Блог

Ведение учета издержек в Excel: 5 основных проблем и путь к их решению

Ведение учета издержек в Excel: 5 основных проблем и путь к их решению

Человеческий фактор

Электронные таблицы часто пронизаны ошибками из-за ручного ввода данных, использования метода копирования и вставки, нередкими также бывают и ошибки в формулах.

Большинство ошибок случайны, но использование Excel не исключает и намеренных. К сожалению, таблицы Excel восприимчивы к мошенничеству, поскольку очень легко изменить или просто удалить информацию в таблицах, но при этом трудно отслеживать, кто делает такие изменения.

​Недостаток функционала

Настройка электронной таблицы Excel, которая будет отвечать всем требованиям закупочной деятельности компании, очень трудоемкий процесс.

Еще до начала использования Excel, вы должны точно знать, что именно вам нужно и предугадать, что может понадобиться вам в будущем, поскольку нет возможности настроить таблицу позже.

Невозможность масштабирования

Сложности в использовании Excel при учете издержек особо ярко проявляются при росте вашей компании и увеличении пользователей. Помимо усиления человеческого фактора, о котором мы говорили выше, появляется еще ряд проблем. Например, отсутствие возможности быстро обмениваться информацией, контролировать все заказы, их соответствие установленному бюджету и т.д.

Недоступность отчетности

Для оценки эффективности закупочной деятельности вашей компании вам просто необходима полная отчетность по всем издержкам компании, доступ к которой можно получить в любой момент.

Использование Excel исключает такую возможность. Отчеты делаются пост фактум (после оплаты счетов), данные собираются из множества источников из-за отсутствия гибкости, про которую мы говорили выше, и сводятся в ручную. Соответственно, процесс становится трудоемким и затратным по времени, а о доступе к актуальной информации в любой момент можно только мечтать.

Отсутствие четко выстроенного процесса управления закупками

Использование Excel для обмена данными не позволяет проследить достоверную цепочку потребность - оплата, текстовые запросы требуют время на обработку, а пользователи не знают, входит ли их запрос в бюджет отдела/компании.

Как следствие, вышеперечисленное приводит к отсутствию налаженного процесса закупок и увеличению издержек.

Автоматизирование процесса закупок помогает построить эффективный процесс управления закупками, выстроить всю цепочку, начиная с определения потребностей компании и до момента оплаты, учитывая все особенности вашего предприятия.

Программное обеспечение для закупочной деятельности очень простое в использовании и легко масштабируемо.

Вы можете иметь неограниченное количество пользователей, но при этом выбрать уровень доступа каждого пользователя, что дает вам минимизацию человеческого фактора.

Получить отчет по издержкам будет возможно с помощью нескольких кликов в реальном времени - не нужно ждать конца месяца. Вы можете легко контролировать все издержки компании и их соответствие принятым бюджетам. Процесс управление закупками станет прозрачным и эффективным.

 

Похожие статьи