum für Verbesserungen, insbesondere in einem Umfeld, in dem sich Kosten schnell verschieben und Lieferkettenstörungen weiter zunehmen. Das Beschaffungsmanagement basiert nicht auf einer einzelnen Lösung, aber es gibt einige grundlegende Praktiken, die Sie zu seiner Verbesserung verwenden können.

Wie können Sie mehr Einfluss auf die Ausgaben gewinnen?

Die größte Ursache für den Verlust der Kontrolle über Ausgaben liegt in Maverick-Käufen von nicht genehmigten Lieferanten. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter die bestehenden Prozesse umgehen, können Beschaffungsmanager ein benutzerfreundliches Katalogsystem für Vertragsanbieter und deren Produkte einführen. Es ist auch eine gute Idee, festzulegen, wie zu handeln ist, wenn ein bestimmter Artikel nicht im internen Katalog verfügbar ist.

Sie können auch Einkaufs- und Genehmigungs-Workflows hinzufügen, die strikt befolgt werden müssen. Jedem am Einkauf beteiligten Mitarbeiter sollte klar sein, was seine Rollen und Verantwortlichkeiten sind. In der Praxis bedeutet das, dass das Unternehmen klare Erfassungsregeln, definierte Genehmigungspfade und Transparenz darüber benötigt, wer was, von welchem Lieferanten und zu welchem Preis kauft.

Warum in Lieferantenmanagement investieren?

Lieferanten und Anbieter sind kritische Geschäftspartner, die Produkte und Dienstleistungen anbieten, die das Unternehmen benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Die Verwaltung von Lieferanten dreht sich nicht nur um deren Vertragsabschluss und Registrierung, auch wenn diese Schritte ebenfalls grundlegend sind.

Langfristig produktive Beziehungen mit Anbietern beginnen damit, dass Sie sie als Geschäftspartner behandeln. Käufer und Verkäufer sind voneinander abhängig, da der eine nur dann erfolgreich ist, wenn der andere es auch ist. Daher liegt es im besten Interesse aller, zu kooperieren. Beim Eingehen von Geschäftsbeziehungen mit dem Anbieter sollten die Absichten klar und die Kommunikation ehrlich sein. Gleichzeitig sollte jede Vereinbarung schriftlich festgehalten und rechtlich beglaubigt werden, ohne Interpretationsspielraum.

All dieser Aufwand kommt zum Unternehmen in Form mehrerer Vorteile zurück. Auf einer eher zwischenmenschlichen Ebene bauen Sie eine stärkere Verbindung zwischen zwei Unternehmen mit einer Schicht von Vertrauen und Respekt auf. Sie sichern sich im Wesentlichen einen vertrauenswürdigen und zuverlässigen Geschäftspartner. Darüber hinaus bietet ein kooperatives Ausgabenmanagement eine neue Außenmeinung von einem Anbieter, der eng mit Materialien und Dienstleistungen rund um Ihr Produkt arbeitet.

Wie können Sie mehr Struktur in den Vertragslebenszyklus bringen?

Die Erstellung eines Vertrags kann mit vordefinierten Vorlagen und formalisierter Sprache reibungsloser und weniger riskant sein. Während Verhandlungen können Vertragsersteller schnell Abweichungen von der Standardvorlage erkennen und entscheiden, ob sie den Entwurf zur Genehmigung einreichen oder auf weitere Änderungen bestehen.

Unternehmen verlagern auch ihr Vertragsmanagement von einem E-Mail-basierten manuellen Workflow zu einem zentralisierten und automatisierten Prozess mit digitalen Lösungen. Ein einziges System garantiert bereits, dass die Speicherung standardisiert ist, während die Automatisierung sich wiederholender Teile, wie Vertragserstellung oder Verlängerungswarnungen, die Arbeit des Teams erleichtert.

Warum ist regelmäßige Berichterstattung wichtig?

Es gibt keinen besseren Weg, die Beschaffungsleistung zu beurteilen, als mit echten Daten. Regelmäßige Berichterstattung zeigt, was tatsächlich im Einkauf passiert, und gibt Managern die Fakten, die sie benötigen, um Workflows anzupassen und schnell auf Probleme zu reagieren.

Daten sind auch für Stakeholder unerlässlich, die Ergebnisse bewerten und fundierte Entscheidungen treffen müssen. Eine gute Berichterstattung verwandelt die Beschaffung von einer administrativen Funktion in einen Entscheidungsmechanismus. Sie zeigt, wo Kosten steigen, wo Lieferanten unterdurchschnittlich abschneiden, wo Genehmigungen sich verlangsamen und wo Ausgaben aus der Richtlinie laufen. Das Beschaffungsteam analysiert diese Daten und trifft fundierte Entscheidungen, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen.

