Wechseln Sie von reaktiven Einkäufen zu strategischer Beschaffung. Mit einer Beschaffungsstrategie trägt jeder Einkauf zu Ihren Geschäftszielen bei.

Definition: Eine Beschaffungsstrategie ist ein Plan, den ein Unternehmen verwendet, um Waren und Dienstleistungen auf effiziente und kostengünstige Weise zu erwerben. Sie beschreibt, wie zuverlässige Lieferanten identifiziert, Preise ausgehandelt, Risiken gemanagt und der gesamte Einkaufsprozess überwacht werden, um die Unternehmensziele zu unterstützen. Zu den wichtigsten Komponenten gehören in der Regel Ausgabenanalyse, Risikomanagement und Lieferantenmanagement.

Ohne eine klar definierte Beschaffungsstrategie ist Ihr Einkauf genau das – eine Reihe von Routineschritten, die Ihr Team ohne jegliche Zielsetzung ausführt. Das System mag funktionieren, aber es wird keine nennenswerten Ergebnisse bringen. Unternehmen wissen, wie wichtig eine Strategie ist: Nur 6 % arbeiten ohne eine solche. Die meisten haben jedoch nach wie vor Schwierigkeiten mit der Umsetzung und der Leistungsüberwachung.

Dieser Leitfaden behandelt die Grundlagen der strategischen Beschaffung, ihre wichtigsten Ziele und die Entwicklung einer Strategie, die perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Was ist eine Beschaffungsstrategie?

Eine Beschaffungsstrategie ist der langfristige Plan eines Unternehmens für den Einkauf hochwertiger Waren und Dienstleistungen innerhalb des Budgets und termingerecht. Sie legt klare Prioritäten fest, z. B. was gekauft werden soll, von wem, wann und zu welchen Bedingungen, damit jeder Einkauf die Unternehmensziele unterstützt. Außerdem definiert sie die Kriterien für diese Entscheidungen, wie z. B. Lieferantenqualifikationen, Budgetbeschränkungen und Compliance-Anforderungen für die Beschaffung.

Interne Unternehmensdaten und externe Marktinformationen zur Beschaffung bestimmen die Ausrichtung der Strategie. Beschaffungsfachleute berücksichtigen in der Regel Lieferantendaten, Markttrends, Preisschwankungen, gesetzliche und Compliance-Anforderungen sowie andere branchenrelevante Faktoren.

Eine Beschaffungsstrategie zeigt, wie ein Unternehmen plant, das benötigte Material so zu beschaffen, dass es seine Gesamtziele unterstützt. Sie legt die Standards fest, wie Lieferanten ausgewählt, Kosten kontrolliert und die richtige Qualität zum richtigen Zeitpunkt erzielt werden sollen.

Was ist strategische Beschaffung?

Sobald Sie Ihre Strategie definiert haben, ist strategische Beschaffung die Umsetzung dieser Strategie. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Einkäufen, die den unmittelbaren Bedarf decken und das Unternehmenswachstum unterstützen. Strategische Beschaffung priorisiert den Gesamtwert gegenüber dem niedrigsten Preis und trägt dazu bei, dass jede Bestellung pünktlich, innerhalb des Budgets und im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen geliefert wird.

Es handelt sich um einen proaktiven, vorausschauenden Ansatz für den Einkauf. Anstatt einfach zu fragen: „Was brauchen wir gerade?“, denkt Ihr Team darüber nach: „Was werden wir im nächsten Quartal brauchen? Gibt es einen besseren Zeitpunkt für den Kauf? Können wir mehr aus diesem Vertrag herausholen?“

Unterschiede zwischen taktischer, operativer und strategischer Beschaffung

Strategische Beschaffung ist nicht die einzige Möglichkeit für Unternehmen, ihre Strategie umzusetzen, und das sollte auch nicht so sein. Nicht jeder Einkauf erfordert eine langfristige Planung oder die Zustimmung der Stakeholder. Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Maßnahmen, darunter auch taktische und operative.

Nehmen wir eines der Beispiele für Beschaffungsstrategien: Wenn eines Tages plötzlich Produktionsanlagen ausfallen würden, würden Sie nicht alle Stakeholder zusammenrufen, um die nächsten Schritte zu besprechen. Sie würden wahrscheinlich alles tun, um den Betrieb wieder aufzunehmen: Sie würden entweder den Wartungsdienst kontaktieren oder einen Ersatz bei einem anderen Anbieter bestellen.

