Блог

Как настроить процесс сбора запросов

Как настроить процесс сбора запросов

Запрос на закупку - это стандартизированная форма, которую заполняет сотрудник, для информирования ответственного менеджера или отдела о том, что ему необходимо получить некие товары или услуги.

Какая информация содержится в запросе на закупку

Обязательными данными в таком документе является дата желательного получения, а также наименования и количество товаров. В зависимости от процесса, компания может добавлять в форму и другие поля для заполнения (категории товаров, статьи затрат и т.п.).

Использование

Запросы на закупку активно используются в компаниях, где в процессе закупок принимает участие 2-е и больше сотрудников. Особенно полезны запросы для компаний, которые закупают товары/услуги для разных отделов/офисов/складов.

Рассмотрим использование запросов на закупку на примере ІТ-компании с 3-мя офисами в разных городах.

Отдел закупок находится в центральном офисе, но закупки регулярно осуществляются для административного и маркетингового отделов и в других городах.

В разрезе закупок, административный отдел ответственный за обеспечение офиса (вода, еда, канцтовары, хоз.товары, клининг и т.п.), а маркетинговый - за продвижение компании (бизнес-сувениры, реклама).

При этом каждая закупка утверждается изначально локальным менеджером, а потом передается в центральный офис.

Как уследить за потребностями отделов в каждом офисе? Как настроить коммуникацию между всеми участниками? Как и когда планировать закупку? Как эффективно распределить бюджет для каждого офиса?

Решением всех этих вопросов и будут запросы на закупку:

1. В случае необходимости  (нужен баннер для мероприятия или, банально, ручка), сотрудник формирует запрос на закупку и передает его локальному ответственному менеджеру.

2. Менеджер проверяет запрос (напр., в рамках актуальности/бюджета) и отклоняет/редактирует/подтверждает его.

3. После одобрения локального менеджера, запрос поступает в центральный отдел закупок, где его рассматривают и включают в закупку.

Создание запроса на закупку позволяет:

  • удовлетворить потребности всех сотрудников компании в разрезе закупок;
  • четко понимать, для чего и сколько требуется тех или иных закупаемых материалов;
  • минимизировать затраты на подготовку, проверку и согласование ордеров на закупку;
  • составить план закупок на период;
  • легко контролировать бюджет на закупку в разрезе отдельных подразделений/заказчиков.

Автоматизация процесса в Precoro

Ручное создание запросов, ведение коммуникации и отслеживание статуса ордера обычно вызывает у компаний много трудностей. Для того чтобы настроить легкий и одновременно точный процесс, создание и утверждение запросов на закупку было автоматизировано в Precoro.

Как включить и кастомизировать функционал “Запрос на закупку”?

1. Зайдите в меню “Настройка”.

2. Перейдите в раздел “Основное”

3. Откройте вкладку “Запрос на закупку”

4. Включите переключатель (“ON”)

5. В этой же вкладке обозначьте галочкой функционал, который планируете использовать.

  • “Повторить” - каждый запрос можно повторить, нажав соответствующую кнопку на странице запроса;
  • “Отменить” - позволяет инициатору полностью отменить запрос, который еще не был подтвержден и передан на согласование;
  • “Скачать” - каждый запрос можно скачать в xls и pdf-форматах;
  • “Комментарии” - позволяет оставлять комментарии в запросах;
  • “Ручное создание товара” - позволяет пользователю создать запрос на позицию, которой нет в каталоге;
  • “Добавить документы” - в запрос можно прикрепить связанные с ним документы;
  • “Отображать цены в запросе на закупку” - цены товаров из каталога отображаются при создании запроса;
  • “Отображать цены в подтверждении запроса на закупку” - цены товаров из каталога отображаются при подтверждении запроса;
  • “Использовать заметки” - позволяет оставлять заметки в запросах на закупку;
  • “Утверждение запросов на закупку” - позволяет настроить цепочку утверждения.