Wann ist es sinnvoll, Beschaffungsprozesse zu automatisieren?

Die Suche nach einer Beschaffungssoftware, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt, ist ein wichtiger Schritt zur Maximierung des Potenzials des Einkaufsteams. Automatisierte Lösungen nehmen Mitarbeitern erhebliche Mengen zeitaufwändiger Aufgaben ab, minimieren menschliche Fehler und maximieren die Prozesseffizienz.

Automatisierung macht am meisten Sinn, wenn manuelle Arbeit den täglichen Betrieb der Beschaffung behindert. Sobald Sie bemerken, dass Rechnungen und Bestellungen Tage zur Bearbeitung benötigen, ist es Zeit, Ihren Ansatz zu diesen Schritten des Beschaffungsprozesses zu überdenken. Wenn Ihr Team bereits klare Regeln und Workflows etabliert hat, kann die Automatisierung sie effizienter machen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass Automatisierung das Beschaffungsmanagement nicht ersetzt. Sie automatisiert es lediglich und leitet die für manuelle Aufgaben aufgewendete Zeit zu strategischeren Zielen um.

Gründe für die Digitalisierung des Beschaffungsmanagements

Beschaffungsabteilungen sollen bis 2027 70 % ihrer Prozesse digitalisieren. Dieser Plan ist bereits in Umsetzung, da immer mehr Unternehmen vom manuellen Einkauf zu intuitiven automatisierten Lösungen wechseln. Wenn Ihr Team noch unsicher ist, bedeutet eine digitale Software für Beschaffungszentralisierung und -automatisierung, dass Sie:

Einen klaren Überblick über jeden Einkauf erhalten

Digitale Systeme bringen Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Lieferanten und Berichte an einen Ort. Beschaffung und Finanzwesen erhalten ein vollständiges Bild davon, was das Unternehmen kauft, von wem und zu welchen Kosten. Im Vergleich zu traditionellen Tabellenkalkulationen sind alle Daten in einem einzigen Klick verfügbar, ohne dass Sie danach suchen müssen.

Workflows standardisieren und durchsetzen

Ihre etablierten Workflows können in der Beschaffungssoftware abgebildet und ohne Nachverfolgungen leicht durchgesetzt werden. Jeder Schritt wird einem klar definierten Verantwortlichen zugewiesen, und jeder Benutzer hat alle Informationen, die er benötigt, zur Verfügung. Mitarbeiter werden zur Verantwortung gezogen, und nicht konforme Bestellungen sind viel leichter zu erkennen.

Routinemäßige Verwaltungsarbeit reduzieren

Die manuelle Verwaltung von Anforderungen, Bestellungen, Rechnungsgenehmigungen und Aufzeichnungen kostet Zeit, die sich aufaddiert und mehr Raum für Fehler und unnötige Nachverfolgungen schafft. Die Beschaffungssoftware nimmt dem Team diese Last ab und hält die Routinearbeit ohne ständiges Eingreifen am Laufen.

Datenzugriff und Berichterstattung verbessern

Gute Beschaffungsentscheidungen hängen von aktuellen, zuverlässigen Informationen ab. Ein digitales System gibt Teams sofortigen Zugriff auf Ausgabenberichte, Dokumentenhistorie und Lieferantendaten an einem Ort. Mit diesen Informationen können sie die Leistung leicht bewerten und Stakeholdern etwas Konkretes zur Verfügung stellen.

Welche Rolle spielt Technologie im modernen Beschaffungsmanagement?

Mit Technologie verwandelt sich die Beschaffung von einer überwiegend manuellen Funktion in ein schnelleres, sichtbareres und skalierbareres Betriebsmodell. Sie gibt Teams einen Ort, um sowohl Ausgaben zu verfolgen als auch zukünftige Nachfrage zu planen. Der Umfang der Beschaffung hat sich ebenfalls erweitert: Neben den Kosten balancieren Teams jetzt Resilienz, Lieferantenleistung und Compliance, alles mit KI-gesteuerter Unterstützung.

Was ist E-Procurement, und wie funktioniert es?

E-Procurement ist die Verwendung digitaler Systeme zur Verwaltung von Beschaffungsaktivitäten anstelle von E-Mails, Tabellenkalkulationen, Papiergenehmigungen und unverbundenen Tools. Es deckt typischerweise den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus ab, einschließlich Lieferantenmanagement und Kreditorenverarbeitung, innerhalb eines kontrollierten Workflows.

