Блог

Что такое ордер на закупку и как с ним работать

Что такое ордер на закупку и как с ним работать

Ордер на закупку содержит информацию о:

  • названии компании-покупателя и информация о юридическом лице и адресе
  • названии и данных о поставщике
  • месте получения товара
  • способе, условиях и дате доставок
  • описании запрашиваемых товаров или услуг
  • дополнительной инструкции поставщика к ордеру
  • ответственном за размещение ордера сотруднике

Детальная информация в ордере помогает эффективно осуществлять закупки. Перед осуществлением закупок создается ордер. Ответственность за работу с ордерами лежит на отделе закупок компании. Ордер может формироваться как из запросов на закупку, так и без них.

Стоит разобраться, в каких случаях для создания ордера необходимы запросы на закупку:

  • формируется консолидированный ордер для нескольких департаментов/отделов/подразделений
  • для подтверждения обоснования закупки необходима информация об инициаторе закупки (в основном используется для объемных закупок)
  • ордер для поставщика формируется крайне редко и для сбора информации о потребности используют запросы, а после их объединяют в один ордер

Преимущества:

  • Ордер на закупку позволяет четко разъяснить требования к поставщику. Также он может быть использован для сопоставления полученного и заказанного товара.
  • С помощью ордеров на закупку можно легко отслеживать заказы и управлять ими.
  • Ордера на закупку помогают эффективно контролировать издержки компании, формировать бюджет и выявлять непредвиденные затраты.
  • Компании имеют полную прозрачную картину по всем видам закупок, а также могут лучше планировать будущие поставки и оплату.
  • Ордера важны для аудиторского анализа, поскольку они четко фиксируют подтверждение потребности компании и могут подтвердить, что поставка имела обоснование.

Подтверждение ордеров на закупку

Для контроля нужных для закупки товаров и услуг, а также выбора поставщика, настраивают иерархию утверждений. Если этот процесс настроен, каждый ордер на закупку должен быть подтвержден на всех уровнях, прежде чем он будет передан поставщику к исполнению.

Как это настроить в Precoro.

Убедитесь, что вам доступен соответствующий функционал и при необходимости модифицируйте свои возможности.

  1. Зайдите в меню “Настройка”
  2. Перейдите в раздел “Основное”
  3. Откройте вкладку “Ордер на закупку”
  4. Отметьте основные функции, которые хотите использовать: Создать из  PR, ручное создание ордера, комментарии, добавить документы и другие функции.
  5. Для сохранения настроек нажмите "Обновить"
  • “Создать из PR” - позволяет формировать ордера на закупку из подтвержденных запросов на закупку;
  • “Отчет” - пользователи с соответствующей ролью могут отфильтровать, просмотреть и выгрузить отчет о закупках в формате выгрузки или же отчета о закупках по категориям и поставщикам;
  • “Отменить” - позволяет инициатору полностью отменить ордер, который еще не был подтвержден и передан на согласование;
  • “Ручное создание ордера” - позволяет создать ордер на закупку с нуля, без запроса на закупку;
  • “Добавление товара в ордер после создания” - позволяет добавлять новые товары в ордер после создания;
  • “Запрос без каталога при редактировании ордера на закупку” - позволяет пользователю создать запрос на позицию, которой нет в каталоге;
  • “Скачать” - каждый ордер можно скачать в xls и pdf-форматах;
  • “Отправить поставщику” - если контакты поставщика указаны в разделе “Управление поставщиками”, ордер можно отправить непосредственно из Precoro на почту поставщику;
  • “Комментарии” - позволяет оставлять комментарии в запросах;
  • “Добавить документы” - в запрос можно прикрепить связанные с ним
  • “Использовать заметки” - позволяет оставлять заметки в ордерах на закупку и выводить их на печать в xls/pdf документ;
  • “Утверждение ордеров на закупку” - позволяет настроить цепочку утверждения.

Как дать доступ пользователям к созданию/утверждению “Ордера на закупку”?

При создании нового пользователя или редактировании:

  • установите роль “Ордер на закупку” для того, чтобы пользователь мог создавать ордеры
  • установите роль “Подтверждение ордера на закупку” для того, чтобы пользователь смог их утверждать

Как создавать ордера на закупку?

