Entdecken Sie den 7-Schritte-Beschaffungsprozess, der Unternehmen von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung begleitet, und erfahren Sie, wie strategisches Sourcing zusätzlichen Wert schafft.

Überblick über den Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess ist ein systematischer Ansatz, auf den sich Unternehmen stützen, um Waren oder Dienstleistungen zu erwerben. Unternehmen wenden eine bestimmte Abfolge von Schritten im Beschaffungsprozess an, um Effizienz im Lieferantenmanagement und bei den Ausgabenprozessen sicherzustellen.

Der Beschaffungsprozess besteht aus mehreren Phasen, deren Kenntnis für Unternehmen, die ihre Einkaufsaktivitäten optimieren und gleichzeitig bessere Lieferantenbeziehungen pflegen möchten, eine enorme Hilfe sein kann.

Zweck eines Beschaffungsrahmens

Ein Beschaffungsrahmen bildet die Struktur, die als Leitfaden für die Einkaufsaktivitäten innerhalb einer Organisation dient. Er definiert eine Kombination aus Verfahren, Richtlinien und Kontrollen, die die Art und Weise regeln, wie Teams Waren oder Dienstleistungen erwerben sollen. Beschaffungsrahmen werden in Organisationen als Mittel zur Erreichung bestimmter kritischer Ziele zur Unterstützung der betrieblichen Effizienz implementiert.

Der Beschaffungsprozess innerhalb eines Rahmens gewährleistet dessen Konsistenz über alle Einkaufsaktivitäten hinweg. Er standardisiert die Art und Weise, wie Teams den Bedarf ermitteln, Lieferanten auswählen und Zahlungen abwickeln – all dies ist notwendig, um Fehler zu reduzieren und gleichzeitig die Verantwortlichkeit von diesem Zeitpunkt an zu gewährleisten. Organisationen, die sich in solchen Fällen nicht auf strukturierte Rahmenwerke stützen, neigen hingegen zu Doppelarbeit, „Maverick Spending“ und sogar Compliance-Problemen.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Implementierung eines Beschaffungsrahmens gehören:

• Reduzierte Einkaufskosten durch standardisierte Lieferantenauswahl
• Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien
• Verbesserte Transparenz der Ausgabenmuster in allen Abteilungen
• Stärkere Lieferantenbeziehungen durch einheitliche Kommunikationsprotokolle
• Besseres Risikomanagement durch festgelegte Bewertungskriterien

Das Rahmenwerk unterstützt auch die strategische Entscheidungsfindung, indem es Informationen über Beschaffungsaktivitäten bereitstellt. Damit können Teams Ausgabeverhalten analysieren, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifizieren und versuchen, bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln. Ein gut konzipiertes Rahmenwerk trägt wesentlich dazu bei, Beschaffungsaktivitäten mit übergeordneten Geschäftszielen und finanziellen Zielen in Einklang zu bringen.

Wichtige Interessengruppen und Verantwortlichkeiten

An dem Beschaffungsprozess sind mehrere Interessengruppen beteiligt, von denen jede ihr spezifisches Fachwissen und ihre Aufsichtsfunktion einbringt. Die verschiedenen Beschaffungsphasen erfordern Koordinierungsbemühungen zwischen Anforderern, Einkäufern, Genehmigern und Finanzteams. Die Kenntnis der verschiedenen Rollen der Interessengruppen kann sicherstellen, dass der Beschaffungsprozess alle Schritte effizient durchläuft – ohne Engpässe oder Missverständnisse.

Die Anforderer leiten den Prozess ein, indem sie den Bedarf ermitteln und Kaufanträge einreichen. Diese Stakeholder (in den meisten Fällen Abteilungsleiter oder Projektleiter) legen die Spezifikationen fest und begründen den geschäftlichen Bedarf für den gesamten Prozess. Der Anforderer ist auch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die betreffenden Artikel sowohl den Projektanforderungen als auch den Budgetvorgaben entsprechen.

Beschaffungsspezialisten sind diejenigen, die die Beschaffungsaktivitäten und Lieferantenbeziehungen verwalten. Sie sind Fachleute auf ihrem Gebiet, führen Marktforschungen durch, bewerten Lieferantenangebote und verhandeln Vertragsbedingungen. Das Beschaffungsteam hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Auswahl den erforderlichen Qualitätsstandards entspricht, und gleichzeitig zu versuchen, Kosten und Lieferzeiten zu optimieren.

Genehmigungsbehörden prüfen Bestellungen und Anforderungen unter Berücksichtigung der Ausgabengrenzen. Finanzdirektoren, Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung erteilen die Genehmigungen entsprechend der Verfügbarkeit von Budgetmitteln und der allgemeinen strategischen Ausrichtung. Der Genehmigungsprozess selbst schafft die finanziellen Kontrollen, mit denen nicht genehmigte Ausgaben verhindert werden.

Die Teams für Kreditorenbuchhaltung (AP) bearbeiten die Zahlungen an Lieferanten und Rechnungen in der Endphase des Beschaffungszyklus. Sie überprüfen, ob die Rechnungen mit den Bestellungen oder Lieferscheinen übereinstimmen, bevor sie die Freigabe der einzelnen Zahlungen bestätigen. Zu ihren Aufgaben gehören die Führung genauer Finanzunterlagen und der Aufbau positiver Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen.

Beschaffungsprozessablauf

Der Beschaffungsprozessablauf bildet die Abfolge der Aktivitäten von der Ermittlung des ursprünglichen Bedarfs bis zur endgültigen Zahlung ab. Dieser Ablauf soll einen standardisierten Weg für Kaufanfragen innerhalb eines Unternehmens schaffen. Unternehmen nutzen den Beschaffungsprozessablauf in der Regel, um die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten und gleichzeitig die Einhaltung aller Arten von internen Richtlinien sicherzustellen.

Von der Anforderung bis zur Zahlung

Der Beschaffungszyklus beginnt damit, dass ein Mitarbeiter oder eine Abteilung einen Bedarf für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung feststellt. Die einzelnen Phasen sind eng miteinander verbunden und bilden einen kontinuierlichen Ablauf, den Unternehmen befolgen, um Einkäufe erfolgreich abzuschließen. Diese Schritte des Beschaffungsprozesses stellen sicher, dass Ausgabenentscheidungen ordnungsgemäß genehmigt und überwacht werden, bevor eine Kaufentscheidung endgültig getroffen wird.

Der Beschaffungsprozess umfasst die folgenden aufeinanderfolgenden Schritte:

• Bedarfsermittlung und Einreichung der Bestellung – Ein Mitarbeiter dokumentiert die benötigten Artikel, Mengen, Spezifikationen und die geschäftliche Begründung in einer Bestellung. Die Bestellung durchläuft einen Genehmigungsworkflow, der auf Ausgabenschwellenwerten und Abteilungsbudgets basiert.
• Genehmigung und Autorisierung – Beauftragte Stellen prüfen die Bestellung, um die Verfügbarkeit von Budgetmitteln und die geschäftliche Notwendigkeit zu überprüfen. Der Genehmigungsprozess schafft einen Kontrollpunkt, der unbefugte oder unnötige Ausgaben verhindert.
• Auswahl und Beschaffung von Lieferanten – Das Beschaffungsteam bewertet potenzielle Lieferanten anhand von Preis, Qualität, Lieferfähigkeit und bisherigen Leistungen. Diese Bewertung stellt sicher, dass das Unternehmen Lieferanten auswählt, die die Anforderungen zuverlässig erfüllen können.
• Erstellung der Bestellung – Das Beschaffungsteam stellt eine Bestellung aus, die als rechtsverbindliche Verpflichtung dient. Der Lieferant erhält dieses Dokument und bestätigt die Annahme der Bedingungen, Spezifikationen und des Lieferplans.
• Auftragsabwicklung und Wareneingang – Der Lieferant liefert die Waren oder erbringt die Dienstleistungen gemäß der Bestellung. Die Wareneingangsabteilung prüft die Lieferungen und stellt sicher, dass sie den Bestellspezifikationen und Qualitätsstandards entsprechen.
• Rechnungsbearbeitung und -prüfung – Der Lieferant reicht eine Rechnung zur Zahlung ein. Das Kreditorenbuchhaltungsteam gleicht diese Rechnung mit der Bestellung und den Wareneingangsunterlagen ab, um die Richtigkeit sicherzustellen.
• Zahlungsausführung – Nach Abschluss der Überprüfung wickelt das Kreditorenbuchhaltungsteam die Zahlung gemäß den vereinbarten Bedingungen ab. Dieser letzte Schritt schließt die Transaktion ab und aktualisiert die Finanzunterlagen für Prüfungszwecke.