Jeder Schritt der Beschaffung wird in einem gemeinsamen digitalen Prozess abgebildet. Mitarbeiter reichen Anfragen ein, das System leitet sie zur Genehmigung weiter, genehmigte Anfragen werden zu Bestellungen, und das Finanzwesen kann Bestellungen, Belege und Rechnungen vor der Zahlung abgleichen. Jeder Einkauf wird im System erfasst, sodass Ihr Team am Ende der Transaktion einen vollständigen Audit-Trail von der Anfrage bis zur Zahlung erhält.

Wie kann Beschaffungsmanagement-Software den Betrieb optimieren?

Beschaffungsmanagement-Software hält den gesamten Einkaufspfad an einem Ort. Eine Anfrage kommt herein und wird genehmigt, die Bestellung geht hinaus, der Beleg wird erfasst, und die Rechnung bleibt mit allem verbunden. Die Mitarbeiter müssen nicht durch Posteingänge wühlen oder drei verschiedene Teams fragen, was mit einem Einkauf passiert ist. Jeder Einkauf durchläuft eine klare Reihe von Schritten und wird im System erfasst.

Es macht auch die Regeln einfacher zu befolgen. Genehmigungspfade können je nach Betrag, Team, Projekt oder Budget unterschiedlich sein, und das System überprüft diese Regeln, bevor ein Einkauf weitergeht. Beschaffung und Finanzwesen erhalten eine sauberere Aufzeichnung und ein viel klareres Bild davon, wohin das Geld in jeder Geschäftseinheit fließt.

Was sind die Vorteile automatisierter Beschaffungs-Workflows?

Automatisierte Beschaffungs-Workflows werden oft zuerst mit Geschwindigkeit assoziiert, was fair genug ist, da sie helfen, Einkäufe schneller zu verarbeiten. Die Vorteile gehen jedoch weit darüber hinaus:

Weniger manuelle Fehler. Die Automatisierung ersetzt die Notwendigkeit manueller Eingaben in sich wiederholenden Schritten, die leicht durch OCR-Tools oder Auto-Fill-Lösungen ersetzt werden können. Das Ergebnis ist genauer, das Team muss weniger Fehler bewältigen und gewinnt Zeit für Arbeiten zurück, die tatsächlich Ihre Strategie beeinflussen.
Bessere Compliance. Genehmigungsregeln, Lieferantenbeschränkungen und Vertragsbedingungen können in den Workflow eingebaut werden, bevor ein Einkauf durchläuft. Vorab-Kontrollen stoppen vertragsfremde Käufe direkt am Anfang, während Beschaffungsrichtlinien ohne Nachverfolgungen durchgesetzt werden.
Stärkere Ausgabenkontrolle. Beschaffung und Finanzwesen arbeiten von einer verbundenen Aufzeichnung statt von separaten Dokumenten aus. Eine zentralisierte und automatisierte Umgebung erleichtert die Überwachung der Ausgaben und das Erkennen von Problemen, bevor sie wachsen.
Produktivere Teams. Die Automatisierung übernimmt routinemäßige Verarbeitungsaufgaben, sodass Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung mehr Zeit für Arbeit aufwenden können, die menschliches Urteilsvermögen erfordert. Lieferantenmanagement und Strategiediskussionen erhalten mehr Aufmerksamkeit.
Geringeres Risiko. Verknüpfte Aufzeichnungen zeigen, wer einen Einkauf zu welchen Bedingungen genehmigt hat. Da die Geschichte jedes Einkaufs bereits vorhanden ist, sind interne Reviews und Audits viel einfacher zu handhaben.

Automatisierte Beschaffungs-Workflows verbessern Effizienz, Kontrolle und Compliance, während sie Fehler reduzieren und Risiken minimieren.

Wie verändert künstliche Intelligenz die Beschaffung?

Künstliche Intelligenz hat die Rolle der Beschaffung schnell von reiner Papierarbeit und Aufzeichnungen hin zur Beurteilung verändert. Da die KI jetzt eine Menge geringwertige Arbeit erledigt, die früher Stunden Ihres Teams in Anspruch genommen hat, wie z. B. Dokumentenerfassung und einfache Anforderungserstellung, kann sich das Beschaffungsteam auf die Strategie selbst konzentrieren. KI kann auch dabei helfen, indem sie Fragen basierend auf großen Datenmengen beantwortet.

