Ihr Beschaffungsprozess kann effektiver sein. Sehen Sie, wie die Optimierung des Beschaffungsprozesses auf den Stärken Ihres Prozesses aufbauen und seine Schwächen adressieren kann.

Definition: Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist die Verbesserung der Art und Weise, wie ein Unternehmen einkauft, sodass jede Anfrage, jede Bestellung und jede Lieferantenentscheidung klare Ziele unterstützt, Risiken reduziert und Budgets schützt. Sie basiert auf genauen Daten, klar definierten Prozessen und Technologie, die Engpässe beseitigt und Verschwendung verhindert.

Schon ein kurzer Blick auf Ihren Beschaffungsprozess reicht aus, um die Lücken zu erkennen. Ihr AP-Team durchsucht möglicherweise Posteingänge nach Rechnungen, anstatt ein einziges System zu öffnen, in dem jede Bestellung, jede Rechnung und jeder Beleg bereits vorhanden ist. Denken Sie außerdem darüber nach, wie Mitarbeitende Beschaffungsanfragen stellen. Folgen sie einem klaren, einheitlichen Prozess, oder müssen sie mehrere Personen kontaktieren? Oder, noch schlimmer, kaufen sie einfach selbst ein und lassen das Team des Beschaffungsprozesses außen vor?

Ganz gleich, wie perfekt Ihr Beschaffungsprozess erscheinen mag, er wird zwangsläufig an seine Grenzen stoßen, wenn er veralteten Methoden, engen Fristen und fragmentierten Systemen überlassen bleibt. Diese Grenze ist ein klares Zeichen dafür, dass der aktuelle Prozess eine Optimierung des Beschaffungsprozesses erfordert. Angesichts des stetig wachsenden Marktes für Beschaffungssoftware und der digitalen Transformation, die in aller Munde ist, lautet die Frage nicht „Sollten wir optimieren?“, sondern „Wie schnell können wir es umsetzen?“

Im Folgenden erläutern wir, was die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist, wie man sie angeht und welche Strategien Sie in den verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses anwenden können.

Was ist die Optimierung des Beschaffungsprozesses?

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist ein strukturierter Ansatz zur Verbesserung der Art und Weise, wie ein Unternehmen einkauft und seine Käufe verarbeitet. Der zentrale Fokus hängt davon ab, was das Unternehmen erreichen möchte, aber im Allgemeinen besteht das Ziel darin, den Beschaffungsprozess für Mitarbeitende reibungslos zu gestalten, ihn langfristig kosteneffizienter zu machen und widerstandsfähiger aufzustellen.

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist keine vollständige Neugestaltung des gesamten Arbeitsablaufs. Das ist die Aufgabe der Transformation des Beschaffungsprozesses, bei der Unternehmen häufig ihre gesamte Einkaufsstruktur ändern oder ihre Strategie verlagern (z. B. von der Schnäppchenjagd hin zu einem Total-Cost-of-Ownership-Ansatz).

Die Optimierung hingegen verbessert bestehende Strukturen und ergänzt oder reduziert bestimmte Teile des Prozesses, der Methoden oder der Werkzeuge, um ihn effizienter und insgesamt besser zu machen.

Warum die Optimierung des Beschaffungsprozesses jetzt wichtig ist (und warum sie schwieriger wird)

Verbesserungen sind immer sinnvoll, aber angesichts des turbulenten politischen Klimas und der US-Zölle, die sich auf die Lieferkette auswirken, gibt es kaum bis keinen Spielraum für Fehler. Nachfolgend finden Sie sowohl interne als auch externe Faktoren, die die Optimierung des Beschaffungsprozesses zu einer Priorität machen:

Störungen nehmen weiter zu

Lieferketten sind weiterhin instabil: 76 % der Unternehmen erlitten im Jahr 2024 Verzögerungen aufgrund von Störungen, während 22 % mehr als 20 Vorfälle innerhalb eines einzigen Jahres meldeten. Es ist eine Abwärtsspirale: Die Anzahl der Störungen stieg im Jahr 2024 um 40 %.

