Блог

Как управлять закупками, чтоб сократить издержки

Как управлять закупками, чтоб сократить издержки

Процесс закупки товаров и услуг от поставщиков имеет стратегическую важность, так как его технологические показатели непосредственно влияют на прибыль предприятия, себестоимость единицы производимой продукции, а также на общую величину издержек процесса производства.

На сегодняшний день рассматривают следующий этапы процесса закупок:

  • Поиск и выбор поставщика;
  • Создание и утверждение запроса на закупку;
  • Обработка заказа на закупку;
  • Контроль выполнения контрактных условий;
  • Доставка и оприходывание заказа;
  • Контроль и подтверждение оплаты счетов.

 

Каждый этап сопровождается значительным документооборотом и трудозатратами сотрудников административного, финансового и логистического отдела. Как пример, рассмотрим процесс закупок товаров и услуг для обеспечения офиса и его работников: административный сотрудник, на основе собранной информации о потребностях, создает запрос на закупку; запрос на закупку подтверждается финансово-ответственным руководителем, после чего передается в отдел снабжения; на основе собранных запросов на закупку отдел снабжения выбирает поставщика, подтверждает наличие у него необходимых товаров и услуг, формирует и отправляет поставщику заказ; поставщик доставляет товар на локацию предприятия, будь-то склад или, непосредственно, офис, вместе с документами, подтверждающими факт доставки, и счетом; административный сотрудник оприходует доставленные товары и формирует запрос на оплату счета, который затем передается в финансовый департамент; финансовый контроллёр подтверждает соответствие запроса на закупку, заказа, документов о доставке и счета, после чего бухгалтер осуществляет оплату.

Благодаря Spend management solutions у Вас появляется возможность сокращения затрачиваемого времени на каждом из вышеперечисленных этапов. Spend management Solutions позволяют сократить документооборот и снизить нагрузки на финансовый отдел и бухгалтерию на этапе контроля и составления финансовой отчетности.

Облачные решения, не требующие установки на аппаратном обеспечении предприятия, дают возможность создания ограниченного каталога товаров и услуг, заказы которых осуществляются на регулярной основе; установки бюджетных ограничений на определенные категории, определенные сроки или для конкретных структурных подразделений; построения дерева сбора и подтверждения запросов на закупку, согласно организационным особенностям предприятия; обеспечения коммуникации в реальном времени между отделом снабжения и поставщиками; и предоставляет детальную аналитику издержек – все это консолидирует процесс закупки, обеспечивает его прозрачность и управляемость, с помощью чего достигается сокращение издержек всего предприятия.

Spend management Solutions имеют высокий уровень интеграции с другими системами управления предприятием, в том числе глобальными, и хорошо зарекомендовали себя за счет легкости внедрения, удобства использования и гибкости ценообразования. Spend management Solutions сейчас все больше развиваются в направлении систем управления контрактами и договоренностями предприятия с поставщиками, систем подтверждения, обработки и оплаты электронных счетов, а также усовершенствования технологий электронного документооборота.

Похожие статьи