Блог

Плюсы автоматизации управления контрактами в закупках

Плюсы автоматизации управления контрактами в закупках

Одним из важнейших элементов в закупочной деятельности является управление контрактами. На сегодняшний день традиция сложилась таким образом, что контрактами на предприятиях управляют вручную, путем “складирования” папок в шкафах. Такая неэффективность процесса контракт-менеджмента приводит к ряду негативных последствий, которые отражаются на общей эффективности компании. Вы не можете управлять тем, чего вы не видите. Отсутствие упорядоченности приводит к увеличению трудовых ресурсов, просрочке контрактов, невозможности быстро внести изменения и подписать новый контракт, отсутствию необходимого для любой компании мониторинга и аналитики, отсутствию надлежащей коммуникации с поставщиками, утере контрактов и даже заключению “ненужных” для компании контрактов, а следственно и увеличению расходов. Этот список можно продолжать бесконечно, например, по данным Aberdeen Group от 12 % до 15 % контрактов в компаниях утеряны или пропадают без вести.

Со своей стороны, современные инструменты контракт-менеджемента могут вдохнуть новую жизнь в старые процессы. Если вы приняли решение упорядочить и оптимизировать процесс закупок, но вы игнорируете контракты, вы серьезно сдерживаете любой надвигающейся успех. Управление контрактами - очень трудоемкий элемент бизнеса, и это лишь подчеркивает необходимость эффективной и автоматизированной системы работы с договорами. На сегодняшний день все большей популярности набирают облачные решения, которые позволяют оцифровать и автоматизировать весь процесс контракт-менеджмента.

Преимущества автоматизации управления контрактами реальны

Оперативность

  • уменьшение затрачиваемого времени на заключения контракта, внесение изменений в уже существующие контракты, а также их расторжение;
  • упрощение и ускорение поиска необходимого контракта;
  • создание хранилища, которое доступно для любого сотрудника команды по закупкам, и как следствие большая оперативность доступа к ним.

Сокращение издержек

  • упорядочивание существующих договоров и отношений с поставщиками, тем самым снижения количества новых договоров, которые понапрасну инициированы;
  • отслеживание условий, цены, срока действия контракта, что позволяет лицам, принимающим решения, принять правильное решение для предприятия - обновить, пересмотреть условия, или расторгнуть контракт;
  • снижение затрат на трудовые ресурсы, ведь интеграция с автоматизированной службой управления контрактами позволит высвободить огромное количество человеко-часов и автоматизировать бесчисленные процессы;
  • сокращение расходов и, как результат, повышение производительности компании.

Аналитика

  • аналитика/отчетность становятся более доступными, полными и качественными;
  • повышенная видимость групп закупок любого размера, а соответственно более эффективное планирование закупочной деятельности;
  • прозрачность в сфере закупок компании.

Деловой мир меняется, делая управление контрактами более важным, чем когда-либо прежде. Для многих компаний, "управление контрактами" означает, "помещение заключенных контрактов в переполненные шкафы, чтобы никогда не возвращаться к ним снова." Современные же инструменты управления контрактами помогут привлечь больше видимости, прозрачности и оперативности в сферу закупок вашей компании. Они могут предотвратить утечку экономии, экономить время, деньги, и в конечном итоге гораздо повысить производительность вашей компании в целом.

Похожие статьи