Was ist Beschaffung? Ein umfassender Überblick über die wichtigsten Prozesse
Die Beschaffung spielt eine wichtige Rolle in der Geschäftstätigkeit, von den einfachsten bis zu den kompliziertesten Vorgängen. Unternehmen jeder Größe und Branche müssen Einkäufe tätigen, um funktionieren zu können. Lesen Sie, wie die Beschaffung dafür sorgt, dass dies effizient geschieht, und warum ein strategischer Ansatz so wichtig ist.
Die Arbeit, die hinter dem Einkauf für ein Unternehmen steckt, wird oft als selbstverständlich angesehen. Materialien und Gegenstände scheinen mit wenigen Klicks in den Regalen des Lagers zu erscheinen, und Dienstleistungen werden auf einfache Anfrage hin bereitgestellt. In Wirklichkeit ist dies jedoch alles Teil eines umfassenden Beschaffungsprozesses, der eine Reihe von Schritten vor und nach dem Kauf umfasst.
Das Verständnis der Bedeutung der Beschaffung kann für jedes Unternehmen eine entscheidende Rolle spielen. Schauen wir uns die Beschaffungsfunktion genauer an, untersuchen wir ihren Zweck und ihren Wert und diskutieren wir die Auswirkungen, die ein gut organisierter Beschaffungsprozess auf Unternehmen jeder Größe haben kann.
Bedeutung von Beschaffung
Beschaffung bezieht sich auf den umfassenden Prozess, der die Beschaffung, den Erwerb und die Prüfung von Waren oder Dienstleistungen umfasst, die ein Unternehmen für einen effektiven Betrieb benötigt. Zu den im Rahmen des Beschaffungsprozesses gekauften Artikeln gehört alles, was das Unternehmen für den Geschäftsbetrieb benötigt, von materiellen Gütern wie Rohstoffen oder Büromaterial bis hin zu Beratungsdienstleistungen oder IT-Lizenzen.
Die Beschaffung umfasst nicht nur den Einkauf, sondern auch Aktivitäten vor und nach dem Einkauf. Beispielsweise ist die Suche nach geeigneten Lieferanten ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses, der vor dem eigentlichen Kauf stattfindet. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses werden die Einkaufsaktivitäten und andere Vorgänge regelmäßig analysiert, um sicherzustellen, dass alles so effizient wie möglich abläuft.
Kurz gesagt, die Bedeutung der Beschaffung in der Wirtschaft beschränkt sich nicht nur auf den einfachen Einkauf. Sie umfasst auch das strategische Lieferkettenmanagement und die Maximierung des Werts jedes einzelnen Geschäfts.
Arten der Beschaffung
Die Beschaffung ist ein komplexer Prozess. Auch wenn es einige Standardschritte gibt, die unter allen Umständen gelten, handelt es sich doch um ein in hohem Maße anpassbares Verfahren, das je nach Art der vom Unternehmen benötigten Waren oder Dienstleistungen erheblich variieren kann. Natürlich variiert der Beschaffungsprozess von Unternehmen zu Unternehmen, je nach Größe, Struktur, Branche oder anderen spezifischen Faktoren. Sobald Unternehmen einen Standardprozess für ihre Mitarbeiter festgelegt haben, können Beschaffungsmanager je nach Dringlichkeit des Kaufs, Produkttyp oder Lieferant auch unterschiedliche Arbeitsabläufe erstellen.
Eine der ersten Unterscheidungen, die Unternehmen in der Regel zwischen ihren Einkäufen treffen, ist, ob sie unter die direkte oder indirekte Beschaffung fallen. Die direkte Beschaffung umfasst die Waren und Dienstleistungen, die direkt zur Herstellung des Endprodukts des Unternehmens und zur Erzielung von Einnahmen verwendet werden. Beispielsweise würden Rohstoffe, die für die Herstellung des Endprodukts verwendet werden, im Rahmen der direkten Beschaffung beschafft werden.
Die indirekte Beschaffung umfasst hingegen den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die das Unternehmen täglich unterstützen, aber nicht direkt zum Umsatz beitragen. Ein Beispiel für eine im Rahmen der indirekten Beschaffung erworbene Dienstleistung wäre ein Abonnement für Bürosoftware.
Je nach Art der Beschaffung können die einzelnen Schritte des Prozesses variieren. So müssen beispielsweise Waren, die im Rahmen der direkten Beschaffung erworben werden, in der Regel genauer geprüft werden, sodass der direkte Beschaffungsprozess mehr Schritte umfassen kann, während die indirekte Beschaffung vereinfachten Verfahren folgen kann.