Ja, Sie müssten jetzt mehr bezahlen und diese Ausgabe auf andere Weise kompensieren, aber die Kosten, die Ihnen durch die Produktionsunterbrechung entstehen würden, wären viel höher. Das ist die sogenannte taktische Beschaffung, ein reaktiver Ansatz beim Einkauf.

Im Gegensatz dazu kümmert sich die operative Beschaffung um die routinemäßigen Einkäufe, die den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten. Beispielsweise hat Ihr Unternehmen wahrscheinlich Software-Abonnements für Cloud-Speicher oder Antivirenprogramme, die alle jedes Jahr verlängert werden.

Das ist operativ: Die Verlängerung erfolgt automatisch, die Preise sind in Ihrem Vertrag festgelegt und die Zahlungstermine sind nicht verhandelbar. Ein spontaner Wechsel zu einem anderen Anbieter ist keine Option, da Sie diese Dienste benötigen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Schauen wir uns einmal genauer an, wie sich die beiden Ansätze voneinander unterscheiden:

• Die strategische Beschaffung betrachtet das Gesamtbild. Sie ist langfristig, datengestützt, proaktiv und darauf ausgerichtet, die Beschaffung an den Kernzielen des Unternehmens auszurichten. Strategisch zu handeln bedeutet oft, Großaufträge über langfristige Verträge auszuhandeln, bei nachhaltigeren Lieferanten einzukaufen oder Einkäufe in Ausgabenkategorien zusammenzufassen.
• Die taktische Beschaffung ist kurzfristig und reaktiv. Sie konzentriert sich auf die Erfüllung unmittelbarer Bedürfnisse, wie z. B. den schnellen Kauf von Artikeln, um ein Projekt voranzutreiben oder fehlende Artikel zu ersetzen.
• Die operative Beschaffung kümmert sich um die täglichen Einkäufe, die den Geschäftsbetrieb unterstützen. Sie wird durch eine Reihe von Standardprozessen und -richtlinien verwaltet. Das Ziel ist es, einen reibungslosen und stabilen Ablauf zu gewährleisten.

Wichtige strategische Beschaffungsziele

Wenn Sie eine Beschaffungsstrategie entwickeln, ist Ihr Ziel nicht nur die Kostensenkung. Die potenziellen Ergebnisse sind viel größer und wirken sich tiefergreifender auf den Betrieb aus, als Sie es jemals mit spontanen Entscheidungen erreichen könnten. Hier geht es nicht nur darum, den Prozess am Laufen zu halten, sondern ihn zu verbessern.

Keine zwei Beschaffungsstrategien sind identisch. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Ziele, die von internen und externen Faktoren geprägt sind. Jeder Plan hat jedoch einen Ausgangspunkt, auf dem Sie aufbauen und den Sie je nach Ihren Zielen erweitern können. Hier sind die strategischen Beschaffungsziele, auf die sich Unternehmen zuerst konzentrieren.

Keine zwei Beschaffungsstrategien sind identisch. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Ziele, die von internen und externen Faktoren geprägt sind. Jeder Plan hat jedoch einen Ausgangspunkt, auf dem Sie aufbauen und den Sie je nach Ihren Zielen erweitern können. Hier sind die strategischen Beschaffungsziele, auf die sich Unternehmen zuerst konzentrieren.

Kostenoptimierung

Kostensenkungen stehen im Mittelpunkt und sollten dies auch tun, aber das Ziel der strategischen Beschaffung besteht darin, diese Einsparungen skalierbar und nachhaltig zu gestalten und nicht nur einmalig zu erzielen. Anstelle von Schnelllösungen wie Entlassungen oder einem Wechsel zu einem günstigeren Anbieter verbessert eine gute Strategie die Art und Weise, wie Geld im Laufe der Zeit ausgegeben wird.

Strategische Beschaffung zielt darauf ab, durch Senkung der Gesamtbetriebskosten (TCO) Geld zu sparen. Vor dem Kauf berücksichtigen Sie alle Nebenkosten wie Wartung, Versand und Upgrades. Für Unternehmen mit einem knappen Budget kann eine höhere Vorabinvestition, die langfristig jedoch zu geringeren Kosten führt, das Gewinnbild völlig verändern.