Поскольку ордер - официальный документ между компанией-заказчиком и поставщиком, создавать его можно только для одного поставщика.

В Precoro предусмотрено два типа создания ордера:

  • из запросов на закупку
  • без запросов (ручное создание ордера)

Для создания любого ордера перейдите в меню и нажмите "Создать ордер по запросу" или же "Создать новый ордер". Далее просто следуйте основным шагам:

  • заполните все обязательные поля для создания ордера
  • добавьте товары из каталога или же воспользуйтесь свободной формой (если Вы создаете ордер из запросов - просто выберите список запросов, которые нужно добавить в ордер)
  • проверьте наличие всех цен и количества товара
  • нажмите "Подтвердить ордер"

Далее, если у вас есть настроенная цепочка утверждения, ордер будет отправлен на утверждение ответственным лицам. За прогрессом утверждения вы можете следить прямо на странице ордера.  Когда весь процесс утверждения будет завершен, вы получите уведомление на почту , что ордер утвержден.

Для того чтобы отправить ордер поставщику - перейдите на страницу ордера и нажмите кнопку "Отправить поставщику".

Как только поставщик откроет ваше письмо - статус отправки ордера будет изменен на "Сообщение получено".

Следить за отправкой ордеров вы можете на странице истории ордеров. Тут вы сможете увидеть список ордеров, которые еще не отправлены поставщикам:

Как только ордер будет доставлен, ответственный за получение товаров должен создать получение.

Если все товары по ордеру доставлены - статус доставки ордера будет изменен на "Получено".

Как добавлять и редактировать цепочку согласования запросов на закупку?

  1. Убедитесь, что функция “Утверждение ордеров на закупку” включена в разделе “Основное”.
  2. Зайдите в меню “Настройка”.
  3. Откройте раздел “Шаги согласования PO”.
  4. Нажмите “Добавить шаг согласования” для создания нового шага.
  5. Установите приоритет согласования - очередность согласования (особенно важно, если в цепочке согласования принимают участие несколько ответственных)
  6. Установите имя шага.
  7. Нажмите “Создать”.
  8. Чтобы отключить шаг, нажмите “Изменить” в колонке “Действие” и снимите галочку возле “Включено”. Для сохранения настроек нажмите “Обновить”.
  9. В разделе “Шаги согласования PO” добавьте на шаг ответственного пользователя*.
  10. Утверждающему можно установить сумму утверждения, выбрав утверждающего и изменив настройки. Например, установив тип “Больше” и сумму “1000”, на утверждение менеджера будут попадать только запросы с суммой равной больше 1000.
  11. Чтобы удалить утверждающего из шага, нажмите “Изменить” возле соответствующей электронной почты и нажмите кнопку “Удалить”.

*Учтите, если на одном шаге установлено два пользователя из общей локации, они оба смогут утверждать ордера этой локации. Для того, чтобы ордер перешел на следующий шаг, достаточно утверждения только одного из установленных пользователей.

Как подтверждать/отклонять/редактировать ордера на закупку?

  1. О новых ордерах на утверждении Вы узнаете со своей электронной почты или непосредственно в личном кабинете в Precoro (оранжевая инфокарта “Ожидает утверждения” на дешборде).
  2. Чтобы обработать ордер, перейдите по ссылке в уведомлении на почте или откройте инфокарту и нажмите “Показать” возле соответствующего ордера.
  3. Нажав “Подтвердить”, Вы передадите запрос на следующий шаг утверждения
  4. Если Вы последний в цепочке подтверждения, сможете отправить ордер поставщику (кнопка “Отправить поставщику” на странице ордера появляется, как только ордер пройдет все уровни согласования).
  5. Нажав “Запретить”, Вы отмените  ордер. Учтите, что запросы из отмененного ордера будут все еще доступны
  6. При необходимости каждую позицию можно редактировать:
  • «Изменить» — можно изменить текущее количество товаров в запросе, добавить значения атрибутов;
  • «Удалить» — полностью удалить товар из запроса;

 

Похожие статьи