6. Для сохранения настроек нажмите “Обновить”

Как дать доступ пользователям к созданию/утверждению “Запроса на закупку”

При создании или редактировании пользователя:

  • установите роль “Запрос на закупку” для того, чтобы пользователь мог создавать запросы
  • установите роль “Подтверждение запроса на закупку” для того, чтобы пользователь мог утверждать запросы

Как создавать запросы на закупку

1. Создать запрос на закупку можно:

  • на рабочем столе, нажав кнопку “Создать новый запрос на закупку”;
  • нажав на знак “Плюс” возле раздела “Запрос на закупку”;
  • непосредственно в разделе “Запрос на закупку”.

2. Укажите желаемую дату доставки и локацию, для которой необходима закупка.

3. В каталоге выберите товары и установите необходимое количество, нажмите кнопку “Запрос”.

4. Для удобности воспользуйтесь фильтрами по поставщику и категории или поиском.

5. Если необходимой позиции нет в каталоге, воспользуйтесь запросом без каталога.

6. При необходимости позицию можно отредактировать или удалить, нажав кнопку “Изменить”/”Удалить” в строке товара.

7. Если запрос готов, нажмите кнопку “Подтвердить запрос на закупку”.

8. Запрос можно полностью отменить, если он еще не был подтвержден и передан на согласование. Для этого нажмите “Отменить”.

9. После того, как “Запрос” был подтвержден, он может быть отправлен по цепочке утверждения или же сразу передан в отдел закупок для формирования “Ордера на закупку”

10. Как только из запроса будет сформирован ордер на закупку - его статус меняется на “Ожидает закупку” и появится предполагаемая дата доставки. После того как ордер на закупку будет куплен - статус запроса также поменяется на “Куплен”.

Как добавлять и редактировать цепочку согласования запросов на закупку

1. Убедитесь, что функция “Утверждение запросов на закупку” включена в разделе “Основное”.

2. Зайдите в меню “Настройка”.

3. Откройте раздел “Шаги согласования PR”.

4. Нажмите “Добавить шаг согласования” для создания нового шага.

5. Установите приоритет согласования - очередность согласования (особенно важно, если в цепочке согласования принимают участие несколько ответственных)

6 Установите имя шага.

7. Нажмите “Создать”.

8. Чтобы отключить шаг, нажмите “Изменить” в колонке “Действие” и снимите галочку возле “Включено”. Для сохранения настроек нажмите “Обновить”.

9. В разделе “Шаги согласования PR” добавьте на шаг ответственного пользователя*.

10. Утверждающему можно установить сумму утверждения, нажав кнопку “Изменить” возле электронной почты необходимого пользователя. Например, установив тип “Больше” и сумму “1000”, на утверждение менеджера будут попадать только запросы с суммой равной больше 1000.

11. Чтобы удалить утверждающего из шага, нажмите “Изменить” возле соответствующей электронной почты и нажмите кнопку “Удалить”.

*Учтите, если на одном шаге установлено два пользователя из общей локации, они оба смогут утверждать запросы этой локации. Для того, чтобы запрос перешел на следующий шаг, достаточно утверждения только одного из установленных пользователей.

Как подтверждать/отклонять/редактировать запросы на закупку?

1. О новых запросах на утверждении Вы узнаете со своей электронной почты или непосредственно в личном кабинете в Precoro (оранжевая инфокарта на дешборде “Запрос на закупку”).

2. Чтобы обработать запрос, перейдите по ссылке в уведомлении на почте или откройте инфокарту и нажмите “Показать” возле соответствующего запроса.

3. Нажав “Подтвердить”, Вы передадите запрос на следующий шаг утверждения или на этап создания ордера.

4. Нажав “Запретить”, Вы полностью отмените  запрос.

5. При необходимости каждую позицию можно редактировать:

  • «Изменить» — можно изменить текущее количество товаров в запросе, добавить значения атрибутов;
  • «Удалить» — полностью удалить товар из запроса;
  • «Заменить» — вместо текущего товара выбрать другой товар из каталога с необходимым количеством.

 

Похожие статьи