Блог

Как грамотно контролировать бюджет

Как грамотно контролировать бюджет

Чаще всего для соблюдения бюджета руководство вводит новые правила утверждения зарплат и документальную ответственность директора или бухгалтера.

Однако такое решение не может быть эффективным по нескольким причинам.

В любом процессе, где участвуют люди, не может быть 100% контроля, поскольку человеческий фактор отменить нельзя. Если все затраты будут утверждаться письменно, то все равно возникают такие случаи:

  • закупку сделать нужно, а ответственного за закупки сотрудника нет на месте (т. е. утвердят постфактум)
  • счет утвердили, но в бюджет вовремя не посчитали - в результате бюджет превышен
  • бумажная волокита заставляет лишний раз задуматься, а нужна ли закупка. И в результате важные поставки могут откладываться или вовсе отменяются

 

Обеспечить сбор всех затрат в Excel таблицу или googledoc для подсчета суммы текущих затрат.

Этот способ может работать только при условии небольших объемов продукции и маленьком количестве сотрудников:

Преимущества:

  • стоимость внедрения состоит только из времени сотрудников, которые ответственны за этот процесс
  • время на внедрение может занимать всего лишь несколько часов

Недостатки:

  • человеческий фактор
  • трудоемкий ввод информации
  • время на поиск какой-либо информации
  • невозможно отследить, кто вносил изменения, после чего исправить ошибку

Чтобы комплексно решить проблему контроля бюджетов, необходимо правильно собрать информацию о затратах компании и лишь потом появится возможность анализировать затраты.

На основании данных анализа составляются бюджеты. А уже после того, как введен процесс сбора и утверждения всех затрат можно вводить ограничения на закупки.

 На какие группы можно разделить ограничения?

Каждая компания анализирует затраты индивидуально.

Самые распространенные способы разделения затрат и бюджетов:

  • по департаментам (подразделениям, офисам, отделам)
  • по категориям затрат
  • по бухгалтерским счетам затрат
  • по группам продаж/производства (кастомизированные кост-центры)

Реже можно встретить ограничения, которые имеют двухуровневую структуру. К примеру:

  • по департаментам
  • разделение суммы выделенной на департамент на категории затрат (бухгалтерский счет затрат)
  • по группам продаж/производства
  • разделение суммы выделенной на группу на категории затрат (департаменты, бухгалтерские счета затрат)

В основном, двухуровневую структуру разделения затрат вводят компании, которые имеют несколько направлений продаж или производства, а также большое количество департаментов и сотрудников.

В закупках этот процесс  описывается как "Затраты под контролем" (Spend under management) и "Непредвиденные затраты" (Maverick spends).

Затраты под контролем  означает, что для всех затрат существует запрос/заказ, решение ответственного лица. Заказ осуществляется у поставщика, который имеет договор с компанией и на эту затрату выделен бюджет.

Непредвиденные затраты - это закупки, которые происходят спонтанно (к примеру, что-то сломалось или для нового клиента необходимо что-то специфическое), но информация о таких затратах поступает уже после доставки/оказания услуг.

Если обычно все закупки ведутся по утвержденному процессу и данные собираются в одном месте (например, в Precoro), то их легко спрогнозировать. Нормальным считается 15-30% непредвиденных затрат по отношению ко всем затратам.

Как этот процесс можно построить в Precoro?

  1. Для начала настройте сбор и утверждение запросов (или же заказов).
  2. Добавьте своих поставщиков и их договора.
  3. Создайте для поставщиков каталоги товаров с утвержденными ценами  в спецификации.
  4. Определите ответственного сотрудника, который будет контролировать актуальность данных о поставщиках, договорах и товарах.
  5. Добавьте кост-центры компании.
  6. После можете приступать к добавлению бюджетов.
  • зайдите в раздел Бюджеты
  • добавьте новый бюджет - выберите период действия, список локаций, на которые данный бюджет распространяется и сохраните
  • далее при создании заказов выбирайте бюджет, к которому хотите отнести заказ
  • каждый заказ, который осуществляется в рамках бюджета, будет отображаться в аналитике по бюджетам

 

Похожие статьи