Блог

Что делать, если необходимо построить процесс закупок?

Что делать, если необходимо построить процесс закупок?

После общения с различными компаниями по всему миру, мы поняли что главные проблемы у всех похожи. И когда речь заходит о закупках, то в основном о том, что не достаточно данных о закупках компании или за этот процесс отвечает одновременно слишком много людей и не понятно кто владеет всей информацией.

Давайте попробуем разобраться в причине возникновения таких проблем!

Какие обычно возникают сложности в процессе управления закупкам? 

1. Компании не имеют процесса управления закупками вообще

Когда компания маленькая, этим процессом обычно управляет собственник, или же менеджеры, руководители различных подразделений, бухгалтера или просто случайно определенные сотрудники, которые никакого отношения к закупкам не имеют. Некоторое время это кажется достаточно эффективным, но на самом деле создает несколько проблем.  

Закупки без определенного процесса провоцируют непонимание того куда уходят деньги, и еще что важнее - почему. Организации с неуправляемым процессом закупок самостоятельно создают ненужное узкое место или же ограничения в осуществлении затрат и их понимании. Люди, которые работают без определенной системы управления закупками, часто становятся расфокусированными и работают над рутинными задачами, такими как покупка товаров и услуг, оплата счетов, управление возмещениями наличных средств сотрудниками или же пытаются понять что происходит с бюджетом. Но все эти задачи отнимают много времени, а понимания затрат все никак не появлятся. Более того, люди впадают в панику, от того что не возможно понять что происходит, почему бюджет всегда превышен, а в конце месяца оказывается что были еще какие-то не учтенные затраты и приходится переделывать отчетность.

2. Процессом управляют вручную

Многие компании, особенно те, который уже выросли из малого бизнеса, понимают что они должны создать некую систему для управления затратами компании. И обычно такое понимание приводит к специализированным решениям. Управление закупками или затратами обычно включает коммуникацию по имейлу и постоянные митинги для того, чтобы лично обсудить товары или услуги, которые необходимо приобрести. Обычно корпоратиына культура затрат состоит из комбинации различных методов коммуникаций, которая управляется в таблице, excel/google doc. 

Ручное управление закупками может выполнять свою функцию, пока большое количество человеческих ошибок не сломает этот процесс. Затраты легко могут проскальзывать сквозь некоторые лазейки, например, случайное задвоение заказов, неправильный учтенные возмещения наличных средств, неправильная оплата счета, люди не получают вовремя того что им нужно, ключевые люди, которые принимают решения не понимают суммы бюджета, которая уже потрачена. Таблица для управления закупками обычно живет своей жизнью во время роста объема затрат вместе с ростом компании.

3. Компании имеют решение, которое очень сложно использовать

Решения предназначены для того, чтобы решать проблемы, аж никак не создавать. Есть очень много решений, которые попросту не подходят компаниям. И не потому что они плохие, а потому что каждое решение учитывает свои проблемы. Никто не может создать универсального решения, которое будет панацеей от всех проблем.

Решения, разработанные для людей это очень важная часть внедрения идей, которые будут приняты компанией. Многие выбирают решения, основываясь на функциях, но вскоре разочаровываются, когда команда не может внедрить и использовать то что им предоставили.

Так же как и любой процесс, корпоративная культура затрат должна быть сфокусирована на критических функциях и проблемах именно вашей организации. Длительный цикл внедрения, сложные обучения, перегруженности системы функциями может убить любое побуждение поменять процесс в лучшую сторону.

Так на что же стоит обратить внимание при подборе закупочной системы?

Все компании разные, и их проблемы тоже, в следствии процессы также отличаются. Тем не менее общий корень проблемы можно определить:

Возьмите на заметку: решения, построенные вокруг функций не могут решить проблему. Так как проблема возникает не с функциями, а в работе людей.

Решения предназначены сделать чью-то работу легче, и системы управления закупками не исключение. Многие компании, с которыми мы общались, имели сложности во внедрении, покупке, обучении, и постоянно пытались придумать как обойти эти сложности. Но зачем же заново строить велосипед, если Вы уже его купили.

Для того, чтобы действительно успешно внедрить процесс управления закупками, Вам нужно тщательно разобраться в корпоративной культуре осуществления затрат, или же хотя-бы иметь представление о том, какую культуру осуществления затрат Вы хотите построить. Это поможет вам найти именно то решение, которое обеспечивает ключевые этапы вашего процесса и решает именно ваши проблемы.

Как только Вы разберетесь с процессом закупок и культурой осуществления затрат, Вы можете планировать результат, к которому хотите прийти. Обязательно подумайте об изменениях процессов, которые хотите хотите внедрить и представьте как они впишутся в вашу компанию.

Для того, чтобы помочь Вам лучше понять структуру, фреймворк того процесса, который Вы хотите построить, мы подобрали 5 вопросов, ответы на которые Вам нужно получить.

5 вопросов на которые Вам нужно ответить, чтобы понять культуру затрат компании

 
  1. Кто осуществляет закупки? Любой сотрудник, руководители отделов, или для этого есть исполнители
  2. Кто ответственный за утверждение корпоративных закупок? Подписание договоров, утверждение затрат, возмещений или ордеров. 
  3. Как Вы хотите настроить цепочку утверждения? Различные уровни утверждения затрат, основанные на отделах или рабочих функциях. Или же все могут осуществлять закупки без утверждения, или же директор утверждает все.
  4. Кто будет заниматься закупками? Централизованные закупки, или каждый ответственный за свои закупки, или же выделить ответственного на каждый отдел/департамент/подразделение. 
  5. Как Вы хотите вести учет затрат? Ответственный за получения товаров/услуг, или же передать эту обязанность бухгалтеру

Похожие статьи