Was sind die Schritte der Beschaffung? Schauen wir uns ein Beispiel für den Standard-Beschaffungszyklus an.
Der Beschaffungsprozess
Ein typischer Beschaffungsprozess umfasst mehrere Phasen. Jede dieser Phasen kann aus Gründen der Effizienz und zur Vereinfachung des Beschaffungsmanagements in kleinere Phasen unterteilt werden.
Die Beschaffungsphase umfasst beispielsweise die Identifizierung von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen und die Verwaltung von Verträgen. Der Erwerb umfasst den Kauf der Waren und Dienstleistungen, die Bestätigung der Dokumente und die Bezahlung des Kaufs. In der Inspektionsphase überprüfen die zuständigen Mitarbeiter die tatsächlich bestellten Artikel und bestätigen anschließend die Dokumente.
Der Beschaffungsprozess kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, unabhängig davon, ob es sich um ein Bauunternehmen, einen Anbieter erneuerbarer Energien, ein Hotel, ein Gesundheitsunternehmen oder ein anderes Branchenunternehmen handelt. Einige der wichtigsten Schritte sind jedoch identisch. Sehen wir uns einen typischen Beschaffungsprozess und die wichtigsten Schritte an, um ein besseres Bild zu vermitteln.
Bedarfsermittlung
Der erste Schritt des gesamten Beschaffungsprozesses besteht darin, den Beschaffungsbedarf zu ermitteln. Dies beginnt oft damit, dass ein Mitarbeiter seinem Vorgesetzten mitteilt, dass er etwas benötigt, um seine Arbeit auszuführen. Der Mitarbeiter stellt dann eine Bestellanforderung mit einer detaillierten Beschreibung seines Bedarfs aus und weist ihr eine entsprechende Bestellnummer zu. In der Regel muss der Vorgesetzte die Bestellanforderung genehmigen und damit den Bedarf bestätigen. Die erste Einreichung und Genehmigung von Anfragen wird in der Regel als Intake-Management bezeichnet.
Recherche nach Lieferanten
Wenn klar ist, dass etwas gekauft werden muss, recherchiert das Beschaffungsteam den Markt und ermittelt potenzielle Anbieter oder Lieferanten, bei denen gekauft werden kann. Das Beschaffungsteam bewertet die potenziellen Lieferanten anhand ihrer Reputation, ihrer Fähigkeiten und ihrer Preise.
Wenn der Mitarbeiter, der die Anfrage ursprünglich gestellt hat, einen bestimmten Anbieter im Sinn hat, kann er diese Option dem Beschaffungsspezialisten gegenüber erwähnen. Die Erkenntnisse der Mitarbeiter, die direkt mit den benötigten Waren arbeiten und verschiedene Lieferanten getestet haben, können bei der Suche nach einem potenziellen Verkaufspartner von unschätzbarem Wert sein.
Ausschreibung von Angebotsanfragen oder Ausschreibungen
Das Beschaffungsteam wählt mehrere Lieferanten aus, die die Kriterien des Unternehmens erfüllen, und kontaktiert sie bezüglich des beabsichtigten Kaufs. In diesem Schritt fordert das kaufende Unternehmen konkrete Angebote von den potenziellen Lieferanten an, um das beste auszuwählen. Je nach Art des Beschaffungsbedarfs kann das kaufende Unternehmen zwei Arten von Anfragen stellen.
Die erste Art ist eine Preisanfrage, die verwendet wird, wenn das Beschaffungsteam genau weiß, was es benötigt, und nur den Preis erfragen möchte. Wenn das Beschaffungsteam nicht genau weiß, was es benötigt, kann es stattdessen eine Angebotsanfrage stellen, in der es seinen Bedarf beschreibt und den Lieferanten bittet, einen Vorschlag zur Lösung des Problems zu unterbreiten.
Bewertung der Lieferanten und Auswahl eines Lieferanten
Sobald das Beschaffungsteam Antworten von potenziellen Lieferanten erhalten hat, ist es an der Zeit, zu entscheiden, von wem es kaufen möchte. Die Einkaufsfachleute vergleichen die Angebote und berücksichtigen dabei in der Regel mehrere Faktoren gleichzeitig: Preis, Qualität, Lieferbedingungen, Ruf und mögliche Risiken. Auf der Grundlage des Bewertungsergebnisses wird der am besten geeignete Lieferant ausgewählt. In der Regel wählt das Beschaffungsteam den Lieferanten mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis und akzeptablen Lieferbedingungen.