Die Komplexität eines Beschaffungsprozesses hängt unter anderem vom Kaufwert und den Unternehmensrichtlinien ab. Bei hochpreisigen Anschaffungen sind oft zusätzliche Genehmigungsstufen sowie eine strengere Lieferantenbewertung erforderlich. Im Vergleich dazu werden bei geringwertigen Anschaffungen wesentlich schnellere Wege ohne übermäßige Genehmigungen beschritten.

Visualisierung des Beschaffungszyklus

Visuelle Darstellungen des Beschaffungsprozesses und seiner zahlreichen Schritte helfen Teams dabei, sowohl Engpässe als auch potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. In Flussdiagrammen wird jede einzelne Phase in der Regel als eigenes Feld oder Knotenpunkt dargestellt, der durch Pfeile mit anderen verbunden ist. Diagramme wie diese helfen dabei, Entscheidungspunkte, Genehmigungsinstanzen, Übergaberegeln zwischen Abteilungen und vieles mehr zu veranschaulichen.

Unterschiedliche Beschaffungsaktivitäten erfordern auch unterschiedliche Detailgenauigkeit bei der Visualisierung. Einfache Käufe können aus nur drei Schritten im Beschaffungsprozess bestehen, während komplexe Beschaffungen, die mehrere Lieferanten oder langfristige Verträge umfassen, im Vergleich dazu viel detaillierter dargestellt werden müssen. Die genauen Phasen der Beschaffung werden klarer, sobald Teams visualisieren können, wie genau verschiedene Aktivitäten miteinander verbunden sind – und wo es zu möglichen Verzögerungen kommen kann.

Ein umfassendes Beschaffungs-Flussdiagramm umfasst:

• Einreichung von Bestellanforderungen und Weiterleitungswege
• Genehmigungshierarchien basierend auf Ausgabenlimits
• Kriterien für die Lieferantenauswahl und -bewertung
• Erstellung und Verteilung von Bestellungen
• Wareneingang und Qualitätskontrollpunkte
• Rechnungsabgleich und Zahlungsfreigabe
• Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumentation von Prüfpfaden

Einige Unternehmen verwenden sogar Farbcodierungen in ihren Diagrammen, um zu zeigen, welche Abteilung für welchen Schritt zuständig ist. Dies ist eine einfache visuelle Technik, die die Verantwortlichkeiten verdeutlicht und gleichzeitig neuen Mitarbeitern hilft, den Ablauf des Beschaffungsprozesses innerhalb des Unternehmens zu verstehen. Darüber hinaus integrieren moderne digitale Beschaffungssysteme solche Visualisierungen direkt in ihre Benutzeroberflächen, sodass Statusaktualisierungen in Echtzeit möglich sind, während die Einkäufe die einzelnen Phasen durchlaufen.

Wichtige Schritte im Beschaffungsprozess

Es ist üblich, dass Unternehmen ihre Beschaffungsaktivitäten in viele einzelne Schritte unterteilen, um Kontrolle und Effizienz zu gewährleisten. Diese Schritte dienen als Rahmen für die Anleitung des Teams während des gesamten Beschaffungsprozesses. Jeder Schritt hat seinen eigenen Zweck innerhalb eines umfassenderen Beschaffungszyklus und trägt auf seine Weise zum Erfolg des Einkaufs bei.

Bedarfsermittlung und Planung

Der Beschaffungsprozess beginnt, wenn Abteilungen einen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen erkennen. Dieser Bedarf kann durch erschöpfte Lagerbestände, neue Projektanforderungen, betriebliche Verbesserungen oder den Austausch von Geräten entstehen. Die Teams müssen den konkreten Bedarf dokumentieren, einschließlich detaillierter Spezifikationen, Mengen, Qualitätsstandards und Lieferfristen, die auf die Projektzeitpläne abgestimmt sind.

Eine effektive Planung in dieser Anfangsphase verhindert kostspielige Fehler in späteren Phasen des Beschaffungszyklus.

Die anfordernde Abteilung führt eine interne Bewertung durch, um festzustellen, ob der Bedarf durch vorhandene Bestände, aktuelle Verträge oder alternative Lösungen gedeckt werden kann. Bei dieser Bewertung werden auch Faktoren wie Budgetbeschränkungen, die Übereinstimmung mit den Prioritäten der Organisation und mögliche Auswirkungen auf andere Abteilungen oder Projekte berücksichtigt. Überstürzte oder schlecht geplante Bestellungen können zu falschen Spezifikationen führen, was Verzögerungen, zusätzliche Kosten und angespannte Lieferantenbeziehungen zur Folge haben kann.

In der Planungsphase werden die Erfolgskriterien für den Kauf festgelegt. Die Teams definieren Qualitätsstandards, Leistungskennzahlen, akzeptable Preisspannen und Liefererwartungen. Diese Kriterien dienen als Leitfaden für die Auswahl der Lieferanten und als Maßstab für die Bewertung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Unternehmen, die Zeit in eine gründliche Planung investieren, erzielen in der Regel bessere Ergebnisse, handeln günstigere Konditionen aus und haben weniger Streitigkeiten im Beschaffungsprozess. Die in dieser Phase erstellten Unterlagen bilden die Grundlage für alle nachfolgenden Schritte des Beschaffungsprozesses.

Lieferantenrecherche und -auswahl

Die Lieferantenrecherche identifiziert potenzielle Anbieter, die die Anforderungen des Unternehmens zu wettbewerbsfähigen Preisen erfüllen können. Das Beschaffungsteam sammelt Informationen über die Fähigkeiten der Lieferanten, ihre Preisstrukturen, ihre Lieferleistung, ihre finanzielle Stabilität und ihren Ruf in der Branche. Diese Recherchephase ist ein wichtiger Bestandteil des Beschaffungsprozesses, da die Qualität der Lieferanten einen direkten Einfluss auf die Einkaufsergebnisse und den langfristigen betrieblichen Erfolg hat.

Zu den wichtigsten Faktoren bei der Lieferantenbewertung gehören:

• Technische Fähigkeit zur Erfüllung der Produkt- oder Dienstleistungsspezifikationen
• Indikatoren für die finanzielle Gesundheit und Geschäftskontinuität
• Bisherige Leistungsnachweise und überprüfbare Kundenreferenzen
• Wettbewerbsfähigkeit der Preise im Vergleich zu den aktuellen Marktpreisen
• Geografische Lage und logistische Fähigkeiten
• Einhaltung von Branchenstandards und erforderlichen Zertifizierungen

Unternehmen bewerten Lieferanten anhand dieser Kriterien, um einen Pool qualifizierter Anbieter aufzubauen, die zuverlässig einen Mehrwert bieten können.

Im Auswahlverfahren wird der Lieferantenpool auf Kandidaten eingegrenzt, die die Mindestqualifikationskriterien erfüllen. Die Beschaffungsteams können Informationsanfragen stellen, um vorläufige Daten über die Fähigkeiten, Kapazitäten und Erfahrungen der Lieferanten mit ähnlichen Projekten zu sammeln. Anschließend führen die Unternehmen eine eingehendere Due-Diligence-Prüfung der in die engere Wahl gekommenen Anbieter durch, die Besichtigungen vor Ort, Referenzprüfungen, Finanzprüfungen und Leistungsbewertungen umfassen kann.

