Automatización de Facturas: Cómo Funciona

Qué es la automatización de facturas y cómo funciona, los desafíos de la facturación manual y su solución, además de consejos útiles.

¿Sabías que el 39 % de las facturas se pagan con retraso en Estados Unidos, y que el 61 % de esos retrasos se debe a errores de facturación?

Es más, el 82 % de los departamentos financieros afirma sentirse abrumado por la cantidad de facturas que debe procesar diariamente, y se agota aún más debido a la variedad de formatos en los que las recibe.

Una cosa está clara a partir de estos datos: gestionar facturas puede ser bastante frustrante, y definitivamente no estás solo en esta lucha.

Pero la pregunta es: ¿qué se puede hacer?

¡Tenemos la respuesta para ti! Sigue leyendo para descubrir:

• ¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?
• Desafíos del procesamiento manual de facturas y cómo la automatización los resuelve
• Beneficios del procesamiento automatizado de facturas
• Cómo las funciones de automatización de facturas de Precoro pueden ayudar a tu empresa
• Algunos consejos a considerar antes de cambiar a un software de automatización de cuentas por pagar

¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?

El procesamiento automatizado de facturas consiste en escanear, extraer, conciliar y validar los datos relevantes de la factura, e introducirlos en tu sistema ERP o de cuentas por pagar.

El software de automatización de cuentas por pagar elimina la intervención manual, excepto en aquellos casos especiales en los que se requiere el criterio humano, reduciendo considerablemente la carga de trabajo de los equipos de cuentas por pagar y finanzas.

Mejora el flujo de caja, genera ahorros adicionales y ayuda a las organizaciones de compras a aprovechar al máximo las oportunidades de descuento dinámico.

Aquí tienes un ejemplo de los pasos del procesamiento automatizado de facturas:

1. Extraer una factura, generarla a partir de una orden de compra existente o crearla desde cero;

2. Conciliación automática a tres bandas con la orden de compra y el recibo;

3. Resolver cualquier irregularidad (por ejemplo, números de orden de compra que no coinciden, partidas incorrectas, etc.);

4. Enviar la factura a un gerente o directivo senior para su aprobación;

5. Aprobación de la factura a través del software o por correo electrónico;

6. Emitir los pagos a los proveedores;

7. El software actualiza la información de la factura con fines de generación de informes y la integra en el sistema ERP.

Estos pasos pueden variar ligeramente según las opciones de respuesta sí/no.

Sin embargo, independientemente de los cambios en el flujo, los usuarios de software de compras electrónicas ahorran más del 50 % de su tiempo en la facturación.

Desafíos del procesamiento manual de facturas y cómo la automatización los resuelve

Sin la tecnología adecuada para cuentas por pagar, resulta difícil para las organizaciones mantener un proceso de facturación eficiente.

Según Levvel Research, los mayores puntos débiles de los procesos manuales de cuentas por pagar son la introducción manual de datos y el flujo de aprobación, las facturas perdidas o extraviadas, las facturas duplicadas, entre otros.

Pero la buena noticia es que esos problemas se resuelven fácilmente si se cuenta con un buen software de compras.

Repasemos algunos de estos desafíos y veamos cómo puedes solucionarlos.

Introducción manual de datos

Procesar facturas manualmente requiere mucho tiempo.

Dependiendo del número de facturas, tu equipo puede fácilmente pasar horas solo en la introducción de datos y terminar pagando de más o de menos.

De hecho, el 38 % de los empleados de pequeñas empresas admite que la introducción de datos es la tarea que más tiempo les consume, y el 27,5 % de las empresas introduce manualmente datos incorrectos en sus sistemas, lo que provoca errores fiscales y contables.

La solución:

Las empresas pueden dejar atrás los pasos manuales utilizando un software de procesamiento automatizado de facturas para gestionar los procesos de extracción y validación de datos.

Por ejemplo, al utilizar Precoro, puedes reducir la introducción manual de datos en un 80 %.

Con Xero, NetSuite, QuickBooks y otras integraciones personalizadas, toda la información de tus facturas se transfiere automáticamente a tu sistema contable, lo que te permite centrarte en tareas más productivas.

Facturas extraviadas

Es fácil perder u olvidar facturas cuando circulan por la empresa en papel o por correo electrónico.

La factura puede extraviarse porque se envió al departamento o la persona equivocada, quedó atrapada en filtros de spam, se eliminó por accidente, etc., lo que impide localizarla y pagarla.

