Блог

Управление закупками: проблемы и решения

Управление закупками: проблемы и решения

Какие обычно возникают сложности в процессе управления закупкам?

1. Отсутствие процесса управления закупками

В небольшой компании закупками управляет, как правило, управляет собственник/менеджеры/руководители различных подразделений/бухгалтера.

Некоторое время это кажется достаточно эффективным, но на самом деле создает несколько проблем.

Неорганизованные закупки ограничивают менеджеров в контроле над издержками.

Сотрудники, которые работают без определенной системы управления закупками, часто заняты рутинными задачами. Закупка товаров и услуг, сбор запросов, оплата счетов, управление возмещениями наличных средств занимает у  менеджеров много рабочего времени.

В несистематизированном процессе работы с закупками невозможно произвести бюджетирование затрат. В итоге, менеджеры не понимают, почему бюджет всегда превышен, а в конце месяца оказывается что были не учтенные затраты. 

2. Управление процессом вручную

Многие компании, особенно те, которые уже выросли из малого бизнеса, понимают необходимость в создании системы для управления затратами компании.

И обычно такое понимание приводит к специализированным решениям. Управление закупками или затратами обычно состоит из комбинации различных методов коммуникаций, которая управляется в таблице, excel/google doc.

Ручное управление закупками может выполнять свою функцию, пока большое количество человеческих ошибок не сломает этот процесс. Ошибки при ручном вводе информации, как правило, касаются задвоения заказов, неправильных оплат счетов и т.д.

3. Адаптация к функционалу

Решение для централизации затрат должно быть сфокусированным на актуальных проблемах компании.

Длительный цикл внедрения, сложные обучения, перегруженности системы функциями может убить любое побуждение поменять процесс в лучшую сторону.

Для того чтобы действительно успешно автоматизировать закупки, необходимо изучить закупочный процесс компании и выделить свои главные замечания.  Это поможет найти правильное решение, которое обеспечит ключевые этапы закупочного процесса.

5 вопросов для понимания проблем закупочного процесса  

Кто осуществляет закупки? Любой сотрудник, руководители отделов, или для этого есть исполнители.

Кто ответственный за утверждение корпоративных закупок? Подписание договоров, утверждение затрат, возмещений или ордеров.

Как Вы хотите настроить цепочку утверждения? Различные уровни утверждения затрат, основанные на отделах или рабочих функциях. Или же все могут осуществлять закупки без утверждения, или же директор утверждает все.

Кто будет заниматься закупками? Централизованные закупки, или каждый ответственный за свои закупки, или же выделить руководителя отдела/департамента/подразделения.

Как Вы хотите вести учет затрат? Сотрудник ответственный за получения товаров/услуг, или же передать эту обязанность бухгалтеру.

 

Похожие статьи