Neben der Fokussierung auf die Gesamtbetriebskosten können Sie Ihre Kostenkontrolle auf verschiedene Weise verbessern:

• Verhandeln Sie Lieferantenverträge. Überprüfen Sie vor der Verlängerung Mengen, Liefertermine und Zahlungsbedingungen. Nutzen Sie Ihre Einkaufsdaten, um bessere Preise zu erzielen, Mengenrabatte zu sichern und Service-Level-Garantien hinzuzufügen.
• Automatisieren Sie Routineaufgaben. Manuelle Arbeit verursacht versteckte Kosten. Durch die Automatisierung von Kaufanfragen, Genehmigungen und 3-Wege-Abgleichen kann Ihr Team Lücken in bestehenden Arbeitsabläufen erkennen und sich auf die Optimierung der Lieferkette konzentrieren.
• Prüfen Sie Outsourcing-Optionen. Nicht alles muss intern abgewickelt werden. Durch das Outsourcing zeitaufwändiger Aufgaben wie der Kreditorenbuchhaltung können interne Ressourcen freigesetzt werden, insbesondere mit den richtigen Partnern.
• Teilen Sie die Ausgaben in Kategorien ein. Das Kategoriemanagement hilft dabei, zu erkennen, wohin das Geld fließt, wo Sie Bestellungen konsolidieren können und wo bestimmte Beschaffungsstrategien die größte Wirkung erzielen. Anstelle eines einzigen, unternehmensweiten. Einsparungsziels können Sie spezifische Ziele festlegen, die zusammen zum größeren Ziel beitragen.

Risikominderung

Wenn Sie sich nur auf kurzfristige Ergebnisse konzentrieren, bleiben Risiken oft unbemerkt, bis sie Ihren Betrieb stören. Eine Risikomanagementstrategie hilft dabei, Störungen in der Lieferkette im Voraus vorherzusagen und den potenziellen Schaden zu minimieren. Wenn Sie die Marktlage, die internen Bedingungen und die allgemeine geopolitische Situation analysieren, sind Sie sich nicht nur der Risiken bewusst, sondern können auch Maßnahmen entwickeln, um diese zu verhindern, bevor sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken.

Wenn die Risikominderung eines der Ziele Ihrer Beschaffungsstrategie ist, können Sie folgende grundlegende Maßnahmen ergreifen:

• Identifizieren Sie, was schiefgehen könnte und warum.
• Analysieren Sie die Ursachen der Risiken, um welche Risiken es sich handelt und wie stark sie sich auf das Unternehmen auswirken könnten.
• Priorisieren Sie die Risiken anhand der Schwere der möglichen Auswirkungen.
• Achten Sie auf Frühwarnzeichen, um Risiken rechtzeitig zu erkennen.
• Kommunizieren Sie Ihren Aktionsplan an die an der Beschaffung beteiligten Teams.
• Ergreifen Sie vorbeugende Maßnahmen, bevor es zu Störungen kommt, oder reagieren Sie schnell, um den Schaden zu minimieren.

Betrachten wir ein reales Szenario, um zu veranschaulichen, wie Risikominderung in der Praxis funktioniert. Ein Lieferant, von dem Sie seit Jahren beziehen, hat plötzlich ohne Vorwarnung Insolvenz angemeldet und Sie ohne die benötigten Materialien zurückgelassen. Es schien alles in Ordnung zu sein: Die letzte Lieferung kam pünktlich an, die Zahlung wurde ausgeführt und die Kommunikation war bis zu diesem Zeitpunkt völlig klar. 

Wenn Ihre Strategie keinen Plan für solche Fälle vorsieht, hätten Sie ohne Lieferungen dagestanden und hätten sich beeilt, einen neuen Lieferanten zu finden. Wenn Sie strategisch an die Beschaffung herangegangen wären, hätten Sie einen Zweitlieferanten zur Verfügung gehabt. Sie könnten die Bedingungen neu verhandeln und das Bestellvolumen anpassen, um die Lieferungen des vorherigen Lieferanten zu decken.

Strategisches Lieferantenmanagement

Jede gute Beschaffungsstrategie konzentriert sich darauf, wichtige Lieferanten zu Partnern zu machen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Beschaffungsteams recherchieren und prüfen potenzielle Anbieter und wählen diejenigen aus, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Das Beschaffungsteam richtet dann klare Kommunikationskanäle und Arbeitsabläufe ein, um langfristige, nachhaltige Lieferantenbeziehungen aufzubauen.

Lieferanten, die eine wichtige Rolle in Ihrem Betrieb spielen, sind die zusätzliche Investition wert. Anstatt die Beziehung streng auf Transaktionen zu beschränken, sollten Sie mit ihnen zusammenarbeiten, um Verträge neu zu verhandeln, Dienstleistungen zu verbessern oder sogar gemeinsam Produkte zu entwickeln. Diese Partnerschaften können für beide Seiten von Vorteil sein. Sie erhalten eine neue Perspektive auf Ihr Angebot für Verbraucher und günstige Konditionen. Der Lieferant hingegen erhält einen stetigen Auftragseingang und zukünftige Kooperationsmöglichkeiten.