Auch Überlegungen zur Lieferantenvielfalt fließen in die Auswahlentscheidungen ein. Viele Unternehmen unterhalten Programme, die die Beschaffung von Unternehmen fördern, die sich im Besitz von Minderheiten, Frauen, Veteranen oder Kleinunternehmen befinden. Diese Programme unterstützen umfassendere Ziele der sozialen Verantwortung von Unternehmen und tragen gleichzeitig zur Erweiterung der Lieferantenbasis und zur Förderung von Innovationen bei. Bei der endgültigen Lieferantenauswahl werden mehrere Faktoren abgewogen, um den Anbieter zu ermitteln, der das beste Gesamtwertversprechen bietet, und nicht nur den niedrigsten Preis.

Angebotsanfrage und Verhandlung

Der Prozess der Angebotsanfrage formalisiert Preisanfragen bei qualifizierten Lieferanten. Unternehmen verteilen detaillierte Spezifikationen, Anforderungen, Lieferpläne und Bewertungskriterien an ausgewählte Anbieter und fordern formelle Preisangebote an. Dieser Schritt im Beschaffungsprozess schafft Wettbewerb unter den Lieferanten, was in der Regel zu günstigeren Preisen, besseren Konditionen und verbesserten Serviceverpflichtungen führt.

Die Lieferanten antworten mit Angeboten, in denen sie ihre Preise, Liefertermine, Zahlungsbedingungen, Garantiebestimmungen und etwaige zusätzliche Bedingungen oder Mehrwertdienste darlegen. Das Beschaffungsteam bewertet diese Antworten anhand vordefinierter Kriterien. Der Preis ist ein wichtiger Faktor, aber Unternehmen berücksichtigen auch die Gesamtbetriebskosten, zu denen Wartungskosten, Schulungsanforderungen, Supportkosten und potenzielle Ausfallzeiten gehören.

Phasen der Angebotsbewertung und -verhandlung:

• Erstprüfung – Überprüfung der Angebote auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den Anforderungen
• Technische Bewertung – Beurteilung der Fähigkeit zur Erfüllung der Spezifikationen und Qualitätsstandards
• Finanzanalyse – Vergleich der Preise und Berechnung der Gesamtbetriebskosten
• Vorbereitung der Verhandlungen – Ermittlung von Verhandlungshebel und Alternativen
• Aktive Verhandlung – Besprechung von Preisen, Konditionen, Serviceleistungen und Vertragsbestimmungen
• Endgültige Vereinbarung – Dokumentation aller Konditionen und Einholung der Unterschriften beider Parteien

Erfahrene Verhandlungsführer erzielen Zugeständnisse, die den Wert steigern, ohne dabei Abstriche bei Qualität oder Zuverlässigkeit zu machen.

Die Verhandlungen beginnen, nachdem das Beschaffungsteam anhand der Bewertungsergebnisse die bevorzugten Lieferanten ermittelt hat. In der Verhandlungsphase werden Preisanpassungen, Zahlungsbedingungen, Liefertermine, Gewährleistungsbestimmungen, Service Level Agreements und Leistungsstrafen behandelt. Beide Parteien müssen sich auf Leistungsstandards, Haftungsbestimmungen, Änderungsauftragsverfahren und Streitbeilegungsmechanismen einigen. Der Verhandlungsprozess ist abgeschlossen, wenn alle Bedingungen in einer formellen Vereinbarung dokumentiert sind, die von beiden Parteien unterzeichnet wird und die Grundlage für die weitere Lieferantenbeziehung bildet.

Erstellung und Genehmigung von Bestellungen

Die Erstellung einer Bestellung setzt ausgehandelte Vereinbarungen in umsetzbare Dokumente um, die Verpflichtungen für den Lieferanten begründen. Das Beschaffungsteam erstellt eine Bestellung, in der Artikel, Mengen, Stückpreise, Gesamtbeträge, Liefertermine, Versandanweisungen und Rechnungsadressen angegeben sind. Dieses Dokument dient als rechtsgültiger Vertrag zwischen Käufer und Lieferant und begründet für beide Parteien einklagbare Verpflichtungen.

Die Bestellung enthält Referenznummern, die auf die ursprüngliche Anforderung, das genehmigte Budget und alle damit verbundenen Verträge verweisen. In den Einzelposten sind alle Produkte oder Dienstleistungen mit den entsprechenden Stückpreisen, Mengen und Gesamtbeträgen aufgeführt. Besondere Anweisungen zu Verpackung, Kennzeichnung, Lieferverfahren oder Qualitätsanforderungen werden in dafür vorgesehenen Feldern angegeben. In der Bestellung sind auch die Zahlungsbedingungen festgelegt, die regeln, wann und wie der Lieferant seine Vergütung erhält.

Moderne Beschaffungsplattformen versenden Bestellungen elektronisch, was die Bearbeitung erheblich beschleunigt und gleichzeitig Fehler reduziert.

Unternehmen implementieren Genehmigungsworkflows auf der Grundlage des Einkaufswerts und der Unternehmenshierarchie. Kleinere Einkäufe unterhalb bestimmter Schwellenwerte erfordern möglicherweise nur die Genehmigung durch den Abteilungsleiter, während Ausgaben mittleren Werts die Genehmigung durch die Direktion und größere Einkäufe die Überprüfung durch die Geschäftsleitung erfordern. Im Rahmen des Genehmigungsprozesses wird überprüft, ob die Bestellung mit der genehmigten Anforderung übereinstimmt, innerhalb der Budgetvorgaben liegt und den Beschaffungsrichtlinien entspricht.

Mehrere Genehmiger können das Dokument nacheinander prüfen, wobei jede Ebene unterschiedliche Aspekte des Einkaufs überprüft. Die Finanzabteilung überprüft die Verfügbarkeit von Budgetmitteln, die Abteilungsleiter bestätigen die geschäftliche Notwendigkeit und die Compliance-Teams überprüfen die Einhaltung der Richtlinien. Sobald alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, übermittelt das Beschaffungssystem die Bestellung per elektronischem Datenaustausch oder E-Mail an den Lieferanten. Der Lieferant bestätigt den Erhalt und die Fähigkeit, die Bestellung gemäß den Spezifikationen auszuführen, wodurch seine Verpflichtung zur Leistung aktiviert wird.

Auftragsabwicklung und Empfang

Die Auftragsabwicklung beginnt, wenn der Lieferant die Bestellung bearbeitet und die Waren für den Versand vorbereitet oder die Erbringung der Dienstleistung plant. Der Lieferant teilt das Lagerbestand zu, fertigt Sonderanfertigungen gemäß den Spezifikationen oder koordiniert die Dienstleistungsressourcen, um die vereinbarten Fristen einzuhalten. Die Kommunikation zwischen dem Lieferanten und dem Beschaffungsteam während dieser Phase stellt sicher, dass Produktionsprobleme, Lieferverzögerungen oder Fragen zu den Spezifikationen schnell erkannt und gelöst werden.

Proaktive Lieferanten informieren bei wichtigen Meilensteinen über den aktuellen Status und helfen so den Beschaffungsteams, interne Erwartungen zu steuern und die Wareneingangsaktivitäten zu koordinieren.

Der Wareneingangsprozess wird aktiviert, wenn die Sendungen an der vorgesehenen Einrichtung oder dem Lieferort eintreffen. Das Wareneingangspersonal überprüft, ob die gelieferten Mengen mit der Bestellung übereinstimmen, und kontrolliert die Waren auf sichtbare Schäden, Mängel oder Abweichungen von den Spezifikationen. Diese Kontrolle ist ein wichtiger Kontrollpunkt im Beschaffungsprozess, da sie die Bezahlung unbefriedigender Lieferungen verhindert und das Unternehmen davor schützt, mangelhafte Waren anzunehmen.

