Блог

Ведение учета издержек в Excel: 5 основных проблем и путь к их решению

Ведение учета издержек в Excel: 5 основных проблем и путь к их решению

Это привычное для всех и, на первый взгляд, простое программное обеспечение, тем не менее, ведет к появлению определенных проблем, которые в свою очередь могут существенно повлиять на общую эффективность вашей компании.

Давайте рассмотрим их более детально:

Человеческий фактор

Электронные таблицы часто пронизаны ошибками из-за ручного ввода данных, использования метода копирования и вставки, нередкими также бывают и ошибки в формулах. Большинство таких ошибок случайны, но использование Excel не исключает и намеренных. К сожалению, таблицы Excel восприимчивы к мошенничеству, поскольку очень легко изменить или просто удалить информацию в таблицах, но при этом трудно отслеживать, кто делает такие изменения.

​Недостаток гибкости

Настройка электронной таблицы Excel, которая будет отвечать всем требованиям закупочной деятельности компании, очень трудоемкий процес. Еще до начала использования Excel, вы должны точно знать, что именно вам нужно и предугадать, что может понадобится вам в будущем, поскольку нет возможности настроить таблицу позже.

Невозможность маштабирования

Сложности и явные неудобства в использовании Excel при учете издержек особо ярко проявляются при росте вашей компании и увеличении пользователей. По мимо усиления человеческого фактора, о котором мы говорили выше, появляется еще ряд проблем. Например, отсутсвие возможности быстро обмениваться информацией, контролировать все заказы, их соответствие установленому бюджету и т.д.

Недоступность отчетности

Для оценки эффективности закупочной деятельности вашей компании вам просто необходима полная отчетность по всем издержкам компании, доступ к которой можно получить в любой момент. Использование Excel исключает такую возможность. Отчеты делаются пост фактум (после оплаты счетов), данные собираются из множества источников из-за отсутствия гибкости, про которую мы говорили выше, и сводятся в ручную. Соответственно, процес становится трудоемким и затратным по времени, а о доступе к актуальной иформации в любой момент можно только мечтать.

Отсутствие четко выстроенного процеса управления закупками

Использование Excel для обмена данными не позволяет проследить достоверную цепочку потребность - оплата, текстовые запросы требуют время на обработку, а пользователи не знают, входит ли их запрос в бюджет отдела/компании. Как следствие, вишеперечисленное приводит к отсутсвию налаженного процеса закупок и увеличению издержек.

Так стоит ли продолжать использовать Excel? Или может быть настало подходящее время, чтобы решить ваши проблемы и вести учет издержек с помощью более надежного и автоматизированного программного обеспечения?

Автоматизирование процесса закупок помогает построить эффективный процес управления закупками, выстроить всю цепочку, начиная с определения потребностей компании и до момента оплаты, учитывая все особенности вашего предприятия.

Программное обеспечение для закупочной деятельности очень простое в использовании и легко маштабируемо. Вы можете иметь неограниченное количество пользователей, но при этом выбрать уровень доступа каждого пользователя, что дает вам минимизацию человеческого фактора. Отчетность становится легкой и занимает гораздо меньше времени. Получить отчет по издержкам станет возможным с помощью нескольких кликов в реальном времени - не нужно ждать конца месяца. Вы можете легко контролировать все издержки компании и их соответствие принятым бюджетам. Процес управление закупками станет прозрачным и эффективным.

Помните, Excel не была предназначена для того, чтобы заменить программное обеспечение для учета издержек - так что пришло время, чтобы дать вашему бизнесу возможности для роста и достижения успеха, без ограничений.

Похожие статьи