Um dem entgegenzuwirken, diversifizieren Unternehmen entweder ihre Lieferkette und führen neue Beschaffungsstrategien ein oder sie setzen auf die Optimierung des Beschaffungsprozesses, um das zu stärken, was sie bereits haben. Obwohl die Optimierung entscheidend ist, ist sie bei anhaltenden Störungen schwieriger zu erreichen, da mehrere externe Faktoren berücksichtigt werden müssen, die nicht kontrollierbar sind.

Mehr Ausgaben pro FTE verwaltet

Zusammen mit den Störungen (und größtenteils aufgrund dieser) hat sich auch die Arbeitsbelastung verdoppelt. Eine einzelne Arbeitskraft muss 50 % mehr Ausgaben verwalten als noch vor fünf Jahren. Vom Beschaffungsprozess wird erwartet, mit weniger Ressourcen mehr zu leisten: Es gilt, mehr Volumen, mehr Kategorien und mehr Lieferanten mit derselben Anzahl an Personen und derselben Zeit zu optimieren.

Ohne eine ordnungsgemäß durchgeführte Optimierung des Beschaffungsprozesses sind Mitarbeitende mit Überlastung und unzureichender Leistung konfrontiert, während Unternehmen die Folgen tragen müssen, wenn die Funktion des Beschaffungsprozesses zwangsläufig versagt.

Verluste bei Ausgaben im Randbereich

Ausgaben im Randbereich gehören zu den anfälligsten Bereichen der Gesamtausgaben. Obwohl diese kleineren Transaktionen den Großteil der organisatorischen Ausgaben ausmachen, werden sie leicht übersehen, wenn eine Arbeitskraft außerhalb bestehender Verträge bestellt oder zu einem höheren als dem verhandelten Preis einkauft. Zudem ist der direkte Beschaffungsprozess in der Regel der erste Bereich, der im Rahmen der Optimierung des Beschaffungsprozesses priorisiert wird, da er die höchste strategische Bedeutung hat.

Die Einführung einfacher Bedarfserfassungs-Schritte, wie standardisierter geführter Formulare, sowie klar definierter Genehmigungsschritte mit Service-Level-Agreements (SLA), die Reaktionszeiten und Verantwortlichkeiten festlegen, hilft, Verluste im Randbereich zu verhindern oder zumindest deutlich zu reduzieren.

Compliance- und Kostendruck nehmen zu

ESG, CSRD und globale regulatorische Anforderungen verlagern den Fokus von der Kostenoptimierung des Beschaffungsprozesses („Können wir das günstiger und schneller beschaffen?“) hin zu Nachhaltigkeit, Resilienz und Risikomanagement. Unternehmen können sich nicht mehr auf einfache Tabellen ohne zugehörige Nachweisdokumente verlassen – sie benötigen nun eine klare, prüfungssichere Dokumentation für sämtliche Beschaffungsvorgänge.

Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung erhöht die Komplexität zusätzlich. Mehrere EU-Länder, darunter Belgien, planen B2B-Verpflichtungen ab 2026, wobei Italien bereits 2019 zu den ersten Ländern gehörte, die diese eingeführt haben. In vielen Ländern sind elektronische Rechnungen für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor bereits verpflichtend.

Darüber hinaus zählt Inflation laut der CIPS-Umfrage für 62 % der Unternehmen zu den größten Herausforderungen. Die Optimierung des Beschaffungsprozesses muss daher bestehende Richtlinien, Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung sowie Unternehmensziele berücksichtigen – Faktoren, die in ihrer Kombination schwer zu steuern sind.

Die Fachkräftelücke wird größer

Der Beschaffungsprozess erfordert heute Kompetenzen, die zuvor nicht notwendig waren. Mitarbeitende müssen strategisch denken, Daten analysieren, die Strukturen und Dynamiken des Beschaffungsumfelds verstehen und sicher mit technologischen Lösungen umgehen können. Viele Unternehmen können die wachsende Fachkräftelücke weiterhin nicht schließen; 65 % greifen für technologische Expertise auf externe Dienstleister zurück.

