Блог

6 простых способов уйти от бумажной возни

6 простых способов уйти от бумажной возни

Сегодня все больше организаций задумываются над тем, как в повседневной работе реже прибегать к использованию бумаги. Тренд на уменьшение количества потребления бумаги положительно сказывается на репутации бизнеса – компания в глазах окружающих воспринимается, как социально и экологически ответственный проект. К тому же, это отличный способ сэкономить и оптимизировать ежедневную работу сотрудников. Мы предлагаем несколько эффективных способов, с помощью которых вы сможете постепенно сократить потребление бумаги в своей компании.

 

1. Продумайте бюджет постепенного уменьшения используемой бумаги

 

Решение сократить потребление бумаги может не принести пользы, а только нарушить организационный процесс в компании, если вы решите сделать это спонтанно, в один момент. Лучшим решением будет разработать постепенную схему процесса по снижению бумажных расходов. Начать стоит с составления финансового плана - так вам будет легче определить, где использование бумажных ресурсов наименее необходимо. Выделите в вашей компании отдел, который каждый месяц будет ставить цель по сокращению расходов бумаги в офисе на определенный процент – результаты не заставят себя ждать.

 

2. Храните копии документов в электронном виде

 

Работа в офисе подразумевает работу с большим количеством документов, для которых часто создаются такие же бумажные копии и собираются в целые офисные архивы. Такой способ хранения документов важен для внешнего аудита, но вряд ли делает процесс работы более удобным для ваших сотрудников. Простым и эффективным шагом к сокращению объемов потребления бумаги станет следующее правило: сохраняйте электронную, а не бумажную копию документов. 

 

3.  Используйте электронные транзакции

 

Если Ваша компания имеет дело с большими объемами закупок, - попробуйте использовать электронные альтернативы напечатанным на бумаге чекам и ордерам на закупку. Кроме того, использование безналичных расчетов делает процесс более простым, быстрым и прозрачным.

Эффективные инструменты для использования электронных транзакций предлагает программное обеспечение для автоматизации процесса закупок, как наше.

 

4. Настройте всю внутреннюю коммуникацию онлайн

 

Сегодня существует огромное количество способов наладить коммуникацию внутри компании с помощью онлайн-сервисов. Вместо бумажных стикеров и записок, вашим сотрудникам будет горазно удобней использовать электронную почту и различные мессенджеры.

Онлайн-сервисы для коммуникации внутри компании помогают сократить потребление бумаги и эффективно наладить рабочий процесс. Электронное письмо или сообщение в мессенджере вряд ли потеряется или останется незамеченным, как это часто бывает со стикерами на рабочем столе и другими записками.

 

5.  Используйте менее плотную бумагу

 

Следующее действенное решение – использовать менее плотную бумагу. Последуйте данному совету, и вы незамедлительно увидите результат.

При обычном использовании, разница между бумагой разной плотности практически незаметна, однако для компании подобное решение может стать существенной экономией.

 

6. Печатайте только в случае острой необходимости

 

Сегодня, когда есть огромное количество способов сохранять документы электронно, большую часть из них можно вовсе не распечатывать. Так, некоторые файлы удобнее хранить и обрабатывать в электронном виде. Вместе с тем, для части документов, таких как отчеты или материалы, ориентированные на внешнюю работу, все же необходимо иметь бумажную копию. Вы можете установить внутренние правила, которые будут регулировать, какие из документов стоит печатать, а какие - нет. К тому же, простые правила при печати документов, такие как использование меньших шрифтов, могут заметно сократить объемы потребления бумаги.

С помощью вышеперечисленных советов вы сможете эффективно сократить потребление бумаги в офисе. Будьте готовы к тому, что только составление плана и постепенная реализация шагов принесет ощутимые плоды. Сокращение расходов бумаги не только поможет вашей компании сэкономить, но также избавит от кипы ненужных документов и оптимизирует многочисленные процессы работы.

 

Похожие статьи