Zentrales Beschaffungssystem: Wesentliche Vorteile und effektive Strategien

Erfahren Sie alles, was Sie über die zentrale Beschaffung wissen müssen und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Definition: Ein Beschaffungssystem ist eine Reihe von Tools und Prozessen, mit denen Unternehmen den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen automatisieren und verwalten können, von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Zahlung. Es umfasst Aufgaben wie die Erstellung von Bestellungen, die Verwaltung von Lieferanten, die Kontrolle von Budgets und die Bearbeitung von Rechnungen. Durch die Automatisierung dieser Aktivitäten steigert ein Beschaffungssystem die Effizienz, senkt die Kosten, stärkt die Budgetkontrolle und verschafft Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Ausgaben.

Die zentrale Beschaffung ist eine Strategie, bei der ein einziges, dafür zuständiges Team oder eine Abteilung alle Beschaffungen innerhalb eines Unternehmens überwacht, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Durch die Konsolidierung der Beschaffungsaktivitäten kann das Unternehmen Großabnahmen für eine stärkere Verhandlungsposition nutzen, Prozesse standardisieren, die Einhaltung von Richtlinien sicherstellen und die Beziehungen zu Lieferanten stärken.

Dieser Ansatz kann zwar zu erheblichen Einsparungen führen, hat jedoch den potenziellen Nachteil, dass ein einheitliches System nicht immer den spezifischen Anforderungen einzelner Abteilungen oder Standorte gerecht wird. Lassen Sie uns näher auf dieses Thema eingehen.

Was ist zentrale Beschaffung?

Zentrale Beschaffung ist eine Strategie, bei der eine Abteilung oder ein Team den gesamten Beschaffung für das gesamte Unternehmen übernimmt. Durch die Konsolidierung der Beschaffungsaktivitäten trägt dies dazu bei, Skaleneffekte durch Großeinkäufe zu erzielen, standardisierte Prozesse durchzusetzen, die Kostenkontrolle zu verbessern und das Lieferantenmanagement zu optimieren.

Wenn Unternehmen zu wachsen beginnen – neue Abteilungen und Niederlassungen hinzukommen oder sogar neue Regionen erschlossen werden –, wird es schwierig, den Überblick über die Beschaffungsaktivitäten zu behalten. In solchen Fällen erweist sich eine zentralisierte Organisationsstruktur für den Einkauf als vorteilhaft.

Was ist zentrale Beschaffung? Es handelt sich um ein Beschaffungsmodell, bei dem ein einziges, zentrales Team – in der Regel auf Unternehmensebene – die Verantwortung für die Überwachung des gesamten Beschaffungsprozess übernimmt. Dieses Team kontrolliert, was für das gesamte Unternehmen gekauft wird, woher und zu welchen Kosten.

Durch den Einsatz eines zentralisierten Beschaffungssystem können Beschaffungsmanager den Überblick behalten, Doppelbestellungen vermeiden und durch Großeinkäufe bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln. Diese Vorteile beschränken sich nicht nur auf niedrigere Beschaffungspreise, sondern umfassen auch die Reduzierung von Transport- und Lagerkosten, die sich im Laufe der Zeit zu einer erheblichen Summe addieren können.

So funktioniert der zentralisierte Beschaffungsprozess Schritt für Schritt:

1. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Tochtergesellschaften beantragen neue Anschaffungen

Mitarbeiter aus dem gesamten Unternehmen reichen ihre Anträge für neue Anschaffungen ein. Beispielsweise benötigt das Marketingteam möglicherweise neue Büromaterialien, die IT-Abteilung Laptops und das Logistikteam Ausrüstung. Sie alle reichen ihre Bestellanforderungen, oft mit Bestellnummern, über die spezielle zentralisierte Beschaffungssoftware ein, die dabei hilft, alles an einem Ort zu organisieren.