Zu den Standardverfahren für den Wareneingang gehören:

• Physische Zählung der gelieferten Artikel anhand der Lieferscheine und Bestellungen
• Sichtprüfung auf offensichtliche Schäden, Mängel oder Qualitätsprobleme
• Überprüfung der Produktspezifikationen, Modellnummern und Seriennummern
• Dokumentation des Eingangsdatums und des Zustands im Beschaffungssystem
• Weiterleitung der angenommenen Waren an die anfordernden Abteilungen oder das Lager
• Sofortige Benachrichtigung der Lieferanten über abgelehnte oder beschädigte Artikel

Unstimmigkeiten zwischen bestellten und gelieferten Artikeln müssen sofort geklärt werden. Das Wareneingangs-Team kontaktiert den Lieferanten, um Fehlbestände, Beschädigungen, falsche Artikel oder Abweichungen von den Spezifikationen zu melden. Der Beschaffungsprozess kann unterbrochen werden, während die Lieferanten Ersatz liefern, Gutschriften für fehlende Mengen ausstellen oder Unterlagen zur Klärung von Streitfällen bereitstellen. Unternehmen führen detaillierte Wareneingangsprotokolle, einschließlich Fotos von Beschädigungen und unterschriebenen Lieferscheinen, um die Streitbeilegung zu unterstützen und Prüfpfade für die Einhaltung der Finanzvorschriften bereitzustellen.

Rechnungsbearbeitung und Zahlung

Die Rechnungsbearbeitung beginnt, wenn Lieferanten Zahlungsaufforderungen für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen einreichen. Lieferanten senden Rechnungen in der Regel elektronisch über Beschaffungsportale oder per E-Mail, obwohl einige Unternehmen noch immer Papierrechnungen auf dem traditionellen Postweg erhalten. Das Kreditorenbuchhaltungsteam nimmt diese Rechnungen entgegen und leitet einen Überprüfungsprozess ein, der als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet wird.

Beim Three-Way-Matching wird die Rechnung mit der Bestellung und den Empfangsunterlagen verglichen, um vor der Zahlung die Richtigkeit sicherzustellen.

Dieser Vergleich stellt sicher, dass der Rechnungsbetrag mit dem vereinbarten Preis übereinstimmt, die Mengen mit den tatsächlich erhaltenen Mengen übereinstimmen und die Bedingungen mit dem Vertrag übereinstimmen. Bei der zeilenweisen Überprüfung werden Stückpreise, Gesamtbeträge, anfallende Steuern und vereinbarte Rabatte oder Anpassungen kontrolliert. Unstimmigkeiten führen zu einer Untersuchung und Klärung, bevor die Zahlungsabwicklung fortgesetzt wird. Häufige Unstimmigkeiten sind Preisfehler, Mengenabweichungen, doppelte Rechnungen oder Gebühren für nicht erhaltene Artikel. Unternehmen nutzen diesen Kontrollmechanismus, um Überzahlungen zu vermeiden und potenziellen Betrug aufzudecken.

Die während der Beschaffungsphase ausgehandelten Zahlungsbedingungen legen fest, wann die Zahlung fällig ist. Übliche Bedingungen sind „netto 30“ oder „netto 60“, was eine Zahlung innerhalb von 30 oder 60 Tagen nach Rechnungsdatum bedeutet. Einige Lieferanten bieten Skonti für vorzeitige Zahlungen an, z. B. „2/10 netto 30“ – ein Skonto von 2 %, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen erfolgt. Unternehmen prüfen, ob die Inanspruchnahme dieser Skonti einen höheren Wert bietet als die Beibehaltung der Barmittel für andere Zwecke oder Investitionsmöglichkeiten.

Der Zahlungsvorgang variiert je nach den Präferenzen des Unternehmens, den Anforderungen des Lieferanten und dem Transaktionsvolumen. Elektronische Zahlungen über automatisierte Clearingstellen sind für die meisten Geschäftstransaktionen zum Standard geworden, da sie die Bearbeitungskosten senken, eine schnellere Zahlung ermöglichen und automatische Prüfpfade erstellen. Für internationale Zahlungen können je nach Standort des Lieferanten und Risikofaktoren Überweisungen oder Akkreditive erforderlich sein. Das Kreditorenbuchhaltungsteam plant die Zahlungen so, dass die Fälligkeitstermine eingehalten werden, während gleichzeitig das Cashflow-Management optimiert und durch pünktliche Zahlungen positive Lieferantenbeziehungen gepflegt werden.

Aufzeichnungen und Leistungsbewertung

Die Aufbewahrung von Unterlagen während des gesamten Beschaffungsprozesses schafft eine Dokumentation, die vielfältige organisatorische Anforderungen und gesetzliche Vorschriften erfüllt. Vollständige Unterlagen ermöglichen Finanzprüfungen, unterstützen die Streitbeilegung, liefern Daten für strategische Analysen und belegen die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften. Unternehmen bewahren Bestellungen, Rechnungen, Quittungen, Verträge, Korrespondenz und Genehmigungsunterlagen in organisierten Ablagesystemen auf.

Digitale Beschaffungssysteme erfassen automatisch die Transaktionsdaten in jeder Phase und erstellen so umfassende Prüfpfade, die die Autorisierungspfade und Genehmigungsfristen aufzeigen.

Diese Systeme zeichnen auf, wer Einkäufe genehmigt hat, wann Genehmigungen erteilt wurden, wie Transaktionen in den einzelnen Phasen verliefen und welche Kommunikation zwischen den Parteien stattfand. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfordert häufig die Aufbewahrung von Beschaffungsunterlagen für bestimmte Zeiträume, die in der Regel zwischen drei und sieben Jahren liegen, je nach Branchenanforderungen, behördlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. Die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften, da sie automatisierte Aufbewahrungsfristen und eine einfache Abfrage bei Audits ermöglicht.

Die Leistungsüberprüfung analysiert die Beschaffungsergebnisse, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und zukünftige Entscheidungen zu beeinflussen. Das Beschaffungsteam bewertet die Leistung der Lieferanten anhand vereinbarter Servicelevels, Qualitätsstandards und vertraglicher Verpflichtungen. Kennzahlen wie Termintreue, Fehlerquoten, Bestellgenauigkeit und Reaktionsfähigkeit bei Problemen liefern objektive Maßstäbe für die Zuverlässigkeit und den Wert der Lieferanten.

Eine umfassende Leistungsbewertung umfasst:

• Lieferanten-Scorecards – Verfolgung der Lieferleistung, Qualitätskennzahlen, Reaktionsfähigkeit und Innovationsbeiträge
• Zykluszeitanalyse – Messung der Dauer von der Bestellung bis zur Lieferung in verschiedenen Einkaufskategorien
• Kostenanalyse – Vergleich der tatsächlichen Ausgaben mit den Budgets und Ermittlung von Einsparungsmöglichkeiten
• Ausnahmeberichte – Identifizierung von Transaktionen, die eine besondere Behandlung erforderten oder bei denen Probleme auftraten
• Prozessoptimierung – Nutzung von Erkenntnissen zur Beseitigung von Engpässen, zur Kostensenkung und zur Beschleunigung von Beschaffungsaktivitäten

Unternehmen überprüfen auch interne Beschaffungsprozesschritte, um Engpässe, Ineffizienzen und Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Die Analyse kann ergeben, dass bestimmte Genehmigungsstufen unnötige Verzögerungen verursachen, bestimmte Lieferanten durchweg unterdurchschnittliche Leistungen erbringen oder bestimmte Produktkategorien häufig zu Streitigkeiten führen. Diese Erkenntnisse führen zu Prozessverbesserungen, Anpassungen der Lieferantenbeziehungen und Aktualisierungen der Richtlinien. Eine kontinuierliche Überprüfung stellt sicher, dass sich die Beschaffungspraktiken weiterentwickeln, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden, sich an die Marktbedingungen anzupassen und neue Technologien oder Methoden zu integrieren.

