Die Lieferantenintegration bestimmt den Ton jeder Lieferantenbeziehung. Lernen Sie die Schritte, Best Practices und nützliche Tools kennen, um es richtig zu machen.

Definition: Lieferantenintegration ist ein administrativer Prozess, der dazu dient, einen neuen Lieferanten in die Systeme und Workflows einer Organisation einzubinden. Das Beschaffungsteam sammelt und verifiziert wichtige Informationen, darunter Kontaktdaten, Zertifizierungen und Bankverbindungen, führt anschließend eine interne Prüfung durch und holt eine formelle Genehmigung ein. Dieser Prozess klärt Erwartungen und legt die Regeln fest, die für Transaktionen notwendig sind.

Pünktliche Zahlung allein reicht für eine erfolgreiche Partnerschaft nicht mehr aus. Nachhaltige langfristige Zusammenarbeit steht an erster Stelle, Transaktionen kommen erst an zweiter: 60 % der Unternehmen geben an, dass die Zusammenarbeit mit Lieferkettenpartnern entscheidend für die Lösung von Logistik- und Lieferkettenherausforderungen ist. In einer Welt, die sich zunehmend an Störungen gewöhnt, haben dauerhafte Partnerschaften Vorrang vor dem rein transaktionalen Charakter, den diese Beziehungen einst hatten.

Eine produktive Lieferantenbeziehung beginnt lange, bevor die erste Rechnung in Ihrem Posteingang landet. Die ersten Weichen werden gestellt, wenn ein Lieferant mit der Funktionsweise Ihrer Organisation vertraut wird und formell in deren Systeme eingebunden wird – während der Lieferantenintegration. Sie ist das Fundament der gesamten Beziehung, das Erwartungen, Regeln und Kommunikationspunkte für beide Parteien festlegt.

Dieser Artikel beleuchtet die Vorteile eines strukturierten Systems für diesen Prozess, seine wesentlichen Phasen, Herausforderungen, bewährte Methoden und die besten Tools für die Verwaltung der Lieferantenintegration im Jahr 2026.

Was ist Lieferantenintegration?

Lieferantenintegration ist ein wichtiger Prozess, dem Unternehmen folgen, um Informationen über den Lieferanten zu sammeln, seine Legitimation zu verifizieren und sicherzustellen, dass er zur Zusammenarbeit bereit ist. Das Ziel der Lieferantenintegration ist es, den Lieferanten auf die Zusammenarbeit im Einkaufsumfeld und den Systemen des Unternehmens vorzubereiten. Das Beschaffungsteam sammelt die Daten, bestätigt Fähigkeiten und Compliance, richtet Lieferanten auf organisatorische Richtlinien und Erwartungen aus und richtet sie in der Software für die Lieferantenintegration ein.

Der eigentliche Kern der Lieferantenintegration liegt darin, vertrauenswürdige und zuverlässige Lieferanten für eine langfristige Zusammenarbeit zu identifizieren und sie durch die Tools und Workflows des Unternehmens zu führen. Wenn dies richtig gemacht wird, erspart dieser Schritt Ihrem Unternehmen zahlreiche Probleme, da er eine offene Kommunikation und klare Erwartungen frühzeitig etabliert, anstatt sie auf später zu verschieben.

Schritt-für-Schritt-Aufschlüsselung der Lieferantenintegration

Lieferantenintegration mag systematisch sein, aber sie verläuft selten linear. Genauso wie man keinen Vorschlaghammer benutzen würde, um eine Nuss zu knacken, würde man keine vollständige Hintergrundprüfung bei einem Lieferanten durchführen, der Druckerpapier liefert. Einige Lieferanten benötigen eine schnelle Einrichtung, während andere eine gründliche Due-Diligence-Prüfung rechtfertigen.

Die Schritte bei der Integration hängen davon ab, wie kritisch oder riskant der Lieferant für die Lieferkette ist und welche Auswirkungen er auf den Betrieb des Unternehmens hat, sowohl finanziell als auch produktbezogen. Manchmal reichen die Grundlagen, aber in seltenen Fällen kann das Überspringen entscheidender Schritte den gesamten Workflow zum Scheitern bringen. Verwenden Sie diese Aufschlüsselung der Kernphasen als Vorlage für den Lieferantenintegrationsprozess bei künftigen Verwendungen:

1. Bedarf einschätzen und Lieferanten auswählen

Wie fast alles im Beschaffungsprozess beginnt die Lieferantenintegration mit einem Bedarf und der Anfrage, ihn zu erfüllen. Vielleicht liefert derzeit niemand das, was Ihr Team sucht, oder Ihr bisheriger Lieferant erfüllt die Anforderungen nicht mehr. So oder so stellt jemand eine Anfrage, und die Suche nach einem neuen Lieferanten beginnt.

Das Beschaffungsteam durchläuft den gesamten Lieferantenmanagement-Lebenszyklus: Sie recherchieren Lieferanten, wählen einen über ein wettbewerbliches Ausschreibungsverfahren oder eine direkte Auswahl aus und initiieren den Integrationsprozess.

Dieser Schritt ist eine Vorrede dazu, was Lieferantenintegration bedeutet. Er ist ein konsistenter Ausgangspunkt, unabhängig davon, ob Sie Unternehmensartikel für eine Veranstaltung oder kritische Materialien für die Produktion kaufen. Das Team prüft stets, ob der Lieferant mit den Unternehmenszielen übereinstimmt, den Bedarf deckt und die Unternehmensrichtlinien erfüllt.

2. Lieferanteninformationen sammeln

Nachdem der Lieferant ausgewählt wurde, ist es an der Zeit, alle notwendigen Daten zu seinem Unternehmen zu sammeln. All diese Daten sind später nützlich, bei der Due Diligence, der Vertragsgestaltung und der weiteren Zusammenarbeit. Die Informationen sind nicht nur aus Sicherheitsgründen notwendig. Ohne sie kann das Unternehmen den Lieferanten nicht korrekt bezahlen oder seinen eigenen regulatorischen Verpflichtungen nachkommen.

Best Practices der Lieferantenintegration empfehlen die Verwendung eines standardisierten Formulars zur Erhebung von Kerndaten, was die meisten Unternehmen typischerweise tun. Anschließend fordern sie spezifische Dokumente basierend auf Lieferantentyp, Branche oder internen Richtlinien an.

Was Sie anfordern, hängt von Ihren Prioritäten ab. Wenn Ihre Organisation beispielsweise nachhaltiges Sourcing betont, können Sie Drittanbieter-Zertifizierungen für ökologische oder soziale Auswirkungen anfordern (z. B. ISO, ENERGY STAR und andere).