KI kann Risiken früher kennzeichnen, die Nachfrage präziser prognostizieren, Preismuster erkennen und zeigen, wo Lieferanten- oder Marktveränderungen Kosten oder Versorgung beeinträchtigen können. Beschaffungsteams haben alle Erkenntnisse, die sie benötigen, um eine Störung zu verhindern, bevor sie das Unternehmen in größerem Maßstab betrifft. KI ersetzt das menschliche Urteilsvermögen nicht, aber sie gibt Teams bessere Daten und mehr Raum für Arbeit, die tatsächlich eine menschliche Überprüfung benötigt.

Welche Rolle spielt Blockchain für die Transparenz der Beschaffung?

Blockchain hat in den letzten Jahren als neue Lösung zur Verbesserung von Vertrauen und Rückverfolgbarkeit in der Beschaffung an Bedeutung gewonnen. Blockchain selbst ist ein gemeinsames digitales Hauptbuch, das Transaktionen so aufzeichnet, dass sie schwer zu ändern sind, was nützlich ist, wenn mehrere Parteien dieselben Informationen überprüfen müssen. Der globale Markt für Blockchain-Beschaffung wird zwischen 2024 und 2030 voraussichtlich um 87 % CAGR wachsen.

Im Moment bleibt sie eine relativ Nischentechnologie im Vergleich zu cloudbasierter Beschaffungssoftware. Ihre Rolle in der Beschaffung beschränkt sich auf einige spezifische Anwendungsfälle. Ihr Hauptwert liegt in der Erstellung einer Aufzeichnung von Transaktionen und Ereignissen, auf die mehrere Parteien verweisen können und die schwer zu ändern ist. Die breitere Transparenz hängt immer noch davon ab, ob die Teilnehmer überhaupt genaue Daten liefern.

Blockchain ist kein Ersatz für das Beschaffungsmanagement. Sie löst keine schlechten Datenerfassungspraktiken oder ungenauen Prognosen. Aber sie kann in Kategorien mit hoher Prüfung helfen, die einen stärkeren Nachweis von Herkunft, Handhabung oder Bewegung in der Lieferkette erfordern. Für die meisten Unternehmen kommt eine bessere Sichtbarkeit zuerst aus standardisierten Prozessen und verbundenen Systemen, nicht allein aus Blockchain.

Wie schneiden cloudbasierte Beschaffungslösungen im Vergleich zu On-Premise-Systemen ab?

Cloudbasierte Beschaffungsmanagementsysteme sind in der Regel einfacher für Unternehmen mit mehreren Einheiten oder einem breiten Lieferantennetzwerk auszurollen. Sie sind viel einfacher zu skalieren: Sie können Benutzer hinzufügen, Workflows leicht aktualisieren und auf aktuelle Daten zugreifen, ohne die interne IT-Arbeit, die On-Premise-Systeme oft erfordern. Die Wartung liegt vollständig auf der Anbieterseite, während das kaufende Unternehmen auf Abonnement- oder Power-User-Basis zahlt.

On-Premise-Systeme hingegen funktionieren gut für Organisationen mit strengen internen Anforderungen oder Sicherheitsvorschriften. Manchmal sind die Workflows des Unternehmens so spezifisch, dass es einfacher ist, eine On-Premise-Beschaffungslösung zu entwickeln. Solche Systeme erfordern jedoch in der Regel mehr Aufwand für die Wartung und Änderung, sowohl finanziell als auch in Bezug auf Arbeitskräfte. Die Vorabkosten sind ebenfalls höher, da das Unternehmen Hardware kaufen muss, um es zu warten.

Die Beschaffung ändert sich häufig, sodass Workflows oft zusammen mit dem Geschäft aktualisiert werden müssen. On-Premise-Software ist in dieser Situation weniger praktisch, da Änderungen viel zusätzliche Zeit und Aufwand zur Implementierung erfordern. Cloud-Systeme sind in der Regel besser an diese Veränderungsgeschwindigkeit angepasst, während On-Premise-Systeme den Unternehmen mehr direkte Kontrolle bieten.

Welche Funktionen sollten Sie bei der Auswahl von Beschaffungssoftware priorisieren?

Bei der Auswahl von Beschaffungssoftware konzentrieren Sie sich zuerst auf die Funktionen, mit denen Sie Ausgaben kontrollieren und den Prozess ohne Lücken durchführen können. Das Tool sollte im Wesentlichen auf Ihrem bestehenden Workflow aufbauen und Ihre Mitarbeiter durch ihn führen.