Phasen des Beschaffungszyklus

Die Phasen des Beschaffungszyklus stellen umfassendere Abschnitte dar, die mehrere Aktivitäten und Entscheidungen umfassen. Während sich die Schritte des Beschaffungsprozesses auf einzelne Aufgaben konzentrieren, bieten die Phasen des Beschaffungsprozesses einen Überblick darüber, wie Unternehmen von der Planung bis zur Fertigstellung vorgehen. Diese Phasen helfen der Unternehmensleitung, die Ressourcenzuweisung, die zeitlichen Erwartungen und die strategischen Überlegungen in jeder Phase zu verstehen.

Planungs- und Beschaffungsphase

Die Planungs- und Beschaffungsphase bildet die Grundlage für erfolgreiche Beschaffungsergebnisse. Unternehmen führen Ausgabenanalysen durch, um aktuelle Einkaufsmuster zu verstehen, Konsolidierungsmöglichkeiten zu identifizieren und den zukünftigen Bedarf zu prognostizieren. Diese Analyse zeigt, welche Kategorien die meisten Ressourcen verbrauchen und wo strategische Beschaffungsinitiativen den größten Mehrwert erzielen können.

Die Marktforschung in dieser Phase untersucht die Lieferantenlandschaft, Preistrends und neue Alternativen, die die Qualität verbessern oder die Kosten senken könnten. Die Teams entwickeln Beschaffungsstrategien, die mit den Unternehmenszielen und der Risikotoleranz im Einklang stehen. Diese Strategien legen fest, ob das Unternehmen für verschiedene Kategorien einen Single-Sourcing-, Dual-Sourcing- oder Multiple-Sourcing-Ansatz verfolgt.

Gängige Beschaffungsansätze und ihre Anwendungen:

Die Beschaffungsentscheidung hängt von Faktoren wie Lieferrisiko, Mengenanforderungen, Qualitätskritikalität und Marktverfügbarkeit ab. Unternehmen entscheiden auch, ob sie Ausschreibungen, Verhandlungen oder Kooperationspartnerschaften als primären Beschaffungsmechanismus nutzen.

Die Einbindung der Stakeholder erfolgt während der gesamten Planungs- und Beschaffungsphase. Die Beschaffungsteams arbeiten mit den Endnutzern zusammen, um die Anforderungen zu verstehen, mit den Finanzteams, um Budgets festzulegen, und mit den Rechtsteams, um vertragliche Anforderungen zu ermitteln. Diese Zusammenarbeit stellt sicher, dass Beschaffungsentscheidungen die betrieblichen Realitäten widerspiegeln und nicht nur rein theoretischen Überlegungen folgen. Die Planungs- und Beschaffungsphase ist abgeschlossen, wenn die Unternehmen qualifizierte Lieferanten identifiziert und den Rahmen für die Durchführung konkreter Käufe festgelegt haben.

Vertragsverhandlungsphase

In der Vertragsverhandlungsphase werden Beschaffungsentscheidungen in verbindliche Vereinbarungen umgewandelt, die die Beziehungen zu den Lieferanten regeln. Unternehmen treten in diese Phase mit einer Auswahlliste von Lieferanten ein, die ihre Leistungsfähigkeit und wettbewerbsfähige Preise unter Beweis gestellt haben. Der Verhandlungsprozess befasst sich nicht nur mit dem Preis, sondern auch mit Zahlungsbedingungen, Lieferplänen, Qualitätsstandards, Gewährleistungsbestimmungen und Haftungsaufteilungen.

Erfolgreiche Verhandlungen führen zu Vereinbarungen, bei denen beide Parteien ihre Verpflichtungen verstehen und die Bedingungen als fair empfinden.

Beschaffungsteams bereiten sich auf Verhandlungen vor, indem sie Walk-away-Punkte festlegen, unverzichtbare Bedingungen identifizieren und Alternativen für den Fall eines Scheiterns der Verhandlungen ausarbeiten. Zu dieser Vorbereitung gehören die Untersuchung der Marktbedingungen, die Analyse der finanziellen Gesundheit der Lieferanten und die Beratung mit internen Stakeholdern über akzeptable Kompromisse. Die Teams identifizieren auch Hebelpunkte wie Mengenverpflichtungen, längere Vertragslaufzeiten oder Zahlungsfristen, die zur Sicherung besserer Konditionen genutzt werden können.

Die Vertragsbedingungen gehen über grundlegende kommerzielle Bestimmungen hinaus und regeln auch operative Details. In Service Level Agreements werden Leistungserwartungen und Messmethoden festgelegt. Änderungsauftragsverfahren legen fest, wie Änderungen des Umfangs oder der Spezifikationen zu behandeln sind. Streitbeilegungsmechanismen legen Verfahren zur Beilegung von Meinungsverschiedenheiten ohne Gerichtsverfahren fest. Bestimmungen zum geistigen Eigentum klären die Eigentumsverhältnisse an Entwürfen, Spezifikationen oder Innovationen, die während der Geschäftsbeziehung entstehen.

Die Verhandlungsphase erfordert manchmal mehrere Gesprächsrunden, in denen die Parteien den Wortlaut verfeinern und einen Konsens zu strittigen Punkten erzielen. Eine rechtliche Prüfung stellt sicher, dass die Vertragsbedingungen die Interessen der Organisation schützen und den geltenden Vorschriften entsprechen. Sobald beide Parteien allen Bedingungen zugestimmt haben, unterzeichnen die Zeichnungsberechtigten den Vertrag, wodurch der Beschaffungszyklus in die Ausführungsphase übergeht. Der unterzeichnete Vertrag wird zum maßgeblichen Dokument für die Lieferantenbeziehung und bildet die Grundlage für das Leistungsmanagement.

Ausführungs- und Lieferphase

Die Ausführungs- und Lieferphase beginnt, wenn Unternehmen Bestellungen im Rahmen ausgehandelter Verträge aufgeben. Die Lieferanten beginnen mit der Erfüllung der Bestellungen gemäß den vereinbarten Spezifikationen, Zeitplänen und Qualitätsstandards. Diese Phase stellt die operative Phase dar, in der theoretische Vereinbarungen in physische Güter oder erbrachte Dienstleistungen umgesetzt werden.

Das Auftragsmanagement in dieser Phase erfordert die Koordination zwischen Beschaffungsteams, Lieferanten und Empfangsabteilungen. Die Lieferanten liefern Produktionsaktualisierungen, Versandbenachrichtigungen und Lieferbestätigungen. Die Beschaffungsteams überwachen den Fortschritt anhand der Zeitpläne und greifen ein, wenn Verzögerungen oder Probleme auftreten.

Die Phasen der Beschaffung, die die Ausführung betreffen, erfordern eine aktive Überwachung und kein passives Warten auf Lieferungen. Auch die Qualitätssicherungsmaßnahmen werden in der Ausführungs- und Lieferphase intensiviert, um sicherzustellen, dass alle erhaltenen Waren den Spezifikationen entsprechen.

Die empfangenden Abteilungen prüfen die Lieferungen anhand von Kriterien, die in der Planungsphase festgelegt wurden. Diese Prüfung kann (je nach Produktkategorie) Folgendes umfassen:

• Sichtprüfung
• Maßprüfung
• Funktionsprüfung
• Laboranalyse

Die Dokumentation der Prüfergebnisse dient als Nachweis für die Zahlungsabwicklung und zur Beilegung von Streitigkeiten. Unternehmen lehnen Lieferungen ab, die nicht den Spezifikationen entsprechen, und arbeiten mit den Lieferanten zusammen, um konforme Ersatzlieferungen zu erhalten.