2. Abteilungsleiter prüfen und genehmigen Bestellanforderungen

Sobald die Anfragen eingehen, werden sie nicht sofort bearbeitet, sondern durchlaufen einen Genehmigungsprozess. Abteilungsleiter oder Manager prüfen sie, um sicherzustellen, dass jeder Kauf notwendig ist und im Rahmen des Budgets liegt. Mit einem zentralisierten Beschaffungssystem kann der Genehmigungsprozess automatisiert werden, wobei die Anfragen direkt an die richtigen Personen weitergeleitet und Benachrichtigungen versendet werden, sobald sich der Status der Anfrage ändert.

3. Das Beschaffungsteam übernimmt

Sobald der Abteilungsleiter oder Manager einen neuen Kauf genehmigt hat, übernimmt das Beschaffungsteam alles Weitere. Möglicherweise muss es auch die Kaufanforderung noch einmal überprüfen und genehmigen, insbesondere bei Großaufträgen.

Nach Abschluss der Genehmigungsphase überprüft das Beschaffungsteam seinen Katalog auf vertrauenswürdige Lieferanten, die die erforderlichen Waren oder Dienstleistungen liefern können. Wenn das Beschaffungsteam nach einem neuen Lieferanten suchen muss, erstellt es eine Ausschreibung (RFP), in der die Anforderungen des Unternehmens dargelegt werden und Lieferanten oder Anbieter zur Abgabe ihrer Angebote aufgefordert werden.

Einige zentralisierte Beschaffungssoftwarelösungen wie Precoro decken den RFP-Prozess ab. Diese Funktion ermöglicht es Beschaffungsmanagern, die Antworten der Lieferanten in einem einzigen System zu überprüfen und zu vergleichen.

Nach der Auswahl der besten Option verhandelt das Beschaffungsteam Preise, Rabatte und langfristige Konditionen. Wenn die Vereinbarung abgeschlossen ist, gibt es die Bestellung auf und stellt sicher, dass alle Details wie Artikelbeschreibungen, Mengen und Lieferfristen stimmen.

4. Die Waren an den richtigen Ort bringen

Der nächste Schritt liegt in den Händen des Logistikteams. Die Beschaffungsabteilung arbeitet mit den Teams für Lagerhaltung und Logistik zusammen, um sicherzustellen, dass alle bestellten Waren ohne Verzögerungen oder Unstimmigkeiten am richtigen Ort ankommen.

5. Überprüfen der Waren bei Ankunft

Sobald die Waren eintreffen, werden sie von einem Mitarbeiter am Empfangsort – entweder im Lager oder in der Abteilung, die die Artikel angefordert hat – überprüft. Dieser kontrolliert, ob alles in einwandfreiem Zustand ist und ob es keine Unstimmigkeiten zwischen der Bestellung und der Lieferung gibt.

6. Rechnungsbearbeitung und Zahlung

Nach der Lieferung bearbeitet das Kreditorenbuchhaltungsteam die Rechnung. Es führt einen Dreierabgleich zwischen der Bestellung, den erhaltenen Waren und der Rechnung durch, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt und die Kosten korrekt sind. Anschließend wickelt das Kreditorenbuchhaltungsteam die Zahlung an den Lieferanten ab und stellt sicher, dass sie rechtzeitig und korrekt erfolgt.

7. Überwachung der Lieferantenleistung

Die Arbeit des Beschaffungsteams endet nicht mit der Bestellung. Es überwacht auch kontinuierlich die Leistung der Lieferanten. Die Beschaffungsmanager überwachen, ob die Lieferanten pünktlich liefern, ob die Produkte von guter Qualität sind und ob die Kosten im Rahmen der Vereinbarungen bleiben. Dies hilft dem Team, zukünftige Verträge anzupassen und sicherzustellen, dass die Lieferanten die Erwartungen des gesamten Unternehmens konsequent erfüllen.

8. Analyse der Ausgaben über Abteilungen und Tochtergesellschaften hinweg

Mit einem zentralisierten Beschaffungssystem kümmert sich das Beschaffungsteam nicht nur um den Beschaffung, sondern erhält auch einen vollständigen Überblick über die Ausgaben aller Abteilungen und Tochtergesellschaften. Diese Transparenz ermöglicht es ihnen, die Ausgaben regelmäßig zu analysieren, Bereiche mit steigenden Kosten zu identifizieren und Ineffizienzen aufzudecken.