Hier ist eine nicht erschöpfende Liste der gängigsten Informationen, die in Ihre Vorlage für den Lieferantenintegrationsprozess aufgenommen werden sollten:

• Rechtliche Identität und Unternehmensidentität: Juristischer Name, Geschäftsadresse, Registrierungsnummer.
• Steuerinformationen: Steuerklassifizierung, Steueridentifikationsnummer, USt-IdNr., Steuerformulare (z. B. W-9), Land des steuerlichen Wohnsitzes, Steuerbefreiungsstatus (falls zutreffend).
• Bank- und Zahlungsdetails: Kontonummer, Kontoinhaber, Bankleitzahl oder SWIFT-Codes und Standardwährung.
• Primäre Kontakte: Ansprechpartner für verschiedene Zwecke, einschließlich operative, finanzielle oder rechtliche Angelegenheiten.
• Lizenzen und Zertifizierungen: Branchen- oder regionsspezifische Dokumentation zum Nachweis, dass der Lieferant Waren oder Dienstleistungen legal anbieten darf.
• Sicherheits- und Compliance-Dokumentation: Datenschutzrichtlinien und NDAs.
• Versicherung: Nachweis des erforderlichen Versicherungsschutzes.
• Nachhaltigkeit und Diversität: Zertifizierungen für Lieferantendiversität oder nachhaltige Praktiken, ESG-Berichte.
• Produktdetails: Produkt- oder Dienstleistungsspezifikationen, Preismodell und Lieferbedingungen.
• Kundenreferenzen: Fallstudien, Erfahrungsberichte oder Referenzgespräche.

Zur Verifizierung der Daten führen Unternehmen häufig unabhängige Recherchen durch. Sie prüfen öffentliche Aufzeichnungen, Unternehmensregister und Regierungsdatenbanken. Bei kritischen Lieferanten kann dieser Schritt auch Standortbesuche, Produkttests und Referenzgespräche mit Kunden in derselben Region oder einer ähnlichen Branche umfassen.

3. Risikobeurteilung der Lieferantenintegration durchführen

Bevor ein Vertrag unterzeichnet wird, aber nachdem potenzielle Lieferanten ausgewählt wurden, müssen Unternehmen alle gesammelten Informationen prüfen und eine Due-Diligence-Prüfung durchführen. In dieser Phase müssen Sie bestätigen, dass der Lieferant sicher im Einkaufsumfeld des Unternehmens operieren kann. Due Diligence ist nicht verhandelbar: Im Jahr 2025 führte mangelhaftes Vetting bei 41 % der Unternehmen zu einer gescheiterten Lieferantenbeziehung, wobei 66 % Geld verloren und 48 % Verzögerungen bei Produktlaunches erlitten.

Das Ausmaß der Risikobeurteilung bei der Lieferantenintegration variiert je nach Lieferant. Risikoarme Lieferanten für weniger kritische Einkäufe benötigen keine gründliche Verifizierung. Bei kritischen Lieferanten hingegen ist Vorsicht geboten, und eine gründliche Prüfung ist notwendig. Während der Due Diligence verifizieren Unternehmen:

Unternehmenshintergrund und -struktur:

Bestätigen Sie die rechtliche Identität, Eigentümerstruktur und Unternehmensregistrierungsdetails des Lieferanten. Prüfen Sie, wie lange das Unternehmen tätig ist, wo es ansässig ist und wer für Management und Entscheidungsfindung verantwortlich ist. Der Standort ist besonders relevant, wenn Lieferanten in Hochrisikoregionen oder über Grenzen hinweg tätig sind.

Finanzielle Stabilität:

Beurteilen Sie, ob der Lieferant den erwarteten Auftragsumfang finanziell bewältigen kann. Prüfen Sie Steuerunterlagen, um sicherzustellen, dass lokale Vorschriften eingehalten werden. Umsätze, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Lieferanten sind gute Indikatoren für seine langfristige Leistungsfähigkeit. Investitionen in Forschung und Entwicklung sind ein klares Zeichen, dass der Lieferant aktiv wachsen möchte.

Rechtliche und regulatorische Ausrichtung:

Nur 43 % der Unternehmen prüfen Lieferantenlizenzen und -registrierungen, um sicherzustellen, dass sie legal tätig sein können. Die Auswirkungen einer solchen Nachlässigkeit treffen jedoch Sie als Käufer, nicht den Lieferanten. Überprüfen Sie, ob der Lieferant branchen- und regionsspezifische Anforderungen für die von ihm angebotenen Waren oder Dienstleistungen erfüllt. Prüfen Sie Lizenzen und Zertifizierungen in öffentlichen Aufzeichnungen. Bei Hochrisikolieferanten nutzen Sie Drittanbieterdienste, um zu prüfen, ob der Lieferant auf Sanktionslisten steht oder mit politisch exponierten Personen in Verbindung steht.

Unternehmensverantwortung und Geschäftsführung:

Unabhängig davon, ob Sie formelle ESG-Richtlinien haben, ist es wichtig sicherzustellen, dass der Lieferant grundlegende Erwartungen hinsichtlich ethischer und fairer Arbeitspraktiken erfüllt. Ein kurzer Ethik-Fragebogen oder ein unterzeichneter Verhaltenskodex kann die Übereinstimmung demonstrieren, ohne den Prozess mit Papierkram zu überlasten.

Reputation und Marktstellung:

Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf übermittelte Informationen. Holen Sie eine zweite Meinung ein, entweder durch ein Referenzgespraäch oder eine unabhängige Recherche. Informationen zu Kundenfeedback oder Branchenauszeichnungen können helfen, Warnsignale zu erkennen, bevor Sie sich offiziell zu einem Lieferanten verpflichten.

Informationssicherheit und Datenschutz:

Wenn der Lieferant mit sensiblen Daten umgeht, müssen Sie beurteilen, wie er diese schützt und verwaltet. Fordern Sie ISO-27001- oder SOC-2-Audits an, prüfen Sie den Notfallplan bei Sicherheitsvorfällen und verstehen Sie, wie Benutzerzugriffe verwaltet werden.

Mehr Fragen bedeuten nicht automatisch bessere oder ausführlichere Antworten. Lange, erschöpfende Fragebögen sind schwierig zu prüfen und noch schwieriger auszufüllen. Tatsächlich konnten Unternehmen, die integrierte, vereinfachte Formulare für die Lieferantenintegration nutzten, potenzielle Risiken 54 % früher erkennen.

Sie denken vielleicht, alle Grundlagen abzudecken, indem Sie nach allem fragen, von der rechtlichen Struktur des Lieferanten bis zum Umsatz des letzten Quartals, aber dieser Ansatz schlägt leicht fehl. Stattdessen erhalten Sie übereilte, leichtfertige Antworten und übersprungene Felder.

4. Interne Zustimmung und Genehmigung einholen

Während der Risikobeurteilung der Lieferantenintegration sollten relevante Stakeholder einbezogen werden, um sicherzustellen, dass der Lieferant vollständig genehmigt wird, in die Einkaufsworkflows des Unternehmens aufgenommen zu werden. Die Beschaffung muss bestätigen, dass der Lieferant tatsächlich die Geschäftsanforderungen erfüllt, während Finance sicherstellen muss, dass ausreichend Informationen für zukünftige Zahlungen vorliegen.

