Блог

Как автоматизировать процесс управления закупками?

Как автоматизировать процесс управления закупками?

Основные причины для автоматизации процесса закупок:

В конце месяца менеджер по закупкам собираете отчеты о затратах от большого количества сотрудников, как правило, при помощи  почты, excel-таблици, google doc. Сбор этой информации необходимо провести быстро, так как без этого невозможно посчитать прибыль/убытки

По причине неавтоматизированной коммуникации между поставщиком и закупщиком может возникать недопонимание. Не исключением являются ситуации, когда поставщик неправильно понял и привез совсем не тот товар, в другом количестве или же не в срок.

Когда необходимо понять, сколько было потрачено за определенный период - Вы не можете этого сделать, так как требуется сначала спросить у кого-то, посмотреть в десяток таблиц или пересмотреть кучу бумаг.

Из-за несвоевременной поставки от поставщика, срываются сделки с клиентами.

Преимущества автоматизированного процесса:

В управлении закупками участвует меньше людей, а  процесс утверждения происходит автоматически, без сбора подписей на бумаге

Всегда можно просмотреть историю закупок за любой период и узнать, кто закупил, когда, по какой цене и у кого, а так же кто это утвердил

Большинство Ордеров на закупку осуществляется у поставщиков, которые уже имеют подписанный договор и утвержденную цену. А это означает, что компания несет меньше рисков.

Доставка товаров происходит только после получения заказов, а значит - на складе нет лишних остатков.

При оплате Вы можете увидеть все связанные документы - запрос на закупку, оформленный и утвержденный ордер, договор с поставщиком и условия его работы

5 основных шагов для автоматизации процесса закупок:

Выбрать решение, которое позволит настроить процесс управления закупками в рамках одного интерфейса

Добавьте основные элементы, которые участвуют в процессе: список поставщиков и их договора, каталог товаров с утвержденными ценами, сделайте поиск товаров в каталоге удобным с помощью категорий товаров

Предоставьте доступ вашим сотрудникам к системе управления закупками, при необходимости ограничьте им доступ к каталогу, распределите их в соответствие с департаментом.  

Установите в выбранном решении все необходимые правила взаимодействия сотрудников: роли сотрудников, настройте иерархию утверждения, добавьте бюджеты компании, ограничьте доступ к изменениям.

Контролируйте процесс с помощью утверждений и бюджетов, просматривайте аналитику и отчеты.

Автоматизированный процесс позволяет узнать:

  • кто и что покупает
  • какая сумма потрачена сейчас
  • сколько еще осталось в бюджете
  • сколько было потрачено определенным отделом/подразделением/сотрудником
  • что происходит с закупками, какие из заказов выполнены, а какие еще ожидают доставки.
  • сколько актуальных договоров с поставщиками,  какие из них необходимо продлить или заново подписать.  

Воспользуйтесь бесплатной демоверсией Precoro. 

Похожие статьи