Kein Instrument, so innovativ es auch sein mag, wird funktionieren, wenn das Team nicht versteht, wie es anzuwenden ist oder wie die daraus gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden sollen. Die Optimierung und Automatisierung des Beschaffungsprozesses hängen maßgeblich von den Menschen ab, die sie umsetzen. Wenn es an qualifizierten Fachkräften fehlt, bleibt Weiterbildung der einzige nachhaltige Weg nach vorn.

Künstliche Intelligenz erhöht den Druck

Selbst wenn die oben genannten Herausforderungen Ihr Unternehmen noch nicht erreicht haben, gibt es dennoch einen Grund für die Optimierung des Beschaffungsprozesses. Künstliche Intelligenz setzt die Messlatte deutlich höher für das, was Fachkräfte im Beschaffungsprozess leisten können. Sie ist zur neuen Normalität geworden – 40 % der Teams im Beschaffungsprozess haben KI bereits eingeführt. Mit KI-gestützter Optimierung des Beschaffungsprozesses verschaffen Sie sich keinen Wettbewerbsvorteil, sondern gleichen lediglich das Wettbewerbsniveau an.

Umso wichtiger ist es, veraltete Tabellenkalkulationen und Altsysteme durch KI-gestützte Lösungen zu ersetzen. Zwar bewegen Sie sich damit auf demselben Niveau wie Ihre Wettbewerber, profitieren jedoch zugleich von Automatisierung, die Ihrem Team Zeit für wertschöpfendere Aufgaben verschafft und schnelle Einblicke ermöglicht. Die KI-gestützte Optimierung des Beschaffungsprozesses verschafft Ihnen sofortigen Zugriff auf Informationen, für deren Recherche Sie normalerweise Stunden benötigen würden.

Wie man die Optimierung des Beschaffungsprozesses angeht, ohne den Prozess zu destabilisieren

Eine überhastete Optimierung des Beschaffungsprozesses richtet mehr Schaden als Nutzen an. Jegliche sogenannten „Verbesserungen“, die nicht durch eine fundierte Analyse zur Optimierung des Beschaffungsprozesses gestützt sind, können die Abläufe schnell verschlechtern. Ein langsamerer, aber präziserer Ansatz, bei dem gezielt jene Bereiche adressiert werden, bei denen eindeutig Verbesserungsbedarf besteht, ist der sicherste Weg.

1. Analysieren, bevor Sie etwas verändern.

Ermitteln Sie, was tatsächlich nicht funktioniert, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Unabhängig davon, was Ihre Richtlinie vorsieht, müssen Sie darstellen, wie Beschaffungsvorgänge tatsächlich ablaufen. Halten Sie die größten Schwachstellen fest: verzögerte Genehmigungen, Budgetüberschreitungen oder Probleme bei der Bedarfserfassung können Anzeichen für wesentlich größere strukturelle Mängel sein.

2. Zuerst Schritte mit hoher Wirkung korrigieren.

Schnelle Maßnahmen, die kaum Ressourcen erfordern, können als Nachweis für erzielte Ergebnisse gegenüber Stakeholdern dienen. Bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses sollten jedoch jene Lücken geschlossen werden, die den größten Wertverlust verursachen. Konzentrieren Sie sich auf Schritte, die Mitarbeitende täglich durchlaufen, wie Bedarfserfassung, Erstellung von Bestellungen und Drei-Wege-Abgleich.

3. Den gesamten Prozess nicht neu gestalten.

Es ist nicht erforderlich, den gesamten Arbeitsablauf grundlegend umzugestalten. Es handelt sich nicht um eine Transformation, sondern um eine Optimierung des Beschaffungsprozesses. Führen Sie Verbesserungen schrittweise ein und schließen Sie einen Bereich vollständig ab, bevor Sie zum nächsten übergehen.

4. Keine zusätzlichen Schritte hinzufügen.

Wie lässt sich die Effizienz des Beschaffungsprozesses steigern? Die Antwort ist einfach: durch Optimierung. Optimierung dient der Vereinfachung. Wenn Änderungen zusätzliche Schritte einführen, ohne das eigentliche Problem zu lösen (zum Beispiel eine zusätzliche Genehmigung ohne Beseitigung von Verzögerungen), entsteht lediglich zusätzlicher Aufwand.