Durch den Vergleich ähnlicher Beschaffungen in verschiedenen Abteilungen kann das Beschaffungsteam Preisunterschiede erkennen und Großabnahmen nutzen, um bessere Konditionen zu erzielen. Dieser Schritt spielt eine wichtige Rolle dabei, die Beschaffung strategischer und kosteneffizienter zu gestalten.

Nachdem wir nun erläutert haben, was zentrale Beschaffung ist, wollen wir uns ansehen, wann Unternehmen dessen Einführung in Betracht ziehen könnten, um ihre Abläufe zu optimieren.

Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen ein zentralisiertes Beschaffungssystem benötigt

Einige Unternehmen halten an einem dezentralisierten Modell fest, bei dem jede Abteilung oder sogar jeder Einzelne seine eigenen Beschaffungen tätigt. Dieser Ansatz ermöglicht zwar schnellere Entscheidungen, aber das Unternehmen opfert dadurch eine umfassendere Kontrolle über die Ausgaben, muss sich mit fragmentierten Prozessen auseinandersetzen und verpasst Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.

Dezentralisierte Beschaffung wird besonders ineffizient, wenn Unternehmen wachsen, da es für die oberste Führungsebene schwierig wird, die Abläufe in neuen Abteilungen und Niederlassungen zu überwachen. Die Herausforderungen verschärfen sich nach einer Fusion, wenn die Angleichung der Beschaffungspraktiken im gesamten Unternehmen für die Aufrechterhaltung der Kostenkontrolle und der betrieblichen Effizienz unerlässlich ist. In folgenden Fällen sollten Sie definitiv über eine zentralisierte Beschaffungsorganisation nachdenken:

Ständige Unklarheiten bei den Beschaffungsdaten

Wenn jede Abteilung oder Tochtergesellschaft ihre Beschaffungen selbst tätigt, führt dies oft zu einem Flickenteppich aus unterschiedlichen Systemen, Methoden und Aufzeichnungen, die jeweils ihre eigene Art der Erfassung von Beschaffungen und Ausgaben haben. Das Ergebnis? Inkonsistente, unvollständige oder schwer interpretierbare Daten.

Dieses Chaos kann es fast unmöglich machen, einen genauen Überblick über die unternehmensweiten Ausgaben zu erhalten. Selbst einfache Fragen – wie beispielsweise, wie viel im letzten Quartal für Büromaterial ausgegeben wurde – sind aufgrund fragmentierter und inkonsistenter Daten schwer zu beantworten.

Darüber hinaus kann es vorkommen, dass derselbe Artikel in verschiedenen Abteilungen zu unterschiedlichen Preisen gekauft wird oder dass es zu Doppelbestellungen kommt, weil ein Team nicht weiß, dass ein anderes Team bereits eine ähnliche Bestellung aufgegeben hat. Solche Verwechslungen erschweren nicht nur die Berichterstattung, sondern führen auch zu überhöhten Ausgaben und Überbeständen.

Unfähigkeit, Kosteneinsparungen zu erzielen

Wenn es Ihnen schwerfällt, Kosteneinsparungen zu erzielen, oder wenn Sie feststellen, dass die Ausgaben steigen, könnte ein zentralisiertes Beschaffungssystem die Lösung sein. Wenn der Beschaffung auf verschiedene Abteilungen oder Standorte verteilt ist, können leicht Dinge übersehen werden. Ohne einen zentralen Überblick verpassen Sie eher Mengenrabatte, kaufen unnötige Artikel oder wiederholen Bestellungen.

Ein zentralisierter Ansatz hilft Ihnen, die Kosten streng zu kontrollieren. Indem Sie alle direkten und indirekten Beschaffungen über ein einziges System abwickeln, können Sie bessere Konditionen aushandeln, Bestellungen konsolidieren und Ausgaben effektiver verfolgen. So können Sie überhöhte Ausgaben erkennen und stoppen, bevor sie zur Gewohnheit werden, und gleichzeitig durch bessere Lieferantenbeziehungen und intelligentere Kaufentscheidungen Einsparungen erzielen.