Verhandlung und Vertragsabschluss mit dem Lieferanten
Wenn der Lieferant ausgewählt ist, ist es an der Zeit, die Vereinbarungen in einem Vertrag zu formalisieren. Beschaffungsverträge werden in der Regel von den Beschaffungs- und Rechtsabteilungen des Käufers erstellt. In vielen Fällen müssen Verträge jedoch vor der Bestätigung und Unterzeichnung der endgültigen Fassung verhandelt werden. Vertreter der kaufenden und verkaufenden Unternehmen – in der Regel Beschaffungs- oder Rechtsexperten – diskutieren die Vertragsbedingungen und passen sie an, bis die Bedingungen für beide Seiten zufriedenstellend sind.
Wenn der Lieferant ausgewählt ist, ist es an der Zeit, die Vereinbarungen in einem Vertrag zu formalisieren. Beschaffungsverträge werden in der Regel von den Beschaffungs- und Rechtsabteilungen des Käufers erstellt. In vielen Fällen müssen Verträge jedoch vor der Bestätigung und Unterzeichnung der endgültigen Fassung verhandelt werden. Vertreter der kaufenden und verkaufenden Unternehmen – in der Regel Beschaffungs- oder Rechtsexperten – diskutieren die Vertragsbedingungen und passen sie an, bis die Bedingungen für beide Seiten zufriedenstellend sind.
Bestellung
Nachdem beide Seiten den Vertrag unterzeichnet haben, geht es von der Beschaffungsphase zum tatsächlichen Kauf über. Das Beschaffungsteam stellt eine Bestellung (PO) aus – ein Dokument, das das Kaufdatum und wichtige Informationen über den Käufer, den Verkäufer und die gekauften Waren oder Dienstleistungen enthält, einschließlich des Preises und der Lieferdetails. Unternehmen verwenden häufig Bestellsoftware, um Bestellungen zu erstellen, zu genehmigen und zu verfolgen.
Die Bestellung durchläuft den individuellen Genehmigungsprozess des kaufenden Unternehmens, in dessen Verlauf die zuständigen Manager den Kauf genehmigen, die Bestellung ablehnen oder sie mit Kommentaren zur Überarbeitung zurücksenden. Die Genehmigungsabläufe hängen in der Regel von der Art der benötigten Waren oder Dienstleistungen und dem Gesamtbetrag ab. Unternehmen entscheiden sich oft dafür, je nach Anschaffungskosten mehrere Genehmigungsstufen einzurichten.
Wenn die Bestellung genehmigt ist, wird sie an den ausgewählten Lieferanten geschickt. Sobald der Lieferant bestätigt, wird die Bestellung zu einer rechtsverbindlichen Vereinbarung zwischen dem Besteller und dem Verkäufer.
Entgegennahme und Prüfung der Waren und Dienstleistungen
Bei Lieferung der bestellten Waren prüfen die Mitarbeiter, die die Waren entgegennehmen, deren Menge und Qualität. Bei Dienstleistungen prüft das empfangende Unternehmen, ob die Dienstleistung pünktlich und vollständig erbracht wurde.
Entspricht die Lieferung nicht den vertraglich vereinbarten Bedingungen, benachrichtigt das Beschaffungsteam den Lieferanten, und beide Parteien müssen sich über das weitere Vorgehen einigen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Abhilfe zu schaffen. Lieferanten können sich bereit erklären, den Fehler zu korrigieren und die Waren oder Dienstleistungen wie vereinbart zu liefern. Außerdem kann der Käufer eine Teillieferung mit Preisnachlass akzeptieren und die ursprüngliche Bestellung ändern. So kann beispielsweise der Preis reduziert werden, wenn nicht genügend Artikel geliefert wurden oder diese nicht die richtige Qualität aufweisen.
Wenn alle Probleme gelöst und die Warenprüfung abgeschlossen ist, stellt das kaufende Unternehmen den Lieferschein aus. Bei wiederkehrenden Käufen verzichten einige Unternehmen jedoch möglicherweise auf die Lieferprüfung und überspringen diesen Schritt.