Die Rechtsabteilung gibt grünes Licht, sobald der Lieferant alle Voraussetzungen erfüllt – Lizenzen, Zertifizierungen und Compliance mit den relevanten Vorschriften. Die IT-Abteilung wiegt in Bezug auf den Zugang zur Unternehmenssoftware für die Lieferantenintegration und Compliance ab: welche Daten geteilt werden können, wie sicher, und ob der Lieferant in den Tech-Stack aufgenommen werden kann.

5. Vertrag ausarbeiten und unterzeichnen

Sobald ein Unternehmen einen neuen Lieferanten genehmigt, sollte es einen Vertrag unterzeichnen, der die Bedingungen und Konditionen der Geschäftsbeziehung darlegt. Dieser Schritt variiert während des Integrationsprozesses. Manche Unternehmen verlangen die Unterzeichnung einer Vereinbarung, bevor der Lieferant offiziell integriert werden kann, während andere weniger streng sind und dies als abschließenden Schritt betrachten.

An diesem Punkt werden alle Diskussionen und Verhandlungen von blossen Worten zu einer festen Verpflichtung. Der Lieferantenvertrag umreisst typischerweise:

• Lieferzeitpläne und Erfüllungserwartungen
• Ansprechpartner auf beiden Seiten, um die Kommunikation klar und konsistent zu halten
• Rechte an geistigem Eigentum, insbesondere bei Dienstleistungen oder maßgeschneiderten Arbeiten
• Vertraulichkeits- und Datensicherheitsanforderungen, insbesondere wenn Systeme oder sensible Daten beteiligt sind
• Lieferergebnisse, die die spezifischen Waren, Dienstleistungen oder Ergebnisse definieren, die der Lieferant erbringen muss
• KPIs, um die Leistung im Laufe der Partnerschaft zu messen
• SLAs, die Reaktionszeiten, Verfügbarkeit oder Qualitätsstandards festlegen
• Vertragsstrafen, die bei versäumten Fristen, Qualitätsstandards oder Compliance-Anforderungen angewendet werden
• Eskalationsklauseln, die definieren, wie Probleme gemeldet und gelöst werden
• Kündigungs- und Vertragsbeendigungsklauseln, die erklären, wie eine der Parteien die Vereinbarung ohne Streitigkeiten beenden kann

Unabhängig davon, wann Sie den Vertrag unterzeichnen, legt diese Vereinbarung Erwartungen und Verantwortlichkeiten fest, bevor Bestellungen oder Rechnungen ausgestellt werden. Auch der Einsatz spezialisierter Software für die Lieferantenintegration erweist sich in dieser Phase als vorteilhaft. Tools wie Precoro helfen Teams, Verträge an einem Ort zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen.

6. Den Lieferanten in interne Systeme aufnehmen

Die Integration in die internen Systeme ist der Kern der Lieferantenintegration. Während der Vertragsphase wird dem Lieferanten ein Ansprechpartner zugewiesen, in der Regel aus dem Lieferantenmanagement- oder Beschaffungsteam. Gemeinsam mit dem IT-Spezialisten helfen sie dabei, den Lieferanten im ERP oder der Unternehmenssoftware für die Lieferantenintegration und Compliance einzurichten.

Ohne ein dediziertes Tool verläuft die Kommunikation mit dem Lieferanten typischerweise über E-Mail oder Messaging-Plattformen, während die Leistung in Tabellenkalkulationen erfasst wird. Ein solches Setup macht es nahezu unmöglich nachzuverfolgen, was genehmigt wurde, was noch aussläuft und welches Dokument zu welchem Lieferanten gehört. Die beste Software für die Lieferantenintegration bietet Transparenz über den gesamten Einkaufsprozess, von der ersten Anfrage bis zum endgültigen Wareneingang.

In dieser Phase erstellt Ihr Team den Lieferantendatensatz in den Einkaufs- und Buchhaltungssystemen, unter Verwendung genehmigter Informationen wie rechtlicher Name, Steuerdetails, Zahlungsmethode, Währung und Kategorien. Teams definieren auch, wie der Lieferant im neuen Lieferantenintegrationsprozess arbeitet:

• Sind Bestellungen erforderlich?
• Wer genehmigt Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungen?
• Wie reicht der Lieferant Rechnungen ein?
• Wo findet die wichtigste Kommunikation statt?

Mit dem Lieferantenportal von Precoro können sich Lieferanten selbst registrieren, ihre eigenen Daten eingeben und an einem Ort mit dem Team kommunizieren. Kein langwieriger E-Mail-Austausch mehr – nur ein klarer, aktueller Datensatz ist erforderlich.

7. Den Lieferanten einweisen

Die Lieferantenintegration endet nicht damit, dass der Lieferant in das System aufgenommen wird. Sie können ihn nicht einfach ohne Orientierung in das neue Einkaufsumfeld entlassen, insbesondere wenn er noch nie zuvor mit Software für die Lieferantenintegration gearbeitet hat.

Führen Sie den Lieferanten vor der ersten Transaktion durch den gesamten Beschaffungsprozess. Erklären Sie ihm genau, wie Anfragen gestellt werden, wann sie zu Bestellungen werden und welche Details aus Bestellungen in den Rechnungen enthalten sein müssen.

Gehen Sie auch die Rechnungsstellung durch: Wenn Sie in der EU tätig sind, haben viele Länder bereits eine verbindliche B2B-E-Rechnungspflicht eingeführt. Wenn Sie Software für die Lieferantenintegration verwenden, vereinbaren Sie ein separates Meeting oder senden Sie detaillierte Anweisungen, um den Lieferanten durch das System zu führen.

Wo der Lieferantenintegrationsprozess scheitert

Sobald die Lieferantenintegration etabliert und in der Praxis bewährt ist, kann nicht mehr viel schiefgehen. Aber bevor ein Lieferantenintegrationsprozess oder -flow vorhanden ist, kann selbst eine verpasste Nachricht das gesamte System aus dem Gleichgewicht bringen. Diese Engpässe können dazu führen, dass der Prozess bis zu sechs Monate dauert – eine ungehürige Zeit, in der Sie die Waren bereits von einem anderen Lieferanten hätten beziehen können. Achten Sie auf diese Lücken beim Onboarding von Lieferanten:

• Zu viele Personen sind beteiligt

Beschaffung oder das dedizierte Lieferantenmanagement-Team wird wahrscheinlich den Grossteil des Prozesses übernehmen, während Finance, Legal und IT sich jeweils auf ihren eigenen Teil konzentrieren. Wichtig ist, dass es einen einzigen Ort gibt, an dem alle Teams den Fortschritt sehen, Updates teilen und während des gesamten Projekts aufeinander abgestimmt bleiben können.

Fragmentierte Lieferantenintegration mag zunächst effizient erscheinen, da jedes Team seine eigenen Verantwortlichkeiten übernimmt, aber in der Praxis läuft der Fortschritt gleichzeitig, ohne dass er sich deckungsgleich entwickelt. Wenn mehrere Teams den Lieferanten separat kontaktieren, erhält der Lieferant möglicherweise ein verzerrtes Bild seiner Erwartungen oder weiß nicht, welchen Anweisungen er Priorität einräumen soll.