Mangelnde Transparenz und Verantwortlichkeit

Eine dezentrale Beschaffung lässt Raum für unautorisierte Ausgaben, bei denen Abteilungen genehmigte Lieferanten oder Vereinbarungen umgehen, was die Kosten in die Höhe treibt und die Verhandlungsmacht bei ausgehandelten Verträgen verringert. Und wenn etwas schiefgeht, ist es schwierig, die Beschaffungen nachzuvollziehen und die Verantwortlichkeit sicherzustellen, was die Lösung von Problemen erschwert und das Vertrauen innerhalb des Unternehmens untergräbt.

Aus Compliance-Sicht kann eine eingeschränkte Transparenz auch die Risiken erhöhen. Ohne ein zentralisiertes Beschaffungsystem ist es für ein Beschaffungsteam schwierig, Probleme wie nicht konforme Lieferanten oder nicht autorisierte Beschaffungen zu erkennen. Dieser Mangel an Kontrolle kann die Lieferkette durch die Abhängigkeit von unzuverlässigen Anbietern stören, das Unternehmen durch unkontrollierte Rechnungen Betrugsfällen aussetzen und sogar zu Geldstrafen wegen Verstößen gegen Vorschriften führen.

Keine strategische Beschaffung – nur transaktionale Beziehungen

Wenn Lieferantenbeziehungen rein transaktional sind, was bei einer dezentralen Beschaffung häufig der Fall ist, beschränken sie sich auf einmalige Käufe oder kurzfristige Vereinbarungen. Ohne einen strategischen Ansatz springen Unternehmen möglicherweise von einem Lieferanten zum nächsten und suchen immer nach dem niedrigsten Preis für einzelne Transaktionen. Aus diesem Grund entgehen den Unternehmen oft die Vorteile, die sich aus stärkeren Partnerschaften ergeben – wie Mengenrabatte, Vorzugsbehandlung oder dedizierter Kundensupport.

Darüber hinaus verhindert diese Pay-as-you-go-Dynamik, dass Lieferanten die Bedürfnisse und Wachstumspläne Ihres Unternehmens vollständig verstehen. Ohne ein tieferes Engagement ist es für Lieferanten schwierig, sich an Ihren operativen Zielen auszurichten oder Erkenntnisse zu liefern, die zu Prozessverbesserungen, Preissenkungen oder auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Innovationen führen könnten.

Probleme bei der Lagerverwaltung

Wenn jede Abteilung ihre eigenen Lagerbestände verwaltet, kommt es häufig vor, dass Niederlassungen an verschiedenen Standorten ähnliche Artikel bestellen, ohne zu wissen, was andere bereits vorrätig haben. Das führt zu Doppelbestellungen und Geldverschwendung. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass andere Abteilungen ihr Budget überschreiten und sich bemühen müssen, ihren tatsächlichen Bedarf zu decken.

Darüber hinaus ist es schwierig, die zukünftige Nachfrage zu prognostizieren, da es keine zentrale Übersicht darüber gibt, was bestellt wurde, was auf Lager ist oder was benötigt wird. Dies macht es schwierig, saisonale Bedürfnisse, neue Projekte oder erwartete Nachfragespitzen im Voraus zu planen, was entweder zu Über- oder Unterkäufen führt.

Kein einheitlicher Ansatz für Nachhaltigkeit

Ohne ein zentralisiertes Beschaffungssystem können Nachhaltigkeitsanforderungen leicht übersehen werden. Wenn jede Abteilung oder Einheit ihre eigenen Beschaffungen tätigt, ist es schwierig sicherzustellen, dass alle Kaufentscheidungen mit den ESG-Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Diese mangelnde Koordination bedeutet, dass verschiedene Abteilungen möglicherweise bei Lieferanten einkaufen, die keine nachhaltigen Praktiken oder Standards für soziale Verantwortung befolgen. Schlimmer noch, Ihr Unternehmen könnte umweltfreundliche Optionen völlig übersehen, einfach weil sie auf lokaler Ebene niemandem auffallen.