Zu den Funktionen, die ganz oben auf der Prioritätenliste stehen, gehören:

Anpassbare Genehmigungs-Workflows, die zu Ihrer Richtlinie passen
End-to-End-Einkaufs-Workflow von der Anfrage bis zur endgültigen Zahlung
Benutzerdefinierte Berichte für vollständige Transparenz darüber, wer was, von welchem Lieferanten, zu welchem Preis und unter welchem Vertrag oder Budget kauft
Lieferantenmanagement für die zentralisierte Speicherung von Lieferantendaten
Vertragsunterstützung mit Verlängerungswarnungen und verknüpften Dokumenten
PunchOuts und Artikelkataloge, um den Einkauf auf genehmigte Lieferanten zu vereinbarten Preisen zu konzentrieren
ERP- oder Buchhaltungsintegration für eine einfache bidirektionale Synchronisierung zwischen Systemen
KI für sich wiederholende und routinemäßige Arbeit, wie Datenerfassung und 3-Wege-Abgleich
Einfache Konfiguration ohne zusätzliche Hilfe Ihres IT-Teams

Ihre neue Software muss nicht unbedingt alle Funktionen enthalten, die Sie sich wünschen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, wie erzwungene Kontrolle und End-to-End-Transparenz, und decken Sie diese Lücken ab. Schöne Extras, die den Prozess verbessern, aber nicht entscheidend sind, können warten.

Wie Precoro zu einem leistungsstarken Beschaffungsmanagementprozess beiträgt

Ein starker Beschaffungsprozess hängt von Kontrolle vor dem Weiterleiten eines Einkaufs, klaren Budgetprüfungen und einer vollständigen Aufzeichnung dessen ab, was von der Anforderung bis zur Rechnung passiert ist. Precoro bietet diese Vorteile in einem System, sodass Teams den Prozess nicht über separate Tools zusammensetzen müssen.

Ein verbundener Beschaffungsfluss

Precoro deckt Bestellanforderungen, Bestellungen, Serviceaufträge, Belege, Rechnungen, Spesen, Budgets, Bestände und Berichte an einem Ort ab. Jedes Dokument bleibt mit dem nächsten Schritt verknüpft, was Teams hilft, einen Einkauf von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Rechnung oder Zahlungsaufzeichnung zu verfolgen.

Bessere Kontrolle mit Genehmigungs-Workflows und Budgetprüfungen

Genehmigungspfade in Precoro können den Unternehmensregeln nach Betrag, Abteilung, Standort, Projekt, juristischer Person und benutzerdefinierten Feldern folgen. Wenn der Einkauf das Budgetlimit überschreitet, kennzeichnet das System ihn automatisch und blockiert ihn am Fortfahren.

PunchOut-Kataloge für genehmigte Ausgaben

PunchOut-Kataloge in Precoro lassen Mitarbeiter direkt von genehmigten Lieferantenwebseiten einkaufen, während sie innerhalb des Beschaffungsprozesses des Unternehmens bleiben. Die ausgewählten Artikel kommen als Bestellanforderung oder Bestellentwurf zurück in Precoro, sodass Sie nichts manuell eingeben müssen.

Klare Lieferanten- und Dokumentenhistorie

Lieferantendatensätze, Einkaufsdokumente, Belege, Rechnungen, Anhänge, Kommentare und Revisionshistorie bleiben innerhalb desselben Systems. Wenn eine Frage auftaucht, kann das Team den Dokumentenpfad überprüfen oder, noch besser, einen persönlichen KI-Assistenten fragen und eine eingehende, datengestützte Antwort erhalten.

Bessere Eignung für Unternehmen mit mehreren Einheiten

Mit Precoro können Unternehmen mit mehreren Einheiten verschiedene Niederlassungen oder Tochtergesellschaften in einem Konto verwalten, anstatt sie auf separate Systeme aufzuteilen. Teams können Zugriff, Budgets und Dokumentenkontrollen pro Einheit festlegen, während das Finanzwesen einen zentralen Überblick über alle Einkäufe im Unternehmen behält.

KI dort, wo es darauf ankommt

Precoro nutzt KI in den Teilen des Prozesses, die in der Regel die meiste manuelle Arbeit erfordern. Es kann Rechnungsdaten mit KI-gestützter OCR ziehen, Spesendetails aus Belegfotos extrahieren und Anfragen aus Lieferantenangeboten erstellen, sodass Mitarbeiter weniger Zeit mit dem manuellen Ausfüllen von Dokumenten verbringen. Der KI-Assistent ist hier, um zu helfen, wenn Sie Fragen zu Ihren Ausgaben haben.

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