Блог

Как автоматизировать процесс управления закупками?

Как автоматизировать процесс управления закупками?

Почему процесс управления закупками так важен для каждой компании? Потому что стоимость закупленных товаров и стоимость управления процессом закупки напрямую влияет на маржинальность и доходность бизнеса.

Автоматизация процесса управления закупками позволяет сократить операционные затраты, улучшить взаимоотношения с поставщиками и сделает компанию более прибыльной!

Для того, чтобы автоматизировать любой процесс, изначально важно иметь представление об основных его этапах.

Детальнее об этом читайте в нашей статье, а далее мы расскажем о том зачем почему и как нужно автоматизировать процесс закупок.

Основные причины для автоматизации процесса закупок: 

  • В конце месяца Вы собираете отчеты о затратах от большого количества людей и из разных источников, например почта,  excel-таблици, google doc. И эту работу необходимо провести быстро, так как без этого не возможно посчитать прибыль/убытки
  • Периодически происходят ситуации, когда поставщик Вас неправильно понимает и привозит совсем не тот товар, в другом количестве или же не в срок
  • Когда необходимо понять сколько было потрачено за определенный период - Вы не можете этого сделать, так как требуется сначала спросить у кого-то, посмотреть в десяток таблиц или пересмотреть кучу бумаг
  • Из-за несвоевременной поставки от поставщика, срываются сделки с клиентами

Преимущества автоматизированного процесса:

  • В управлении закупками участвует меньше людей, процесс утверждения происходит автоматически, без сбора подписей на бумаге 
  • Всегда можно просмотреть историю закупок за любой период и узнать кто закупил, когда, по какой цене и у кого, а так же кто это утвердил
  • Большинство Ордеров на закупку осуществляется у поставщиков, которые уже имеют подписанный договор и утвержденную цену. А это означает что компания несет меньше рисков. 
  • Доставка товаров происходит только после получения заказов, а значит на складе нет лишних остатков.
  • При оплате Вы можете увидеть все связанные документы - запрос на закупку, оформленный и утвержденный ордер, договор с поставщиком и условия его работы 

5 основных шагов для автоматизации процесса закупок:

  • Выбрать решение, которое позволит настроить процесс управления закупками в рамках одного интерфейса
  • Добавьте основные элементы, которые участвуют в процессе: список поставщиков и их договора, каталог товаров с утвержденными ценами, сделайте поиск товаров в каталоге удобным с помощью категорий товаров
  • Предоставьте доступ вашим сотрудникам к системе управления закупками, при необходимости ограничьте им доступ к каталогу, распределите всех сотрудников согласно их департаментов/офисов/локаций
  • Установите в выбранном решении все необходимые правила взаимодействия сотрудников: распределите роли сотрудников, настройте иерархию утверждения, добавьте бюджеты компании, ограничьте доступ к изменениям
  • Контролируйте процесс с помощью утверждений и бюджетов, просматривайте аналитику и отчеты

Выполнив 5 простых шагов Вы уже сможете получить актуальную информацию о своих закупках:

  • кто и что покупает
  • какая сумма потрачена сейчас
  • сколько еще осталось в бюджете
  • сколько было потрачено определенным отделом/подразделением/сотрудником
  • что происходит с закупками - какие из заказов выполнены, а какие еще ожидают доставки
  • сколько сейчас есть актуальных договоров с поставщиками и какие из них необходимо продлить или переподписать

Хотите упростить себе работу и больше не заваливать свой стол не утвержденными заказами?

Тогда получите бесплатный доступ в Precoro и освободите свое время от рутинных задач!

Похожие статьи