Die wichtigsten Vorteile einer zentrale Beschaffung Beschaffung

Ein zentralisiertes Beschaffungsmodell ist kein modischer Begriff. Es ist eine praktische Möglichkeit für Ihr Unternehmen, eine bessere Kontrolle über die Beschaffung zu erlangen, indem alle Beschaffungsprozesse an einem Ort zusammengefasst werden. Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Vorteile:

Vollständige Transparenz und Kontrolle

Mit einem zentralisierten Beschaffungsystem haben Sie die volle Kontrolle und Transparenz über alle Beschaffungen Ihres Unternehmens und alle Interaktionen mit Lieferanten. Sie müssen nicht mehr in verschiedenen Niederlassungen nach Informationen suchen oder sich Gedanken darüber machen, ob eine Abteilung vergessen hat, den richtigen Prozess zu befolgen. Da alles an einem Ort zusammengefasst ist, können Sie in Echtzeit sehen, was wann, zu welchem Preis und von wem bestellt wird.

Wenn beispielsweise eine Abteilung die gleichen Artikel wie eine andere bestellt, wissen Sie das sofort und können Doppelbestellungen vermeiden oder Mengenrabatte mit einem bevorzugten Lieferanten aushandeln. Dank dieser Transparenz können Sie auch die Leistung Ihrer Lieferanten verfolgen und so sicherstellen, dass Sie jedes Mal den besten Service und die beste Qualität zu einem guten Preis erhalten.

Reduzierung der Gemeinkosten

Ein zentralisiertes Beschaffungssystem reduziert unnötige Gemeinkosten, die sich häufig ansammeln, wenn jede Abteilung isoliert arbeitet. Stattdessen kann eine einzige Beschaffungsabteilung alles in einer zentralisierten Beschaffungssoftware verwalten, um die Mitarbeiterzahl zu optimieren, Kaufgenehmigungen zu beschleunigen und Fehler in Beschaffungsdokumenten zu reduzieren.

Weniger Mitarbeiter, die am zentralisierten Beschaffungsprozess beteiligt sind, reduzieren direkt Ihre Gemeinkosten. Sie können mit einem schlankeren, effizienteren System die gleichen (oder sogar bessere) Ergebnisse erzielen.

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Hier ist ein weiterer Vorteil der zentralisierten Beschaffung: Wenn Sie die Beschaffungen im gesamten Unternehmen konsolidieren, kaufen Sie in großen Mengen ein. Das bedeutet mehr Verhandlungsmacht gegenüber den Lieferanten. Sie haben eine höhere Chance, bessere Preise, Rabatte und flexiblere Konditionen bei Ihren bevorzugten Lieferanten zu erhalten. Das ist eine Win-Win-Situation für alle, und Sie bauen stärkere, langjährige Partnerschaften mit Lieferanten auf, indem Sie ihnen ein konstantes Geschäft bieten.

Vollständige Compliance

Ein zentralisiertes Beschaffungssystem stellt sicher, dass alle die gleichen Regeln befolgen, was es viel einfacher macht, unternehmensweit für Konsistenz und Compliance zu sorgen. Sie müssen nicht mehr raten, ob ein neuer Lieferant die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt oder ob die erforderlichen Genehmigungen der Geschäftsleitung vorliegen. Alle Einkäufe werden in einer zentralen Beschaffungssoftware nachverfolgt, und die Beschaffungsrichtlinien werden automatisch bei jedem Schritt angewendet – von der Beschaffung über die Auftragsfreigabe bis hin zur Zahlung.

In Bezug auf die Compliance trägt ein zentralisierter Beschaffungsprozess auch dazu bei, dass das Unternehmen stets auf der sicheren Seite bleibt. Mit der zentralisierten Nachverfolgung können Sie Beschaffungen einfach überwachen und prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten, beispielsweise in Bezug auf ethische Beschaffung, Nachhaltigkeit oder Steuergesetze. Dies verringert das Risiko kostspieliger Bußgelder oder einer Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens.