• Lieferantenintegration ist manuell und reaktiv

Die Lieferantenintegration bleibt in ihren Anfängen oft reaktiv und manuell. Mitarbeitende verfolgen ihren Fortschritt in Tabellenkalkulationen und sammeln Daten haphazard über mehrere E-Mails, Textnachrichten oder sogar Telefonanrufe, ohne einen Prüfpfad. Manche Unternehmen initiieren den Integrationsprozess erst nach Rechnungseingang, was bedeutet, dass der Lieferant nicht einmal grundlegende Due-Diligence-Prüfungen durchlaufen hat.

• Daten sind von Anfang an unvollständig

Erstaunliche 82 % der Unternehmen sind nicht zuversichtlich hinsichtlich der Genauigkeit ihrer Lieferantendaten. Selbst bei vorhandener Software für die Lieferantenintegration basiert ein Großteil der Informationen noch auf manueller Eingabe, was veraltete Details oder ein leer gelassenes Feld nahezu unvermeidlich macht. Mit unvollständigen oder ungenauen Daten wird die Lieferantenintegration entweder ins Stocken geraten oder später auf Probleme stossen. Intelligente Formulare mit Pflichtfeldern und konditionaler Logik reduzieren die Risiken, helfen aber langfristig nicht, wenn die Regeln nicht konsequent durchgesetzt werden.

• Anforderungen sind nicht klar oder konsistent

Sie können die Lieferantenintegration als Erfolg verbuchen, wenn die Lieferanten verstehen, was von ihnen erwartet wird. Wenn diese Erwartungen vage oder inkonsistent sind, nehmen Lieferanten den falschen Eindruck mit: dass die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen genauso unklar und zerrissen sein wird.

Dieses Problem betrifft sowohl die Integration als auch die zukünftige Zusammenarbeit. Ein Team fordert Steuerformulare an, ein anderes Bankverbindungen, während ein drittes später Zertifizierungen nachfordert – oft über verschiedene Kanäle. Intern gibt es keine einheitliche Vorlage für den Lieferantenintegrationsprozess, und Anforderungen variieren je nach Anfrager, Region oder Geschäftseinheit.

• Lieferanten engagieren sich nicht

Manche Lieferanten priorisieren die Integration schlicht nicht. Erschöpfende, zeitaufwändige Fragebögen, langwierige Anweisungen oder komplizierte Setups können Lieferanten von der Integration abhalten. Wenn Sie Einwortantworten oder gar keine Antwort erhalten, ist es Zeit, einen anderen Lieferanten oder einen strukturierteren Ansatz zu erwägen.

• Übermäßiger Fokus auf wenig relevante Lieferanten

Nicht alle Lieferanten benötigen den gleichen Integrationsaufwand. Exzessiver Fokus auf einen einmaligen Lieferanten verschwendet Zeit und Ressourcen, die besser bei strategischen Partnern eingesetzt wären. 57 % der Unternehmen verwenden dieselben Lieferantenbewertungskriterien für alle Lieferanten, was den Prozess zwar objektiv und konsistent macht, aber den Nachteil hat, dass die Integration mehr Zeit in Anspruch nimmt. Verwenden Sie stattdessen einen abgestuften Ansatz: vereinfachen Sie die Lieferantenintegration für wenig relevante Lieferanten und widmen Sie strategisch bedeutsamen Lieferanten eine gründlichere Behandlung.

Vorteile der Lieferantenintegration

Die Lieferantenintegration ist ein Spiegel Ihrer zukünftigen Partnerschaft. Sie können sich dies wie eine Probefahrt vorstellen: Sie kaufen noch nicht von ihnen, aber Sie lernen kennen, wie jedes Unternehmen arbeitet und welche gemeinsamen Grundlagen Sie haben. Darüber hinaus bietet die Lieferantenintegration mehrere strategische Vorteile:

Minimiert Beschaffungsrisiken

Eine einfache Due-Diligence-Maßnahme, die frühzeitig durchgeführt wird, bevor eine Rechnung in Ihrem Posteingang landet, mindert bereits die potenziellen Risiken, mit denen Unternehmen ohne ordnungsgemäße Lieferantenintegration regelmäßig konfrontiert werden. Darüber hinaus erkennen 86 % der Organisationen, die technologische Software für die Lieferantenintegration einsetzen, potenzielle Risiken frühzeitig. Wenn das Unternehmen die Integration überspringt, setzt es sich aus gegenüber:

• Unehrlichen Lieferanten, die sich als compliance-mangelhaft oder fachlich ungeeignet herausstellen, sobald die Arbeit begonnen hat.
• Rechtlichen und finanziellen Strafen, die durch fehlende Steuerdetails, falsche Lieferantendaten oder Dokumentation entstehen, die Audits nicht standhält.
• Reputationsschäden, wenn das Fehlverhalten des Lieferanten öffentlich bekannt wird, nachdem der Vertrag unterzeichnet wurde.
• Betrieblichen Störungen, weil Lieferanten nicht über die Kapazität, finanzielle Stabilität oder Genehmigungen verfügen, die für eine pünktliche Lieferung erforderlich sind.
• Datensicherheitslücken, wenn Lieferanten Zugang zur Software für die Lieferantenintegration und Compliance erhalten, ohne Sicherheits- oder Datenschutzanforderungen zu erfüllen.

Stärkt das Unternehmensergebnis

Ein etablierter Bewertungsprozess bei der Lieferantenintegration bedeutet, dass Sie nicht nur Lieferanten verifizieren, sondern sie auch miteinander vergleichen. Sie können Lieferanten in die engere Wahl nehmen, wer bessere Preise, zuverlässige Konditionen und gleichbleibende Qualität bietet – alles noch bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen. Natürlich benötigen Sie einen strukturierten Ansatz, um davon zu profitieren – ein RFI liefert die erforderliche Struktur.

Ausserdem verschwenden mit einem reibungslosen Integrationsprozess sowohl Käufer als auch Verkäufer weniger Zeit, Ressourcen und Ausgaben. Langfristig sinken Ihre Verwaltungskosten, und Mitarbeitende können sich auf die Schaffung eines Produkts konzentrieren, das Kunden zufriedenstellt und den Umsatz steigert.

Reduziert nicht genehmigte Ausgaben

Nicht genehmigte Ausgaben bezeichnen ausservertragliche Einkäufe bei nicht bevorzugten Lieferanten. Mitarbeitende umgehen häufig den Standard-Beschaffungsprozess, um nicht autorisierte Einkäufe zu tätigen, was zu höheren Kosten und reduzierter Ausgabentransparenz führen kann. Die Gründe sind oft nachvollziehbar. Das Team weiß möglicherweise nicht, wie korrekt eingekauft wird, findet die aktuelle Beschaffungsprozedur schwierig oder glaubt, dass ein anderer Lieferant kosteneffektiver ist.