Natürlich muss (oder will) nicht jeder Lieferant in das strategische Beschaffungsmanagement einbezogen werden. Diese Bemühungen konzentrieren sich in der Regel auf eine kleine Anzahl von Lieferanten, die wichtige oder Nischenprodukte anbieten.

Globale Beschaffung

Trotz Zöllen und Handelsspannungen beziehen die meisten Unternehmen ihre Waren weiterhin weltweit, wobei nur 13 % eine Rückverlagerung (Rückkehr zur Beschaffung im Heimatland des Unternehmens) planen. US-amerikanische Unternehmen geben an, dass sie eine Nahbeschaffung (Einkauf aus benachbarten Regionen) anstreben. Diese Zahlen zeigen nur eines: Die Vorteile der globalen Beschaffung überwiegen nach wie vor die Risiken.

Das Ziel der strategischen Beschaffung? Dienstleistungen oder Waren, die vor Ort teurer sind, können auf internationalen Märkten zu besseren Preisen beschafft werden. Durch die Zusammenarbeit mit globalen Lieferanten erhalten Sie außerdem Zugang zu Fachwissen, Materialien oder Technologien, die in Ihrem Heimatland möglicherweise nicht verfügbar sind.

Bevor Sie jedoch den Schwerpunkt Ihrer Beschaffungsstrategie auf globales Sourcing verlagern, sollten Sie die damit verbundenen Herausforderungen berücksichtigen:

• Kommunikationsbarrieren, die sich auf Qualität und Kosten auswirken können: Missverständnisse können zu Verzögerungen, unerwarteten Ausgaben oder Qualitätsproblemen führen.
• Komplexe Lieferketten: Je mehr Lieferanten Sie haben, desto schwieriger ist es, Risiken in der Lieferkette zu erkennen, insbesondere wenn das Lieferantenmanagement vollständig manuell erfolgt.
• Lange Lieferzeiten: Der Versand aus dem Ausland kann Wochen dauern. Wenn die Bestellung nicht vollständig geliefert wurde, müssen Sie noch länger warten, bis der Lieferant den Fehler korrigiert hat.
• Strenge Vorschriften und Compliance-Anforderungen: Jedes vierte Unternehmen hat Schwierigkeiten, mit der überwältigenden Anzahl von Regeln und Gesetzen Schritt zu halten.
• Erhöhter CO2-Fußabdruck: Längere Transportwege sind in der Regel nicht umweltfreundlich.
• Versteckte Kosten: Unerwartete Zollgebühren, Zölle und Wechselkurse können Ihr Budget langsam erschöpfen.

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung von Unternehmen

Angesichts der ESG- und CSRD-Vorschriften wenden sich Unternehmen dem grünen Einkauf zu: einer bewussten Bemühung, Beschaffungsmaßnahmen so zu gestalten, dass negative Auswirkungen auf die Umwelt und die menschliche Gesundheit verringert werden. Sie bevorzugen Lieferanten, die nachhaltige Beschaffungsverfahren befolgen und Waren anbieten, die mit minimalen Auswirkungen auf die Umwelt hergestellt wurden.

Zu diesem Zweck wählen Unternehmen entweder Lieferanten mit einer grünen Unternehmensphilosophie aus (70 % der Unternehmen berücksichtigen bei der Lieferantenauswahl mindestens einen ESG-Faktor) oder ermutigen ihr bestehendes Netzwerk, einen nachhaltigeren Ansatz zu verfolgen. Im Rahmen der CSR-Praktiken prüfen die Beschaffungsteams die Lieferanten, um zu überprüfen, wie sie Rohstoffe beschaffen, Waren produzieren, ihre Mitarbeiter behandeln und den Versand abwickeln.

Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) ist ein umfassender Ansatz, der darauf abzielt, die Qualität der von einem Unternehmen gelieferten Dienstleistungen oder Waren durch bessere Beschaffungspraktiken zu verbessern. Dieser Ansatz konzentriert sich nicht nur auf ein einziges Ziel, sondern zielt darauf ab, den Einkauf über den gesamten Lieferantenlebenszyklus hinweg zu verbessern, von der Lieferantenauswahl bis zur endgültigen Zahlung. Das Ziel ist es, auf möglichst effiziente Weise ein hochwertiges Produkt für den Endkunden zu schaffen.