Bessere Koordination innerhalb des Unternehmens

Wenn alle Beschaffungsdaten in einem zentrale Beschaffungssystem gespeichert sind, können verschiedene Teams problemlos auf die benötigten Informationen zugreifen, egal ob es sich um Bestellungen, Bestände oder Budgetaktualisierungen handelt. Diese gemeinsame Transparenz hilft, Missverständnisse zu vermeiden und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

In einem zentralisierten Beschaffungssystem können beispielsweise Anforderer aus verschiedenen Abteilungen den Status ihrer Anfragen einsehen, das Finanzteam kann schnell die Beschaffungsausgaben überprüfen und das Lagerteam kann sehen, welche Artikel vorrätig sind oder bestellt werden müssen.

Diese Transparenz reduziert Frustrationen, da die Abteilungen nicht mehr gegenseitig Informationen einholen müssen. Außerdem fördert sie das Teamgefühl, da alle mit denselben aktuellen Informationen arbeiten.

Höhere Kosteneinsparungen

Eine bessere Kostenkontrolle und Einsparungsmöglichkeiten sind weitere Vorteile einer zentralisierten Beschaffung. Durch die Konsolidierung von Bestellungen können Sie bessere Preise und Rabatte mit Lieferanten aushandeln. Darüber hinaus verhindern Sie unzulässige Ausgaben, wie nicht genehmigte Bestellungen zu überhöhten Preisen oder von nicht geprüften Lieferanten. Außerdem können Sie Fehler vermeiden, die kostspielige Korrekturen erfordern, wie z. B. übermäßige Lagerbestände oder hohe Ausgaben für geringwertige Beschaffungen oder Tail Spend.

Gesteigerte Prozesseffizienz

Sie wissen, wie lästig manuelle Aufgaben sein können – wiederholte Dateneingaben, zeitaufwändige Genehmigungen und ständige Kommunikation hin und her, um den Bestellstatus zu ermitteln. Mit einer zentralisierten Beschaffungssoftware werden viele dieser Aufgaben automatisiert. Anfragen werden schneller genehmigt, Bestellstatus sind im System einsehbar, Rechnungen werden automatisch abgeglichen und der gesamte Prozess läuft reibungsloser ab – insbesondere mit einem Tool, das KI-Funktionen bietet.

Darüber hinaus hilft ein zentralisiertes Beschaffungssystem, Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und Engpässe zu beseitigen, die den gesamten Prozess verlangsamen. Letztendlich verschafft es Ihrem Team mehr Zeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. die Aushandlung besserer Konditionen mit Lieferanten oder die Analyse der Ausgaben im gesamten Unternehmen, anstatt Papierdokumente zu suchen.

Wie man eine zentrale Beschaffung effizient umsetzt

Angenommen, Sie haben sich für ein zentralisiertes Beschaffungsmodell entschieden. Wie geht es nun weiter? Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Strategie für einen reibungslosen Übergang:

1. Sehen Sie sich den aktuellen Prozess genau an

Bevor Sie Verbesserungen vornehmen können, müssen Sie wissen, was funktioniert und was nicht. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu überprüfen, wie die Dinge derzeit laufen. Hat das Unternehmen mit zu hohen Ausgaben zu kämpfen, kann aber die Ursache nicht identifizieren? Sind die Daten über verschiedene Abteilungen verstreut, sodass Sie das Gefühl haben, sich im Kreis zu drehen? Wenn Sie verstehen, wo die Probleme liegen, wissen Sie genau, wo das zentralisierte Beschaffungssystem seine Stärken ausspielen muss.

2. Legen Sie Ihre Ziele fest

Was ist Ihr oberstes Ziel bei der Einführung eines zentralisierten Beschaffungssystems? Möchten Sie Geld sparen, Prozesse beschleunigen, die Anzahl Ihrer Lieferanten reduzieren oder einfach nur alles unter Kontrolle halten? Was auch immer es ist, formulieren Sie es konkret. Wenn Sie wissen, wie Erfolg aussieht, haben Sie viel bessere Chancen, ihn tatsächlich zu erreichen.

