Блог

Менеджмент закупок: как управлять, чтобы экономить?

Менеджмент закупок: как управлять, чтобы экономить?

Все компании занимаются закупками. Все компании в той или иной мере зависят от поставщиков. Одни покупают мелочи, нужные в повседневной работе, другие — офисные помещения или сложное оборудование. Независимо от масштабов, управление закупками является важной частью деятельности компании. Разберемся, что важно знать.

Итак, самое важное, что следует помнить — тщательно изучайте предложения поставщиков, их репутацию на рынке, четко прописывайте обязательства в контрактах. Недобросовестный поставщик в цепочке поставок может оказать негативное влияние на деятельность компании, что впоследствие может отразиться на вашей репутации. Так, поставка необходимых материалов позже указанных сроков может сорвать выполнение вами обязательств перед клиентом. Некачественные материалы влияют на качество вашей продукции, плохое оборудование снижает эффективность работы сотрудников, а в некоторых случаях — может нести угрозу для их безопасности.

Не стоит рассматривать менеджмент закупок как заказ и доставку необходимых товаров. На самом деле, это комплексный процесс, на каждом этапе которого менеджер по закупкам принимает ответственные решения.

Рассмотрим каждый этап процесса закупок более детально: какие подводные камни спрятаны на каждом из них и где важен ваш контроль.

1. Определите ваши потребности. Если компания нуждается в чем-то, очень важно определить, какой продукт или услуга сможет удовлетворить данную потребность. Также , здесь нужно учитывать объемы необходимых товаров, проанализировав спрос на них в вашей компании. Лучше всего делать прогноз потребностей, чтобы иметь время выбрать наилучшего поставщика и в умеренном темпе согласовать все условия. Такой прогноз можно осуществить на основе аналитики закупок прошлых периодов.

2. Лучшее качество по лучшей цене. После того, как вы определили, что нужно для вашей компании, приступайте к поиску поставщика. Два ключевых критерия при выборе предложения — цена и качество. Нужно убедиться, что поставщик может выполнить заказ в нужные сроки. На этом этапе следует помнить, что если предложение звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, скорее всего, оно таким не является. Отправляйте запросы компаниям-поставщикам, оценивайте среднеотраслевую стоимость нужных вам товаров, чтобы убедиться, что вы покупаете на выгодных, но реалистичных условиях.

3. Переговоры с поставщиком. Если вы работаете с поставщиком впервые, переговоры обеспечивают согласование условий, которые устраивают обе стороны. Ключевое преимущество проведения переговоров – установление доверительных отношений между их участниками. Так вы сможете оценить человека, ответственного за выполнения вашего заказа, и компанию по ее представителю.

4.  Если все устраивает – подписывайте контракт.

5. Следующим этапом является, конечно же, сама поставка. Для того, чтобы убедиться, что все условия контракта выполнены, покупатель должен все проверить, и после этого подтвердить получение заказа поставщику. Так обе стороны будут уверенны, что все прошло успешно.

6. Последний этап – анализ результатов, как и в любом управленческом процессе. Информация, полученная в результате такой оценки, может быть использована для будущих закупок для экономии времени и ресурсов. Согласитесь, если вы довольны выполнением заказа, в следующий раз вы обратитесь к этому поставщику снова и наоборот.

Как видим, издержки в процессе закупок связанны не только со стоимостью заказа, а и с организацией цепочки поставки, поэтому оптимизация данного процесса сейчас становится источником конкурентных преимуществ. Не упустите эту возможность с помощью «умного» менеджмента закупок.

Похожие статьи