5. Rückmeldungen der Endanwender einholen.

Eine zentrale Regel bewährter Vorgehensweisen im Beschaffungsprozess lautet, dass die Personen, die täglich mit dem Beschaffungsprozess arbeiten, ein besseres Verständnis dafür haben, wo dieser Schwächen aufweist, als externe Berater. Werden Änderungen frühzeitig mit ihnen abgestimmt, verstehen sie die bevorstehenden Anpassungen und können sich entsprechend vorbereiten.

6. Eine stabile Grundlage schaffen, bevor KI eingeführt wird.

Die KI-gestützte Optimierung des Beschaffungsprozesses hängt vollständig von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Ist der Ablauf inkonsistent, verarbeitet das System fehlerhafte Informationen und liefert unzuverlässige Ergebnisse. Zunächst sollte ein klar definierter Basisprozess etabliert und alle relevanten Daten in einem zentralen System gebündelt werden, bevor Automatisierung eingeführt wird.

Strategien zur Optimierung des Beschaffungsprozesses, auf die Sie sich verlassen können

Im Folgenden finden Sie bewährte Vorgehensweisen im Beschaffungsprozess, mit denen Sie zentrale Schwachstellen beheben und einen Prozess aufbauen können, der auch unter schwierigen Rahmenbedingungen stabil bleibt.

Ein Mehrziel-Optimierungsmodell anwenden

Ein Mehrziel-Optimierungsmodell ist ein Entscheidungsrahmen, der mehrere Ziele gleichzeitig bewertet und die Option identifiziert, die die bestmöglichen Zielkonflikte ausgleicht. Eine einzelne „perfekte“ Lösung existiert nicht, da die Verbesserung eines Ziels häufig zur Verschlechterung eines anderen führt. Das endgültige Ergebnis wird als pareto-effiziente Lösung bezeichnet – die insgesamt beste Option, bei der kein Ziel ein anderes dominiert.

Dieses mathematische Prinzip lässt sich unmittelbar auf die seit Jahrzehnten geführte Diskussion im Beschaffungsprozess anwenden: Kosten vs. Resilienz vs. Nachhaltigkeit. Eine einseitige Fokussierung auf Kostenoptimierung im Beschaffungsprozess kann andere Zielsetzungen verdrängen: Die günstigste Option ist häufig die am wenigsten nachhaltige, und die am wenigsten nachhaltige Option kann langfristig das höchste Risiko bergen.

Wählen Sie daher die Option, die alle drei Dimensionen ausbalanciert, anstatt nur ein einzelnes Ziel zu optimieren. Bewerten Sie Lieferanten anhand dieser Kriterien und entscheiden Sie sich für den Anbieter, der insgesamt solide Leistungen erbringt – nicht lediglich für den mit dem niedrigsten Preis.

Routineaufgaben mit P2P-Software automatisieren

Für 83 % der Unternehmen, die eine Optimierung des Beschaffungsprozesses in Betracht ziehen, steht Automatisierung an erster Stelle. Strategisch wichtige Aufgaben lassen sich nur schwer umsetzen, wenn der gesamte Arbeitsablauf durch manuelle Schritte blockiert wird, die problemlos durch Software übernommen werden könnten. Genehmigungsweiterleitungen, Drei-Wege-Abgleich und Datenerfassung gehören zu den Aufgaben, die Ihr Team vermutlich ungern erledigt und für die dennoch viel Zeit aufgewendet wird.

Stellen Sie sich folgende Fragen, wenn Sie im Jahr 2025 nach einer KI-Plattform zur Optimierung des Beschaffungsprozesses suchen:

• Erstellt das System einen geführten Bedarfserfassungskanal, sodass jede Anfrage alle erforderlichen Informationen enthält?
• Kann es Genehmigungen automatisch weiterleiten, ohne manuelle Nachverfolgung?
• Ist der Drei-Wege-Abgleich integriert und verknüpft er Bestellung, Rechnung und Wareneingang?
• Ist die Rechnungserfassung automatisiert und durch KI unterstützt?
• Kann das System Lieferantenrichtlinien durchsetzen, etwa bevorzugte Anbieter oder freigegebene Katalogartikel?
• Lässt es sich direkt mit Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System synchronisieren?