Las facturas perdidas pueden generar problemas graves con los proveedores, perjudicar tu flujo de caja o incluso obligarte a reiniciar todo el proceso de facturación.

La solución:

Un sistema de facturación no solo envía automáticamente las facturas por correo electrónico a la persona correspondiente para que actúe, sino que también te avisa cuando la factura ha sido aprobada, enviada a revisión, cancelada, o si está lista para el pago, entre otros estados.

Asegúrate de que el correo electrónico correcto esté asociado a la cuenta de cada proveedor y de revisar periódicamente las facturas «sin ver».

Con la solución de facturación de Precoro, siempre tienes toda la información importante disponible en el sistema.

Puedes hacer seguimiento de las facturas según su estado y utilizar informes en tiempo real para asegurarte de que ninguna factura se haya perdido.

Enrutamiento manual de aprobaciones

El 50 % de las empresas tarda en promedio entre 10 y 25 días en aprobar facturas manualmente.

El proceso puede tardar aún más si intervienen varios aprobadores y no está claro quién es responsable de la aprobación o en qué etapa del flujo de cuentas por pagar se encuentra la factura.

La solución:

Con un software de automatización del procesamiento de facturas, como Precoro, puedes crear un flujo de trabajo que dirija automáticamente las facturas al aprobador correcto.

Los clientes de Precoro obtienen aprobaciones 2,5 veces más rápidas y ahorran hasta un 95 % de su tiempo.

Los usuarios pueden aprobar o rechazar facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar a través de la página específica de la factura, la vista previa o el correo electrónico.

Puedes agregar tantos pasos de aprobación como sea necesario, recibir notificaciones inteligentes y crear flujos de trabajo personalizados que se adapten a las necesidades de tu empresa.

Lee más sobre los flujos de aprobación de facturas en nuestra próxima publicación del blog.

Conciliación entre factura y pago

En la conciliación a dos bandas, se verifica que la información de la orden de compra y la factura coincida dentro de tus márgenes de tolerancia.

Cuando se hace manualmente, la conciliación entre factura y pago puede resultar extremadamente lenta.

Sin embargo, sigue siendo un paso importante para tu empresa, ya que elimina las discrepancias en el proceso de compra, reduce el fraude en los pagos y garantiza el cumplimiento normativo.

La solución:

Con el software de aprobación de facturas de Precoro, puedes integrar tu flujo de trabajo con tus sistemas contables y realizar esta conciliación de forma automática.

Esto garantiza que solo pagues lo que realmente debes, ni más ni menos.

Procesamiento lento

Cada persona que maneja el papeleo aumenta el riesgo de error o pérdida del documento y ralentiza el tiempo de procesamiento.

El procesamiento manual suele provocar retrasos en las facturas y proveedores insatisfechos que preguntan constantemente por el estado de su pago.

Los retrasos en los pagos pueden desencadenar una serie de consecuencias negativas, como comisiones por pago tardío y demoras en el envío de mercancías.

Los pagos lentos también pueden afectar la calificación crediticia de tu empresa, reduciendo aún más la capacidad de obtener condiciones favorables de proveedores y acreedores.

La solución:

Eliminar las pilas de facturas en papel y la introducción manual de datos puede reducir drásticamente el tiempo de procesamiento y la tasa de errores.

La automatización de compras puede acelerar el ciclo de procesamiento en un 73 %, lo que te permite centrarte en tareas más estratégicas.

¿Cómo funciona?

• No tienes que volver a introducir los datos de la factura en tu ERP o sistema contable. El software de compras los transfiere automáticamente.
• No es necesario enviar correos electrónicos ni esperar a la reunión de equipo para aprobar documentos.
• La conciliación a tres bandas es automática y toma solo un par de minutos.
• Siempre tienes acceso al estado actual de tus facturas.
• Menos errores: menos tiempo dedicado a corregirlos.

Beneficios del procesamiento automatizado de facturas

Ya hemos comentado algunas de las ventajas de la automatización de cuentas por pagar en la sección anterior.

Pero profundicemos en cómo tu empresa puede beneficiarse de ella.

Menores costos de procesamiento de cuentas por pagar

Al pasar a la facturación electrónica, puedes reducir los gastos de personal, los costos generales de impresión y envío postal, y los intereses y recargos por pago tardío.

Según Levvel Research, la automatización de cuentas por pagar ayuda a ahorrar en promedio 13 $ por cada factura procesada.

Para las empresas que procesan 500 facturas al mes, esto se traduce en un ahorro anual de 78.000 $.