Hier ist es wichtig, messbare Ziele zu setzen. Sie möchten Ihre Fortschritte und Verbesserungen durch die Einführung der zentralisierten Beschaffungsorganisation verfolgen, richtig? Legen Sie also die richtigen Kennzahlen und KPIs (Key Performance Indicators) fest, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, z. B.:

• Laufzeit des Bestellzyklus (wie lange es dauert, von der Kaufanforderung bis zur Zahlung)
• Kosteneinsparungen (wie viel Sie durch die Konsolidierung von Bestellungen, die Eliminierung von unkontrollierten Ausgaben und die Aushandlung besserer Konditionen einsparen)
• Compliance-Rate (wie viele Beschaffungen entsprechen Ihren internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen)
• Verwaltete Ausgaben (wie viel der Beschaffungsausgaben unter der Kontrolle der Beschaffungsmanager erfolgen)

3. Beziehen Sie alle mit ein

Die Einführung eines zentralisierten Beschaffungsmodells ist nicht nur eine Angelegenheit der Beschaffung – alle Abteilungen müssen an einem Strang ziehen. Die Finanzabteilung, die IT-Abteilung, die Beschaffung, die Führungsetage und sogar Ihre Lieferanten sollten wissen, was auf sie zukommt. Wenn alle an einem Strang ziehen, lassen sich Hindernisse viel leichter umgehen. Außerdem ist auf diese Weise niemand überrascht, wenn das neue zentralisierte Beschaffungssystem eingeführt wird.

Bei der Einführung eines neuen Beschaffungsmodells ist es ganz normal, dass es zu Widerstand kommt. Deshalb ist eine klare Kommunikation so wichtig. Erklären Sie zunächst, warum Sie die Änderung vornehmen und wie sie mit den Gesamtzielen des Unternehmens in Einklang steht. Wenn alle Beteiligten das Gesamtbild verstehen, sind sie eher bereit, mitzuziehen.

Heben Sie als Nächstes die spezifischen Vorteile der zentralisierten Beschaffung für jedes Team hervor. So erhält beispielsweise die Finanzabteilung klarere Ausgabenberichte und eine Echtzeit-Ausgabenverfolgung, was eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht, während andere Abteilungen von einem einfacheren Prozess für die Einreichung von Anfragen und die Verfolgung von Bestellungen in Echtzeit profitieren. Betonen Sie abschließend, wie das neue zentralisierte Beschaffungssystem die Arbeitsbelastung reduziert und den Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen vereinfacht.

4. Wählen Sie die richtige Software für die zentrale Beschaffung

Ein zentralisiertes Beschaffungssystem ist das Herzstück der Umstellung, daher sollte es reibungslos funktionieren. Suchen Sie nach einer Lösung, die so viel wie möglich automatisiert. Sie benötigen eine Lösung, die Ihrem Team Zeit spart und nicht noch mehr Arbeit verursacht. Hier sind einige Punkte, auf die Sie achten sollten:

• Verwaltung mehrerer Unternehmen

  Die Verwaltung aller Standorte über ein einziges Konto hilft Ihnen, die Beschaffungsaktivitäten aller Ihrer Tochtergesellschaften zu kontrollieren, ohne dass Sie sich mit mehreren separaten Systemen herumschlagen müssen.

• Integration in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme

  Die nahtlose Integration der Beschaffungssoftware in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme hilft Ihnen, die mühsame manuelle Dateneingabe zu vermeiden. Wenn die zentralisierte Beschaffungssoftware keine integrierte Anbindung an ein von Ihnen benötigtes System bietet, prüfen Sie, ob sie Ihrem Team die Möglichkeit bietet, diese über eine API einzurichten.

• Einhaltung internationaler Sicherheitsstandards

  Ein zentralisiertes Beschaffungssystem mit integrierten Sicherheitsfunktionen gewährleistet den Schutz Ihrer sensiblen Finanzdaten. Einige der globalen Sicherheitsstandards und Vorschriften, auf die Sie achten sollten, sind DSGVO, CCPA und SOC2.

• Zuverlässiger Kundensupport

  Wenn das Kundensupport-Team schnell antwortet und alles für Sie einrichten kann, ist das ein großer Gewinn für einen reibungslosen Start. Stellen Sie außerdem sicher, dass Schulungen und hilfreiche Ressourcen angeboten werden, damit Ihr Team schnell auf den neuesten Stand kommt, ohne sich die Haare zu raufen.