Die Ausführungs- und Lieferphase umfasst auch das Ausnahmemanagementfür Situationen, die von den geplanten Prozessen abweichen. Dazu gehören Eilaufträge, Teillieferungen, Nachlieferungen und Spezifikationsänderungen – all diese Fälle erfordern in irgendeiner Weise eine besondere Behandlung. Die Beschaffungsteams sind verpflichtet, diese Ausnahmen zu dokumentieren und sicherzustellen, dass die Systeme die tatsächlichen Transaktionsdetails und nicht die ursprünglichen Pläne widerspiegeln. Ein effektives Management in dieser Phase verhindert Betriebsstörungen und sorgt trotz unvermeidbarer Komplikationen für produktive Lieferantenbeziehungen.

Zahlungs- und Abschlussphase

In der Zahlungs- und Abschlussphase werden einzelne Transaktionen abgeschlossen und die Gesamtleistung der Beschaffung bewertet. Diese Phase beginnt, wenn Unternehmen Rechnungen für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen erhalten. Das Kreditorenbuchhaltungsteam überprüft die Richtigkeit der Rechnungen durch einen Dreifachabgleich, bevor es die Zahlung genehmigt. Eine pünktliche Zahlung sorgt für positive Lieferantenbeziehungen und kann zu Skonti für vorzeitige Zahlungen führen, die den Gesamtwert der Beschaffung verbessern.

Der Zeitpunkt der Zahlung wirkt sich sowohl auf die Lieferantenbeziehungen als auch auf den Cashflow des Unternehmens aus und erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen konkurrierenden Prioritäten.

Unternehmen schließen Bestellungen ab, sobald alle Lieferungen abgeschlossen, Rechnungen bezahlt und keine offenen Fragen mehr vorhanden sind. Durch diesen Abschluss werden die Beschaffungssysteme aktualisiert, um den Abschluss der Transaktion widerzuspiegeln, und zusätzliche Kosten für abgeschlossene Bestellungen werden vermieden. Finanzsysteme erfassen die endgültigen Kosten und aktualisieren die Zahlen zum Budgetverbrauch. Der Abschlussprozess löst auch Regeln für die Aufbewahrungsfristen aus, die festlegen, wie lange Transaktionsaufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.

Die Leistungsbewertung erfolgt nach Abschluss der Transaktionen und liefert wertvolle Informationen für künftige Beschaffungsentscheidungen. Die Beschaffungsteams bewerten, ob die Lieferanten die Liefertermine, Qualitätsstandards und Serviceverpflichtungen eingehalten haben. Bei dieser Bewertung werden sowohl quantitative Kennzahlen als auch qualitative Faktoren wie Kommunikationsqualität, Problemlösungsfähigkeit und Bereitschaft, angemessenen Anforderungen nachzukommen, berücksichtigt. Die Unternehmen dokumentieren die Leistung in Lieferanten-Scorecards, die als Grundlage für künftige Entscheidungen zur Lieferantenauswahl und Vertragsverlängerung dienen.

Die Zahlungs- und Abschlussphase umfasst auch eine Überprüfung der gewonnenen Erkenntnisse für komplexe oder strategische Beschaffungen. Die Teams ermitteln, was gut funktioniert hat, welche Herausforderungen aufgetreten sind und wie ähnliche Beschaffungen in Zukunft verbessert werden könnten. Dieses organisatorische Lernen stellt sicher, dass sich die Phasen des Beschaffungszyklus im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessern. Die während des Abschlusses gewonnenen Erkenntnisse fließen in die Planungs- und Beschaffungsphase für nachfolgende Beschaffungszyklen ein und schaffen so einen kontinuierlichen Verbesserungskreislauf.

Strategisches Sourcing: Das 7-Stufen-Modell

Während sich die Phasen des Beschaffungszyklus auf die Durchführung einzelner Käufe konzentrieren, verfolgt das strategische Sourcing einen proaktiveren, analytischen Ansatz. Strategisches Sourcing ist eine Methodik, die die Beschaffung ergänzt, indem sie sich auf die Lieferantenauswahl, Kostenoptimierung und langfristige Wertschöpfung konzentriert.

Unternehmen nutzen die 7 Schritte des strategischen Sourcings, um Ausgabenkategorien systematisch zu bewerten und Beschaffungsstrategien zu entwickeln, die nachhaltige Verbesserungen statt einmaliger Kostensenkungen bewirken.

1. Die Ausgabenkategorie definieren

Durch die Definition der Ausgabenkategorie werden der Umfang und die Grenzen für die strategische Beschaffungsanalyse festgelegt. Unternehmen gruppieren verwandte Einkäufe anhand gemeinsamer Merkmale, Lieferantenmärkte oder Geschäftsfunktionen in Kategorien. Diese Kategorisierung ermöglicht es den Beschaffungsteams, Ausgabemuster zu analysieren, Konsolidierungsmöglichkeiten zu identifizieren und spezielle Strategien für jede Kategorie zu entwickeln.

Im Rahmen des Kategorisierungsprozesses werden historische Ausgabendaten untersucht, um das Einkaufsvolumen, die Häufigkeit und die Verteilung auf die Lieferanten zu ermitteln. Unternehmen extrahieren diese Daten aus Beschaffungssystemen, Kreditorenbuchhaltungsunterlagen und Einkaufskartentransaktionen. Die Analyse zeigt, welche Lieferanten derzeit die Kategorie bedienen, welche Preisunterschiede bestehen und ob die Ausgaben auf mehrere Anbieter konzentriert oder fragmentiert sind.

Die Grenzen der Kategorien müssen sorgfältig gezogen werden, um eine aussagekräftige Analyse zu gewährleisten. Zu weit gefasste Kategorien erschweren die Entwicklung umsetzbarer Strategien, da die Lieferantenmärkte und Anforderungen erheblich variieren. Zu eng gefasste Kategorien verpassen Chancen für Volumenkonsolidierungen und strategische Lieferantenbeziehungen.

Unternehmen bewerten Kategorieeigenschaften, die die Beschaffungsstrategie beeinflussen:

• Ausgabenvolumen und geschäftliche Bedeutung
• Komplexität des Beschaffungsmarktes und Lieferantenkonzentration
• Standardisierungspotenzial im Vergleich zu Anpassungsanforderungen
• Aktuelle Lieferantenleistung und Qualität der Beziehungen

Diese Bewertung bestimmt die Prioritätsstufe für strategische Beschaffungsmaßnahmen. Kategorien mit hohen Ausgaben und fragmentierten Lieferantenstämmen erhalten in der Regel sofortige Aufmerksamkeit. Die Phase der Kategoriedefinition ist abgeschlossen, wenn die Teams den Umfang dokumentiert, Basisdaten gesammelt und klare Ziele für die strategische Beschaffungsinitiative festgelegt haben.

2. Marktforschung durchführen

Marktforschung liefert wichtige Informationen über die Fähigkeiten von Lieferanten, die Preisentwicklung und Branchentrends innerhalb der definierten Ausgabenkategorie. Unternehmen sammeln Informationen aus verschiedenen Quellen, um die Wettbewerbslandschaft zu verstehen und potenzielle Beschaffungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese Forschungsphase fließt in die Strategieentwicklung ein und stellt sicher, dass Beschaffungsentscheidungen die aktuellen Marktgegebenheiten widerspiegeln und nicht auf veralteten Annahmen beruhen.

Im Rahmen des Forschungsprozesses wird die Marktstruktur der Lieferanten untersucht, einschließlich der Anzahl der in Frage kommenden Lieferanten, ihrer geografischen Verteilung und ihrer relativen Marktanteile. Unternehmen analysieren, ob der Markt stark konzentriert ist und nur wenige dominante Lieferanten aufweist oder fragmentiert ist und zahlreiche kleinere Akteure umfasst. Konzentrierte Märkte erfordern möglicherweise Kooperationspartnerschaften, während fragmentierte Märkte wettbewerbsorientierte Ausschreibungsverfahren ermöglichen.