Ahorro de tiempo

El proceso de cuentas por pagar puede tardar entre 30 y 90 días por factura.

Con una solución de automatización de cuentas por pagar, puedes aprobar una factura y realizar una conciliación a tres bandas en minutos, sin intervención humana.

Mayor precisión

Cuando se trabaja con facturas de forma manual, es habitual encontrar diversos errores, como introducir un precio incorrecto, enviar la factura equivocada, duplicarla, entre otros.

Sin embargo, con la automatización de facturas puedes optimizar los procesos empresariales y reducir estos costosos errores.

Según una encuesta de la Shared Services Outsourcing Network, las empresas que automatizan sus procesos de cuentas por pagar pueden esperar reducir los costos y los errores entre un 70 % y un 85 % en las tareas principales de procesamiento de facturas.

Mejores relaciones con los proveedores

El procesamiento automatizado de facturas ayuda a tu empresa a realizar pagos puntuales, o incluso anticipados, y a mejorar las relaciones con los proveedores.

Esto resulta beneficioso porque:

• Puedes reducir el número de proveedores necesarios y así simplificar los procesos de compra y presupuesto, generando un ahorro potencial significativo.
• Si surge algún problema con un pedido, la sólida relación entre la organización y el proveedor facilitará su resolución.
• Una retroalimentación eficaz entre ambas partes mejorará las operaciones y optimizará la cadena de suministro.
• Reduce los problemas de disponibilidad, calidad y retrasos en el suministro.

Mayor productividad

Las soluciones de automatización de facturas aumentan la productividad de tus empleados al mejorar la precisión y reducir el tiempo dedicado al procesamiento de facturas.

Al optimizarse el proceso, pueden centrarse en tareas más importantes.

Una mayor productividad de los empleados también contribuye a reducir los costos generales y aumentar los ingresos. En resumen, automatizar el proceso de facturación es una excelente manera de mejorar los resultados de tu empresa.

Cómo las funciones de automatización de facturas de Precoro pueden ayudar a tu empresa

Creación sencilla de facturas

Crea fácilmente facturas desde cero, genéralas a partir de órdenes de compra existentes, o sube un PDF o una imagen. En este último caso, nuestra tecnología de OCR impulsada por IA completará automáticamente los detalles, generando una factura prellenada en muy poco tiempo.

Utiliza el catálogo de Precoro para agregar artículos a la factura sin necesidad de introducirlos manualmente.

El catálogo de artículos ayuda a garantizar que tus órdenes de compra y facturas se completen con los nombres de artículos y números de SKU correctos, evitando así malentendidos con los proveedores.

Agrega archivos adjuntos a tus facturas y consúltalos en las órdenes de compra relacionadas, si las hay.

También puedes agregar notas y comentarios para facilitar la colaboración con tu equipo.

Factura recurrente

Supongamos que compraste una suscripción mensual de 100 $ para un nuevo software, con un contrato anual.

¿Qué probabilidades hay de que olvides el pago mensual y termines retrasándolo?

Los clientes de Precoro no necesitan recordar enviar las facturas: el sistema lo hace por ellos.

Si quieres automatizar el proceso, puedes crear una factura recurrente mensual durante un año, y Precoro reservará 1.200 $ en el presupuesto.

Después de procesar el pago, 100 $ se moverán de la sección «Reservado» a «Utilizado».

Precoro creará automáticamente una factura y la enviará para su aprobación en la fecha que hayas configurado para la factura recurrente.

Se acabaron las tareas manuales rutinarias, los pagos atrasados y las facturas perdidas: solo tienes que configurarlo una vez y olvidarte del resto.

Aprobación de facturas

Con el sistema de gestión de facturas de Precoro, apruebas las facturas 2,5 veces más rápido y ahorras un 95 % de tu tiempo.

Para ver qué facturas necesitan aprobación, puedes abrir el Panel de control o la pestaña de Facturas y filtrar los resultados por el indicador de Aprobación.

Puedes aprobar o rechazar facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar a través de la página específica de la factura, la vista previa o el correo electrónico, sin necesidad de abrirlas.

Si vas a tomarte unas vacaciones, puedes configurar un aprobador sustituto para cada documento del que seas responsable y disfrutar de tu tiempo libre.

Agrega tantos pasos como necesites a tu proceso de aprobación, recibe notificaciones inteligentes y crea flujos de trabajo personalizados.