Abgleich von Dokumenten
Nach der Lieferung gleicht die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung und den Lieferschein mit der Bestellung ab, um Unstimmigkeiten festzustellen. Dieser Vorgang wird auch als Dreierabgleich bezeichnet.
Wie im vorherigen Schritt erwähnt, halten es einige Unternehmen auch für ausreichend, den Lieferschein wegzulassen und stattdessen einen Zwei-Wege-Abgleich durchzuführen, bei dem lediglich überprüft wird, ob die Rechnung und die Bestellung übereinstimmen. Dies ist beispielsweise häufig bei Software-Abonnements der Fall.
Bezahlen
An diesem Punkt erhält die Kreditorenbuchhaltung die Freigabe, den Lieferanten zu bezahlen. Sie hält sich an die Zahlungsbedingungen, die in den Unterlagen festgelegt sind – in der Regel im Vertrag, wenn diese für alle Einkäufe beim Lieferanten gelten, oder in der Rechnung angegeben.
Die Zahlung wird oft als letzter Punkt des gesamten Prozesses angesehen, aber das ist nicht der Fall. Die Zahlung ist der letzte Schritt im Einkaufszyklus. An dieser Stelle wird deutlich, dass es beim Beschaffungsprozess nicht nur um den Einkauf geht, sondern dass er darüber hinausgeht und die Rückschau auf jede abgeschlossene Transaktion und deren Bewertung umfasst.
Ablage der Unterlagen
Nach Abschluss der Transaktion legen die Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsmanager die zugehörigen Dokumente zur sicheren Aufbewahrung ab. Je nach Unternehmensrichtlinien und/oder behördlichen Vorschriften neigen Unternehmen dazu, Originaldokumente wie Bestellanforderungen, Quittungen, Rechnungen und Verträge zu archivieren oder Kopien anzufertigen. Die Aufbewahrung von Unterlagen ist für die Informationsbeschaffung während der Steuersaison, bei Audits oder bei der Beilegung möglicher Streitigkeiten unerlässlich.
Analyse
Der letzte Schritt des Beschaffungszyklus ist die Analyse. In diesem Schritt reflektieren die Beschaffungsmanager die abgeschlossene Transaktion und vergleichen sie mit internen KPIs. Jedes Unternehmen legt individuelle Standards fest, anhand derer der Beschaffungsmanager jede Transaktion bewertet. Diese Standards hängen von der Branche und den Geschäftszielen ab und können für jede einzelne Transaktion gemessen werden – zum Beispiel die Auftragszykluszeit – oder über einen längeren Zeitraum in mehreren Transaktionen beobachtet werden – zum Beispiel die Lieferanten-Compliance-Rate.
Die Analyse der Beschaffungs-KPIs ist unerlässlich, um zu verstehen, ob interne Prozesse und vertraglich gebundene Lieferanten effizient sind. Auf diese Weise kann der Einkäufer nach besseren Verkäufern suchen, operative Ineffizienzen aufdecken und beseitigen und das Potenzial zur Verbesserung der Kosteneffizienz der Beschaffungsfunktion insgesamt ermitteln. Gleichzeitig können KPIs genutzt werden, um besonders gute Ergebnisse erzielende Vertragspartner zu identifizieren und mehr Geschäfte mit ihnen abzuschließen.
Die Bedeutung der Beschaffung in der Praxis
Die Beschaffung ist nicht nur eine transaktionale Funktion. Eine gut vorbereitete Beschaffungsstrategie kann einen erheblichen Einfluss auf den langfristigen Erfolg des Unternehmens haben. In einigen Fällen ist die Beschaffung sogar der Faktor, der den langfristigen Erfolg tatsächlich vorantreibt, insbesondere in materialabhängigen Unternehmen wie Fertigungsbetrieben. Sehen wir uns an, wie Unternehmen ihre Leistung durch die Implementierung eines effizienten Beschaffungsprozesses steigern können.
Sicherstellung der Kosteneffizienz
Wenn der Beschaffungsprozess gut konzipiert und durchgeführt wird, kann er einen immensen Unterschied für den Betrieb des Unternehmens bedeuten. Zunächst einmal können strategisches Sourcing und geschickte Verhandlungen mit den Anbietern und Lieferanten zu günstigen Preisbedingungen führen. Darüber hinaus tragen transparente Einkaufsabläufe und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter dazu bei, finanzielle Verluste aufgrund von betrieblicher Ineffizienz oder Nachlässigkeit zu minimieren.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der strategischen Beschaffung, der oft übersehen wird, ist die Analyse der Beschaffungs- und Einkaufseffizienz. Wenn Unternehmen KPIs festlegen und ihre Erwartungen regelmäßig mit den tatsächlichen Geschäftsergebnissen vergleichen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Unregelmäßigkeiten rechtzeitig erkannt und behoben werden.