Zu den wichtigsten Marktforschungsaktivitäten gehören:

• Identifizierung qualifizierter Lieferanten und Bewertung ihrer Fähigkeiten
• Analyse von Preisentwicklungen und Kostentreibern innerhalb der Kategorie
• Bewertung technologischer Innovationen oder alternativer Lösungen
• Verständnis der finanziellen Gesundheit und Geschäftsstabilität von Lieferanten
• Überprüfung regulatorischer Änderungen oder Branchenumbrüche

Unternehmen vergleichen außerdem ihre aktuellen Ausgaben mit den Marktpreisen, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren. Dieser Vergleich zeigt, ob das Unternehmen überhöhte Preise zahlt oder wettbewerbsfähige Preise erzielt. Die Untersuchung kann neue Lieferanten, alternative Materialien oder neue Liefermodelle aufdecken, die zuvor nicht in Betracht gezogen wurden.

Die Ergebnisse der Marktforschung fließen direkt in die Strategieentwicklung während der nachfolgenden Schritte des strategischen Beschaffungsprozesses ein. Die in dieser Phase gewonnenen Erkenntnisse helfen den Beschaffungsteams, realistische Ziele zu setzen, Verhandlungsmöglichkeiten zu identifizieren und Strategien zu vermeiden, die unter den Marktbedingungen nicht umsetzbar sind.

3. Erstellen Sie eine Beschaffungsstrategie

Die Erstellung einer Beschaffungsstrategie setzt Erkenntnisse aus der Marktforschung in umsetzbare Pläne für das Category Management um. Die Strategie definiert, wie das Unternehmen mit Lieferanten umgeht, Beziehungen strukturiert und Kosten- und Leistungsziele erreicht. Dieser Schritt stellt den Übergang von der Analyse zur Entscheidungsfindung innerhalb der 7 Schritte der strategischen Beschaffung dar.

Die Strategie befasst sich mit mehreren grundlegenden Entscheidungen, die den Beschaffungsansatz prägen. Unternehmen entscheiden, ob sie ihre Ausgaben auf weniger Lieferanten konzentrieren oder eine diversifizierte Lieferantenbasis beibehalten wollen. Diese Entscheidung wägt Volumenvorteile gegen Lieferrisiken und Wettbewerbsdruck ab. Die Strategie definiert auch Beziehungsmodelle, die von transaktionalen Spotkäufen bis hin zu langfristigen strategischen Partnerschaften reichen.

Zu den Kernelementen einer Beschaffungsstrategie gehören:

• Kriterien für die Lieferantenauswahl und Bewertungsmethodik
• Vertragsstruktur und bevorzugte Vertragslaufzeit
• Preismechanismen (Festpreise, indexierte Preise, Kostenaufschlagsvereinbarungen)
• Ansätze zur Risikominderung und Notfallpläne
• Zeitplan für die Umsetzung und erforderliche Ressourcen

Die Strategie berücksichtigt sowohl kurzfristige Kostensenkungsziele als auch langfristige Wertschöpfungsmöglichkeiten. Unternehmen können entweder sofortige Einsparungen durch Ausschreibungen priorisieren oder in Lieferantenentwicklungsprogramme investieren, die nachhaltige Verbesserungen bewirken. Der gewählte Ansatz muss mit den Prioritäten des Unternehmens, der Risikotoleranz und den verfügbaren Ressourcen im Einklang stehen.

Durch die Einbeziehung der Stakeholder wird sichergestellt, dass die Beschaffungsstrategie den betrieblichen Anforderungen und Einschränkungen entspricht. Die Beschaffungsteams legen der Unternehmensleitung Strategieempfehlungen zur Genehmigung vor, bevor sie mit der Umsetzung beginnen. Diese Genehmigung autorisiert die Zuweisung von Ressourcen und legt die Verantwortlichkeiten für die Erreichung der festgelegten Ziele innerhalb der einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses fest.

4. Auswahl und Verhandlungen mit Lieferanten

Die Lieferantenauswahl und -verhandlung dienen der Umsetzung der in der vorherigen Phase entwickelten Beschaffungsstrategie. Unternehmen versenden Ausschreibungen oder Angebotsanfragen an qualifizierte Lieferanten, die im Rahmen der Marktforschung identifiziert wurden. Diese formellen Ausschreibungen enthalten Anforderungen, Bewertungskriterien und Auswahlfristen, um transparente und wettbewerbsorientierte Prozesse zu gewährleisten.

Die Angebote der Lieferanten werden ordefinierter Kriterien systematisch bewertet. Die Bewertungsteams beurteilen die technische Leistungsfähigkeit, die Wettbewerbsfähigkeit der Preise, die Lieferzuverlässigkeit und die finanzielle Stabilität. Unternehmen können Besichtigungen vor Ort durchführen, Referenzen anfordern oder Leistungsbewertungen durchführen, um die Angaben der Lieferanten zu überprüfen. Diese gründliche Bewertung verringert das Risiko, Lieferanten auszuwählen, die die Leistungserwartungen nicht erfüllen können.

Die Verhandlungen beginnen, nachdem anhand der Bewertungsergebnisse die bevorzugten Lieferanten ermittelt wurden. Der Verhandlungsprozess umfasst Preise, Zahlungsbedingungen, Liefertermine, Qualitätsstandards und Leistungsgarantien. Die Beschaffungsteams nutzen den Wettbewerbsdruck und ihre Marktkenntnisse, um günstige Konditionen zu erzielen. Die Phasen der Beschaffung, die Verhandlungen beinhalten, erfordern Vorbereitung und ein klares Verständnis der akzeptablen Ergebnisse.

Eine erfolgreiche Lieferantenauswahl und Verhandlung führt zu:

• Wettbewerbsfähigen Preisen, die den Marktpreisen entsprechen
• Klare Leistungserwartungen und Messmethoden
• Günstigen Zahlungsbedingungen und Vertragsflexibilität
• Eine für beide Seiten angemessene Risikoverteilung
• Langfristigen Wertverpflichtungen, die über die ursprünglichen Preise hinausgehen

Der Vertragsabschluss dokumentiert alle ausgehandelten Bedingungen in formellen Vereinbarungen. Beide Parteien überprüfen die Rechtssprache, klären mehrdeutige Bestimmungen und lösen offene Fragen vor der Unterzeichnung. Die unterzeichneten Verträge bilden die Grundlage für die Umsetzung und das laufende Lieferantenmanagement innerhalb des strategischen Beschaffungsrahmens.

5. Den Vertrag umsetzen

Die Vertragsumsetzung aktiviert die ausgehandelten Vereinbarungen und setzt die Beschaffungsstrategie in die operative Realität um. Unternehmen kommunizieren neue Vertragsbedingungen an interne Stakeholder, aktualisieren Beschaffungssysteme und richten Prozesse für Bestellungen unter den neuen Vereinbarungen ein. Diese Umsetzungsphase erfordert die Koordination zwischen den Abteilungen Beschaffung, Finanzen, Betrieb und Endnutzern, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Die Systemkonfiguration ist eine wichtige Aktivität im Rahmen der Umsetzung. Beschaffungsplattformen müssen neue Lieferanten, aktualisierte Preise, genehmigte Artikelkataloge und Vertragsbedingungen widerspiegeln. Unternehmen legen Regeln für die Weiterleitung von Bestellungen, Genehmigungsworkflows und Ausgabenkontrollen fest, die mit den Vertragsbestimmungen übereinstimmen. Eine ordnungsgemäße Systemeinrichtung verhindert unkontrollierte Ausgaben und stellt sicher, dass Stakeholder bei genehmigten Lieferanten zu ausgehandelten Preisen bestellen.

Zu den wichtigsten Umsetzungsmaßnahmen gehören:

• Kommunikation mit den Beteiligten und Schulungen zu neuen Lieferanten und Prozessen
• Systemaktualisierungen zur Berücksichtigung der Vertragsbedingungen und Preise
• Übergangsplanung für den Wechsel von bestehenden zu neuen Lieferanten
• Verfahren zur Auftragserteilung und Verteilung von Kontaktinformationen
• Mechanismen zur Leistungsüberwachung und Berichtsanforderungen

Die Einarbeitung neuer Lieferanten stellt sicher, dass diese die Anforderungen und Verfahren des Unternehmens verstehen. Unternehmen stellen ihren Lieferanten technische Spezifikationen, Qualitätsstandards, Lieferanweisungen und Protokolle für die Rechnungsstellung zur Verfügung. Diese Einarbeitung reduziert Fehler und schafft von Beginn der Geschäftsbeziehung an klare Erwartungen.