Unabhängig von der Begründung öffnet unkontrolliertes Kaufen eine Büchse der Pandora, die man lieber geschlossen hält, einschließlich höherer Ausgaben und unvorhergesehener Beschaffungsrisiken. Eine etablierte Lieferantenintegration definiert klar die Anforderungen an Lieferanten, was von ihnen gekauft werden kann, zu welchen Konditionen und über welche Kanäle.

Unternehmen wissen, dass das Lieferantenmanagement der Schlüssel zur Verhinderung ausservertraglicher Einkäufe ist: 56 % der führenden Unternehmen implementieren vorab genehmigte Lieferantenlisten, um nicht genehmigte Ausgaben zu bekämpfen. Wenn Lieferanten bereits genehmigt und im Einkaufsumfeld des Unternehmens eingerichtet sind, ist es weitaus unwahrscheinlicher, dass Mitarbeitende ausserhalb dieser Strukturen kaufen.

Schafft Transparenz in Lieferantenbeziehungen

Ein gut gestalteter Lieferantenintegrationsprozess hilft dabei, gegenseitiges Vertrauen zu Lieferanten aufzubauen und frühzeitig klare Erwartungen zu setzen. Lieferanten sind sich der von ihnen benötigten Dokumente, des Workflows für Bestellungen und Rechnungen und der spezifischen Informationen bewusst, die sie bereitstellen müssen. Interne Teams erhalten andererseits einen klaren, prüfbereiten Datensatz über die Lieferanten und wissen ebenfalls genau, was sie erwarten können.

Nach einer gründlichen Due Diligence und Schulungssitzungen gibt es keine Überraschungen mehr. Und wenn sich etwas ändert, stehen beiden Seiten offene Kommunikationskanäle zur Verfügung, die weiterhin Vertrauen aufbauen und die Zusammenarbeit beider Parteien stärken.

Verkürzt die Zeit zur Aktivierung zukünftiger Lieferanten

Die Entwicklung eines systematischen Lieferantenintegrationsprozesses erfordert Zeit und Aufwand. Die Dokumentation, die Sie entwerfen müssen, einschließlich Fragebögen, Kooperationsbedingungen und einem Anforderungskatalog, benötigt viel Aufmerksamkeit für Details und kritisches Denken. Die gute Nachricht ist, dass der Prozess, sobald er etabliert ist, als Referenzrahmen für jede neue Lieferantenintegration verwendet werden kann.

Anstatt jedes Mal von vorne anzufangen, spart eine Abfolge definierter Schritte bereits Zeit und reduziert den Arbeitsaufwand für Beschaffung und andere Abteilungen, sodass diese für andere wichtige Aufgaben frei sind. Sie können sich beispielsweise darauf konzentrieren, wie der Lieferantenintegrationsprozess automatisiert und noch effizienter gestaltet werden kann.

Bewährte Verfahren für die Lieferantenintegration

Gute Lieferantenintegration fügt nicht einfach mehr Schritte hinzu – sie optimiert und baut auf denen auf, die das Unternehmen bereits hat. Einfache, aber klare Regeln rund um Dokumentation, Genehmigungen und digitale Einrichtung legen bereits die Grundlage für eine vertrauenswürdige Zusammenarbeit. Im Folgenden finden Sie Best Practices der Lieferantenintegration, die sicherstellen, dass Sie die Grundlagen richtig machen, bevor Sie etwas Neues hinzufügen.

Den Genehmigungsprozess definieren

Unternehmen sollten eine Person innerhalb ihrer Organisation benennen, die für die Bewertung und Genehmigung neuer Lieferanten verantwortlich ist. Die Zuweisung von Rollen hilft, Verwirrung zu vermeiden und Redundanz zu reduzieren, was letztendlich zu einem reibungsloseren Lieferantenintegrationsprozess führt.

Die Anzahl der beteiligten Personen oder Teams hängt von der Grösse der Organisation und der Komplexität ihrer Lieferkette ab. In kleinen Organisationen mit nur wenigen Lieferanten können eine Person oder ein kleines Team ausreichen, um die Beziehung zu verwalten. In grösseren Unternehmen mit einer umfangreicheren Lieferkette profitieren Sie von mehreren Teams oder Abteilungen, die an der Lieferantenintegration beteiligt sind, wie zum Beispiel:

• Beschaffung, um sicherzustellen, dass ein potenzieller Lieferant wettbewerbsfähige Preise und qualitativ hochwertige Waren anbietet
• Finance, um die finanzielle Stabilität und Zahlungsbedingungen des Lieferanten zu beurteilen
• Legal, um sicherzustellen, dass der Lieferant rechtliche oder regulatorische Anforderungen erfüllt und das geistige Eigentum des Unternehmens geschützt ist
• IT, um den Lieferanten in den Systemen des Unternehmens einzurichten und Zugang zu den notwendigen Tools und Ressourcen zu bieten

Entwickeln Sie den Genehmigungsworkflow selbst: wer genehmigt was, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Reihenfolge. Beispielsweise könnte die Beschaffung zuerst Lieferanten prüfen, gefolgt von Finance und Legal, während das IT-Setup erst nach der endgültigen Genehmigung erfolgt.

Abgestufte Lieferantenintegration implementieren

Ein Einheitsansatz kann sowohl dem Lieferanten als auch Ihrem Unternehmen mehr schaden als nützen. Passen Sie die Integrationsschritte an die Auswirkungen des Lieferanten auf das Unternehmen an: Je kritischer er ist, desto gründlicher sollte Ihre Bewertung sein.

Verlassen Sie sich nicht auf subjektive Meinungen, um zu bestimmen, welche Lieferanten den grössten Einfluss haben – verschiedene Teams haben schließlich ganz unterschiedliche Prioritäten. Verwenden Sie stattdessen Segmentierungstools, die helfen, die Ergebnisse zu strukturieren und Lieferanten zu kategorisieren.

Die Kraljic-Matrix beispielsweise kategorisiert Lieferanten nach Geschäftsauswirkung und Risiko, während die Lieferantenpraeferenzmatrix hilft, zu bestimmen, wie wichtig Ihr Unternehmen für den Lieferanten in der Frühphase der Partnerschaft ist.

Berücksichtigen Sie weitere Faktoren wie regulatorische Compliance, Datenzugangsanforderungen und Ausgabenschwellenwerte. Wenn der Lieferant aufgrund seiner Branche zusätzliche Vorschriften einhalten muss, könnte der Fokus bei der Due Diligence auf der Verifizierung seiner Lizenzen liegen.