Qualität wird bei TQM zu einer gemeinsamen Verantwortung, da alle beteiligten Parteien für ihre Leistung und Ergebnisse zur Rechenschaft gezogen werden. Um TQM in Ihre Beschaffung zu integrieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie Lieferanten, die die Qualitätsstandards konsequent erfüllen können.
• Arbeiten Sie eng mit den Lieferanten zusammen, um ihre Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern.
• Richten Sie strategische Einkaufsentscheidungen an den übergeordneten Unternehmenszielen für Produkt- und Dienstleistungsqualität aus.
• Nutzen Sie Feedback und Daten, um langfristige Verbesserungen voranzutreiben.
• Führen Sie Qualitätskontroll- und Qualitätssicherungsmaßnahmen in der gesamten Beschaffung ein.

Wie man einen effektiven strategischen Beschaffungsprozess aufbaut

Ein Beispiel für eine effektive Beschaffungsstrategie ist ergebnisorientiert und legt Grundregeln fest, an die sich Ihr Team halten kann, anstatt einfach nur zu raten. Die Gegenwart ist nicht der einzige Faktor, der dabei eine Rolle spielt – solche Strategien berücksichtigen auch, wie unvorhersehbar und komplex das Marktumfeld sein kann. Sie bieten außerdem genügend Spielraum für Weiterentwicklungen und beinhalten digitale Lösungen zur Verbesserung von Routineaufgaben.

Sie sind sich noch nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Die Kraljic-Matrix hilft Ihnen zu verstehen, wo die einzelnen Einkäufe Ihres Unternehmens in der Gesamtstrategie stehen. Analysieren Sie Ihr Einkaufsportfolio anhand von zwei Schlüsselkriterien: Wie man einen effektiven strategischen Beschaffungsprozess aufbaut:

• Auswirkungen auf den Gewinn: Inwieweit trägt der Einkauf zur Rentabilität des Unternehmens bei? Hat er direkten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit oder die Produktqualität? Gibt es Einsparungsmöglichkeiten?
• Lieferrisiko: Wie komplex und wettbewerbsintensiv ist der Beschaffungsmarkt? Gibt es Risiken, die die Lieferkette stören könnten? Ist das Material weit verbreitet oder hochspezialisiert?

In unserem Artikel über Lieferantenbeziehungen haben wir ausführlich beschrieben, wie Sie die Kraljic-Matrix auf Ihr bestehendes Lieferantennetzwerk anwenden können (siehe: Tools zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen: Kraljic-Matrix).

Lassen Sie uns nun eine Reihe von Schritten durchgehen, die Sie für die Entwicklung einer ausgewogenen Beschaffungsstrategie unternehmen müssen.

1. Bewerten Sie Ihre aktuellen Einkäufe.

Beginnen Sie mit einer Analyse der aktuellen Ausgabenkultur des Unternehmens. Ermitteln Sie, was genau gekauft wird und wie die Ausgaben getätigt werden. Identifizieren Sie dann die verschiedenen Geschäftsbereiche und Abteilungen, die am strategischen Beschaffungsprozess beteiligt sind, und überprüfen Sie deren Prozesse, um Ineffizienzen aufzudecken.

Wenn Sie bereits über eine Strategie verfügen, prüfen Sie, ob diese noch Ihren aktuellen Anforderungen entspricht und die Wachstumspläne des Unternehmens unterstützen kann. Markieren Sie alle Hindernisse und verpassten Chancen, damit Sie diese im Laufe der Zeit angehen können.

2. Richten Sie die Beschaffung an den Geschäftsanforderungen aus.

Anhand einer Analyse der aktuellen Situation haben Sie ermittelt, wie Ihr Unternehmen derzeit Einkäufe tätigt. Sehen Sie sich nun genau an, wie das Unternehmen Ihrer Meinung nach Einkäufe tätigen sollte. Möchten Sie mit Ihrer Beschaffungsstrategie mehr Kosten einsparen? Planen Sie in den nächsten fünf Jahren eine Expansion in einen anderen Markt? Überprüfen Sie die Vertragsbedingungen und finden Sie heraus, wo Sie Vereinbarungen oder Rabatte aushandeln könnten.

Sprechen Sie mit Stakeholdern und Beratern aus dem Bereich Beschaffungsstrategien. Diese können Ihnen möglicherweise eine neue Perspektive auf die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens bieten und Ihnen zeigen, ob Ihre Einkaufspraktiken dazu beitragen oder es eher behindern.