Das Übergangsmanagement befasst sich mit dem Wechsel von bisherigen Lieferanten zu neu ausgewählten Anbietern. Unternehmen können die Umsetzung schrittweise vornehmen, um Störungen zu minimieren, während der Übergangsphase Ersatzlieferanten beibehalten oder alte und neue Verträge kurzzeitig überlappen lassen. Eine sorgfältige Übergangsplanung verhindert Lieferunterbrechungen, die sich während der Phasen des Beschaffungszyklus auf den Betrieb auswirken könnten.

6. Überwachen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten

Die Überwachung der Lieferantenleistung stellt sicher, dass vertragliche Verpflichtungen auch tatsächlich in Ergebnisse umgesetzt werden. Unternehmen richten Messsysteme ein, mit denen die Lieferleistung, das Qualitätsniveau, die Reaktionsfähigkeit und die Einhaltung der Kostenvorgaben verfolgt werden. Diese kontinuierliche Überwachung ist ein wichtiger Bestandteil der 7 Schritte des strategischen Sourcings, da sie die Wirksamkeit der Strategie überprüft und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt.

Die Leistungskennzahlen stimmen mit den Kriterien überein, die während der Vertragsverhandlungen festgelegt wurden. Zu den gängigen Kennzahlen gehören die Termintreue, die Genauigkeit der Bestellungen, die Fehlerquote und die Rechnungsgenauigkeit. Unternehmen erfassen diese Daten über Beschaffungssysteme, Wareneingangsbelege, Qualitätsprüfungsberichte und Nutzerfeedback. Die automatisierte Nachverfolgung reduziert den Verwaltungsaufwand und bietet gleichzeitig einen Echtzeit-Überblick über die Lieferantenleistung.

Eine effektive Leistungsüberwachung umfasst:

• Regelmäßige Überprüfung der Scorecards mit quantitativen Kennzahlen
• Regelmäßige Geschäftsbesprechungen mit Lieferanten zur Erörterung von Leistungstrends
• Verfahren zur Eskalation von Problemen, um diese schnell zu beheben
• Anerkennungsprogramme für Lieferanten, die die Erwartungen übertreffen
• Korrekturmaßnahmenpläne für anhaltende Leistungslücken

Lieferanten-Scorecards bieten standardisierte Formate zur Dokumentation der Leistung in mehreren Dimensionen. Diese Scorecards erleichtern objektive Vergleiche zwischen Lieferanten und ermöglichen die Verfolgung von Leistungstrends im Zeitverlauf. Unternehmen teilen Scorecards mit Lieferanten, um Transparenz zu gewährleisten und Verbesserungsmaßnahmen auf bestimmte Schwachstellen zu konzentrieren.

Die Leistungsdaten fließen in das laufende Beziehungsmanagement und zukünftige Beschaffungsentscheidungen ein. Lieferanten mit konstant hoher Leistung können mit einem größeren Auftragsvolumen oder längeren Vertragslaufzeiten belohnt werden. Lieferanten mit anhaltenden Leistungsproblemen müssen mit Korrekturmaßnahmen oder einer Vertragsauflösung rechnen. Dieser leistungsbasierte Ansatz sorgt für Verantwortlichkeit und treibt die kontinuierliche Verbesserung innerhalb des Beschaffungsprozesses voran.

7. Überprüfung und Verbesserung der Beschaffungsstrategie

Die Strategieüberprüfung schließt den strategischen Beschaffungszyklus ab und bereitet Unternehmen auf die nächste Iteration vor. In diesem letzten Schritt wird bewertet, ob die Beschaffungsziele erreicht wurden, es werden gewonnene Erkenntnisse identifiziert und notwendige Anpassungen für zukünftige Zyklen festgelegt. Durch regelmäßige Überprüfungen wird sichergestellt, dass die Beschaffungsstrategien weiterhin auf die sich ändernden Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen abgestimmt sind.

Im Rahmen des Überprüfungsprozesses werden die Ergebnisse anhand der bei der Strategieentwicklung festgelegten Ziele bewertet. Unternehmen vergleichen die tatsächlichen Kosteneinsparungen mit den prognostizierten Einsparungen, bewerten die Leistung der Lieferanten anhand der Erwartungen und messen die operativen Verbesserungen. Diese Bewertung zeigt auf, welche Strategieelemente einen Mehrwert gebracht haben und welche hinter den Zielen zurückgeblieben sind. Eine ehrliche Bewertung unterstützt die kontinuierliche Verbesserung und verhindert die Wiederholung erfolgloser Ansätze.

Die umfassende Strategieüberprüfung untersucht:

• Erzielte Kosteneinsparungen im Vergleich zu den Zielen
• Lieferantenleistung und Qualität der Beziehungen
• Verbesserungen der Prozesseffizienz und Verkürzungen der Durchlaufzeiten
• Wirksamkeit der Risikominderung und Kontinuität der Lieferungen
• Zufriedenheit der Stakeholder mit den Ergebnissen

Unternehmen überwachen auch externe Faktoren, die möglicherweise Strategieänderungen erforderlich machen. Marktveränderungen, neue Vorschriften, technologische Innovationen oder Verschiebungen der Unternehmensprioritäten können Anpassungen der Beschaffungsstrategie erforderlich machen. Die Schritte des Beschaffungsprozesses müssen sich an diese sich wandelnden Bedingungen anpassen, anstatt starr veralteten Plänen zu folgen.

Die Überprüfungsphase liefert Erkenntnisse für die Definition der Kategorien für den nächsten Beschaffungszyklus. Leistungsstarke Kategorien erfordern möglicherweise nur geringfügige Anpassungen, während leistungsschwache Kategorien eine umfassende Neugestaltung der Strategie erfordern. Dieser kontinuierliche Verbesserungszyklus stellt sicher, dass die 7 Schritte der strategischen Beschaffung einen nachhaltigen Mehrwert und keine einmaligen Gewinne liefern. Unternehmen, die sich zu regelmäßigen Überprüfungen und Anpassungen verpflichten, erzielen im Laufe der Zeit überlegene Beschaffungsergebnisse.

Wichtige Erkenntnisse

Die folgenden Punkte fassen die wesentlichen Schritte und Konzepte der Beschaffung zusammen:

• Die Schritte des Beschaffungsprozesses führen Unternehmen von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung und schaffen standardisierte Arbeitsabläufe, die die Ausgabenkontrolle und das Lieferantenmanagement verbessern.
• Die Phasen des Beschaffungszyklus bieten einen Überblick über die Einkaufsaktivitäten und umfassen die Planung und Beschaffung, Vertragsverhandlungen, Ausführung und Lieferung sowie die Zahlungs- und Abschlussphasen.
• Eine effektive Beschaffung erfordert die Koordination zwischen mehreren Beteiligten, darunter Anforderer, Beschaffungsspezialisten, Genehmigungsbehörden und Kreditorenbuchhaltungsteams.
• Die strategische Beschaffung ergänzt die transaktionale Beschaffung durch einen kategoriebezogenen Ansatz, der sich auf die Lieferantenauswahl, Kostenoptimierung und langfristige Wertschöpfung konzentriert.
• Die 7 Schritte der strategischen Beschaffung bieten einen systematischen Rahmen für die Analyse von Ausgabemustern, die Marktforschung, die Entwicklung von Strategien und die kontinuierliche Verbesserung der Beschaffungsergebnisse.
• Leistungsüberwachung und regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass sich Beschaffungsprozesse und Beschaffungsstrategien an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen anpassen.