• Anpassbare, automatisierte Genehmigungsworkflows

  Die Möglichkeit, mehrstufige Genehmigungsworkflows in einem zentralisierten Beschaffungssystem einzurichten, bedeutet, dass Sie den Prozess an die unterschiedlichen Bedürfnisse aller Beteiligten anpassen können. Durch die Anpassung können Ihre Teams Genehmigungsprozesse erstellen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, unabhängig davon, ob diese Genehmigungen von der Kaufsumme oder abteilungsspezifischen Regeln abhängen.

• Budgetverfolgung in Echtzeit

  Dank der Budgetverfolgung in Echtzeit gibt es keine unerwarteten Ausgaben mehr, die Ihre Finanzplanung durcheinanderbringen. Priorisieren Sie außerdem ein zentralisiertes Beschaffungssystem, das Ihnen bei der Genehmigung von Einkäufen das verfügbare Budget anzeigt.

• Umfassende Berichterstellung

  Eine umfassende Berichterstellung ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu Beschaffungsdokumenten, Lieferanten und Ausgaben. Die Beschaffungsanalyse hilft Ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Prozesse verbessern oder Kosten einsparen können.

• Eine mobile App

  Mit einer mobilen App können Ihre Mitarbeiter Anfragen auch unterwegs bearbeiten, wodurch Ausfallzeiten reduziert werden.

5. Führen Sie es schrittweise ein

Anstatt die Umstellung im gesamten Unternehmen auf einmal durchzuführen, beginnen Sie mit einer Abteilung oder einem Standort, um den Übergang zu einem zentralisierten Beschaffungsprozess reibungsloser zu gestalten. Durch diese schrittweise Einführung können Sie sehen, was funktioniert und was möglicherweise angepasst werden muss, ohne alle zu überfordern. Sammeln Sie zunächst Feedback vom Team, das die neue Lösung nutzt, beheben Sie auftretende Probleme und erweitern Sie dann schrittweise auf das gesamte Unternehmen. Dies ist ein besser zu bewältigender Ansatz, mit dem Sie das zentralisierte Beschaffungssystem nach und nach optimieren können.

Sind Sie bereit, die Vorteile eines zentralisierten Beschaffungssystems zu nutzen?

Die Einführung eines zentralisierten Beschaffungsmodells ist eine hervorragende Strategie zur Kostenreduzierung, zur Sicherstellung der Einhaltung von Beschaffungsvorschriften in allen Tochtergesellschaften und zur besseren Kontrolle der Ausgaben. Eine zentralisierte Beschaffungsorganisation ist besonders wertvoll für mittlere und große Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Unternehmen, die Fusionen durchlaufen.

Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen sorgt ein zentralisiertes Beschaffungssystem für einheitliche Beschaffungspraktiken. Ein solches System macht separate Teams an jedem Standort überflüssig und spart so Zeit und Geld. Außerdem erleichtert eine zentralisierte Beschaffungsorganisation die Überwachung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien erheblich. Mit dem Wachstum des Unternehmens wird dieser Ansatz immer nützlicher – die Konsolidierung der Kaufkraft ermöglicht größere Einsparungen und eine intelligentere Planung.

Indem Sie Ihren gesamten Beschaffung in einem zentralen Team bündeln und eine zentralisierte Beschaffungssoftware einsetzen, vermeiden Sie doppelte Bestellungen, verhindern überhöhte Ausgaben und bauen stärkere Beziehungen zu Lieferanten auf. Wenn Sie darüber hinaus mit Herausforderungen wie Betrug, Compliance-Problemen oder Störungen in der Lieferkette konfrontiert sind, gibt Ihnen ein zentralisiertes Beschaffungssystem die Kontrolle, diese effektiv anzugehen und zu lösen.

Schauen Sie sich Ihre aktuellen Prozesse genauer an, wählen Sie die richtige zentralisierte Beschaffungssoftware aus und machen Sie sich bereit für Effizienzsteigerungen und Einsparungen.