Блог

Как оплачивать счета вовремя

Как оплачивать счета вовремя

Оплата за предоставленные товары или услуги является обязательством покупателя.  В договорах с поставщиками часто указывают такие обязательства:

  • оплата происходит в течение 30 (или другое кол-во) дней после поставки
  • поставщик обязуется предоставить необходимые документы (как в оригинале, так  и в электронной версии)
  • цены в документах должны соответствовать договору или спецификации

Предостовляя решение этого вопроса только бухгалтерии, есть риск невыполнения всех условий договора. Часто случается такое, что компания даже не будет подозревать о своих потерях. Например, оплата была совершенна без поставки, согласно с документами цены завышены, электронные документы не предоставляются, а сотрудники тратят много времени на ручной ввод информации.

Существует ряд причин, почему процесс закупки, поставки и оплаты не стоит разделять:

  • поставка товаров должна производиться в полной мере, соответствовать заказу и исключать брак или пересортицу
  • менеджер по закупкам, который часто является ответственный за оплаты,  должен знать о дате оплат
  • оплата поставленного товара может быть одним из рычагов давления на поставщика
  • менеджеры по закупкам могут быть ответственными за документы от поставщиков. В таком случае, пока поставщик не передаст все документы, поставка не может быть оплачена

Часто процесс работы с закупками происходит таким образом:

  1. Ответственный за закупку собирает утвержденные запросы и создает заказ.
  2. Заказ отправляется поставщику.
  3. Поставщик поставляет товар на склад, а ответственный за прием товара на складе информирует о поставках товаров 
  4. Документы, которые передает поставщик, поступают менеджеру по закупкам
  5. Менеджер по закупкам имеет все данные на руках: заказ, утверждение от руководителя или же утвержденный бюджет, а также подтверждение о доставке товара
  6. После того, как все вышеперечисленные правила выполнены, менеджер по закупкам может создать запрос на оплату и отправить его ответственному сотруднику (бухгалтер или финансовый директор)
  7. Запрос на оплату уже содержит всю информацию (заказ, утверждение или бюджет, договор, подтверждение поставки) и может быть оплачен в срок
  8. Как только оплата была произведена, менеджер может это проконтролировать

Для того чтобы не выполнять работу в Excel, google doc или бумажных документах, необходимо выбрать программное обеспечение, с помощью которого можно настроить автоматизированную коммуникацию сотрудников.

Как правило, подобное программное обеспечение содержит следующие функции:

  • создание запросов/заказов
  • создание цепочки утверждения
  • автоматическое уведомление о необходимости утверждении
  • привязка заказа к договору и ценам поставщика
  • получение товаров
  • создание запросов на оплату, используя трехфакторное сопоставление
  • различные варианты оплаты для поставщиков - предоплата/постоплата
  • внесение оплаты по запросу
  • ограничения по бюджетам

Трехфакторное сопоставление требует подробного описания:

Для уверенности, что оплату необходимо произвести, нужно иметь на руках все документы: утвержденный заказ, который привязан к договору, отметка о поступлении товаров и счет от поставщика.

Основная идея трехфакторного сопоставления в том, чтобы свести расхождения в документах к минимуму. Имеется  в виду, чтобы заявленная в документе информация соответствовала действительности.

Это можно сделать только в том случае, если в запросе на оплату указывается номер документа поставщика, ссылка на заказ. Также в запрос можно добавить только те товары, которые по факту уже были привезены поставщиком.

Как это работает в Precoro:

  •  для поставщика создается договор,  указываются условия оплаты (постоплата и количество дней оплаты)
  • после того как заказ создан, он проходит процесс утверждения и далее отправляется поставщику
  • после того как склад получает товары, ответственный за получение это отмечает и создает документ "Получение товаров". Документ "Получение товаров" содержит ссылку на ордер, номер получения (это может быть ТТН или расходная накладная) и список полученных товаров
  • далее в ордере отмечается, какое количество товаров уже получено и сколько еще ожидает доставки
  • товары, которые уже получены, будут доступны для добавления в запрос на оплату
  • у запроса на оплату есть ссылка на заказ
  • при необходимости, запрос на оплату может утверждаться
  • после утверждения, ответственный за оплату получит уведомление о том, что есть запрос, который нужно оплатить, перейдет по ссылке и сможет посмотреть все связанные с этим запросом документы
  • так же менеджер по закупкам всегда сможет отследить список заказов, которые еще не оплачены или не получены на склад

Для поставщиков, которые имеют условия работы с предоплатой, трехфакторное сопоставление работает в другом порядке:

  • после создания и утверждения заказа следует оплата, а  после этого поставка на склад

Чтобы автоматизировать процесс предоплаты, поставщику необходимо установить  «Предоплата». Чтобы узнать количество заказов, для которых нужно создать запрос на оплату, посмотрите на страницу списка заказов. Чтобы быть уверенным, что после оплат все было доставлено на склад, нужно отслеживать еще неполученные заказы.

Воспользуйтесь бесплатной демоверсией Precoro.

Похожие статьи