Conciliación a tres bandas

Aunque la conciliación a tres bandas requiere mucho trabajo cuando se realiza manualmente, sigue siendo una práctica empresarial fundamental para prevenir duplicaciones, fraudes e información inexacta.

Pero con el software de Precoro, no solo te liberas del tedioso proceso de conciliación a tres bandas, sino que también obtienes todos sus beneficios.

Sin intervención humana, solo automatización pura.

Ten tu orden de compra, recibo y factura conciliados en tiempo real, y la tasa de tolerancia te ayudará a detectar cualquier discrepancia.

Si el porcentaje de diferencia entre la factura y la orden de compra supera la tasa de tolerancia permitida, el iniciador de la orden de compra recibirá una notificación por correo electrónico sobre los cambios de aprobación necesarios.

Informes

Las herramientas de generación de informes en tiempo real de Precoro te dan una idea del estado actual de tus facturas, para que sepas exactamente qué, cuándo y dónde se generó cada factura.

Al usar el Panel de control o la página del módulo de Facturas, puedes ver qué acciones se requieren de tu parte y cuál es el progreso de tu factura, por ejemplo:

• En revisión;
• Por aprobar;
• Por pagar;
• Vencida, etc.

También puedes filtrar los informes de facturas por estado, fecha, solicitante, ubicación, presupuesto y más.

Además, puedes crear el Informe Personalizado de Facturas, que generará cualquier conjunto de datos que describa todas las facturas a las que tengas acceso.

Puedes descargarlo en formato XLSX y tener una visión detallada de todas las facturas.

Integración

Las herramientas de integración ayudan a reducir la doble introducción de datos, mejorar la comunicación entre los equipos de compras y contabilidad, y optimizar los procesos empresariales.

Con Precoro, puedes integrar tus flujos de procesamiento de facturas con cualquier software contable o ERP, como QuickBooks, Xero o NetSuite.

Esto te permitirá reducir la introducción manual de facturas, sincronizar los datos de los proveedores y acelerar el cierre mensual.

Algunos consejos a considerar antes de cambiar a un software de automatización de cuentas por pagar

Ya hemos analizado cómo la automatización ayuda a resolver los problemas más comunes de las cuentas por pagar, sus ventajas y las funciones que ofrecen las mejores soluciones de automatización de procesos.

Veamos también cómo puedes aprovechar al máximo la implementación de tu procesamiento automatizado de facturas.

Analiza tu proceso de facturación actual

Antes de avanzar hacia un futuro mejor para tu empresa, también deberías revisar qué salió mal en el pasado.

Analiza tu proceso de gestión de facturas y detecta dónde se produjeron inconsistencias, errores o cuellos de botella.

También puede ser útil responder a estas preguntas:

• ¿Quién recibe las facturas y cómo se verifican?
• ¿En qué formato llegan (facturas electrónicas o en papel)?
• ¿Cuánto tiempo se tarda en procesar las facturas y quién es responsable de ello?
• ¿Has tenido retrasos en el proceso de pago de facturas? ¿Por qué ocurrieron?

Asegúrate de obtener una visión completa de tu proceso de cuentas por pagar para poder encontrar la herramienta adecuada según las necesidades de tu empresa.

Centraliza y estandariza la gestión de facturas

Pide a tus proveedores que envíen las facturas a una ubicación central o dirección electrónica única.

Además, asegúrate de capturar los datos de la factura e indexarla en cuanto se recibe.

Luego, intenta desarrollar políticas claras sobre la gestión de facturas:

• ¿Cuáles son los criterios de conciliación y las tolerancias?
• ¿Cuándo quieres aprovechar y cuándo no los descuentos por pago anticipado?
• ¿Quién puede aprobar facturas dentro de la empresa y cuál es la jerarquía de los aprobadores?
• ¿Qué ocurre cuando surgen discrepancias entre las facturas recibidas y las compras correspondientes, y cuál es el flujo de resolución?

Saber exactamente cómo deben procesarse las facturas dentro de tu empresa te ayudará a definir los procesos que la solución de automatización de cuentas por pagar luego automatizará y optimizará.

Conclusión

El procesamiento automatizado de facturas consiste en que una plataforma escanee, extraiga, concilie y valide los datos relevantes de la factura, y los introduzca en tu sistema ERP o de cuentas por pagar.

Al automatizar el proceso de facturación, eliminas procesos ineficientes, fortaleces el cumplimiento normativo y reduces significativamente la carga de trabajo de los departamentos de cuentas por pagar y finanzas.