Блог

Как организованы закупки в отелях

Как организованы закупки в отелях

Закупки для отелей

Стоит начать с того, какие мы знаем отели. Сетевые, несетевые, бутик-отели, апарт-отели, хостелы, мини-гостиницы – все они отличаются количеством комнат для гостей, условиями и локацией. Однако у них есть общая черта – организация процесса закупок.

Всем гостиницам вне зависимости от количества звезд необходимо закупать бытовые товары, продукты питания, заниматься ремонтом номеров, оплатами коммунальных услуг. Хорошо спланированные закупки влияют на качество отельной доходности.

Зачем оптимизировать закупочный процесс

Как правило, закупками в небольших отелях занимаются администраторы или бухгалтеры. В большинстве крупных отелей нет финансового департамента, который бы координировал закупочный процесс. Поэтому там закупочным процессом руководит или бухгалтер, или управляющий отелем.

Аналитика гостиничных издержек при помощи специального программного обеспечения позволяет спрогнозировать объемы закупок в зависимости от туристических сезонов. Автоматизация закупочного процесса в гостиницах может быть резонной при условии, если в ней больше 50-ти номеров. Очевидно, что для небольших отелей, которые рассчитаны, например, на 50 гостей, нет смысла вкладывать ресурсы для автоматизации закупочных процессов.

Как происходят закупки в небольших отелях

Как правило, в Bad and Breakfast (или в небольших мотелях) за прием гостей, налаживание быта и закупки отвечают несколько людей.

В таких отелях с закупками тоже может справиться один человек. Для этого достаточно пойти в супермаркет со списком нужных продуктов. Финансовый учет менеджеры небольших гостиниц ведут, как правило, в Excel. Внедрение программного обеспечения для небольших отелей будет малопродуктивным, так как эти отели не работают с большим количеством поставщиков. При малочисленных закупках автоматизированный контроль над издержками будет или мало ощутим или совсем не актуален.

В чем заключается сложность закупок больших отелей

Если у одного собственника несколько отелей, то количество закупок увеличивается. Собирая, запросы на закупку с электронной почты и фиксируя в Excel, можно потратить больше, чем забюджетировано.

Даже если эти отели по широте своего размаха совсем не Hilton или Hyatt, процесс закупок при этом все равно усложняется в разы. Такая ситуация актуализирует вопрос издержек, а экономия становится заработком.

В отелях с зонами для отдыха (бассейн, поле для гольфа, сад) и дополнительным сервисом (спортивные залы, косметические салоны, междугородные переговоры, трансфер и т.д.) закупки выглядят еще сложнее. Это связанно с тем, что количество поставщиков увеличивается, а закупки и расходы на поддержание этих зон и предоставление услуг все сложнее контролировать в Excel.

Как автоматизация помогает сэкономить

  • Оптимизация закупок позволяет сократить 5% издержек, связанных с расходами на персонал. Сделав закупочный процесс прозрачным, сотрудники тратят меньше времени для составления запросов на закупки, что освобождает их рабочее время для выполнения прямых обязанностей.

  • 10% издержек можно сэкономить при помощи контроля за договорами. При большом количестве договоров с поставщиками программное обеспечение позволяет проследить их актуальность или объединить их, что сократит расходы на их обработку.

  • Ранние оплаты помогают сэкономить 2% от суммы всех издержек. Автоматизированный процесс дает возможность отслеживать договора и актуальные даты оплаты. Договора с поставщиками могут включать условие скидки в случае ранней оплаты.

Выводы:

1. Для небольших отелей и хостелов автоматизация закупочного процесса будет не актуальна, так как закупок не так много.

2. Собственнику сети отелей стоит обратить внимание на электронные закупки, поскольку его закупочной процесс довольно сложный.

3. Инвесторы могут контролировать закупочный процесс и деятельность исполнительных директоров.

Похожие статьи