Bei der Verwendung der Kraljic-Matrix hängt das Integrationsniveau im Wesentlichen davon ab, was die Lieferanten liefern und welches Risiko sie einführen. Zum Beispiel:

• Kritische Lieferanten (hohes Risiko, hohe Auswirkung): Strategische Lieferanten, deren Waren oder Dienstleistungen für den täglichen Betrieb unentbehrlich sind. Diese Lieferanten sollten die gründlichste Integration durchlaufen, einschließlich vollständiger Due Diligence, rechtlicher Überprüfung, klarer SLAs und definierter Eskalationspfade.
• Hebellieferanten (geringes Risiko, hohe Auswirkung): Lieferanten, die in wettbewerbsintensiven Märkten tätig sind, wo Preise und Vertragsbedingungen am wichtigsten sind. Die Integration sollte sich auf Konditionen, Preise und Vertragsausrichtung konzentrieren, nicht auf umfangreiche Risikobeurteilungen.
• Engpasslieferanten (hohes Risiko, geringe Auswirkung): Lieferanten, die keinen Gewinn treiben, aber schwer zu ersetzen sind und den Betrieb stören können. Sie erfordern eine risikofokussierte Integration, Lieferanten-Backups und enge Überwachung.
• Unkritische Lieferanten (geringes Risiko, geringe Auswirkung): Lieferanten für nicht wesentliche Güter, wie Bürobedarf oder Verbrauchsmaterialien. Die Integration sollte schnell und leichtgewichtig sein, mit standardisierten Formularen, minimalen Genehmigungen und katalogbasiertem Einkauf.

Anforderungen klar und spezifisch formulieren

Involvierte Mitarbeitende müssen klar verstehen, was Lieferantenintegration bedeutet, zusammen mit den Kriterien, die bei der Lieferantenauswahl am wichtigsten sind. Das ist der erste Schritt, der Sie davor bewahrt, mit Lieferanten zu arbeiten, die die Bedürfnisse Ihres Unternehmens nicht wirklich erfüllen können. Indem Sie Ihre Erwartungen klar definieren, sind Sie transparent gegenüber Ihren Lieferanten und setzen den Standard für zukünftige Partnerschaften.

Die Anforderungen hängen von den Zielen, Richtlinien, der Branche und der Art der eingekauften Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens ab. Möglicherweise werden priorisiert:

• Qualitätsstandards (wie ISO-Zertifizierungen oder branchenspezifische Standards)
• Einhaltung von Vorschriften
• Spezifische ethische und soziale Verantwortungsstandards (z. B. faire Arbeitspraktiken und ökologische Nachhaltigkeit)
• Lieferung und Vorlaufzeit
• Preise und Zahlungsbedingungen
• Vertraulichkeit und Datensicherheit

Es dauert sicherlich eine Weile, alle Kriterien zu durchdenken, sie aufzuschreiben und eine klare Richtlinie zu erstellen, die auf der Website des Unternehmens geteilt wird, sowie einen Leitfaden für die Lieferantenintegration für die Verantwortlichen. Die gute Nachricht ist, dass ein standardisierter Anforderungskatalog und Bewertungsprozesse, sobald sie etabliert sind, das Rad nicht bei jeder neuen Integration neu erfunden werden muss.

Einen offenen Kommunikationskanal etablieren

Lieferantenintegration beinhaltet das Senden und Empfangen einer Vielzahl von Informationen, darunter Richtlinien, Dokumente, Fragebögen und Nachrichten (wie E-Mails und Telefonanrufe). Ein einziger Kommunikationskanal mit potenziellen Lieferanten ermöglicht es Unternehmen, Informationen zu zentralisieren und Probleme schnell zu lösen. Suchen Sie zu diesem Zweck nach einem Tool, das eine schriftliche Aufzeichnung der Kommunikation bietet.

Viele Unternehmen greifen standardmässig auf E-Mail zurück, was durchaus sinnvoll ist: Es ist einfach zu bedienen, erlaubt das Anhängen von Dateien und kann von überall aus aufgerufen werden. Allerdings können Benutzer Dokumentation und andere Daten nicht über E-Mail organisieren, ganz zu schweigen vom Aufwand, die benötigten Informationen später zu finden. Das gleiche Problem gilt für Instant-Messaging-Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams. Sie sind praktisch für direkte Kommunikation, aber nicht für die Dokumentenspeicherung ausgelegt.

Spezialisierte Tools, wie Beschaffungssoftware mit einem Lieferantenportal wie Precoro, sind die ideale Option für diese Szenarien. Auf einer solchen Plattform können Lieferanten ihre eigenen Geschäftsdetails eingeben und die notwendigen Dokumente anhängen, die im System gespeichert und leicht zugänglich sind.

Solche Beschaffungstools ermöglichen es Unternehmen auch, neue Lieferanten über die Lieferantenintegrationsplattform hinzuzufügen, wo sie direkt mit dem Team kommunizieren können. Erstellung und Genehmigung von Bestellungen, Angebotsanforderungen, Wareneingaben, Rechnungen und anderen relevanten Dokumenten kann alles in einem einzigen System erfolgen.

Die beste Software für die Lieferantenintegration ermöglicht es Ihnen auch, Lieferanten direkt aus dem Tool heraus anzuschreiben. In Precoro beispielsweise können Unternehmen ihre Richtlinien und Anforderungslisten über eine anpassbare E-Mail, die mit der anfänglichen Einladung gesendet wird, oder über das Lieferantenregistrierungsformular teilen.

Schulungen anbieten (falls erforderlich)

Ein letzter Punkt der Best Practices der Lieferantenintegration ist die Schaffung einer erfolgreichen Arbeitsbeziehung zwischen dem Lieferanten und dem Unternehmen. Deshalb sollten Sie Schulungssitzungen über die Abläufe, Workflows und den Technologie-Stack des Unternehmens einschliessen.

Schulungen sind möglicherweise nicht notwendig, wenn Prozesse bereits einfach sind, keine komplizierte Software für das Lieferantenmanagement oder die Lieferantenintegration vorhanden ist oder der Lieferant die erforderliche Plattform bereits verwendet und versteht. In diesen Fällen reichen möglicherweise klare Dokumentation und Leitlinien aus, damit der Lieferant effektiv mit dem Unternehmen arbeiten kann.

Für grosse Organisationen oder Unternehmen mit einzigartigen Workflows oder anspruchsvollen Tools wird empfohlen, Schulungs- oder Einführungssitzungen für neue Lieferanten durchzuführen. Das Vernachlässigen dieses Schritts kann zu Missverständnissen, Fehlern und einem Zusammenbruch in der Lieferkette führen. Die Anleitung kann viele Formen annehmen, wie Walkthroughs, Videos, Einzelgespräche, Webinare und mehr.

Worauf Sie bei Software für die Lieferantenintegration achten sollten

Die bloss Implementierung eines neuen Tools reicht nicht aus. Die beste Software für die Lieferantenintegration muss Substanz haben – Funktionen, die von Teams aktiv genutzt werden können und messbare Ergebnisse liefern. Blitzsaubere Demos, die „KI-alles“ versprechen, reichen nicht aus. Im Jahr 2026 wenden sich Beschaffungsteams von jedem Automatisierungstrend ab und suchen nach Tools, die konsistenten ROI und stabile Leistung zeigen. Folgendes sollten Sie priorisieren, wenn Sie nach einem neuen Tool für die Lieferantenintegration suchen:

Zentralisierte Lieferantenprofile

Alle Lieferantendaten, einschließlich rechtlicher Informationen, Steuerformulare und Bankverbindungen, sollten an einem Ort gespeichert sein, mit konfigurierbarem Zugang für alle, die sie benötigen. Lassen Sie Desktop-Ordner, verstreute Posteingänge und Tabellenkalkulationen mit verwirrenden Namen hinter sich. Priorisieren Sie Software für die Lieferantenintegration, die einen einzigen, aktuellen Datensatz des Lieferanten in Ihrem System bietet.

