Блог

Недостатки Ручного Ввода Данных

Недостатки Ручного Ввода Данных

Согласно статистике, подавляющее большинство предприятий малого и среднего бизнеса регулярно сталкиваются с проблемами, которые влечет за собой ввод данных вручную. Около 40% развивающихся компаний усердно ищут пути автоматизации ручного ввода. В сегодняшней статье мы расскажем об основных недостатках данной процедуры.  

Для начала определим, что собой представляет ручной ввод данных. По сути, это перенесение информации из физических источников на виртуальные с помощью компьютера. Процесс ввода информации требует постоянного внимания, концентрации и самодисциплины, так как отнимает у работников много времени и энергии. Люди, которым близок данный вид деятельности, среди его основных недостатков выделяют следующие:

 

Погрешности в точности

Точность предоставляемой информации – необходимое условие успешного ведения бизнеса. Независимо от образования и опыта человека, в чьи обязанности входит работа с заполнением форм, всегда существует риск допущения ошибок. Точность данных играет ключевую роль для компаний, чья деятельность связана с торговлей – процесс закупок непременно включает в себя заполнение различных форм.

Согласитесь, о каком успехе может идти речь, если доставленные товары не соответствуют спецификациям, указанным в накладных? Даже незначительные, на первый взгляд, ошибки могут нанести значительный ущерб бизнесу. Неправильная интерпретация информации, невнимательность к деталям – все это часто приводят к необратимым потерям, и плохо сказывается как на репутации, так и на финансовом положении компании. Приведенный ниже пример поможет вам лучше понять характер и масштабы обсуждаемой проблемы.

 

Пример:

Представим, Вы поручили кому-то из Ваших сотрудников оформить вручную заказ поставщику. Заполняя форму ордера, сотрудник допустил ошибку, однако данные уже внесены в систему. Так как ошибка не была никем замечена, исправить введенную информацию невозможно.

Допустим, коллега выставила клиенту неправильный счет за предоставленную компанией услугу (вместо $1000 написала $100). Что случается впоследствии? Естественно, Вы теряете деньги из-за невнимательности сотрудника. Даже незначительные просчеты могут повлечь за собой огромные убытки. В случае если сотрудник указал неправильную локацию или спутал поставщика, Вам не избежать проблем: непредвиденные расходы, потеря репутации, клиентов, времени, испорченные нервы. Вряд ли вышеперечисленный список вызывает у Вас приятные ассоциации.

 

Расходы

Сегодня наем специалистов по ручному вводу данных обойдется Вам дороже, нежели приобретение специально созданного для этих целей ПО.

Если же Вы сторонник всего проверенного временем, подумайте, в какую сумму Вам выльется устранение ошибок, допущенных в свое время специалистом по вводу информации. Не проще ли избежать проблем, подумав заранее о приобретении доступного облачного решения?

 

Низкая скорость ввода

Даже если вы являетесь владельцем сертификата по скоропечатанию, вряд ли осмелитесь конкурировать с профессиональным ПО. Особо остро нехватку подобного инструмента Вы ощутите при работе с крупномасштабными проектами или же когда крайние сроков по выполнению поставленных задач будут поджимать.

 

Вывод

В наше время потребность в ручном вводе данных сведена к минимуму – облачные сервисы с легкостью берут на себя данную работу. С помощью облачных решений Вы не только экономите время и деньги, но также по максимуму исключаете вероятность ошибок в документации - все операции по заполнению информации автоматизированы.

Подобные сервисы особенно актуальны для  развивающихся организаций, у которых нет средств и необходимости приобретать громоздкое ПО и нанимать специалистов для его поддержки.