Verbesserung der Produktqualität
Durch einen strategischen Ansatz bei der Beschaffung kann ein Unternehmen sein Produktionspotenzial maximieren und die Qualität seines Endprodukts verbessern. Dies gilt sowohl für materielle Güter als auch für Dienstleistungen. Die Beschaffungsabteilung legt die Qualitätsstandards fest, die jeder potenzielle Lieferant oder Anbieter erfüllen muss. Nach der Beauftragung eines Lieferanten überwachen die zuständigen Beschaffungsspezialisten die Einkäufe und verfolgen die Einhaltung der Vorschriften durch den Lieferanten.
Auf diese Weise spielt die Beschaffung eine wichtige Rolle dabei, sicherzustellen, dass das Unternehmen Waren und Dienstleistungen in der erwarteten Qualität erhält. Ein hochwertiges Endprodukt führt wiederum zu Kundenzufriedenheit und -treue und damit zu einem stetigen Wachstum der Unternehmensbasis.
Verbesserung der Prozesseffizienz
Die Einrichtung und Umsetzung eines klaren Beschaffungsprozesses im gesamten Unternehmen kann die betriebliche Effizienz verbessern und Verzögerungen minimieren. Heutzutage entscheiden sich die meisten fortschrittlichen Unternehmen auch für die Einführung einer E-Procurement-Software, um jeden Schritt des Beschaffungszyklus zu optimieren.
Durch die Automatisierung des Beschaffungsprozesses und die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens die Schritte einhalten, kann das Unternehmen schnellere Entscheidungen und eine schnellere Umsetzung ermöglichen und den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen erheblich reduzieren.
Risiken mindern
Ein effizienter Beschaffungsprozess hilft Unternehmen, Risiken im Zusammenhang mit Störungen der Lieferkette oder Lagerbestandsengpässen zu erkennen und zu mindern. Ein erfahrenes Beschaffungsteam spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Lieferanten und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Darüber hinaus können proaktive Beschaffungsmanager sich an die Entwicklungen in der Lieferkette anpassen und das Beste aus den aktuellen Marktbedingungen machen.
Eine Möglichkeit für Beschaffungsmanager, potenzielle Risiken zu minimieren, ist die Diversifizierung ihrer Lieferantenbasis. Auf diese Weise kann das Unternehmen sicherstellen, dass alternative Waren oder Dienstleistungen zum Kauf verfügbar sind, wenn einer der wichtigsten Lieferanten mit eigenen Störungen konfrontiert ist und die erwarteten Bedingungen nicht erfüllen kann. Das Beschaffungsteam führt unterdessen regelmäßige Lieferantenaudits durch, um ungünstige Trends bei einem Lieferanten – falls solche Bedingungen auftreten – vor einer Störung zu erkennen.
Auf operativer Ebene ist ein gut durchdachter Beschaffungsprozess unerlässlich, um menschliche Fehler, Fehleinschätzungen oder Verzögerungen bei der Dokumentenbearbeitung zu minimieren, die dem Unternehmen Geld in Form von Strafen oder Zinszahlungen kosten können. Wenn der Beschaffungszyklus transparent und vorhersehbar ist, ist es außerdem einfacher, für die Zukunft zu planen, die Auswirkungen möglicher Marktveränderungen abzuschätzen und mehrere Reaktionsszenarien vorzubereiten.
Innovation vorantreiben
Eine weitere Möglichkeit, wie die Beschaffung zum Geschäftserfolg beiträgt, ist die Förderung von Innovationen. Innovationen sind entscheidend, um einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt zu erlangen und zu erhalten. Gerade in der schnelllebigen Welt von heute sollten Unternehmen in der Lage sein, auf die neuesten Technologien und Software zu reagieren, um die Gunst der Stunde zu nutzen. Meistens ist es die Aufgabe der Forschungs- und Entwicklungsabteilung und der Beschaffung, die Materialien, Waren oder Dienstleistungen so schnell wie möglich und zu den besten Konditionen zu finden und zu beschaffen.