3. Studieren Sie den Markt, nicht nur Ihr Unternehmen.

Sobald Ihre internen Ziele klar sind, ist es an der Zeit, den Blick zu erweitern und nach außen zu schauen. Eine realistische Beschaffungsstrategie sollte sich sowohl auf externe Risiken, auf die Sie nicht vorbereitet sind, als auch auf versteckte Chancen konzentrieren.

Verwenden Sie diese Instrumente, um Ihre Ergebnisse zu strukturieren:

• Das Fünf-Kräfte-Modell nach Porter (Porter’s Five Forces) analysiert, wie wettbewerbsintensiv ein Markt ist. Es konzentriert sich auf fünf Faktoren, die den Markt beeinflussen: die Rivalität unter bestehenden Wettbewerbern, die Bedrohung durch neue Marktteilnehmer, die Verhandlungsmacht der Lieferanten, die Verhandlungsmacht der Käufer sowie die Bedrohung durch Ersatzprodukte oder -dienstleistungen.
• Die PESTEL-Analyse hilft dabei, externe Einflussfaktoren zu erfassen, die Ihr Unternehmen betreffen können: politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, ökologische (environmentale) und rechtliche Faktoren.
• Die SWOT-Analyse wird verwendet, um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu identifizieren, mit denen das Beschaffungsteam konfrontiert sein könnte.

Beziehen Sie in Ihre Marktanalyse unbedingt alle wichtigen Akteure des Beschaffungsprozesses ein, nicht nur das dafür zuständige Team. Listen Sie Lieferanten, Händler, Wettbewerber, Partner und vor allem Endkunden auf. Märkte sind bekanntlich einem ständigen Wandel unterworfen. Aktualisieren Sie die Analyse daher so oft wie möglich, um sicherzustellen, dass die Strategie relevant bleibt.

4. Setzen Sie klare und konkrete Ziele.

Um strategische Beschaffungsziele zu definieren, sollten Sie ein Gleichgewicht zwischen dem, was Sie erreichen möchten, und den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen finden. Diese Ziele sollten als Leitfaden für alle Teams dienen, die an Einkaufs- und Lieferentscheidungen beteiligt sind, nicht nur für die Beschaffung.

Priorisieren Sie wichtige Punkte anhand ihrer Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis. Formulieren Sie Ziele konkret und messbar – so versprechen Sie nicht nur, weniger auszugeben, sondern haben auch ein realistisches Ziel, das Sie verfolgen können. Anstatt zu sagen: „Das Unternehmen wird mehr einsparen“, definieren Sie das Ziel wie folgt: „Das Unternehmen wird die indirekten Ausgaben im zweiten und dritten Quartal um 10 % senken, indem es die Verträge mit den fünf wichtigsten Lieferanten neu verhandelt und Bestellungen konsolidiert.“

Verwenden Sie das SMART-Modell, um jedes Ziel klar zu definieren:

• Spezifisch (Specific): Formulieren Sie das Ziel konkret und richten Sie es an einem klar definierten Bedarf oder einer konkreten Zielsetzung aus.
• Messbar (Measurable): Legen Sie eine eindeutige Kennzahl fest, mit der der Fortschritt gemessen werden kann, und passen Sie bei Bedarf die Vorgehensweise an.
• Zugeordnet (Assignable): Bestimmen Sie eindeutig, wer für die Umsetzung und das Endergebnis verantwortlich ist.
• Realistisch (Realistic): Stellen Sie sicher, dass das Ziel mit den verfügbaren Ressourcen (Budget, Zeit, personelle Kapazitäten usw.) erreichbar ist.
• Terminiert (Time-bound): Definieren Sie einen klaren Zeitrahmen für jedes Ziel, einschließlich Startdatum, Meilensteinen und Enddatum.

5. Holen Sie sich die Zustimmung der Stakeholder ein.

Bei der Entwicklung der Beschaffungsstrategie benötigen Sie Input von den Stakeholdern und Partnern des Unternehmens. Stakeholder sind Personen, die am Erfolg des Unternehmens interessiert sind, wie Investoren, Beschaffungsmanager, Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden.

Alle Ihre am Beschaffungsprozess beteiligten Stakeholder sollten bei der Erstellung oder Überarbeitung der Beschaffungsstrategie mitwirken und genau wissen, welcher Beitrag von ihnen erwartet wird.

6. Definieren Sie klare Beschaffungsrichtlinien.

Legen Sie fest, wer was genehmigt, welche Arten von Einkäufen jede Abteilung tätigen darf, welche Lieferanten zu beauftragen sind und welche Ausnahmen von der Regel gelten. Sie müssen nicht bei Null anfangen. Überprüfen Sie Ihre bestehenden Beschaffungsrichtlinien und passen Sie sie an Ihre aktuellen Ziele, Tools und Teamstruktur an. Das geht schneller und hilft sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird. 

