Блог

Основные Преимущества Централизации Закупок

Основные Преимущества Централизации Закупок

Руководители компаний все чаще сходятся во мнении о том, что при ведении бизнеса важную роль следует отводить выбору системы управления предприятием. Сегодня мы рассмотрим централизованную модель управления закупками, определим ее основные преимущества, а также обозначим, для какого типа компаний данная система управления является наиболее действенной.


Что такое централизация закупок?
 

Централизация - модель управления, при которой право принимать наиболее важные решения остается за высшими уровнями руководства, централизация предполагает сосредоточение управления в одном месте. В компаниях, состоящих из нескольких подразделений, большинство закупок осуществляется на уровне этих подразделений, исходя из их потребностей. Централизация закупок подразумевает под собой работу по сбору и удовлетворению потребностей в товарах/услугах каждого отдельного подразделения холдинга в едином месте (например, в главном офисе). Централизация закупок происходит следующим образом: главный офис компании определяет перечень товаров/услуг, необходимых для каждого подразделения в отдельности, и осуществляет их закупку централизованно. Основная цель централизации закупок - сокращение затрат и оптимизация цепи поставок внутри компании.


Пример централизации закупок:
 

Существует фармацевтический холдинг с десятью офисами в разных городах Украины. Представим, что подразделение данного холдинга с офисом в Киеве осуществило закупку медикаментов на 200 тысяч грн./месяц (отдельно от остальных девяти подразделений). Подумайте, что произойдет, если объемы медикаментов всех десяти подразделений консолидировать в одном месте и централизованно осуществлять закупки? Общая сумма закупаемых товаров будет составлять ориентировочно 2 млн.грн./месяц.

Как правило, крупные потребители занимают более выигрышную переговорную позицию, нежели компании с децентрализованной моделью управления: они могут требовать особых коммерческих условий от поставщиков (например, возможность регулярно получать скидку, регулировать временные рамки по оплате поставок, вносить некие изменения в существующий договор). Более того, осуществление закупок непосредственно из одного подразделения позволяет компании экономить время, усилия, средства на операции, непосредственно связанные с процессом закупок - создание ордеров, переговоры с поставщиками, транспортировка, получение и оприходование товара, его оплата и т.д.

 

Преимущества централизации закупок
 

Внедрение централизованной модели закупок способствует:

  1. Оптимизации численности сотрудников  посредством централизации Вы сокращаете штат сотрудников на каждом предприятии холдинга, включая директоров по закупкам, начальников отделов и менеджеров на местах, что существенно экономит средства компании;
  2. Сокращению затрат за счет консолидации объема закупок (вышеприведенный пример);
  3. Оптимизации рабочего времени  у сотрудников компании появляется возможность продуктивнее распоряжаться своим временем - тратить его на более приоритетные рабочие задачи;
  4. Оптимизации транспортной составляющей  собирая в едином месте все потоки, Вам проще ориентироваться и понимать общую картину движения товаров, моделировать и проектировать цепь поставок;
  5. Устранению неоправданного дублирования работы -— также минимизирует затраты компании;
  6. Улучшение контроля за деятельностью подразделений  документы подписываются ограниченным числом людей, что уменьшает количество и масштабы ошибочных решений;
  7. Высокой согласованности действий всех звеньев организации  ведет к сокращению количества ошибок при принятии решений.
  8. Улучшению планирования объема закупок товара  при централизации используются данные о продажах за предыдущий период по каждому из подразделений компании. Это в свою очередь позволяет при планировании объема сроков поставок учесть текущие тенденции в потребностях каждого подразделения организации. Таким образом, Вы либо обеспечиваете оптимальный запас продукции, либо предотвращаете накопление возможных остатков.

 

Каким компаниям подходит централизованная модель закупок?

 

При выборе модели управления следует учитывать множество факторов, основной среди них - количество подразделений компании, а также их географическое расположение. Централизация закупочной деятельности - оптимальное решение для компаний с разветвленной сетью внутренних клиентов. Для подобных типов организаций централизованная система управления является гораздо эффективнее, прозрачнее и экономичнее децентрализованной. Это касается не только управленческого менеджмента, затрат на внедрение и сопровождение IT-инфраструктуры, но и консолидации постоянно увеличивающегося потока информационных данных, четкого соблюдения нормативных требований, стандартизации рабочих процессов и высокой степени их контроля, что в целом способствует снижению неэффективных бюджетных расходов.

Централизация закупок требует планирования, эффективной коммуникации и взаимодействия между подразделениями. Данная модель управления — большой шаг в повышении эффективности расходования денежных средств и контроля цепями поставок. Перед внедрением централизованной модели управления следует тщательно взвесить все за и против, и лишь после анализа всех возможных факторов риска применять ее для ведения собственного бизнеса.

Похожие статьи