Die Beschaffung erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten, was eine gute Grundlage für den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen zu ihnen ist und es ermöglicht, als Erster die neuesten Entwicklungen bei Materialien, Waren und Dienstleistungen der Lieferanten auszuprobieren. Der Zugang zu innovativen Technologien verschafft dem einkaufenden Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil und hilft ihm, Kunden zu gewinnen. Mit den neuesten Technologien und Materialien der besten Lieferanten kann das Unternehmen mit seinem Endprodukt experimentieren und neue Wege finden, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen.
Gleichzeitig ermöglichen offene Kommunikationskanäle Käufern und Lieferanten den Austausch von ehrlichem Feedback, Ideen und Erkenntnissen, wodurch die Entwicklung der Produkte oder Materialien, die ein Lieferant anzubieten hat, beschleunigt wird. Wenn Vertrauen und ein gemeinsames Engagement für das beste Ergebnis vorhanden sind, arbeiten sowohl das einkaufende als auch das verkaufende Unternehmen zusammen, um die Kosten zu optimieren und gleichzeitig die Marktanforderungen zu erfüllen. Und das ist eine ultimative Win-Win-Situation.
Unterstützung der Nachhaltigkeit
Schließlich spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle bei der Förderung der Nachhaltigkeit, die zu einem integralen Bestandteil der Strategie zur Unternehmensverantwortung und zu einem Muss für das Image eines modernen Unternehmens geworden ist. Strategische Beschaffung kann Nachhaltigkeitsinitiativen fördern, indem sie sozial und ökologisch verantwortungsbewusste Lieferanten bevorzugt und sich um die Reduzierung von Abfall bemüht.
Nachhaltige Beschaffung ist oft mit höheren Kosten verbunden. Wenn ein Unternehmen also beschließt, Nachhaltigkeit zu priorisieren, sollte es auch den strategischen Beschaffungsprozess priorisieren. Durch einen strategischen Ansatz bei der Beschaffung können Unternehmen den niedrigstmöglichen Preis für höchste Qualität sicherstellen und den Wert der gekauften Waren maximieren.
Beschaffungstechnologie und Innovation
Im heutigen digitalen Zeitalter spielt Technologie eine entscheidende Rolle bei der Revolutionierung von Beschaffungsprozessen. Beschaffungssoftware ermöglicht es Unternehmen, die vollständige Kontrolle über ihre Beschaffung, ihren Einkauf und ihre Berichterstattung zu erlangen und so die Ausgaben des Unternehmens wesentlich effizienter zu gestalten. Software wie Precoro hilft Unternehmen dabei, intelligenter auszugeben, indem sie einen transparenten und effizienten Beschaffungszyklus etabliert. Es handelt sich um eine erstklassige Beschaffungslösung, die in mehreren Regionen verfügbar ist, darunter die USA, Großbritannien, Australien und Südafrika.
Beschaffungssoftware ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zur Anforderung, Genehmigung und Bestellung von Waren oder Dienstleistungen zu automatisieren, was insbesondere mit Hilfe von KI-Technologie eine sichere Methode zur Rationalisierung des gesamten Beschaffungsprozesses und zur Minimierung menschlicher Fehler darstellt. Darüber hinaus tragen Softwarelösungen dazu bei, die Transparenz jedes einzelnen Schrittes und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter zu verbessern. Schließlich ist eine gute Beschaffungssoftware eine zentrale Anlaufstelle, an der Unternehmen ihre Beschaffungsdaten sicher speichern, schnell verarbeiten und regelmäßig analysieren können. Der sofortige Zugriff auf diese Daten ermöglicht es den Beteiligten, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Gute Beschaffung schafft Wettbewerbsvorteile
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Beschaffung eine strategische Funktion innerhalb des Unternehmens ist, die Wert, Innovation und Wettbewerbsvorteile für Unternehmen fördert. Durch das Verständnis des Beschaffungsprozesses und die Umsetzung bewährter Verfahren können Unternehmen neue Möglichkeiten für Wachstum, Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit erschließen.
Von der ersten Kaufanfrage über die Beschaffungs- und Einkaufsprozesse bis hin zur Analyse der KPIs stehen Beschaffungsfachleute im Mittelpunkt, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass das Unternehmen über alles verfügt, was es zur Erreichung seiner Geschäftsziele benötigt. Um auf den dynamischen Märkten von heute erfolgreich zu sein, können Unternehmen Technologien nutzen und eine Beschaffungslösung finden, mit der sich jeder Schritt des Beschaffungsprozesses optimieren lässt.