Wenn die meisten dieser Fragen mit „nein“ beantwortet werden, trägt Ihr Prozess weiterhin Aufgaben, die KI-gestützte Software zur Optimierung des Beschaffungsprozesses in einem Bruchteil der Zeit übernehmen kann.

Lieferanten konsolidieren und rationalisieren

Es wurde festgestellt, dass kleine und mittlere Unternehmen neunmal mehr Lieferanten als Mitarbeitende haben und davon nur etwa 25 % nutzen – bei durchschnittlich 800 Lieferanten. Was geschieht mit den übrigen? Mehrere Probleme können auftreten:

• Unterschiedliche Teams bestellen bei verschiedenen Anbietern, ohne sich dessen bewusst zu sein. Infolgedessen zahlen sie uneinheitliche Preise und tragen doppelte Lieferkosten für identische Artikel.
• Lieferanten durchlaufen den Onboarding-Prozess und geraten anschließend in Vergessenheit, nachdem Teams Stunden für ihre Einrichtung aufgewendet haben.
• Die Ausgaben verteilen sich auf zu viele Lieferanten, was Preisvergleiche und Kostenoptimierung im Beschaffungsprozess erschwert.
• Die Verhandlungsmacht sinkt, da kein einzelner Lieferant ausreichend Volumen erhält, um bessere Konditionen anzubieten.

Wenn Ihnen eines dieser Szenarien bekannt vorkommt, ist Ihre Lieferantenliste möglicherweise überdimensioniert. Es ist Zeit, Methoden zur Lieferantenoptimierung einzusetzen, insbesondere Konsolidierung und Rationalisierung. Lieferantenkonsolidierung bedeutet, die Lieferantenbasis auf eine kleinere Gruppe vertrauenswürdiger Anbieter zu reduzieren, um konsistente Preise und bessere Vertragsbedingungen sicherzustellen.

Rationalisierung umfasst die Bewertung des bestehenden Lieferantennetzwerks und die Entfernung jener Anbieter, die das Unternehmen nicht mehr benötigt. Lieferantenbewertungssysteme und die Kraljic-Matrix sind bewährte Instrumente, die im Rahmen der Optimierung des Beschaffungsprozesses eingesetzt werden können.

Ein Center of Excellence (CoE) für den Beschaffungsprozess aufbauen

Angesichts der wachsenden Fachkräftelücke benötigen Unternehmen eine klare Struktur, um Mitarbeitende bei der Entwicklung strategischer Kompetenzen im Beschaffungsprozess zu unterstützen. Hier setzt ein Center of Excellence (CoE) für den Beschaffungsprozess an: ein kleines Team, häufig bestehend aus zwei oder drei Fachkräften, das Beschaffungsentscheidungen im gesamten Unternehmen steuert und begleitet. Seine Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass bewährte Vorgehensweisen im Beschaffungsprozess eingehalten werden und allen Beteiligten Unterstützung sowie Fachwissen zur Verfügung stehen. Ein CoE im Beschaffungsprozess kann die strategische Personalkapazität um 20 % erhöhen.

Das CoE fungiert als zentrale Stelle, die einheitliche Leitlinien zu Richtlinien, Sourcing-Standards und Lieferantenmanagement bereitstellt. Teams erhalten dort Antworten, Vorlagen, Wissensaustausch und fachliche Unterstützung, wodurch insbesondere weniger erfahrene Mitarbeitende neue Kompetenzen entwickeln können.

Kategoriestrategien konsequent umsetzen

Kategorienmanagement stellt eine eigenständige Strategie dar. Indem jede Ausgabenkategorie mit eigenen Konditionen, Genehmigungsverantwortlichen und spezifischen Anforderungen gesteuert wird, verbessern Sie die unternehmensweite Ausgabensteuerung insgesamt und stärken die Optimierung des Beschaffungsprozesses. Das Ausgabenmanagement wird dadurch zielgerichteter und präziser: Beispielsweise können Investitionsgüter und Druckerpapier nicht denselben Beschaffungsweg durchlaufen.