Denken Sie daran, auch die Stakeholder in diesen Schritt einzubeziehen. Wenn Sie Richtlinien einfach nach dem Willen einer einzelnen Person erstellen, kann dies später zu Unmut und Meinungsverschiedenheiten führen. Machen Sie diese Richtlinien für alle Beteiligten leicht zugänglich. Aktualisieren Sie sie, sobald sich etwas ändert. Wenn ein bestimmtes Problem mehrmals auftritt, schreiben Sie die Lösung auf, damit Ihr Team einen klaren Aktionsplan hat, dem es folgen kann.

7. Implementieren Sie eine Beschaffungssoftware.

Der Beschaffungsprozess umfasst viele bewegliche Teile, die das gesamte System beeinträchtigen können, wenn sie nicht sorgfältig gehandhabt werden. Überlegen Sie, welche Aufgaben im strategischen Einkauf Sie noch manuell verwalten. Verschwendet Ihr Team Stunden damit, Rechnungen in das interne System einzugeben? Müssen Sie sich mit doppelten Rechnungen auseinandersetzen? Sind die Dokumente zwischen Tabellenkalkulationen und E-Mail-Posteingängen verstreut? Dann ist der Einsatz von Technologie keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit.

Plattformen wie Precoro geben Ihrem Team die Kontrolle über jeden Schritt des Prozesses. Sie zentralisieren Anfragen, Genehmigungen, Bestellungen, Rechnungen und Budgets in einem System, sodass Sie nicht nach E-Mails suchen oder Tabellen aktualisieren müssen. Sie können Genehmigungsworkflows für jeden Dokumenttyp einrichten, Bestellungen aus genehmigten Anfragen automatisch generieren und in nur 30 Sekunden einen 3-Wege-Abgleich durchführen.

8. Schließen Sie Qualifikationslücken.

Bevor Sie eine Strategie einführen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team versteht, was Sie erreichen möchten und wie die Beschaffung in das Gesamtkonzept passt. Es ist immer ratsam, ein offenes und ehrliches Gespräch mit dem Team zu führen und allen einen sicheren Raum zu bieten, in dem sie Bedenken äußern, Feedback geben oder Fragen stellen können. Beziehen Sie bei Bedarf einen externen Berater mit ein, der Dienstleistungen im Bereich Beschaffungsstrategie anbietet, um die Bedenken des Teams auszuräumen.

Halten Sie die Mitarbeiter über die wichtigsten Ziele der Strategie auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass sie wissen, was in jeder Phase von ihnen erwartet wird. Wenn Sie neue Tools wie Beschaffungssoftware einführen oder von taktischem zu strategischem Einkauf übergehen, nehmen Sie sich Zeit, damit sich Ihr Team an die neuen Systeme und Prozesse gewöhnen kann.

9. Strategie umsetzen und verbessern.

Sobald Sie Ihre Beschaffungsstrategie auf Papier skizziert haben, ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen. Dieser Prozess erfordert, dass Sie überwachen und analysieren, was funktioniert und was nicht. Leider verfolgen nur 41 % der Unternehmen regelmäßig die Umsetzung ihrer Strategie, was bedeutet, dass sie Einsparungen und andere Chancen verpassen. Definieren Sie von Anfang an, wie ein erfolgreiches Ergebnis aussieht, und legen Sie Leistungskennzahlen (KPIs) fest, um die Ergebnisse zu überwachen:

• Kosteneinsparungen: Gibt das Unternehmen weniger pro Kategorie aus?
• Verwaltete Ausgaben: Wie viel wird aktiv kontrolliert und nachverfolgt? Wie viel fällt unter die Tail Spend?
• Compliance-Rate: Werden Einkäufe über zugelassene Lieferanten, Verträge und Prozesse getätigt?
• Lieferantenfehlerquote: Wie oft liefern Lieferanten falsche, verspätete oder minderwertige Waren oder Dienstleistungen?
• Lieferantenvorlaufzeit: Wie lange dauert es, bis Lieferanten nach Ihrer Bestellung liefern?
• Bestellzykluszeit: Wie lange dauert es von der Anfrage bis zur genehmigten Bestellung?

Dies sind nur einige Beispiele für KPIs – wählen Sie diejenigen aus, die in direktem Zusammenhang mit den Zielen stehen, die Sie erreichen möchten. Der Prozess ist mit der Fertigstellung der Strategie noch nicht abgeschlossen. Überprüfen Sie sie regelmäßig, um andere Einflussfaktoren wie Marktschwankungen, Geschäftswachstum und technologische Entwicklungen zu berücksichtigen.

