Блог

Как автоматизировать ввод данных при большом количестве информации?

Как автоматизировать ввод данных при большом количестве информации?

С процессом ввода данных сталкивается практически каждая компания, независимо от своей сферы деятельности. При правильной организации, данный процесс не только значительно увеличивает продуктивность работы предприятия, но также позволяет избежать повторного выполнения многих бизнес-операций, что в свою очередь значительно экономит время и помогает компании развиваться в нужном русле.

Мы вводим данные при заполнении всевозможных полей и документов – регистрируясь на сайтах, делая заказы поставщикам, заполняя формы при приобретении товара через интернет-магазины. Сервисы, упрощающие ввод данных, — оптимальное решение не только для финансовых департаментов и отделов бухгалтерии, но также для организаций, чья деятельность непосредственно связана с розничной и оптовой торговлей.

В последнее время спрос на программы, облегчающие ручное заполнение, растет ускоренными темпами. Инструменты для оптимизации скорости работы способствуют более надежному и продуктивному ведению бизнеса, что в свою очередь положительно сказывается на финансовом состоянии компании.  

Прежде всего, важно понять, что процесс ввода данных не ограничивается банальным вписыванием информации в формы. Качество и продуманная структура – необходимые условия, без которых, как ни старайся, налаженного процесса автоматизации никак не выйдет.


Топ-6 эффективных советов по упрощению ввода данных:
 

  • Обзаведитесь корректором или грамотным человеком, в чьи обязанности будет входить перепроверка уже заполненных форм;

  • Предоставьте сотрудникам, работающим с данными, тихое и спокойное место, где их никто не будет отвлекать от основных обязанностей;

  • Монотонная работа утомляет – не запрещайте сотрудникам делать паузы.  Перерывы на 5 минут не нанесут значительного ущерба работе – зато продуктивность возрастет в разы!

  • Назначайте выполнимые дедлайны. Спешка при работе с информацией – последнее дело. Лучше потратить больше времени на качественное заполнение документов, чем сделать все на скорую руку, а после исправлять многочисленные ошибки.

  • Если Вам доводилось работать с Excel, то Вы, должно быть, заметили – таблицы часто содержат однотипные и повторяющиеся данные. Экономьте свое время и силы – используйте автозаполнение, автозавершение и другие полезные функции при работе с таблицами.

  • Используйте конвертеры - они значительно экономят время при загрузке документов.

 

Помните, мы живем в эру высоких технологий. Сегодня объем и разнообразие информации, с которой приходится работать компаниям, превосходит все возможные пределы. Такие инструменты по работе с отчетностями, как Excel, часто не справляются с поставленными задачами. Excel влечет за собой ряд проблем, среди которых: трата времени, отсутствие прозрачности и, что самое неприятное – большая вероятность ошибки при ведении учета. Именно поэтому последнее время все больше предпринимателей усердно ищут альтернативу Excel.  

Наша команда считает, что программное обеспечение – наилучшее решение для людей, пребывающих в поисках надежного инструмента для оптимизации работы. Облачные сервисы – идеальный выбор для компаний, работающих с большими объемами информации. Подобные сервисы эффективно устраняют проблему ручного ввода – автоматизируется составление отчетов и заполнение форм. Также облачные ПО гарантируют прозрачность процессов внутри компании и сохранность информации – все данные хранятся на удаленных серверах, что дает возможность, в случае проблемы, восстановить утерянные данные.

Независимо от сферы деятельности Вашей компании, автоматизация ввода данных всегда оказывает благоприятное воздействие на ведение бизнеса. Совершенствуйте свое дело, создавая для этого все необходимые условия. Использование ПО и описанные в данной статье рекомендации по автоматизации введения информации существенно помогут Вам в этом.