Блог

6 простых способов уйти от бумажной возни

6 простых способов уйти от бумажной возни

Отказ от использования бумаги - отличный способ сэкономить и оптимизировать ежедневную работу сотрудников. Мы предлагаем несколько эффективных способов, с помощью которых вы сможете постепенно сократить потребление бумаги в своей компании.

1. Продумайте бюджет постепенного уменьшения используемой бумаги

Решение сократить потребление бумаги не принесет пользы, если вы решите сделать это спонтанно.

Лучшим решением будет разработать постепенную схему процесса по снижению бумажных расходов. Начать стоит с составления финансового плана - так вам будет легче определить, где использование бумажных ресурсов наименее необходимо. Выделите в вашей компании отдел, который каждый месяц будет ставить цель по сокращению расходов бумаги в офисе на определенный процент – результаты не заставят себя ждать.

2. Храните копии документов в электронном виде

Работа в офисе подразумевает работу с большим количеством документов, для которых часто создаются такие же бумажные копии и собираются в архивы.

Такой способ хранения документов важен для внешнего аудита, но вряд ли делает процесс работы более удобным для ваших сотрудников. Простым и эффективным шагом к сокращению объемов потребления бумаги станет следующее правило: сохраняйте электронную, а не бумажную копию документов.

3. Используйте электронные транзакции

Если компания имеет дело с большими объемами закупок, - попробуйте использовать электронные альтернативы напечатанным на бумаге чекам и ордерам на закупку.

Кроме того, использование безналичных расчетов делает процесс более простым, быстрым и прозрачным.

Эффективные инструменты для использования электронных транзакций предлагает программное обеспечение для автоматизации процесса закупок.

4. Настройте всю внутреннюю коммуникацию онлайн

Сегодня существует огромное количество способов наладить коммуникацию внутри компании с помощью онлайн-сервисов.

Вместо бумажных стикеров и записок, вашим сотрудникам будет гораздо удобней использовать электронную почту и различные мессенджеры.

Онлайн-сервисы для коммуникации внутри компании помогают сократить потребление бумаги и эффективно наладить рабочий процесс. Электронное письмо или сообщение в мессенджере вряд ли потеряется или останется незамеченным, как это часто бывает со стикерами на рабочем столе и другими записками.

5. Используйте менее плотную бумагу

Следующее действенное решение – использовать менее плотную бумагу.

При обычном использовании, разница между бумагой разной плотности практически незаметна, однако для компании подобное решение может стать существенной экономией.

6. Печатайте только в случае острой необходимости

Сейчас огромное количество способов сохранять документы в электронной версии, большую часть из них можно вовсе не распечатывать.

Некоторые файлы удобнее хранить и обрабатывать в электронном виде.

Для отчетов или материалов, ориентированных на внешнюю работу, необходимо иметь бумажную копию. Использование меньших шрифтов при печати, могут заметно сократить объемы потребления бумаги.

С помощью вышеперечисленных советов можно эффективно сократить потребление бумаги в офисе.

Сокращение расходов бумаги не только поможет вашей компании сэкономить, но и оптимизирует многочисленные процессы работы.

Похожие статьи