Was eine Beschaffungsstrategie enthalten sollte: Eine praktische Vorlage

Dokumentieren Sie die Strategie anhand der im strategischen Beschaffungsprozess beschriebenen Schritte. Ein detailliertes Dokument kann sowohl als Referenz als auch als Roadmap für das Beschaffungsteam dienen.

Folgendes sollte enthalten sein:

• Strategie Erklärung: Eine kurze Zusammenfassung dessen, was mit der Beschaffungsstrategie erreicht werden soll und warum sie für das Unternehmen wichtig ist. Sie sollte ein klares Bild vom Zweck der Strategie vermitteln.
• Strategische Ziele und Benchmarks: Die spezifischen Ergebnisse und Ziele, die zu den übergeordneten Geschäftszielen beitragen.
• Governance-Struktur: Legt fest, wer für was verantwortlich ist. Dieser Abschnitt sollte Genehmigungsstufen und Eskalationswege enthalten.
• Ausgaben- und Lieferantenanalyse: Eine Aufschlüsselung der aktuellen und prognostizierten Ausgaben nach Lieferanten, Kategorien oder Abteilungen. Enthält Erkenntnisse über die Leistung und das Risiko von Lieferanten.
• Risikomanagement: Die wichtigsten Risiken, die Sie während Ihrer Recherche festgestellt haben, und wie Sie diese verhindern wollen.
• Kategorie-Management-Ansatz: Eine Strategie, wie die Ausgaben nach Kategorien organisiert werden und wer für die einzelnen Kategorien verantwortlich ist.
• Vertragsmanagement: Wie Ihr Unternehmen Lieferantenverträge, Vertragsverlängerungen und potenzielle Konflikte handhabt.
• Fähigkeiten und Ressourcen: Ein Überblick über die aktuellen Fähigkeiten und Tools Ihres Teams. Fügen Sie einen Plan hinzu, wie Sie Lücken durch Schulungen, Neueinstellungen oder neue Software schließen wollen.
• Nachhaltigkeit und ESG-Aspekte: Alle Umwelt-, Sozial- oder Compliance-Standards, die Ihre Beschaffungsstrategieplanung unterstützen muss (lokale Beschaffung, Emissionsverfolgung usw.).
• Implementierungs-Roadmap: Ein Schritt-für-Schritt-Plan, der beschreibt, wer was in welcher Reihenfolge und innerhalb welcher Fristen tun wird.
• Leistungskennzahlen (KPIs): Metriken, die Sie zur Leistungsüberwachung verwenden werden.
• Daten und Analysemethoden: Ausgabenanalyse, SWOT-Analyse, Porters Fünf-Kräfte-Modell usw.
• Tools und Technologie: Die Plattformen, die Sie zur Unterstützung der Strategie einsetzen werden, wie z. B. ERP-Systeme oder moderne Beschaffungs-Tools wie Precoro.
• Zeitplan für Überprüfung und Aktualisierung: Ein fester Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung der Strategie, in der Regel vierteljährlich oder jährlich.

Warum eine Beschaffungsstrategie wichtig ist

Die Beschaffungsstrategie definiert, wie ein Unternehmen Ausgaben, Lieferantenbeziehungen und operative Risiken verwaltet. Sie gibt den Teams eine klare Struktur, einen Fahrplan, auf den sie sich bei Einkäufen stützen können. Darüber hinaus gibt eine klare Strategie dem Unternehmen die Stabilität, zu experimentieren, zu testen und nach Möglichkeiten für Innovationen zu suchen. Ohne eine solche Strategie können selbst die besten Beschaffungsinstrumente oder -richtlinien versagen.

Es gibt kein festes Format. Einige Unternehmen benötigen einen kostenorientierten Ansatz, andere benötigen eine komplexere Beschaffungsstrategieplanung, um Compliance, ESG oder globales Sourcing zu unterstützen. Es kann sogar von der Branche abhängen, in der Sie tätig sind, sei es das Baugewerbe, der Sektor der erneuerbaren Energien, das Gastgewerbe, das Gesundheitswesen oder andere Branchen.

Wichtig ist, dass die Strategie die Ziele des Unternehmens widerspiegelt, innerhalb der bestehenden Prozesse funktioniert und teamübergreifend konsistent angewendet werden kann. Regelmäßige Aktualisierungen stellen sicher, dass sie auch bei sich ändernden Bedingungen relevant bleibt.