Lieferanten-Selbstbedienung

Anstatt Ihrem Team mehr Arbeit aufzubürden, überlassen Sie es den Lieferanten. Suchen Sie nach Systemen mit einem dedizierten Modul, das es Lieferanten ermöglicht, sich selbst zu registrieren und erforderliche Informationen über ein sicheres Lieferantenintegrationsportal einzureichen. Informationen sollten direkt in das System fließen, ohne manuelle Wiedereingabe oder E-Mail-Austausch. Die Software für die Lieferantenintegration sollte Teams mindestens Folgendes ermöglichen:

• Eine unbegrenzte Anzahl von Lieferanten einladen
• Einen Genehmigungsworkflow für Lieferanten erstellen
• Angepasste Registrierungsformulare senden und Pflichtfelder wie Rechtsadresse, Kontonummer und mehr anpassen
• Ausgefüllte Formulare, Anhänge und Notizen von Lieferanten prüfen
• Lieferantenformulare genehmigen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurückschicken
• Automatisches Hinzufügen neuer Lieferanten und ihrer Informationen, um menschliche Fehler zu vermeiden und wertvolle Zeit zu sparen

So stellen Sie sicher, dass Ihre Software nicht nur implementiert, sondern auch effektiv genutzt wird und echten Mehrwert liefert.\

Integrierte Genehmigungen und Statusverfolgung

Sie müssen genau sehen, wo sich jeder Lieferant im Lieferantenintegrationsprozessfluss befindet. Tools mit integrierten, konfigurierbaren Genehmigungen, Kommentaren und Echtzeit-Statusverfolgung helfen Ihnen, Verzögerungen zu erkennen, bevor sie zu Engpässen werden.

Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen

Wenn Sie irgendeine Art von Buchhaltungs- oder ERP-Software verwenden, grenzen Sie die Liste auf Tools ein, die eine nahtlose Integration damit unterstützen. Ohne Integrationen müssen Daten mehrfach eingegeben oder bearbeitet werden, was in der Regel zu Fehlern und Lücken führt. Eine gute Software für die Lieferantenintegration bietet eine bidirektionale Synchronisierung zwischen Ihren bevorzugten Tools.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Lieferantenintegration scheitert oft einfach daran, dass jemand einen Schritt versäumt. Integrierte Benachrichtigungen und Erinnerungen informieren sowohl interne Teams als auch Lieferanten, wenn Massnahmen erforderlich sind, sei es zur Überprüfung einer Einreichung, zur Vertragsverlängerung oder zur Genehmigung einer Bestellung. In Precoro erhalten Teams beispielsweise eine Benachrichtigung, wenn der Vertrag verlängert werden muss.

Einfache Einrichtung und Bedienbarkeit

Wenn das Tool schwierig zu bedienen ist, werden Lieferanten die Integration nicht abschliessen, und Ihr Team wird es nicht übernehmen. Mehr Funktionen bedeuten nicht bessere Transparenz. Die beste Software für die Lieferantenintegration bietet weniger Funktionen, die intuitiv und schnell zu konfigurieren sind und keine monatelange Schulung zur Übernahme erfordern.

Die besten Tools für die Verwaltung der Lieferantenintegration im Jahr 2026

Investieren Sie bewusst. Überspringen Sie die Experimente und wählen Sie Software für die Lieferantenintegration, die ihre Versprechen erfüllt und Ihnen absolute Kontrolle über Beschaffung und Lieferantenmanagement gibt. Im Folgenden finden Sie die Tools, die Ihren Ansatz zu Lieferantenpartnerschaften im Jahr 2026 vollständig verändern könnten.

Precoro

Precoro ist eine Software zur Zentralisierung und Automatisierung der Beschaffung, die die Lieferantenintegration als Teil des gesamten Procure-to-Pay-Prozesses betrachtet, nicht als eigenständige Aufgabe. Lieferanten können sich selbst registrieren, Dokumente hochladen, Bestellungen empfangen und Rechnungen über ein dediziertes Lieferantenportal einreichen.

Ihre Teams prüfen und genehmigen Lieferanten über konfigurierbare Workflows, und genehmigte Lieferantendaten können über Kaufanforderungen, Bestellungen und Rechnungen hinweg wiederverwendet werden. Für Lieferanten, die dies unterstützen, bietet Precoro auch PunchOut-Kataloge an, sodass Mitarbeitende direkt bei genehmigten Lieferanten kaufen, während Einkäufe compliant und nachverfolgbar bleiben.

Geeignet für: Mittelständische und wachsende Unternehmen mit dezentralisierten Einkaufsteams, die konsistente Lieferantendaten, durchsetzbare Genehmigungen und Kontrolle über den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus benötigen.

Weniger geeignet für: Organisationen, die nur Lieferanten-Due-Diligence oder Compliance-Prüfungen ohne Einkaufs-, Rechnungs- oder Ausgabenverwaltungs-Workflows benötigen.

Coupa

Coupa ist eine cloudbasierte Ausgabenverwaltungsplattform, die die Lieferantenintegration über das Coupa Supplier Portal (CSP) unterstützt. Lieferanten erhalten eine Einladung, registrieren sich im CSP und füllen die erforderlichen Formulare aus. In einigen Fällen benötigen Käufer auch einen Finanz- und Rechtsbewertungs-Fragebogen vor der Genehmigung.

CSP ermöglicht es Lieferanten, Bestellungen an einem Ort zu empfangen und zu verwalten, Rechnungen zu erstellen und einzureichen sowie Rechnungsstatus einzusehen. Der Integrations-Flow folgt formalen, standardisierten Schritten, die von der Organisation definiert werden.

Geeignet für: Grosse Organisationen, die standardisierte Lieferantendatenerhebung, formale Genehmigungen und integrierte Fragebögen benötigen.

Weniger geeignet für: Teams, die eine leichtgewichtige Lieferanteneinrichtung oder minimale Schritte für die Lieferantenteilnahme benötigen.

SAP Ariba

SAP Ariba ist eine Beschaffungs- und Lieferantenverwaltungsplattform, die die Lieferantenintegration über das SAP Business Network abwickelt. Lieferanten erstellen oder verknüpfen typischerweise ihr Business-Network-Konto und füllen die erforderlichen Unternehmens-, Steuer-, Bank- und Compliance-Informationen aus, die der Käufer verlangt.

