Блог

Почему важно использовать закупочный ордер

Почему важно использовать закупочный ордер

Соберите вместе руководителей, начальство отделов и менеджеров и спросите их, какой документ должен быть в Компании в первую очередь! Конечно, будут предложены различные варианты, однако все согласятся, что один документ имеет решающее значение для всех функций бизнеса и часто его вклад недооценен – речь идет об ордере на закупку ( англ. “purchase order, PO”).

Ордер на закупку дает полное понимание того, какие товары или услуги Вы уже предоставляете. На первый взгляд может показаться мелочью, но история ордеров может определить производительность компании и что необходимо изменить, чтоб оптимизировать текущие процессы.

 

Ордер на закупку – серьезный и весомый источник информации

Если нужно проследить путь продукта, от закупки сырья до продажи клиенту, первым же важнейшим документом есть ордер на закупку. Ордер – имеющий юридическую силу договор между Вами и поставщиком, который включает в себя полезную информацию, кроме информации о заказе, величине и условии оплаты. Ордер так же является отправной точкой учета и содержит всю важную информацию, необходимую для работы.

 

Ордер на закупку помогает определить размер и масштаб

Информация ордера о количестве закупаемых позиций и их цене обеспечивает подспорье для установки целевой прибыли и необходимого объема продаж. Объем закупок, что прямо указан в ордере, может служить основанием для решений, касающихся необходимого физического пространства и трудовых ресурсов, необходимых для оптимальных бизнес-процессов. Ордер на закупку конкретно и кратко сообщит, как обстоят дела со всеми остальными технологическими этапами и есть ли необходимость в их улучшении.

 

Анализ ордера поможет принятию выгодных решений

Во время формирования ордера умная мысль возникнет до момента его подписания. Может лучше найти поставщика дешевле? Будет ли успешным запуск новой линейки продуктов? Это только пара вопросов, которая сразу приходит на ум, но Вы будете уверенны, что приняли взвешенное решение.

 

Ордеры консолидируют издержки

В ключе программного обеспечения для закупок , контролеры могут использовать ордеры, для оценки человеко-часов, заработной платы и, даже, издержки: от расходов на освещение и отопление, канцелярских принадлежностей и мебели. Это поможет выяснить общие затраты изготовления какого-либо продукта. Информация такого рода даст ответы на множество вопросов о производительности, например о способах повышения эффективности и определении бюджетов на следующий финансовый период. Подробней об аналитике издержек в ключе работы с поставщиками можно прочитать тут .

 

Ордер поможет найти проблему производительности

Ситуация, когда основной процент прибыли сосредоточен не там, где бы Вы хотели. Внимательное изучение ордеров на закупку даст Вам виденье не только о производительности, но и намекнет на действия для её увеличения. Вы узнаете, что продается хорошо, а что пылится на складе, путем анализа частоты заказов сырья на временном отрезке. Данные о задержке при транспортировке обеспечат понимание того, насколько производство зависимо от временных и сезонных факторов. Это всего лишь пара примеров того, чем ордер может быть полезен для бизнеса.

 

Ордер на закупку поможет прогнозировать и предвидеть тенденции рынка

Экономическая навигация это постоянное реагирование на изменения – ордер на закупку может помочь бизнесу сохранить правильный курс в независимости от внешних условий. Анализ истории ордеров дает оценку производительности Вашей компании во время бума и спада, а так же дает возможность определить тенденции и рыночные циклы. Имея такую информацию на руках, Вы, скорее всего, будете уверены в стратегических решениях.

Таблицы, финансовые отчеты и учет баланса, безусловно, крайне важны для любого бизнеса, но корневым документом всей деятельности можно смело назвать ордер на закупку. Это именно тот документ, с которого начинается любая деятельность и является наиболее важным документом для оценки результатов деятельности и прогнозирования тенденций.

Если цель компании – успех, ордер на закупку – удобный и полезный инструмент её достижения.

Похожие статьи