Betrachten Sie das gesamte Ausgabenvolumen und strukturieren Sie es in Kategorien wie Büromaterial, IT, Marketingdienstleistungen oder Produktion. Weisen Sie gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern Kategorienverantwortliche zu und entwickeln Sie ein verbindliches Vorgehensmodell für den Umgang mit jeder Ausgabenart. Dieses sollte folgende Punkte umfassen:

• Wer eingebunden werden muss
• Welche Lieferanten zu nutzen sind
• Wer die Beschaffung genehmigt
• Welche Vertragsbedingungen gelten
• Welche Informationen jede Anfrage enthalten muss

Bereits diese grundlegenden Maßnahmen machen den gesamten Beschaffungsprozess transparenter und besser steuerbar. Kategoriestrategien helfen zudem, unkontrollierte Einzelbeschaffungen und doppelte Rechnungen zu vermeiden. Durch klar definierte Schritte und bewährte Vorgehensweisen im Beschaffungsprozess unterlassen Mitarbeitende eigenständige Beschaffungen, und Genehmigungen erfolgen schneller, da Erwartungen im Voraus festgelegt sind.

Warum Precoro die führende KI-Plattform zur Optimierung des Beschaffungsprozesses im Jahr 2025 ist

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist nur dann erfolgreich, wenn die Grundlagen stimmen: ein klar definierter Ablauf für Beschaffungsanfragen, ein zentraler Ort zur Nachverfolgung aller Dokumente, eine verlässliche Datenquelle für Lieferanten und Budgets sowie Arbeitsabläufe, die von den Teams tatsächlich eingehalten werden. Precoro bietet Unternehmen von Beginn an die notwendige Struktur. Die Plattform zentralisiert den gesamten Procure-to-Pay-Prozess, wendet klare Regeln über alle Kategorien hinweg an und beseitigt manuelle Aufgaben, die Teams ausbremsen.

Precoro unterstützt die KI-gestützte Optimierung des Beschaffungsprozesses mit einem umfassenden Funktionsumfang, darunter:

• Zentrales System mit einem einheitlichen Bedarfserfassungskanal für alle Anfragen.
• Erweiterte Genehmigungsweiterleitung mit individuellen Regeln, Rollen, Schwellenwerten und SLA-Erinnerungen.
• KI-Assistent, der Fragen zum Beschaffungsprozess auf Basis unternehmensinterner Daten beantwortet.
• KI-gestützte OCR-Technologie zur automatischen Datenerfassung aus Rechnungen und Belegen für Spesenabrechnungen.
• Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleich zur Vermeidung von Unstimmigkeiten und Doppelzahlungen.
• Lieferantenmanagement mit Katalogen, PunchOut-Katalogen und Lieferantenstammdaten in einem System.
• Vertragsmanagement mit Erinnerungen für Verlängerungen und Ablaufdaten.
• Individuelle Berichte und intuitive Dashboards mit über 150 Datenpunkten.
• Integrationen mit Xero, QuickBooks, NetSuite, Slack und weiteren zentralen Finanzsystemen.
• Rollenbasierter Zugriff und vollständige Prüfprotokolle zur Unterstützung von Compliance und internen Kontrollen.
• Mobile Genehmigungen, damit Beschaffungsvorgänge auch unterwegs geprüft und freigegeben werden können.

Es ist wichtig zu betonen, dass neue Software allein keine erfolgreiche Optimierung des Beschaffungsprozesses garantiert. Sie ist in erster Linie ein Werkzeug, das nur dann optimale Ergebnisse liefert, wenn es auf gründlicher Analyse, klar definierten Anforderungen und einem Verständnis der strategischen Ziele basiert. Precoro unterstützt Unternehmen dabei, diese Verbesserungen konsequent umzusetzen und messbare Ergebnisse transparent darzustellen.