Lieferanten übermitteln ihre Daten über strukturierte Fragebögen und Profile, die von internen Teams vor der Genehmigung geprüft werden. Nach der Genehmigung können Lieferanten über das SAP Business Network auf ihre eigenen Informationen zugreifen und diese aktualisieren sowie beginnen, Bestellungen zu empfangen, Rechnungen einzureichen und den Dokumentstatus zu verfolgen.

Geeignet für: Grosse Organisationen, die standardisierte Lieferantendaten und Lieferanten-Selbstbedienung über das SAP Business Network benötigen.

Weniger geeignet für: Teams, die eine leichtgewichtige Lieferanteneinrichtung mit minimalen Integrationsschritten für risikoarme oder gelegentliche Lieferanten benötigen.

Tipalti

Tipalti ist eine Kreditorenbuchhaltungs- und globale Zahlungsplattform, die darauf ausgelegt ist, Finance-Teams zu helfen, Lieferanten genau und pünktlich zu bezahlen. Die Lieferantenintegration konzentriert sich hauptsächlich auf die Bedürfnisse der Kreditorenbuchhaltung, insbesondere das Sammeln der korrekten Steuer- und Zahlungsdetails, bevor Gelder freigegeben werden.

Lieferanten schließen die Integration über ein Self-Service-Portal ab, wo sie ihre Bank- und Steuerinformationen eingeben. Das System passt die erforderlichen Felder basierend auf dem Standort und der Zahlungsmethode des Lieferanten an. Integrierte Erinnerungen halten die Integration am Laufen, und interne Teams können einspringen, wenn ein Lieferant Hilfe bei der Aktualisierung von Details benötigt.

Geeignet für: Finance- und AP-Teams, die hohe Zahlungsvolumina, internationale Lieferanten und komplexe Steuer- oder Zahlungsanforderungen verwalten.

Weniger geeignet für: Organisationen, die die Lieferantenintegration eng mit breiteren Beschaffungs-Workflows integrieren möchten.

Trust Your Supplier (TYS)

Trust Your Supplier ist eine Risikomanagement- und Lieferantenintegrationsplattform, die die Integration rund um ein einziges Lieferantenprofil aufbaut, das Lieferanten pflegen und mit verbundenen Käufern teilen. Lieferanten verwenden TYS Connect, um ihre sogenannte „Digitale Brieftasche“ (eine Sammlung ihrer Informationen) zu verwalten, Dokumente hochzuladen, auf Anfragen zu reagieren und den Integrationsstatus von einem Dashboard aus zu verfolgen.

Das blockchain-basierte TYS unterstützt standardisierte Fragebögen und Due-Diligence-Daten mit zusätzlichem Risikokontext (z. B. ESG-, Finanz-, Compliance- und Cybersicherheitserkenntnisse) durch integrierte Drittanbieterdaten. Obwohl diese Lieferantenintegrationsplattform reichhaltige Funktionen für diesen Schritt bietet, erfordert sie oft die Integration mit separaten Beschaffungssystemen für den täglichen Einkauf.

Geeignet für: ;Grosse Organisationen, die prüfbereite Lieferantendaten, standardisierte Due Diligence und ein wiederverwendbares Lieferantenprofil benötigen, das Lieferanten aktuell halten.

Weniger geeignet für: Unternehmen, die die Lieferantenintegration in Procure-to-Pay-Prozesse einbetten möchten, mit minimalen zusätzlichen Tools.

Praxisbeispiel: Lieferantenintegration mit Precoro

Sehen Sie, wie eine der besten Softwarelösungen für die Lieferantenintegration Unternehmen in verschiedenen Branchen und Standorten bei der Lieferantenverwaltung geholfen hat.

Serial 1 Cycle

Branche: Mikromobilität | Standort: USA | Unternehmensgrösse: 51–200 Mitarbeitende

Serial 1 ist ein Premium-E-Bike-Unternehmen, das aus einem Harley-Davidson-Skunkworks-Projekt hervorgegangen ist und sich später zu einem eigenständigen Unternehmen entwickelt hat. Sie verkaufen heute E-Bikes in den USA und mehr als 20 europäischen Ländern. Als das Unternehmen weiter wuchs, wurde die Verwaltung der Einkäufe immer schwieriger. Die Beschaffung war vollständig manuell und E-Mail-basiert, während die Kommunikation mit Lieferanten über Telefonanrufe und Follow-ups lief.

Was Precoro geholfen hat:

• Die Lieferantenintegration wurde einfach und in Precoro zentralisiert.
• Lieferanten wurden zu einem Lieferantenportal hinzugefügt, was alle Bestellungen, die Rechnungsstellung und die Kommunikation an einem Ort zusammenführte.
• Automatisierte Workflows ersetzten E-Mails.
• Angepasste Genehmigungsworkflows, die einfach zu überwachen sind.

So wurden manuelle Prozesse durch klare, zentrale und skalierbare Abläufe ersetzt.

Redbud Brands

Branche: Venture Capital und Private Equity | Standort: USA | Unternehmensgrösse: 51–200 Mitarbeitende

Redbud Brands ist ein Risikokapitalfonds, der innovativen Unternehmen hilft, ihre Identität auf dem Markt zu finden und zu etablieren. Als Teil ihrer Arbeit unterstützt das Team mehrere Unternehmen in verschiedenen Wachstumsphasen. Sie mussten Beschaffungsprozesse für 10 Unternehmen zusätzlich zu ihrem eigenen verwalten. Redbud Brands hatte keine Transparenz über ihren Dokumentationsfluss, keine automatisierten Workflows und einen vollständig manuellen, Excel-basierten Prozess.

Was Precoro geholfen hat:

• Einheitliche Vorlagen für Bestellungen.
• Möglichkeit, Lieferantenlisten beim Onboarding für neue Unternehmen zu exportieren und zu importieren.
• Bestellungen werden direkt aus Precoro mit Statusverfolgung an Lieferanten gesendet.
• 100 % der Zahlungen werden pünktlich geleistet.

So gewann das Team Transparenz, Struktur und volle Kontrolle über alle Beschaffungsprozesse.

Remilk

Branche: Biotechnologie | Standort: USA, Israel | Unternehmensgrösse: 51–200 Mitarbeitende

Remilk ist ein israelisches Biotechnologie-Startup, das tierfreie Milchproteine produziert. Anfang 2023 war das Team auf rund 100 Mitglieder gewachsen, mit laufender industrieller Produktion. Anfangs hatte Remilk keinen Prozess, und Einkäufe erfolgten über CEO-Genehmigungen, direkte Lieferantenanrufe und Buchhaltungseinträge nach Rechnungseingang.

Was Precoro geholfen hat:

• Zentralisiertes Lieferantenmanagement und P2P-Prozess.
• Implementierung des Lieferantenportals: Lieferanten können Rechnungen direkt hochladen und sich über Registrierungsformulare selbst registrieren.
• Lieferantenintegration über eine zentralisierte Plattform anstelle von E-Mail-Austausch und Fragebögen.

So entwickelte sich aus ad-hoc Entscheidungen ein strukturierter und skalierbarer Beschaffungsprozess.